Eigen nieuwsbrief maken met Mailchimp
Als voorzitter of secretaris sta je in voor de periodieke nieuwsbrieven die alle leden van je vereniging horen te ontvangen. Dat kan natuurlijk in de vorm van een Word-document dat je via je e-mailprovider verstuurt, maar het kan ook professioneler. Met een (vaak gratis) dienst als MailChimp is dat makkelijker dan je wellicht denkt. Een eigen nieuwsbrief maken is er zo mee gepiept.
Er bestaan diverse webapplicaties die het creëren, versturen en afhandelen van nieuwsbrieven en aanverwante digitale publicaties voor je kunnen stroomlijnen. Een van de bekendste en populairste is MailChimp. Dat hoeft niet echt te verbazen: de gratis versie is behoorlijk coulant, want je kunt hiermee tot 1200 berichten per maand verzenden aan een bestand tot wel 2000 leden. Meer dan voldoende, zo lijkt ons, om hiermee aan de slag te gaan.
Klik op Sign Up Free voor een gratis registratie, vul de gevraagde gegevens in en bevestig met Get Started! Even later ontvang je een bevestigingsmail: klik hier op Activate account en nadat je nog enkele administratieve details hebt ingevuld op de site kun je aan de slag.
Contacten verzamelen en importeren
Even later beland je in je online dashboard. MailChimp stelt voor al meteen een eerste e-mail alias nieuwsbrief te ontwerpen, maar daar wachten we nog even mee. Klik op I’ll do this later zodat de optie Add your contacts de focus krijgt. Het samenstellen van een abonneelijst lijkt ons een logisch begin. We gaan ervan uit dat je al over zo’n contactlijst beschikt; dan komt het erop aan die in het juiste formaat om te zetten waarna je die in MailChimp kunt importeren.
We nemen Outlook als voorbeeld. Start dit programma op en ga naar Bestand, Opties, Geavanceerd. Klik op Exporteren, Naar een bestand exporteren en druk op Volgende. Kies Door komma’s gescheiden waarden, druk weer op Volgende, klik op Contactpersonen en geef een naam aan het csv-bestand. Bevestig met Volgende en met Voltooien. Andere e-mailclients en -services bieden vergelijkbare exportopties aan.
Over Outlook gesproken. Dit mailprogramma van Microsoft zit bomvol functies die je wellicht niet allemaal gebruikt. Zonde! Met onze basiscursus Outlook heeft de mailsoftware geen geheimen meer voor je. Aanrader!
Over naar MailChimp, waar je Import from a file selecteert en CSV or tab-delimited text file aanvinkt. Klik op Continue To Setup. Via Browse verwijs je naar het csv-bestand. Klik op Continue To Match zodat je via Edit eventueel kolomtitels als First Name, Last Name en Email Address aan je eigen velden kunt koppelen. Overtollige velden verwijder je met Skip of in één beweging met Skip All (bij unmatched columns), zodat je verder kunt met Continue To Organize.
Laat de status van de geïmporteerde contactpersonen staan op Subscribed en klik op Continue To Review; rond af met Import. De geïmporteerde items verschijnen nu op het tabblad Audience (klik op View Contacts). Overigens kun je van hieruit ook zelf nieuwe contactpersonen toevoegen. Open de rubriek Add contacts en kies Add a Subscriber voor manuele toevoegingen of op Import Contacts.
Mailcampagne opzetten
Je beschikt nu al over een abonneelijst en dus is het de hoogste tijd dat we een – in MailChimp-taal – ‘campagne’ opzetten. Open hiertoe het tabblad Campaigns, bovenaan je dashboard, en druk op Create Campaign. Er verschijnt een dialoogvenster met diverse campagnetypes. We houden het eenvoudig en kiezen hier voor Email. Laat Regular geselecteerd, verzin een geschikte campagnenaam en klik op Begin.
©PXimport
Via de knop Add Recipients kun je de gewenste abonneelijst in het uitklapmenu aanduiden; merk trouwens op dat je je binnen deze lijst ook tot vooraf gedefinieerde segmenten als New Subscribers kunt beperken. Meer zelfs: via Group or new segment bepaal je geheel zelf de criteria van zo’n subgroep, zoals Date Added is after a specific date. Wij laten hier echter eenvoudigweg All subscribers in audience geselecteerd. Bevestig met Save. Met de knoppen Edit From en Add Subject stel je het afzendadres en de onderwerpsregel voor je campagne in.
Werken met thema's
De administratieve headers van je nieuwsbriefcampagne heb je hiermee voor elkaar, maar van de nieuwsbrief zelf is nog weinig te merken. Met de knop Design Email breng je daar snel verandering in. MailChimp kom je tegemoet met een hele reeks sjablonen voor lay-outs en thema’s. Klik hier (bijvoorbeeld) op Themes en scrol naar de categorie Newsletters: er is keuze uit een dertigtal exemplaren. Jammer genoeg blijken er slechts twee beschikbaar in de gratis versie: Art Newsletter en Postcard. Meer opties zitten achter abonnementen verstopt.
Zodra je een thema hebt geselecteerd, beland je in een online editor. Links krijg je een voorbeeldweergave, rechts een venster met tal van bouwblokken waarmee je je nieuwsbrief verder vorm kunt geven. Mocht je per abuis deze ontwerpmodus hebben verlaten, dan keer je snel terug vanuit je dashboard: open Campaigns en klik op Edit Design.
De online editor blijkt behoorlijk gebruiksvriendelijk. Zodra je de muisaanwijzer in de voorbeeldweergave boven een object houdt verschijnt een half doorzichtig venster met enkele tools. Je kunt van hieruit het object verslepen (Drag to Reorder), verwijderen (Delete), dupliceren (Duplicate) en bewerken (Edit Block).
©PXimport
Stel, het sjabloon bevat een afbeelding die je door een eigen exemplaar wilt vervangen. Klik dan op Edit Block en in het rechtervenster op Replace. Vervolgens klik je op Upload (of op Import from URL), selecteer je het geïmporteerde plaatje en bevestig je met Insert: de afbeelding wordt nu in je nieuwsbrief geplaatst. Om die alsnog aan te passen selecteer je de afbeelding en kies je Edit Block, Edit.
Via een online fotobewerker kun je het plaatje nu nog op allerlei manieren aanpassen en verfraaien. Bewaar je wijzigingen met Save.
Werken met blokken
Je hoeft je echter niet te beperken tot de bouwblokken die standaard al in het nieuwsbriefsjabloon zijn opgenomen. Vanuit het tabblad Content in het rechtervenster kun je namelijk eenvoudigweg extra objecten in je nieuwsbrief verslepen, naar een locatie met de melding Drop block here. Om slechts enkele voorbeelden te noemen: (Boxed) Text, Image (Group), Social Share, Button, Footer, Video. Het nieuw toegevoegde blok kun je dan net als de andere nog verplaatsen, dupliceren, bewerken of verwijderen.
Om het resultaat tussentijds ook buiten de online editor te bekijken hoef je maar op Preview and Test te klikken. Selecteer je hier Enter preview mode, dan kun je nog kiezen tussen een Desktop- en een Mobile-weergave. De Inbox-weergave, waarbij diverse mailclients worden gesimuleerd, is voorbehouden voor de betaalde abonnementen, maar geen nood: je kiest dan Send a test email en je verstuurt het ontwerp naar je eigen e-mailadres. Handig is ook Push to mobile, waarbij je het ontwerp op uw eigen mobiele apparaat kunt bekijken.
©PXimport
Druk op Save and Exit om je ontwerp te bewerken. Of klik op Save as Template als je het in de vorm van een sjabloon wilt opslaan, zodat je het voor latere nieuwsbrieven kunt gebruiken. Houd er rekening mee dat MailChimp in de gratis versie een logo onder je ontwerpen plaatst.
Nieuwsbrief versturen
Je nieuwsbrief ziet er gelikt uit en is eindelijk klaar voor verzending. Ook dit proces neemt MailChimp voor zijn rekening. Ga naar uw dashboard, open Campaigns en selecteer de gewenste campagne. Dubbelcheck of bij To goed of de bedoelde ontvangers staan geselecteerd – desnoods stuur je dit nog even bij met Edit Recipients. Staat alles goed? Klik dan rechtsboven op de knop Send en bevestig met Send Now.
Wat echter als je de nieuwsbrief niet op dit ogenblik wilt versturen? Dan hoef je echt niet te wachten tot het grote moment is aangebroken. Je klikt in dit geval op Schedule en bepaalt zelf de geschikte datum en tijd. Bevestig je keuze met Schedule Campaign.
Rapporten analyseren
MailChimp voorziet tevens in een handige analysemodule voor de verstuurde nieuwsbrieven. In je dashboard ga je naar het tabblad Reports. Selecteer de gewenste campagne en druk op View Report voor een overzicht van de belangrijkste analyses. Je verneemt hier onder meer hoeveel gebruikers uit je abonneelijst de nieuwsbrief wanneer hebben ontvangen en geopend en om welke adressen het precies gaat.
Dat kan omdat MailChimp standaard een tracker (web beacon) met de nieuwsbrief meestuurt die een en ander registreert. Als je dat liever vermijdt, open je je - nog niet verstuurde - nieuwsbrief, scrol je naar onderen tot bij Settings & Tracking, klik je hier op Edit en verwijder je het vinkje bij Track opens en/of bij Track clicks.
MailChimp vertelt tenslotte tevens welke ontvangers zich van je nieuwsbrief uitschrijven. Immers, de ontvangers krijgen onderaan de brief een link met een uitschrijfoptie.
