De opslagruimte in onze computers en laptops worden steeds groter. Heel fijn natuurlijk, maar hoe zorg je ervoor dat je je bestanden geordend houdt? Schijfpartities maken, losse schijven koppelen, mappen maken of gewoon een goede lokale zoekmachine: er zijn verschillende manieren om opgeruimd te blijven en je bestanden en mappen snel te vinden als je ze nodig hebt.

Met partities breng je meer ordening aan op de schijf. Een partitie gedraagt zich op hoofdlijnen hetzelfde als een aparte schijf: Windows kent er een schijfletter aan toe en de inhoud is gescheiden van de rest van de harde schijf. Een schijf kan meerdere partities bevatten en elke partitie kan eigen kenmerken hebben. Computerfabrikanten maken vaak verborgen partities waarop zij de originele installatiebestanden van het besturingssysteem zetten. Heb je problemen met de computer en maak je gebruik van systeemprogramma’s (bijvoorbeeld om de computer te herstellen naar de fabrieksinstellingen), dan is de kans groot dat die een verborgen systeempartitie gebruiken.

Met het ingebouwde Systeembeheer maak je de indeling van de schijf. In het startmenu typ je Diskmgmt.msc en druk je op Enter. Bovenin het venster van Schijfbeheer zijn de volumes van het systeem zichtbaar. Volumes kunnen fysieke schijven zijn, maar ook partities. In dit venster vind je ook verborgen (systeem)partities, waarover je eerder hebt gelezen. Zodra je op een volume klikt, wordt deze gemarkeerd in de tweede helft van het venster. Klik bijvoorbeeld op de C-schijf: onderin lees je dat het om de primaire schijf gaat, of deze is versleuteld en wat de status is (zoals In orde). Ook lees je of het hier om het gedeelte van de schijf gaat waarvan wordt opgestart.

Schijfbeheer geeft veel meer informatie prijs dan Verkenner.

Aanpassen

Je gebruikt Schijfbeheer onder andere om nieuwe partities op de schijf te maken, al moet er wel voldoende vrije ruimte zijn. Zo kun je een partitie maken die je gebruikt voor de opslag van persoonlijke bestanden. Je houdt de data hiermee gescheiden van andere onderdelen, bijvoorbeeld een partitie met het besturingssysteem.

Klik met de rechtermuisknop op de schijf die je wilt indelen en kies Volume verkleinen. De ruimte die we hiermee vrijmaken, is bedoeld voor de nieuwe partitie. Lees bij Hoeveelheid beschikbare ruimte voor verkleinen hoeveel ruimte beschikbaar is. Geef aan hoeveel MB van de schijf mag worden gebruikt voor de nieuwe partitie. Controleer de waarde bij Totale grootte na verkleinen en Klik op Verkleinen.

De ruimte is vrijgekomen en wordt aangegeven als Niet-toegewezen ruimte. Je kunt deze ruimte benutten voor het maken van een of meerdere partities. Klik erop met de rechtermuisknop en kies Nieuw eenvoudig volume. Geef aan hoe groot de partitie mag worden. Maak je slechts één partitie, dan benut je uiteraard de volledige ruimte. Elke partitie heeft een eigen schijfletter, vergelijkbaar met een fysieke schijf. Geef de gewenste schijfletter op.

Maak verschillende partities met Schijfbeheer.

Je kunt bestaande partities een andere schijfletter geven.

Formatteren

Net als bij een nieuwe harde schijf, is het bij een nieuwe partitie nodig om deze te formatteren. Pas hierna is de partitie klaar voor gebruik. Kies voor Dit volume op basis van de volgende instellingen formatteren. We kiezen voor NTFS, de standaardbestandsindeling van Windows. Geef de partitie een naam bij Volumenaam, bijvoorbeeld Archief. Kies voor Snelformatteren en klik op Volgende. De partitie is klaar voor gebruik. Heb je nog niet-toegewezen ruimte overgehouden voor het maken van andere partities, dan volg je dezelfde stappen om ook hier partities van te maken.

Net als bij een harde schijf, formatteer je een nieuwe partitie.

Meer indelingsmogelijkheden

Hoewel Schijfbeheer zich prima leent voor eenvoudige schijfindeling, heeft het geen geavanceerde functies, bijvoorbeeld voor als je een bestandssysteem wilt omzetten naar een ander bestandssysteem. Goed voorbeeld hiervan is een eventuele overstap van FAT naar NTFS. Met een gratis tool als MiniTool Partition Wizard Free heb je meer mogelijkheden. Haal het programma binnen en let op dat je bij het installeren kiest voor Continue installing free edition en geen andere aangeboden programma’s mee-installeert.

Op het tabblad Partition Management vind je de belangrijkste functies. Links in het venster zijn de opties ondergebracht, terwijl je rechts een overzicht van de volumes aantreft. Vooral de opties in de sectie Change Partition (links in het venster) zijn interessant voor het ordenen van de schijf.

Heb je een bestaand volume en wil je hierin partities aanbrengen? Via de optie Split Partition kun je een bestaande partitie in meerdere segmenten verdelen en hiermee meerdere partities maken. Een nieuw venster wordt geopend. Gebruik de schuifregelaar om de gewenste grootte aan te geven. In plaats hiervan kun je ook de directe waarden opgeven, in het onderste gedeelte van het venster. Klik op OK. Je keert terug naar het hoofdvenster, waarin je de wijziging controleert. Ben je tevreden: klik op Apply. Nu pas wordt de wijziging doorgevoerd. Of klik op Undo als je de partities intact wilt houden.

Partition Wizard biedt je nog meer flexibiliteit bij het indelen.

Handig: een bestaande partitie opsplitsen in meerdere partities

Partities koppelen

Heb je in het verleden partities gemaakt en wil je juist terug naar een eenvoudiger indeling met minder partities? Met Partition Wizard kun je bestaande partities met elkaar samenvoegen. Kies links in het venster voor Merge Partition. Deze functie werkt alleen met NTFS-partities. Maak je nog gebruik van FAT-partities, dan zet je die eerst om naar NTFS, waarna je ze alsnog met elkaar kunt samenvoegen.

Selecteer de eerste partitie die je wilt samenvoegen en klik op Next. Kies hierna de volgende partitie die je wilt koppelen aan de eerste. Voor de overzichtelijkheid wordt de inhoud van de tweede partitie naar een eigen map gekopieerd, die vervolgens op de eerste partitie wordt geplaatst. Onder in het venster geef je in het daarvoor bestemde vak de gewenste bestandsnaam op. Klik op Finish.

Je kunt bestaande partities ook met elkaar samenvoegen.

Alles veiligstellen

Een back-up is alleen nuttig als deze recent gemaakt. Zorg dat je het maken van back-ups automatiseert, zodat je altijd over een reservekopie beschikt. Met GoodSync maak je automatisch een back-up van verschillende mappen. De software onderscheidt zich vooral op het gebied van ondersteunde diensten.

Zo kun je met GoodSync automatisch een back-up maken van je cloudopslag naar de lokale NAS. Stel bijvoorbeeld in dat elke zondag een back-up van Google Drive, Dropbox of OneDrive naar de lokale NAS moet worden gekopieerd. Of een synchronisatie tussen twee cloudaccounts.

GoodSync ondersteunt verschillende NAS-fabrikanten, waaronder Western Digital, Synology en QNAP. De gratis versie ondersteunt maximaal drie back-uptaken en honderd bestanden. Is dat te weinig, dan schakel je over op de betaalde variant.

Klik in GoodSync op New Job. Geef de taak een naam en kies het taaktype. Bij Backup worden items één kant uit gekopieerd: bijvoorbeeld van cloud naar NAS. Bij Synchronize worden de veranderingen op beide locaties uitgevoerd, zodat de inhoud op elk moment identiek is. Klik op OK. In het hoofdvenster klik je op de linkermap. Selecteer de eerste locatie, bijvoorbeeld Google Drive of Dropbox. Volg de stappen van de wizard om een verbinding met de dienst te maken. Herhaal deze stappen voor de tweede map.

Om de sessie later te starten, klik je met de rechtermuisknop op de taak (links in het venster) en kies je voor Analyze and Sync.

GoodSync geeft verschillende synchronisatiemogelijkheden.

OneDrive onder de knie

Gebruik je OneDrive voor de opslag van je bestanden? Je hoeft niet per se alle bestanden zowel lokaal als online op te slaan. Heb je bijvoorbeeld ruimtegebrek op de lokale schijf, dan kun je ervoor kiezen om een deel van je bestanden alleen online beschikbaar te maken. De bestanden worden dan alleen in de cloud opgeslagen en niet meer lokaal. Dat scheelt ruimte.

In Verkenner blijf je alle bestanden netjes zien, ook als ze alleen online beschikbaar zijn. Zodra je het bestand opent, haalt OneDrive het bestand op de achtergrond snel binnen en wordt het geopend. Uiteraard moet de computer dan online zijn. Je bepaalt zelf welke mappen alleen online worden opgeslagen.

Klik met de rechtermuisknop op het pictogram van OneDrive in de taakbalk van Windows en klik op het tandwiel rechtsboven in het venster. In de sectie Synchroniseren en back-up klik je op Geavanceerde instellingen. Zet bij Bestanden op aanvraag de schuif op Aan.

Hierna bepaal je welke mappen altijd of alleen op aanvraag beschikbaar zijn. Open Verkenner (tip: gebruik Windows-toets+E) en blader naar de OneDrive-map. Klik met de rechtermuisknop op de map die je altijd lokaal beschikbaar wilt hebben, bijvoorbeeld omdat je eraan wilt werken tijdens een vliegreis en dan niet online bent. Kies Altijd bewaren op dit apparaat.

Andersom kan ook: een lokale map alleen online beschikbaar maken, zodat deze geen ruimte meer inneemt. Klik erop met de rechtermuisknop en kies Ruimte vrijmaken.

Niet alle bestanden hoeven continu ruimte op de schijf in te nemen.

Vergrendelde bestanden de baas

Ben je de computer aan het opschonen en opnieuw indelen, maar lukt het niet om een specifiek bestand of map te verwijderen? Als een item ‘in gebruik is’, is Windows weinig flexibel. Een vergrendeld bestand wordt mogelijk gegijzeld door een programma of een proces.

Heb je alle programma’s gesloten en kun je het item alsnog niet verwijderen? Met het programma LockHunter spoor je snel op wie de boosdoener is en kun je het bestand alsnog opruimen. Ga je met het programma aan de slag, let dan op dat je tijdens de installatie ervan de andere ongevraagde programma’s niet mee-installeert.

Na installatie klik je met de rechtermuisknop op het vergrendelde bestand. Kies What’s locking this file en ontdek welk programma of proces het bestand vergrendelt. Om het bestand te verwijderen, klik je erop met de rechtermuisknop en kies je Delete At Next System Restart. Je kunt LockHunter ook gebruiken om een dwarsliggend bestand een andere naam te geven (Unlock & Rename) of te kopiëren naar een andere map (Unlock & Copy).

Handig: ook vergrendelde bestanden alsnog verplaatsen.

Bestanden ontdubbelen

In de loop van de tijd zijn er mogelijk dubbele bestanden ontstaan op de computer. Bijvoorbeeld een map met foto’s die tweemaal is gekopieerd of gesynchroniseerd. Of identieke Word-documenten die op twee locaties staan. Het opzoeken en ontdubbelen van de schijf is tijdrovend. Toch is het belangrijk voor een geordende werkomgeving. Je kunt hiervoor gebruikmaken van Duplicate Cleaner. Het programma is opgebouwd uit een aantal tabbladen.

Op het tabblad Zoekcriteria bepaal je naar welke bestanden je op zoek wilt gaan en aan welke voorwaarden ze moeten voldoen. Bijvoorbeeld Dezelfde bestandsnaam of Dezelfde mapnaam. Duplicate Cleaner heeft een aantal aparte modi, bedoeld voor specifieke bestanden. Zo is er een Afbeeldingenmodus, Muziekmodus en Videomodus. Juist van dit type bestanden zijn vaak duplicaten aanwezig. Bepaal ook hier de voorwaarden.

Op het tabblad Scanlocatie geef je aan waar Duplicate Cleaner op zoek moet gaan. Kies tot slot voor het tabblad Scan starten. In het resultatenvenster zie je welke bestanden en mappen dubbel voorkomen en kun je ze verwijderen.

Verwijder dubbele bestanden.

Snel je bestanden vinden

De ingebouwde zoekmachine van Windows is vooral de afgelopen edities een stuk bruikbaarder geworden. Toch is de zoekfunctie niet altijd even behulpzaam als je op zoek bent naar een specifiek bestand of map. De makers van het gratis Everything pakken het anders aan.

In tegenstelling tot de ingebouwde zoekfunctie van Windows, indexeert Everything alle items op de harde schijf. Zo weet je zeker dat je daadwerkelijke alle resultaten te zien krijgt bij elke zoekactie. Het programma is bijzonder compact. Er is zelfs een versie beschikbaar die je niet hoeft te installeren.

Everything toont alle bestanden zodra je het venster opent. Door de zoekterm te typen, worden de zoekresultaten verder verfijnd.

Everything is een krachtig alternatief voor de ingebouwde zoekfunctie van Windows.

Zoeken 2.0

Wil je de ingebouwde zoekfunctie van Windows toch een kans geven? Je kunt de bruikbaarheid van Windows Zoeken verbeteren: open het startmenu en typ Indexeringsopties. Werp een blik boven in het scherm: hier lees je hoeveel items zijn geïndexeerd en of het indexeren is voltooid. In het vak eronder zie je welke locaties door Windows worden geïndexeerd en daarmee doorzoekbaar zijn. Klik op Wijzigen. Geef aan welke locaties je ook wilt indexeren, bijvoorbeeld een externe schijf of zelf gemaakte partities. Klik op Alle locaties weergeven als Windows niet alle locaties toont.

Keer hierna terug naar het hoofdvenster en klik op Geavanceerd. Hier kun je onder meer opgeven dat je versleutelde bestanden ook gewoon wilt indexeren. Op het tabblad Bestandstypen geef je aan welke bestandsformaten doorzoekbaar moeten zijn.

De Sony ULT Field 3 lijkt op het eerste gezicht wat onopvallend, maar de reflecterende ULT-knop heeft een hoop te bieden. Die belooft een diepe, voelbare bas, wat samen met zijn robuuste, waterdichte bouw de belangrijkste beloftes van dit model zijn.

De Sony ULT Field 3 is een compacte en draagbare bluetoothspeaker met een adviesprijs van 199 euro. Op het eerste gezicht is dit een onopvallende luidspreker, met twee opvallende elementen. Zowel het Sony-logo als de bijzondere ULT-knop zijn voorzien van reflecterend materiaal, waardoor die een andere kleur dan zilver laten zien wanneer het licht erop valt. We zien groene, blauwe, roze en gele tinten voorbijkomen, waardoor het model toch een unieke uitstraling heeft. Om die ULT-knop (ULT staat trouwens voor Ultimate) is overigens een hoop te doen: dit is namelijk een centraal element.

Sony ULT Field 3

Wanneer je die knop indrukt, dan activeer je volgens Sony een diepe en voelbare bas. Daar vertellen we verderop in deze recensie meer over. De speaker beschikt daarnaast over Sound Field Optimization, dat het geluid aanpast aan de omgeving. Ook daar zou dan een betere geluidservaring uit moeten komen. Via de gratis te downloaden Sony Music Connect-app kun je een zevenbands equalizer gebruiken. Dit kun je alleen doen wanneer je de ULT-modus niet geactiveerd hebt, aangezien die de muziekbeleving al grotendeels aanpast voor je.

©Wesley Akkerman

Je kunt de Sony ULT Field 3 zowel binnen als buiten gebruiken, dankzij het IP67-certificaat. Het apparaat is niet alleen stof- en waterdicht, maar ook schokbestendig en roestvrij. De accu gaat tot 24 uur mee, maar dat is mede afhankelijk van het volume en overige instellingen. Voor een dagje weg is de accuduur meer dan prima. Je kunt de speaker bovendien als powerbank inzetten, voor als je onderweg je smartphone moet opladen. Sony levert tot slot een schouderband mee, wat het draagbare karakter van de Field 3 verder benadrukt.

Tweedeling van het geluid

De geluidskwaliteit van de speaker draait om de tweedeling die de ULT-knop creëert. Zodra je die functie activeert, dan hoor je een behoorlijke basversterking en vollere middentonen, zonder dat de zang aan helderheid verliest. Zonder die modus klinkt de muziek gedetailleerd, maar ook merkbaar vlakker. Prima voor op de achtergrond, maar de audio mist dan wel wat impact. Bij sommige genres, zoals hiphop, kan de verhoogde bas de vocalen soms wat overstemmen. De equalizer biedt in die gevallen dan helaas ook niet altijd soelaas.

©Wesley Akkerman

Je kunt het apparaat zowel liggend als staand gebruiken, maar we hebben gemerkt dat horizontaal gebruik fijner klinkt. Het volume kan ook lekker hoog, zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit, waardoor je deze speaker prima in een tuin zou kunnen gebruiken. Ondanks dat we ons nooit ondergedompeld voelen in het geluid, zijn we toch positief over de Sony ULT Field 3. Dit is typisch zo'n speaker die je onderweg meeneemt of ergens neerzet waar je geen andere speakers kunt installeren. Denk dan aan de badkamer of misschien wel een slaapkamer.

De speaker bedienen

Je bedient de Sony ULT Field 3 op twee manieren: via de Music Connect-app of via de strip bovenop. Binnen de applicatie regel je diverse instellingen, zoals de bluetoothkwaliteit en geluidsoptimalisatie. We hebben de optimalisatie op een gegeven moment uitgeschakeld en gemerkt dat de speaker dan beter klinkt dan voorheen. Verder is het zo dat je zowel die stand als de ULT-knop moet uitschakelen om de equalizer te kunnen gebruiken. Dat is best jammer, zeker in het geval van ULT. Je eigen instellingen evenaren die van de Sony-geluidsoptie namelijk niet.

©Wesley Akkerman

De meeste functies zijn gelukkig direct toegankelijk via de knoppenstrip bovenop het apparaat. Hier vind je de standaard bediening en de specifieke ULT-toets. Aan de achterzijde bevindt zich een handige usb-c-poort voor het opladen van zowel de speaker als je telefoon. Daarnaast beschikt dit model over bluetooth multipoint (waardoor je gemakkelijk twee apparaten aansluit) en Party Connect. Door die laatste functie sluit je de ULT Field 3 naadloos aan op andere Sony-speakers die over dezelfde functionaliteit beschikken (bijna honderd momenteel).

Sony ULT Field 3 kopen?

Voor 199 euro (online al voor minder te vinden) is de Sony ULT Field 3 zeker een aanrader. De speaker transformeert met de ULT-knop van een subtiele achtergrondspeler naar een krachtpatser met een diepe bas. Gecombineerd met zijn robuuste bouw, lange accuduur en handige multipoint-connectiviteit, biedt hij een zeer compleet pakket. Het voornaamste nadeel is de beperkte equalizer, die je dwingt te kiezen. De luidspreker is minder geschikt voor de audiofielen onder ons – maar voor alle andere mensen is dit echt geen verkeerde aankoop.

Je stem gebruiken om supersnel te typen wordt steeds makkelijker en veelzijdiger! De dicteerfunctie in Microsoft Word is zowel beschikbaar in de desktop-, web- als mobiele versie. Bovendien kan deze toepassing een audio-opname transcriberen en samenvatten.

Microsoft Word luistert naar je. Letterlijk. Het programma kan de tekst die je uitspreekt direct uitschrijven. Ook kan het een opname van een monoloog of zelfs een gesprek tussen verschillende mensen uitwerken. De spraakherkenning maakt deel uit van Microsoft 365 voor Windows en macOS. Het werkt ook op Microsoft Word online en in de mobiele Word-app voor Android en voor de iPad en iPhone.

Start met dicteren

Start Microsoft Word en open een nieuw leeg document. In het tabblad Start in de groep Spraak klik je op Dicteren. Als je deze knop ingedrukt houdt, heb je de keuze tussen Dicteren en Transcriberen. Op die tweede optie komen we dadelijk terug. Nadat je Dicteren hebt geselecteerd, verschijnt er een werkbalkje waarin een pictogram van een microfoon staat. Klik op deze knop en begin met praten.

Belangrijk: spreek ook alle leestekens uit die je wilt toevoegen. Klik opnieuw op het pictogram van de microfoon als je klaar bent met dicteren. Het is tijdens het inspreken mogelijk om via het toetsenbord tekst te corrigeren of gewoon iets extra bij te typen. Dan moet je natuurlijk even zwijgen en als je klaar bent, plaats je de cursor op de plek waar je verder wilt gaan met dicteren.

Wanneer de microfoonknop blauw is, weet je dat de opname loopt.

Instellingen regelen

In het werkbalkje staat een tandwieltje waarmee je de instellingen van de dicteerfunctie regelt. Bovenaan selecteer je de Gesproken taal. De functie is standaard ingesteld in het Nederlands. Daaronder kies je de microfoon die je aanspreekt. In dit voorbeeld werken we bijvoorbeeld met een laptop, waarop we een externe microfoon hebben aangesloten. Wij hebben er in de instellingen voor gezorgd dat Word onze woorden via een goede externe microfoon opvangt en niet via de interne microfoon van de laptop.

Daaronder kun je de Automatische interpunctie inschakelen. Met automatische interpunctie hoef je de leestekens als punt en komma in principe niet uit te spreken. De interpunctie wordt dan bepaald door de pauzes tijdens het dicteren. De onderste functie, Gevoelige woordgroepen filteren, gebruik je om grof taalgebruik te censureren. Wanneer de spraakherkenning een grof woord waarneemt, wordt de gemaskeerde versie getypt. Als je bijvoorbeeld het F-woord uitspreekt, typt Word ****. Ook deze optie staat standaard ingeschakeld.

Let erop dat de juiste microfoon is ingesteld.

Interpunctie

Zelfs als je de Automatische interpunctie hebt ingeschakeld, kun je voor de duidelijkheid toch nog de leestekens uitspreken. Word begrijpt dat en plaatst deze niet dubbel. Bij het inspreken van leestekens moet je ervoor zorgen dat ze op een manier worden uitgesproken die past bij hoe de dicteerfunctie ze verwerkt. Als je bijvoorbeeld zegt: “Nu moet je een komma plaatsen”, dan schrijft de dicteerfunctie deze woorden letterlijk uit in plaats van dat er daadwerkelijk een komma wordt ingevoegd.

De dicteerfunctie begrijpt daarnaast diverse opdrachten, zoals nieuwe regel, nieuwe alinea, euroteken, apostrof s, enkel aanhalingsteken, afbreekstreepje, vierkante haak openen, vierkante haak sluiten, aanhalingsteken open en aanhalingsteken sluiten. Tekst opmaken in vet of cursief en woorden verwijderen lukten bij ons met de dicteerfunctie niet. Dat moesten we handmatig doen. Na het inspreken kun je de tekst ter controle nog even laten voorlezen door Word. Gebruik de toetscombinatie Ctrl+A om alles te selecteren. Daarna ga je naar het tabblad Controleren en je klikt op de knop Voorlezen.

De dicteerfunctie begrijpt ook speciale tekens.

Opname voor transcriptie

Microsoft Word kan ook opnamen transcriberen. Transcriberen is alles wat wordt uitgesproken omzetten in tekst. Je kunt hiervoor een live-opname maken of een bestaand audiobestand importeren. Windows heeft voor het opnemen een uitstekende tool in het systeem zitten. In Windows 10 heet deze toepassing Voicerecorder, in Windows 11 heet de nieuwe versie Geluidsrecorder.

Plug een microfoon in en open de app. In de linkerbenedenhoek controleer je of Geluidsrecorder de juiste microfoon gebruikt. Vervolgens start je de opname met de rode knop onderaan of door de toetscombinatie Ctrl+R (met de R van record) in te drukken. Om de opname te pauzeren, gebruik je de Pauzeknop of druk je op Alt+P. Herhaal dit om de opname verder te zetten. Ben je klaar, dan druk je op de Stop-knop, of druk op Enter of Escape.

In de nieuwe versie van Geluidsrecorder wordt het geluid met een diagram weergegeven.

Benoemen en lokaliseren

In de linkerkolom van de app lees je de namen van de opname. Iedere opname krijgt standaard de naam Aan het opnemen gevolgd door de datum en tijd. Ook zie je hoelang de opname duurt. Geef het bestand dat je dadelijk wilt transcriberen een eigen naam door met de rechtermuisknop in de linkerkolom op het bestand te klikken. Selecteer vervolgens de opdracht Naam wijzigen. Typ een nieuwe naam en bevestig.

Alle opnamen worden samen opgeslagen. Klik met de rechtermuisknop op het geluidsbestand dat je nodig hebt en selecteer in het contextmenu de opdracht Weergeven in map. Windows Verkenner opent de juiste map. Eventueel kun je het bestand hier kopiëren om het bijvoorbeeld tijdelijk op je bureaublad te plaatsen.

Via de rechtermuisknop open je de locatie waar het geluidsbestand staat.

Transcriptie starten

Terug naar Microsoft Word waar je de opdracht Transcriberen onder de knop Dicteren terugvindt. Deze functie zit in de Windows-versie van Microsoft Word, maar niet in de macOS-variant. Wat die laatste betreft, geen nood. De Apple-club die deze functie toch wil gebruiken, kan net zo goed een beroep doen op de webversie van Word die minstens even goed werkt. Ga naar https://office.com en klik op de knop Aanmelden. Typ het e-mailadres en wachtwoord van je Microsoft-account en klik op Aanmelden.

Klik nu links op het Word-pictogram, open een nieuw leeg document en daarna vind je ook hier in het tabblad Start de knop Dicteren / Transcriberen. Het maakt niet uit of je de online- of desktop-versie gebruikt. Door op de knop Transcriberen te klikken, opent aan de rechterkant een zijbalk waar je eerst de taal selecteert voor de transcriptie. In het keuzemenu vind je de lijst van alle talen waaronder het Nederlands. Deze lijst is alfabetisch gerangschikt, maar Nederlands staat hier net onder Deens. Waarschijnlijk is dit een overblijfsel van de alfabetische rangschikking op basis van de term ‘Dutch’.

Selecteer de taal om het audiobestand te interpreteren en start de opname.

Live-opname starten

Wil je rechtstreeks gesproken tekst transcriberen? Klik dan op de blauwe knop Opname starten. Hiermee opent rechts het deelvenster Transcribe. Laat het deelvenster open tijdens de opname. Je ziet in het midden een blauwe microfoonknop. Als je daarop klikt, kun je de opname pauzeren. Klik er opnieuw op om door te gaan. Je kunt zo vaak starten en stoppen als je zelf wilt. Ondertussen loopt een teller die aangeeft hoelang de opname bezig is.

In tegenstelling tot bij de dicteerfunctie wordt tekst die je uitspreekt nog niet automatisch in het geopende Word-document toegevoegd. Alle geluidsopnamen die je op deze manier maakt, worden opgeslagen als wav-bestanden in de cloud in de map Onedrive / Documenten / Geluidsopnamen. Ben je klaar, dan gebruik je de knop Nu opslaan en een transcriptie maken. Zodra het bestand is geüpload, gaat Word aan de slag met het converteren van de gesproken tekst naar geschreven woorden. Voor langere opnamen kan het transcriberen echt even duren.

Tijdens de opname loopt een teller die de duur aangeeft.

Transcriptie invoegen

Het resultaat krijg je te zien in de rechterbalk. Bovenaan staan de besturingsknoppen om de audio te beluisteren. Daaronder lees je de transcriptie. Is de tekst door dezelfde persoon ingesproken, dan lees je naast iedere tijdstempel Spreker 1.

Het transcript wordt opgeslagen en je kunt dit deelvenster sluiten en later teruggaan. Om de transcriptie in het Word-document in te sluiten klik je op de knop Toevoegen aan het document. Daarmee verschijnt er een keuzemenu met vier opties: Alleen tekst, Met sprekers, Met tijdcodes en Met tijdscodes en sprekers. Geef aan wat je nodig hebt. In het Word-bestand staat bovenaan een link naar het wav-bestand met de opname en daaronder komt de uitgeschreven versie. Helemaal rechts onderaan in de zijbalk staat de knop om een Nieuwe transcriptie te starten.

Er zijn vier manieren om de transcriptie in de Word-tekst toe te voegen.

Opname inladen

De functie werkt ook met audio-opnamen die je vooraf hebt gemaakt met Windows Geluidsrecorder zoals we eerder hebben uitgelegd. Op die manier maak je rustig de opname om die achteraf thuis te verwerken. Nadat je in het tabblad Start de opdracht Dicteren / Transcriberen hebt gekozen, selecteer je eerst weer de taal en daarna gebruik je de knop Audio uploaden.

Voor de gelegenheid hebben we een dialoog opgenomen tussen twee personen. Opnieuw verschijnt het geluidsbestand bovenaan en de transcriptie in de zijbalk. Deze keer zie je duidelijk wat Spreker 1 heeft gezegd en hoe Spreker 2 heeft gereageerd. Om duidelijker te maken wie wat gezegd heeft, ga je met de muisaanwijzer over Spreker 1 en gebruik je het potloodje dat verschijnt. Op die manier wijzig je ‘Spreker 1’ bijvoorbeeld in de naam van deze persoon. Vink daarbij de optie Alles wijzigen Spreker 1 aan, zodat de aanpassing in de volledige transcriptie wordt uitgevoerd. Wanneer je met de muisaanwijzer over zo’n stukje tekst gaat, zie je niet alleen het potloodje, maar ook een plusteken. Door daarop te klikken voeg je dit stukje tekst toe aan het document zonder de link naar het audiofragment. Doorloop de tekst in de rechterbalk. Zitten er nog fouten in de tekst, dan kun je die daar corrigeren voordat je de inhoud toevoegt aan het openstaande Word-document.

Het is mogelijk om de aanduiding ‘Spreker 1’ en ‘Spreker 2’ te vervangen door namen of persoonsaanduidingen.

Transcriptie samenvatten

Heb je op deze manier een transcriptie gemaakt van een vergadering, dan kan dit behoorlijk uit de klauwen lopen. Om de tekst samen te vatten, zodat de lezer van dit verslag niet alles woordelijk moet verwerken, kun je een beroep doen op de AI van Copilot. Klik in het tabblad Start op de knop Copilot en voer een prompt in. Een prompt is een geschreven opdracht. Geef bijvoorbeeld als prompt: Dit document samenvatten. Klik op Enter en laat AI het werk doen.

Je kunt altijd Copilot inschakelen om een transcriptieverslag te laten samenvatten.