De Raspberry Pi is een klein en veelzijdig computertje dat je kunt inzetten voor tal van taken. Wij laten je stap voor stap zien hoe je via je pc, smartphone of tablet je verlichting aanstuurt, je huis op contact- en bewegingssensoren laat reageren en slimme scenario's voor je huis ontwikkelt.

01 Welke Raspberry Pi?

De meeste domotica-controllers die in de handel verkrijgbaar zijn, kosten honderden euro's. En uiteindelijk is zo'n controller niet meer dan een minicomputer. Dat kan toch goedkoper? Zeker, een Raspberry Pi is voldoende uitgerust om dezelfde taken uit te voeren. In veel gevallen volstaat Model B of B+ met 512 MB RAM. Alleen als je heel veel apparaten in huis wilt aansturen, komt de krachtiger Raspberry Pi 2 Model B met 1 GB RAM, een quadcore-processor en vier usb2.0-poorten van pas.

©PXimport

02 Domoticz

De in de handel verkrijgbare domotica-controllers komen met software om je huis aan te sturen. Op de Raspberry Pi moet je die zelf nog installeren. Gelukkig bestaat er heel wat opensource domotica-software. Een gebruiksvriendelijk pakket van Nederlandse bodem is Domoticz. Download het image voor de Raspberry Pi, pak het uit en schrijf het met het meegeleverde programma Win32 Disk Imager naar een (micro)SD-kaart. Plaats die vervolgens in je Pi en start de minicomputer op. Volg daarna de instructies in het bestand Readme.txt, dat bij het image wordt meegeleverd.

03 Webinterface

Zoek in de lijst met DHCP-leases van je router welk IP-adres je Raspberry Pi in je netwerk heeft gekregen. Surf nu naar https://[IP-adres], met het juiste IP-adres op de plek van de vierkante haken. Negeer de waarschuwing over het beveiligingscertificaat. Dit is de webinterface waarmee je Domoticz aanstuurt. In Dashboard komen alle apparaten waarbij je op het sterretje klikt op de andere pagina's. In Switches komen alle schakelaars, bij Temperature alle temperatuur- en luchtvochtigheidssensoren, in Weather neerslag-, luchtdruk- en andere weersensoren en in Utility energiemeters. De webinterface past zich automatisch aan je scherm aan; op mobiele apparaten krijg je een compactere weergave.

©PXimport

04 Lokalisatie-instellingen

Klik rechtsboven op Setup en dan op Settings. Hier stel je in verschillende tabbladen het gedrag van Domoticz in. Verander je de taal naar Dutch, dan krijg je de interface in het Nederlands te zien. Geef je je locatie in, dan berekent Domoticz de tijdstippen van zonsopgang en -ondergang. Handig om het gedrag van je schakelaars te configureren; denk aan een licht dat alleen 's nachts op een bewegingssensor reageert. Klik daarna rechtsboven op Apply Settings.

05 Toegang van buitenaf

Toegang tot Domoticz van buiten ons lokale netwerk is ook mogelijk, maar dan gaan we eerst de beveiliging opkrikken. Vul in de instellingen onder Websitebeveiliging een gebruikersnaam en wachtwoord in. Als je apparaten op je lokale netwerk vertrouwt en daarvan geen authenticatie vereist, vul dan onder Lokale netwerken het IP-adresbereik in, zoals 127.0.0.*;192.168.0.*. Bewaar de instellingen en stel dan in je router port forwarding in: laat een poort op je publieke ip-adres naar poort 8080 op het ip-adres van je Raspberry Pi doorverwijzen. Lees de wiki voor instructies om Domoticz via het veiliger https van buitenaf te bereiken.

©PXimport

06 Notificaties

Je kunt ook waarschuwingen krijgen, bijvoorbeeld als je een raam laat openstaan wanneer je het huis verlaat. Installeer daarvoor de app Pushover (Android/iOS), Prowl (iOS), Notify My Android (Android) of Pushalot (Windows/Windows Phone). Dat zijn allemaal gratis apps met beperkingen. Met een in-app-aankoop krijg je onbeperkt push-notificaties. Registreer je bij de app, vraag een API-sleutel aan en vul die in de instellingen van Domoticz in. Klik op Testen om te testen of je apparaat een notificatie krijgt. Als je liever notificaties via e-mail krijgt, vul dan in het tabblad E-mail je e-mailaccountgegevens in en vink Stuur e-mail notificaties aan.

07 Z-Wave

Om met domotica-apparaten te communiceren heb je een transceiver nodig. Het voordeel van de Raspberry Pi met Domoticz is dat die diverse transceivers via usb kan aansluiten om verschillende domoticaprotocollen te ondersteunen. Z-Wave ondersteun je op de Raspberry Pi met het RaZberry-dochterbordje op de GPIO-pinnen of met een usb-stick als de Aeotec Z-Stick Series 2. Sluit de RaZberry aan of steek de stick in een usb-poort in en klik op Instellingen en dan Hardware. Kies bij type OpenZWave USB en geef de hardware een naam. Klik onderaan op Toevoegen. Klik op Instellingen en dan Log om eventuele foutmeldingen te bekijken.

©PXimport

08 Z-Wave-schakelaar opnemen

Voor je een Z-Wave-apparaat kunt gebruiken, moet je het in je Z-Wave-netwerk opnemen (include). Klik in Domoticz op Instellingen en dan Hardware en klik naast je Z-Wave-controller op Instellingen. Kies bovenaan in het uitklapmenu Node beheer voor Sensor opnemen. Je hebt nu 20 seconden de tijd om je schakelaar in het Z-Wave-netwerk op te nemen. De instructies daarvoor staan in de handleiding van het apparaat. Doorgaans heeft het toestel een klein knopje dat je moet indrukken. Is het opnemen gelukt, dan verschijnt het apparaat in de lijst met nodes. Indien dit niet het geval is, kijk dan op de logpagina welke foutmelding je krijgt.

09 Z-Wave-schakelaar configureren

Is de schakelaar eenmaal in je Z-Wave-netwerk opgenomen, klik dan op Instellingen en vervolgens Apparaten. Klik op het groene pijltje naast je nieuwe apparaat. Geef het een naam en klik op Add Device. Ga naar het tabblad Schakelaars en klik bij de schakelaar op Aanpassen. Wijzig het type schakelaar als je schakelaar als On/Off is toegevoegd, maar een dimmer is. Klik op Opslaan om je wijzigingen door te voeren. Ga daarna terug naar Schakelaars en klik op de gloeilamp om de schakelaar in- of uit te schakelen of pas het dimniveau aan met de schuifbalk.

©PXimport

10 Timer

Wil je een schakelaar op basis van een tijdschema aansturen, klik dan in het tabblad Schakelaars bij de betreffende schakelaar op Timers. Vul daar in hoeveel minuten/uren voor of na zonsopgang of -ondergang of op welk tijdstip de schakelaar moet worden in- of uitgeschakeld. Je kunt ook de weekdagen selecteren of zelfs een vaste datum. Ook kan Domoticz toeval aan het tijdstip toevoegen, wat handig is voor een realistische aanwezigheidssituatie als je inbrekers op afstand wilt houden. Klik tot slot op Toevoegen. Een tijdschema tijdelijk inactiveren doe je door het te selecteren, Actief uit te vinken en op Aanpassen te klikken.

Welke lichtschakelaar?

Om je verlichting aan of uit te schakelen bestaan er zowel voor Z-Wave als KlikAanKlikUit diverse oplossingen. Een lamp met stekker, zoals een staande lamp, sluit je aan op een stekkermodule die je in het stopcontact steekt. Voor je plafondverlichting gebruik je een inbouwmodule die je achter je wandschakelaar installeert of een module die je volledige wandschakelaar vervangt. Er bestaan ook schakelaars in de vorm van een fitting. Je draait die in een standaard E27-fitting, draait de lamp erin en kunt de lamp daarna besturen. Al deze oplossingen bestaan in een eenvoudige aan/uitversie of als een dimmer. In het laatste geval moet je lamp wel dimbaar zijn.

©PXimport

Een stekkermodule die in het stopcontact past is de eenvoudigste oplossing om lampen slim te maken.

11 KlikAanKlikUit

Z-Wave is een tweewegssysteem: schakelaars geven feedback aan de controller over hun toestand (bijvoorbeeld aan of uit). Heb je dat niet nodig, dan is een systeem zoals KlikAanKlikUit (in België COCO) een goedkopere oplossing. Dit stuur je op je Raspberry Pi aan met de RFXtrx433E USB 433.92MHz Transceiver. Dat is een prijzig apparaatje, maar ondersteunt naast KAKU allerlei protocollen die op 433,92 MHz werken, waaronder HomeEasy, X10 en ook allerlei sensoren van draadloze weerstations. De meerprijs voor de RFXCOM-transceiver ten opzichte van Z-Wave verdien je snel terug, doordat KAKU-modules goedkoper zijn dan vergelijkbare Z-Wave-modules.

12 KlikAanKlikUit-sensor toevoegen

Sluit de RFXtrx433E aan op een usb-poort van je Raspberry Pi. Klik op Instellingen en Hardware en kies als type RFXCOM - RFXtrx433 USB 433.92MHz Transceiver. Geef het apparaat een naam en klik op Toevoegen. Klik daarna naast het nieuwe apparaat op Zet Mode. Vink de protocollen aan die je nodig hebt (voor KAKU is dat doorgaans AC of ARC) en klik op Set Mode. In het tabblad Instellingen/Apparaten verschijnen de apparaten nu zodra je ze gebruikt (bijvoorbeeld door binnen het bereik van een bewegingssensor te komen). Klik op het groene pijltje naast het apparaat en voeg het toe.

©PXimport

13 Notificatie

Als je in de instellingen van Domoticz een systeem voor notificaties op je smartphone of je e-mailaccountgegevens hebt geconfigureerd, kun je bij elke sensor notificaties instellen. Heb je een draadloze temperatuursensor in je koelkast staan en wil je een waarschuwing krijgen als de temperatuur te veel oploopt (je hebt bijvoorbeeld de koelkastdeur laten openstaan), klik dan bij die sensor op Notificaties. Kies bij Type Temperatuur, bij Wanneer Groter, vul bij Waarde de drempelwaarde in en kies een Prioriteit, zoals Noodgeval. Klik tot slot op Toevoegen.

14 Gebeurtenissen

Als je nu een aantal sensoren en schakelaars hebt geconfigureerd, toont Domoticz allerlei gegevens over je huis en ben je in staat om apparaten in je huis te besturen. Maar een echt domoticasysteem kan allerlei zaken automatisch besturen. Daarvoor moeten we in Domoticz 'gebeurtenissen' configureren. Ga in het menu Instellingen naar Meer opties en klik dan op Gebeurtenissen. Hier maak je in een interface met blokjes grafische koppelingen tussen sensoren en schakelaars, om apparaten automatisch in of uit te schakelen of je notificaties te sturen.

©PXimport

15 Alleen in het donker

Met het gebeurtenissensysteem van Domoticz configureer je eenvoudig allerlei complexe scenario's zonder dat je één letter programmeercode hoeft in te tikken. Stel dat we een lamp in de gang automatisch willen laten aangaan als de voordeur opengaat, maar alleen als het donker is. Sleep dan links onder Control een if-blokje naar het midden en onder Logic een and-blokje en een =-blokje. Onder Devices vind je je apparaten. Voeg alle benodigde blokjes toe en klik de blokjes aan elkaar. Geef de gebeurtenis rechtsboven een naam en sla ze op.

16 Groepen

Wil je diverse apparaten tegelijk in- of uitschakelen met een timer, gebeurtenis of handmatig in de webinterface van Domoticz, maak dan een groep. Ga daarvoor naar het tabblad Groepen, klik rechtsboven op Groep toevoegen, geef de groep een naam, kies als type Groep en klik op Groep toevoegen. Klik daarna op Aanpassen en voeg onderaan apparaten toe. Met een groep bedien je dus diverse schakelaars tegelijk als één schakelaar.

©PXimport

17 Scènes

Wil je met één druk op de knop bepaalde apparaten inschakelen en andere uitschakelen, dan heb je een ander type groep nodig, namelijk een scène. Voeg een groep toe, maar kies dan als type Scène. Klik je daarna op Aanpassen, dan kun je niet alleen apparaten toevoegen, maar ook het commando (aan, uit en het niveau van een dimmer) kiezen. Een verschil met een groep is wel dat een scène niet kan worden in- of uitgeschakeld, je kunt ze alleen activeren.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).