Zo veel VPN’s, maar welke moet je hebben? Welke juist niet? Wij testen tien VPN’s op gebruiksgemak, snelheid, streaming en privacy. Zo kom je erachter welk VPN bij jou past.

In deze test checken we bij elk VPN hoeveel we van onze eigen downloadsnelheid overhouden, zoeken we contact met de helpdesk van de provider, beoordelen we de abonnementskosten en tot slot proberen we Netflix, Disney Plus, NPO, Amazon Prime Video, Videoland en Ziggo Go te streamen.

Naast deze technische tests onderzoeken we ook de privacygerelateerde aspecten, zoals de vestigingsplaats van het VPN en of de verbinding wel waterdicht is, zodat je echte ip-adres niet lekt.

Uiteindelijk heeft deze test een winnaar, maar het zou zomaar kunnen dat een van de andere VPN’s in deze test beter bij jouw specifieke wensen aansluit. De testwinnaar moet op elk vlak goed scoren, maar het kan zijn dat een ander VPN beter bij jou past omdat het nu net een bepaalde streamingdienst unblockt die jij dagelijks gebruikt. Lees snel verder om erachter te komen welk VPN het beste bij jouw wensen aansluit.

NordVPN

Wie NordVPN niet kent, heeft de afgelopen jaren niet op internet gezeten of is in het bezit van een zeer goede adblocker. De marketingmachine van dit VPN heeft er namelijk voor gezorgd dat het complete internet de naam weleens voorbij heeft zien komen.

Ook de financiële afdeling heeft zich niet onbetuigd gelaten. Bovenop de prijzen van nordvpn.com komt namelijk nog 21 procent btw als je eerlijk aanvinkt dat je in Nederland woont. Dit is eenvoudig te omzeilen door de VS als thuisland te kiezen (uiteraard adviseren wij lezers zich aan alle belastingregels te houden en eerlijk te zijn over hun woonplaats). Hetzelfde geldt voor Surfshark, een VPN van hetzelfde moederbedrijf dat we eveneens in deze test bespreken.

Naast het standaard VPN dat goed werkt, zijn er nog extra’s. Zo beschermt Cybersec tegen advertenties, trackers en malware. Vanaf het Plus abonnement kan de Dark Web Monitor controleren of jouw emailadres op het darkweb rondzwerft tussen gestolen inloggegevens. Voor gebruikers die het VPN voor verschillende doeleinden gebruiken, heeft NordVPN presets om de beste server te kiezen voor downloaden, snelheid of regulier browsen.

NordVPN is een aanrader voor iedereen die voor langere tijd een allround VPN zoekt, al zijn de prijzen van het maandabonnement wel aan de hoge kant.

ExpressVPN

Hoewel ExpressVPN een ijzersterk VPN levert, is de prijs-kwaliteitverhouding wel een beetje zoek. Zo kent het VPN geen speciale servers als double- of multihop, stealth- of TOR/VPN-combinaties, zoals bij veel andere providers.

De apps zijn gebruiksvriendelijk. Bij het starten van de app krijg je een grote knop te zien waarmee je direct verbinding maakt met de snelste en dichtstbijzijnde locatie. Verder kun je kiezen met welk land je verbinding maakt.

Onder de motorkap kun je in de instellingen nog kiezen voor standaardzaken, zoals de manier waarop je verbinding wilt maken en een extra instelling om te voorkomen dat je echte ip-adres uitlekt. Threat Manager blokkeert schadelijke websites maar werkt, in tegenstelling tot dezelfde functie bij NordVPN, alleen als er verbinding is met ExpressVPN.

Enerzijds is ExpressVPN een van de duurste providers in deze test (alleen Surfshark vraagt een nog hoger maandbedrag). Anderzijds biedt ExpressVPN een ijzersterk en gebruiksvriendelijk VPN van hoge kwaliteit.

ProtonVPN

Een goed begin is het halve werk. Zo geeft ProtonVPN je een duidelijke rondleiding door de app bij de eerste start. Door het intuïtieve ontwerp en de rondleiding is ProtonVPN zeer geschikt voor beginners.

Ook gevorderden kunnen zich uitleven met het haarfijn instellen van presets. Zo kan je per preset specifieke privacyinstellingen wijzigen, een land selecteren en kiezen welk protocol je wilt. Tip: Maak twee voorinstellingen voor Nederlandse en Amerikaanse Netflix. Dit kan natuurlijk ook allemaal handmatig, maar de fanatieke VPN-gebruiker zal de gestroomlijnde voorinstellingen waarderen.

Secure Core is een van de paradepaardjes van dit VPN. Hiermee maakt je verbinding een tussenstop op een van de Secure Core-servers voordat je op de uiteindelijke server terechtkomt. De Secure Core-servers zijn eigendom van ProtonVPN en staan alleen in Zwitserland, IJsland of Zweden.

ProtonVPN biedt een mooie balans tussen gebruiksvriendelijkheid voor beginners en extra mogelijkheden voor gevorderden.

PrivateVPN

Ook PrivateVPN geeft een rondleiding bij het starten van de app, maar hiervan raken we juist in de war. De app vraagt of je wilt streamen of hulp nodig hebt met verbinding maken. Wij kozen voor streaming, waarop de app de tip gaf om onder het tabblad streaming te zoeken. Logisch, maar dit tabblad was onvindbaar. De rondleiding maakte het dus alleen maar verwarrender.

Van de downloadsnelheid blijft 39 procent over. Daar kwam een VPN jaren gelegen nog mee weg, maar in 2022 is snelheidsverlies boven 30 procent onacceptabel. Verder staat er geen standaardserver nadat je de app voor het eerst opstart. Je moet eerst zelf een server kiezen. Nadat je verbinding gemaakt hebt, blijft de server wel op het hoofdscherm staan, waardoor je er makkelijk mee kan verbinden.

PrivateVPN is voorzien van een killswitch, zodat je eigen ip-adres niet lekt wanneer dat de verbinding onverhoopt verbreekt. Stealth maskeert het VPN, waardoor het lastiger is om deze te blokkeren. De helpdesk is snel, maar de medewerker had net te weinig achtergrondkennis.

Al met al een redelijk VPN voor gevorderden, maar als beginner ben je beter af met een gebruiksvriendelijker exemplaar.

Mullvad

Mullvad maakt ingewikkelde zaken simpel. Het is een van de weinige VPN’s waarvan de Nederlandse versie bruikbaar is, in tegenstelling tot bij veel andere providers waar de vertalingen bijzaak lijken.

Verbinden gaat eenvoudig en bij de serverkiezer kun je zelf multihop-combinaties samenstellen. Daarmee kies je de server waarmee jij direct verbindt en waar het eindpunt boven water komt. Het samenstellen van deze combinaties is redelijk uniek.

Privacy is de kern en dat zie je overal terug. Zo staat de broncode op internet en waar andere providers kiezen tussen een killswitch en firewall heb je hier beide. Geavanceerde instellingen zoals DNS en portforwarding zijn allemaal aanwezig.

Betaal je het abonnement met crypto, dan krijg je 10 procent korting. Mullvad doet niet aan ellenlange abonnementen. Voor de vaste prijs van 5 euro per maand krijg je een steengoede VPN.

Of je nou voor het eerst een VPN gebruikt of vergevorderd bent, Mullvad is ijzersterk. De enige zwakke plek is het niet kunnen streamen van Prime Video. Maar als je zo’n goed VPN neerzet, zullen we het daar verder niet over hebben.

IVPN

Bij IVPN draait alles om privacy en vrij internet. Als enige heeft IVPN een zogenoemde Hardcore Mode, waarmee het iedereen die jou wilt tracken, blokkeert. Alle grote trackingbedrijven en gerelateerde diensten komen op de blacklist. Gmail of Facebook checken is er dus niet meer bij. Voor privacyfanaten is dat geen probleem, maar wees voorbereid. Net zoals Mullvad kan je bij IVPN zelf multihop-combinaties maken; daarmee kan je zelf het in- en uitgangspunt kiezen.

Streamen en downloaden werkt prima. Alleen Prime Video werkt niet, andere streamingdiensten werken vlekkeloos. De helpdesk is de beste die we bij een VPN tegenkwamen. Ook voor extra hulp bij lastige routerconfiguraties werden we uitstekend geholpen.

Windscribe

De installatie van Windscribe is niet intuïtief. Een wereldreis van browser naar app, terug naar browser, maar niet meer terug naar de app. Veel instellingen die bij andere providers in de app staan, kunnen bij Windscribe alleen via het klantengedeelte op de website ingesteld worden. Niet gebruiksvriendelijk dus.

Gelukkig kan je met de Windscribe-app wel instellen dat bepaalde applicaties wel of juist geen gebruik moeten maken van het VPN. Een functie die we bij veel providers missen.

Gevorderden kunnen per ip-adres en hostname aangeven of er van het VPN gebruik moet worden gemaakt. Ook configbestanden van derden zijn te gebruiken; handig als je meerdere VPN’s gebruikt.

De chatbot van Windscribe doet het redelijk, maar het is bijna onmogelijk om contact te krijgen met een echt mens. Na een aantal keer aangeven dat de bot niet nuttig is, krijg je een knop te zien waarna je een contactformulier moet invullen. Via de kennisbank kan je een ticket indienen, maar alleen nadat je aangeeft dat je zelf al naar een oplossing hebt gezocht.

Voor beginners is de balans tussen gebruiksvriendelijkheid en mogelijkheden niet in balans. Jammer, want het onbeperkt aantal gelijktijdige verbindingen is aantrekkelijk voor elke gebruiker.

Private Internet Access

Private Internet Access (PIA) kampt met veel snelheidsverlies; alleen met automatische serverselectie halen we acceptabele snelheden, maar dan kun je weer niet kiezen welk land je gebruikt. Onhandig bij streamen.

Multihop is wel beschikbaar, maar hiervoor moet je het protocol zelf omzetten. PIA multihop werkt alleen met OpenVPN. Qua beveiliging doet PIA het goed door broncode van de apps te openbaren.

Split-tunneling kan zowel op applicatie- als ip-adresniveau. Minder goed zijn de Automation Rules. Op het eerste gezicht nuttig voor gevorderden, maar het beperkt zich tot niet automatisch verbinden op bepaalde netwerken.

De applicatie hapert soms, en naar de applicatie overschakelen met Alt+Tab werkt niet omdat dit VPN in de tray draait. Ik kon niet wachten om Private Internet Access te de-installeren.

Mozilla VPN

Onder de motorkap is Mozilla VPN een versimpelde versie van Mullvad. Daardoor kun je er in elk geval op vertrouwen dat de kwaliteit van de servers en de app van topklasse is. Mozilla VPN is inderdaad zeer gebruiksvriendelijk en de app werkt supergoed.

Een van de versimpelingen is bijvoorbeeld het verwijderen van de optie om het VPN handmatig in te stellen. Zo kan je Mozilla VPN alleen via de apps gebruiken. Gebruik op niet-ondersteunde apparaten zoals routers is onmogelijk. Voor beginners is Mozilla VPN een goede keus. Het enige dat we missen, is een aantal features voor gevorderden. Maar juist door deze weg te laten, is Mozilla VPN voor iedereen toegankelijk.

Bij de helpdesk is helaas wel direct duidelijk dat dit niet het Mullvad team is. Het kennisniveau is prima, maar de behulpzaamheid is ver te zoeken. Ook privacytechnisch legt Mozilla het af tegen Mullvad doordat Mozilla onder Amerikaanse jurisdictie valt.

Mozilla VPN is een uitstekend instap-VPN gebouwd op de ijzersterke fundering van Mullvad; zie het als een Mullvad Light. Een aanrader voor beginners.

Surfshark

Surfshark is in korte tijd mateloos populair geworden. Naast VPN biedt Surfshark een antivirus, anonieme zoekmachine en een darkweb-monitor aan. Die laatste stelt je op de hoogte als je e-mailadres in een darkweb-datalek voorkomt. Omdat we alleen het VPN testen, gaan we hier verder niet op in.

Surfshark slaagt er (net als ExpressVPN en Windscribe) in om alle streamingdiensten op ons lijstje te unblocken. Let op: Surfshark valt onder Nederlandse jurisdictie; niet ideaal als je onder de radar wilt blijven.

Statische ip-adressen zijn standaard bij dit VPN, maar er is slechts één statisch Nederlands ip-adres beschikbaar. Prima omdat we er niet voor betalen, maar het was toch prettig geweest om een extra server te hebben voor momenten dat de server drukbezet is.

Zonder genoemde toeters en bellen valt Surfshark niet echt op, afgezien van het onbeperkt aantal gelijktijdige verbindingen. Wat overblijft is een goed VPN voor een lage prijs, als je het tweejarige abonnement pakt tenminste.

De winnaar

Hoewel we het niet voor elkaar kregen om Prime Video met Mullvad te streamen, heeft deze provider onze voorkeur. Mullvad levert in de breedte de allerbeste ervaring voor zowel beginners als gevorderden. De applicaties zijn simpel en gebruiksvriendelijk genoeg voor beginners, maar ook gevorderden kunnen naar hartenlust hun instellingen tweaken. Tel daarbij op de uitgebreide privacy- en beveiligingsfeatures en portforwarding, en onze keuze voor deze kleine, onafhankelijke provider is duidelijk.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).