Je kunt altijd blijven sleutelen aan je thuisnetwerk. Oudere apparaten worden vervangen door nieuwe en er komen ook steeds toestellen bij, zoals mobiele apparaten, een ip-camera of een nas. Als de facto thuisnetwerkbeheerder moet je dat steeds complexer wordende netwerk maar zien te beheren, monitoren en beveiligen. Je thuisnetwerk beheren doe je aan de hand van deze tips en (gratis) tools.

In een doorsnee thuisnetwerk zijn er natuurlijk geen centraal gestuurde beleidsregels zoals in een bedrijf. Het gaat om allemaal afzonderlijke apparaten die losjes in een netwerkverband zijn opgenomen via een router. Juist dat maakt het best lastig voor een thuisnetwerkbeheerder om alles overzichtelijk en beheersbaar te houden. Plus dat het thuis niet de bedoeling is dat het onderhouden van het thuisnetwerk al te veel geld kost. Daarom focussen we ons in dit artikel vooral op gratis tools.

01 Mobiele scan

Het kan erg nuttig zijn om een actueel overzicht te hebben van de apparaten die met je netwerk zijn verbonden. Je komt al het een en ander te weten via de webinterface van je router, bijvoorbeeld in een rubriek als Lijst met apparaten. Je krijgt heel wat meer informatie met een mobiele app als Fing, beschikbaar voor zowel Android als iOS. Zodra je een scan uitvoert op het toestel (dat met je thuisnetwerk is verbonden, zowel draadloos als bedraad) worden alle gedetecteerde netwerkapparaten overzichtelijk opgesomd, inclusief hostnaam, ip-adres, mac-adres en fabrikant. Je hoeft zo’n apparaat maar aan te tikken en er komen extra functies beschikbaar als wake-on-lan, ping en traceroute. Handig is ook dat je zo’n apparaat kunt laten scannen op beschikbare netwerkservices als ftp, telnet, http, netbios etc. Wij gebruiken deze app bijvoorbeeld geregeld om na te gaan of de (http-)service van onze ip-camera het nog doet. Een degelijk alternatief is HE.NET Network Tools, dat eveneens voor Android en iOS beschikbaar is.

©PXimport

02 Netwerkscan

Nog meer mogelijkheden krijg je via de gratis applicatie Axence netTools voor Windows. Wel wordt je tijdens de installatie gevraagd je bij de producent te registreren, waarna je via e-mail een activatiecode ontvangt. Het gaat om een echte toolkit met allerlei mogelijkheden. Zo kun je via de knop Scan network je hele netwerk laten analyseren: het volstaat dat je een willekeurig ip-adres binnen je netwerk invult, waarna netTools je netwerk zal scannen. Via Options in het linkervenster bepaal je zelf wat je precies wilt scannen: Hosts only (waarbij eigenlijk alleen een ping wordt uitgevoerd), Services of Ports. Bij deze laatste kun je zelf ook de poortnummers laten invullen waarop je wilt checken. De informatie verschijnt dan in het rechtervenster: ip-adres, hostnaam, mac-adres, responsetijd en mogelijk ook de actieve netwerkservices en/of poortnummers. Je kunt zo’n scan bijvoorbeeld uitvoeren wanneer je het ip-adres van een toestel te weten wilt komen of als je wilt nagaan welke services op een toestel actief zijn.

©PXimport

03 Systeeminformatie op afstand

Om de functies van netTools te gebruiken hoef je niet per se bij een specifieke (Windows-)computer te zijn: netTools kan het systeem namelijk ook van afstand benaderen. Het systeem in kwestie moet natuurlijk wel aan staan en verder zijn er nog een paar technische randvoorwaarden. In plaats van alles handmatig in te stellen, laat je dat aan netTools over. Kopieer het bestand WmiEnable.exe (dat zich in een submap van de netTools-installatiemap bevindt) en voer het eenmalig als administrator uit op het Windows-systeem dat je op afstand wilt scannen. Voor wie wil weten wat dit tooltje precies prepareert: je verneemt dat hier en door te klikken op WinTools / Enabling WMI on remote computers.

Vervolgens start je netTools op je eigen pc op, druk je op de knop WinTools en vul je de hostnaam of het ip-adres van het remote-systeem in, evenals de lokale aanmeldgegevens voor Windows, waarna je op Connect drukt. Vanuit het linkervenster kun je nu uiteenlopende informatie opvragen, zowel in de rubriek General (systeeminformatie, processen, services, register, logbestanden etc.) als bij Custom WMI queries (beschikbaar geheugen, geïnstalleerde hotfixes etc.).

04 Permanente systeeminformatie

Via de tot nu toe genoemde tools krijg je slechts een momentopname van een apparaat (al dan niet op afstand) te zien. Het zou handiger zijn om op de achtergrond een scan te laten draaien die je zelf op de hoogte brengt zodra er iets noemenswaardig gebeurt, bijvoorbeeld een toestel dat plots (niet meer) in je netwerk actief is. Ook dat kan met netTools. Druk op de knop NetWatch, vul het ip-adres of de hostnaam van het apparaat in kwestie in en druk op de knop Add >, waarna de tool continue ping-verzoeken stuurt (met Disable monitoring zet je die weer stop). Vervolgens klik je op Set alerts en geef je de voorwaarde(n) aan wanneer je een melding wilt ontvangen. Dat kan bijvoorbeeld zijn wanneer de host langer dan x minuten niet meer reageert of als de responsetijd te traag is. Je geeft hier bovendien aan welk soort meldingen je wilt ontvangen: een pop-upvenster, een geluid of een e-mail. Ga je voor dit laatste, dan moet je via de knop Setup eerst de juiste instellingen invullen, zoals e-mailadres en smtp-server.

©PXimport

05 Poortscan

Je doet er ook goed aan regelmatig te controleren of er geen overbodige poorten op je netwerk open staan. Dat doe je best door je netwerk van buitenaf te laten controleren – ongeveer zoals ook een hacker dat doet. Een handige online scanner is ShieldsUP. Klik hier op Proceed en vervolgens op All Service Ports. Je netwerk wordt meteen gescand en elke gescande poort – van poort 0 tot 1055) wordt in de vorm van een gekleurd vakje weergegeven. Een blauw vakje wijst op een gesloten poort, maar nog veiliger is een groen vakje (stealth), aangezien zo’n poort helemaal niet op binnenkomende datapakketjes reageert: de scanner – of hacker – komt in dit geval zelfs niet te weten dat er een poort aanwezig is. Een rood vakje geeft aan dat de poort wel degelijk open is: klik zo’n vakje aan om meer feedback te krijgen. Een rood vakje op poort 80 bijvoorbeeld wijst er wellicht op dat je een webserver actief hebt binnen je netwerk. Als je weet dat die webserver er is en je hebt die inderdaad nodig, dan hoeft dat niet meteen alarmerend te zijn, zolang je zeker bent dat er geen kwetsbaarheden bekend zijn voor die bepaalde webserver.

Je gaat als volgt na of er op een pc applicaties zijn die op bepaalde poorten aan het luisteren zijn naar binnenkomende data. Druk op Windows-toets+R en tik perfmon /res in en druk op Enter. Open het tabblad Netwerk en controleer de rubriek Listener-poorten. Sluit alle applicaties af of verwijder ze desnoods als die niet echt noodzakelijk zijn. Desnoods stel je je Windows-firewall opnieuw in op de standaardinstellingen: tik firewall in de Windows-zoekbalk in, kies Status van firewall controleren, klik op Standaardwaarden herstellen en bevestig je keuze. Houd er wel rekening mee dat je hierdoor wellicht opnieuw bepaalde (legitieme) applicaties de toestemming zal moeten geven van je netwerk gebruik te maken.

06 Routerconfiguratie

Wanneer er een firewall actief is op je systeem, zoals de ingebouwde firewall van Windows, dan zul je wellicht merken dat de meeste poorten zoals het hoort automatisch op ‘stealth’ zijn ingesteld. Blijken er toch nog een aantal poorten open te staan, dan heeft dat wellicht te maken met bepaalde instellingen van je router. Immers, je router mag dan vaak wel als een bijkomende beveiliging fungeren, je kunt je netwerk ook net minder veilig maken als je hier zomaar poorten hebt opengezet via functies als ‘upnp’, ‘port forwarding’ of ‘dmz’.

Je komt trouwens snel te weten of het aan je router ligt, wanneer je de computer bij wijze van experiment – en mét ingeschakelde firewall – rechtstreeks aan je modem hangt, dus zonder tussenliggende router. Vooropgesteld dat in de mogelijkheid bent om de router te omzeilen en je pc rechtstreeks aan je modem te hangen, want in veel gevallen hebben gebruikers een modem-router inéén. Een alternatief is de routerfuncties uitschakelen.

Kleurt de poortscan nu plots veel ‘groener’ dan raden we je aan de instellingen van je router te controleren. Wellicht zijn er bepaalde port forwarding-regels die overbodig zijn en kun je die dus gerust uitschakelen.

©PXimport

Over en weer

©PXimport

07 Cloudbeheer: installatie

Idealiter beschik je als thuisnetwerkbeheerder over een up-to-date statusrapport van alle toestellen binnen je netwerk, en als het even kan verloopt zo’n analyse en rapportering geheel gecentraliseerd. Daar bestaan weliswaar krachtige tools voor (zoals het gratis SpiceWorks), maar die mikken vooral toch op een domeinnetwerk. En ze zijn bovendien lastig aan de praat te krijgen op een thuisnetwerk.

Een eenvoudiger alternatief, waarbij de beheermodule bovendien geheel in de cloud draait, is Opswat Metadefender Endpoint Management (gratis tot 25 toestellen). Registreer je gratis account, klik op de link in de bevestigingsmail en meld je aan bij het online dashboard. Je krijgt een (nu nog leeg) overzicht van de toestellen die je met je cloudbeheermodule hebt verbonden. Klik op +Devices en op Download MetaAccess agents for distribution. Er is een client beschikbaar voor zowel Windows, macOS, Linux, Android als iOS. We nemen de Windows-versie als voorbeeld en gaan ervan uit dat je die client op permanente basis wilt gebruiken. Klik daarom op Install en voer het gedownloade msi-bestand uit. Deze installatieprocedure voer je vervolgens op alle gewenste toestellen binnen je netwerk uit.

©PXimport

08 Cloudbeheer: configuratie

Meteen na de installatie scant de client je systeem op diverse veiligheidskwesties. Je krijgt hiervan een overzicht wanneer je dubbelklikt op het bijhorende pictogram in het Windows-systeemvak: je browser opent met het eerste gedetecteerde probleem. Klik links onderaan op Next issue om door de diverse probleemsituaties te bladeren. Dat kan bijvoorbeeld de vaststelling zijn dat je antivirus niet up-to-date is of al een tijdlang geen scan heeft uitgevoerd, maar ook dat je een of meer schijfvolumes niet hebt versleuteld. Het mag duidelijk zijn dat niet alle gerapporteerde kwesties een even hoog veiligheidsrisico hebben.

Handig is dat alle toegevoegde toestellen netjes rapporteren aan je cloudbeheermodule. Open het Dashboard en klik linksboven op Devices monitored, waarna je het gewenste apparaat aanklikt: je krijgt nu een rapport te zien met informatie als: de status van je firewall, de vrije schijfruimte op je schijf, het resultaat van de dagelijkse Metadefender- antimalwarescan, gedetecteerde kwetsbaarheden, ontbrekende patches etc.

Open in het menu links zeker ook de rubriek Settings. Bij Global Settings / Device Agents kun je onder meer de gewenste scanfrequenties instellen. Bij Reports and Notifications geef je aan hoe vaak je een rapport wilt laten mailen en hoe gedetailleerd dat moet zijn. Overigens kun je hier op elk moment ook diverse rapporten downloaden. Om bepaalde instellingen te wijzigen, zul je eerst een persoonlijke pincode moeten invoeren: die stel je hier in.

Groepsbeleid

©PXimport

09 Cloudbeheer: antivirus

In een professioneel domeinnetwerk wordt virusbeveiliging uiteraard centraal geregeld en kun je als systeembeheerder op elk moment nagaan hoe het met gedetecteerde malware op elk van de clients zit. Dat is iets lastiger in een thuisnetwerk, maar met Sophos Home, geschikt voor Windows en macOS, kom je aardig in de buurt. De gratis versie is beperkt tot drie toestellen, met de Premium-versie monitor je tot tien computers (40 euro voor één jaar).

Nadat je jezelf hebt geregistreerd en een activatielink hebt aangeklikt, kun je aan de slag. Meld je aan op het online dashboard en klik op PC Installer (om Sophos Home op de huidige pc te installeren) of surf naar de genoemde link om de tool op een andere computer te installeren. Na de installatie kun je direct een eerste starten. Je zult merken dat de apparaten waarop je Sophos Home hebt geïnstalleerd ook aan je online dashboard zijn toegevoegd. Klik het gewenste systeem aan en check het tabblad Status: je krijgt hier een overzicht van de mogelijke bedreigingen. Op het tabblad Protection kun je zelf aangeven welke beveiligingen je wilt activeren – houd er wel rekening mee dat nogal wat onderdelen deel uitmaken van Sophos Premium (en in de gratis versie na dertig proefdagen inactief worden). Op het tabblad Web filtering kun je ouderlijk toezicht activeren voor een hele waslijst rubrieken. Je kunt hierbij telkens kiezen tussen Allow, Warn en Block.

10 Ouderlijk toezicht

Maken ook (jonge) kinderen van computers in je thuisnetwerk gebruik, dan wil je vast enig idee hebben wat ze precies allemaal uitvoeren en welke sites ze zoal bezoeken. Dat kan grotendeels centraal worden geregeld. Zo voorzien sommige routers in een module voor ouderlijk toezicht (parental control), geregeld in combinatie met een (betaald) abonnement bij een of andere antivirusproducent. Je kunt ook de eerdergenoemde Web filtering van Sophos Home activeren (zie vorige paragraaf). Of je maakt gebruik van Microsoft Family, beschikbaar voor wie zich met een Microsoft-account bij Windows 10 (of Xbox One) aanmeldt. Meer informatie hierover vind je hier.

Een gratis alternatief is Cisco OpenDNS Family Shield, dat op basis van dns-filtering werkt. Het komt erop neer dat je als dns-servers de adressen 208.67.222.123 en 208.67.220.123 instelt; en dat bij voorkeur op routerniveau zodat het filter meteen op je hele netwerk werkt. Dat volstaat om (de meeste) pornografische sites automatisch te weren.

©PXimport

Netwerkreparatie

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).