Ben je op zoek naar de beste Chromebook van het moment? We testen vijf modellen en er komen 2-in-1-laptops, een traditionele laptop en een desktopvervangende laptop aan bod. Welk merk haalt de hoogste score; is het Acer, Asus, HP of Lenovo?

Chromebooks draaien sinds 2011 op Google Chrome OS, een op Linux gebaseerde versie van de Chrome-webbrowser. Google-apps zoals Gmail, Google Calendar, Google Keep, Google Drive en Google Play zijn ook zonder internetverbinding te gebruiken.

In 2017 werd Android toegevoegd en het jaar erna Linux. Linux is standaard uitgeschakeld, maar voeg je zelf toe via Instellingen / Geavanceerd / Ontwikkelaars. De virtuele Linux-ontwikkelomgeving heeft geen invloed op de rest van de Chromebook. Een schadelijke Linux-app beïnvloedt je Chromebook dus niet.

Tip: Doe ook de gratis online cursus Thuiswerken op een Chromebook

Snel opgestart

De geteste Chromebooks starten zonder uitzondering binnen tien seconden op wanneer ze volledig uitgeschakeld zijn. Vanuit de slaapstand starten ze zelfs binnen twee seconden op. Om aan het werk te gaan, hoef je slechts de schermklep te openen. Bovendien duurt het slechts enkele minuten om een nieuwe Chromebook te configureren of deze volledig te resetten.

Een gastgebruiker die je laptop even wil lenen, krijgt binnen luttele minuten toegang. Gastgegevens worden niet bewaard. Gezinsleden kun je uiteraard toegang geven tot hun eigen persoonlijke profielen. Ook dan is het een kwestie van enkele minuten om de Chromebook om te schakelen naar een ander Google-account. De gegevens van iedere gebruiker worden van elkaar gescheiden.

Schermkwaliteit

Alle geteste Chromebooks hebben ips-led-schermen met een relatief lage helderheid van 250 nits. Dat is helder genoeg bij normaal gebruik, maar bij fel zonlicht zijn de schermen niet altijd goed leesbaar.

Een ander heikel punt is de schermresolutie. Chrome OS heeft geen universele methode om tekst te schalen, zoals bij Windows. Het configureert standaard een lagere resolutie dan de ingebakken schermresolutie. Bij Full HD is dat, afhankelijk van de schermbreedte, ongeveer 1536 × 864 pixels. Via het instellingenmenu kies je de standaardresolutie van het beeldscherm (de slider staat dan bij Full-HD-schermen op tachtig procent).

Beelden worden vervolgens optimaal scherp weergegeven, maar tekens en pictogrammen ogen dan soms té klein. De oplossing is om individuele vensters te vergroten met Ctrl+Plusteken of te verkleinen met Ctrl+Minteken. Met Ctrl+0 wordt de normale schermresolutie van het gekozen venster hersteld. Elk venster gebruikt zijn eigen schaalgrootte.

Testsamenvatting

Acer Chromebook 514

©Randolf

De Acer Chromebook 514 gebruikt elfde generatie Intel Celeron-, Pentium Gold- en Core i3/5/7-processors (Acer-model CB514-1W), maar in dezelfde behuizing heeft Acer ook varianten beschikbaar met Intel Celeron N3450- (model CB514-1HT) of ARM Mali-G57-processors (model CB514-2H). Sommige van de goedkopere modellen zijn met hun speciale ‘Chrome Education Update’ bedoeld voor het onderwijs. Prijzen van de verschillende modellen variëren van minder dan driehonderd tot meer dan duizend euro.

Het model dat wij testen, de CB514-1WT-352M, is een krachtigere uitvoering voor dagelijks en professioneel gebruik. Deze uitvoering beschikt over een dualcore Intel Celeron i3-processor, 8 GB werkgeheugen en 128 GB ssd-opslagruimte, waarvan in de praktijk na installatie nog 107 GB vrij is. De grijze behuizing bestaat grotendeels uit stevig aanvoelend kunststof.

Het Full-HD-ips-scherm meet 14 inch en heeft een bovenplaat van aluminium. Het aanraakscherm is verstevigd met Corning Gorilla Glass. Deze Acer doorstond een beperkt aantal ‘MIL-STD 810F’-duurzaamheidstesten. Het verlichte toetsenbord is ruim bemeten, met als belangrijkste minpunt een kleine entertoets.

In de polssteun rechts bevindt zich een compacte, goed reagerende vingerafdruksensor. Vingerafdrukken van gebruikers worden door Chrome OS overigens op de Chromebook zelf opgeslagen. Privacygevoelige gebruikers kunnen de lens van de webcam afschermen met een schuifknopje. Bij hogere belasting, bijvoorbeeld tijdens het gamen, is de ventilator aan de onderkant hoorbaar, maar heel storend wordt het nooit. De achterkant wordt dan in het midden wel behoorlijk warm.

De Chromebook 514 is ruim voorzien van poorten, waaronder eenmaal usb-a (5 Gbit/s) en twee usb-c-thunderbolt4-aansluitingen (10 Gbit/s) die ook bruikbaar zijn voor data, stroom en video. Daarnaast is er een extra HDMI-poort. Acer meldt een gemiddelde batterijduur van tien uur en dat komt overeen met onze testresultaten.

Acer Chromebook Spin 513

©Randolf

De Spin-productreeks bestaat uit 2-in-1-Chromebooks met een Intel- of Qualcomm-processor. Ze beschikken over een Full-HD-touchscreen van 13,3 of 15 inch dat 360 graden kan worden gekanteld. De 13,3inch-modellen, zoals de geteste CP513-1H, zijn nauwelijks groter dan een A4’tje, slechts 1,2 kg zwaar en nipt 1,55 cm dik. Dit zijn met voorsprong de slankste Chromebooks in deze test.

Het testmodel gebruikt het Qualcomm Snapdragon 7c Compute-platform met Adreno 618-gpu, 4 GB werkgeheugen en 64 GB eMMC-opslagruimte (47 GB vrije ruimte). De behuizing lijkt op het eerste gezicht uit aluminium te bestaan, maar is in werkelijkheid gemaakt van zilverkleurige of donkerblauwe kunststof. De scherm-behuizingverhouding is 78 procent, wat het slanke effect extra verhoogt.

Het verlichte toetsenbord heeft ruime chiclet-toetsen die ver genoeg uit elkaar liggen. Typen gaat vlot, ook met tien vingers. De zwarte toetsen zijn goed leesbaar, zelfs als je de toetsenbordverlichting volledig uitschakelt. Het ruime aanraakvlak wordt trouwens net zoals het touchscreen beschermd door een harde, doorzichtige laag Corning Gorilla Glass.

De Acer Chromebook Spin 513 heeft drie usb3.2-gen1-poorten (5 Gbit/s): eenmaal type a en tweemaal type c. De usb-c-poorten zijn zoals bij alle geteste Chromebooks ook bruikbaar als video-uitgang (via een adapter of hub). De wifi5-verbinding kan in sommige modellen worden aangevuld met een 4G/LTE-modem met extern bereikbare mini-sim. Wij testen het model zonder het mobiele modem.

Volgens Acer houdt deze Chromebook het gemiddeld 13,5 uur uit op een volle accu. Dat klopt met onze benchmarks. Voor normale toepassingen is de Spin 513 snel genoeg, maar verwacht geen grafische wonderen.

ASUS Chromebook CX1 (CX1700)

©Randolf

De Chromebook CX1-productreeks van ASUS bevat grotere Chromebooks met 15- en 17inch-schermen met volwaardige toetsenborden en Intel Celeron- en Pentium-processors. Wij testen de ASUS Chromebook CX1 (CX1700) met een Full-HD-ips-scherm van 17,3 inch, een mobiele quadcore Intel Pentium Silver N6000-processor, Intel UHD-graphics, 8 GB werkgeheugen en 128 GB eMMC-opslagruimte (107 GB vrije ruimte).

Het zilverkleurige chassis met zwarte schermranden ziet eruit alsof het van metaal is gemaakt, maar bestaat in werkelijkheid uit kunststof. Toch voelt alles stevig aan. De laptop heeft dan ook verschillende MIL-STD 810-duurzaamheidstesten doorstaan, al geeft ASUS niet aan welke testen er precies zijn uitgevoerd. De robuuste behuizing is met nog geen 2 cm relatief plat. Vanwege de omvang is dit niet de lichtste Chromebook: het apparaat weegt iets meer dan 2,4 kg. Het ontspiegelde beeldscherm is niet aanraakgevoelig, maar kan wel 180 graden worden opengedraaid, bijvoorbeeld om samen een presentatie te geven. De verhouding tussen scherm en behuizing bedraagt 78 procent.

Het brede, onverlichte toetsenbord met apart cursorvlak en volwaardig numeriek klavier heeft wat ons betreft te kleine chiclet-toetsen, met een indrukafstand van slechts 1,5 mm. Als we met tien vingers snel proberen te typen, raken we regelmatig een naburige toets aan, met een dubbele toetsaanslag tot gevolg. Het numerieke klavier heeft zelfs nog kleinere toetsen dan het gewone toetsenbord. Met dikkere vingers is het moeilijk om er snel getallen mee in te tikken. Dit is jammer, want de behuizing biedt boven, onder en opzij voldoende ruimte voor grotere toetsen met meer tactiele terugkoppeling. Gebruikers met kleinere handen zullen hier wellicht minder last van hebben. Positief is dat het toetsenbord ontworpen is voor een levensduur van tien miljoen toetsaanslagen.

Links en rechts vind je in de behuizing telkens één usb-c-poort en evenveel usb-a-aansluitingen, alle vier met een snelheid van 5 Gbit/s. De dualband wifi6-chip is dezelfde Intel AX201-chipset die je terugvindt in de meeste recente Windows-laptops. De lithium-ion-accu van 67 Wh houdt het volgens ASUS tot zeventien uur uit op een volle lading. In de benchmark noteerden we een uitstekende levensduur van iets meer dan vijftien uur. De algemene prestaties zijn goed voor gewoon gebruik, maar deze laptop is niet geschikt om mee te gamen.

HP Chromebook x360 14c

©Randolf

De HP Chromebook x360 14a, 14b en 14c zijn allemaal 2-in-1-Chromebooks met verschillende processors en geheugengroottes. Ook de hoeveelheid opslagruimte verschilt per model. Prijzen starten bij 399 euro voor een uitvoering met Celeron-processor.

De behuizing van deze laptops bestaat grotendeels uit zilvergrijze kunststof, maar het toetsenbordframe heeft dezelfde kleur in aluminium. Het geheel oogt stevig en stijlvol. Wij testen een nieuw, krachtig model (cc0000nd) met een quadcore Intel Core i5-processor van de elfde generatie, Intel Iris Xe-graphics, 8 GB werkgeheugen en een ssd van 256 GB (223 GB vrije ruimte).

Om krassen te voorkomen, is het Full-HD-ips-aanraakscherm van 14 inch voorzien van Corning Gorilla Glass 5. De glanzende beschermlaag zorgt soms voor storende reflecties. De zeer dunne schermranden resulteren in een scherm-behuizingverhouding van 88,41 procent. De HD-webcam in de bovenste schermrand schakel je elektronisch uit via een schuifknopje aan de linkerzijkant.

De chiclet-toetsen van het verlichte toetsenbord zijn groot genoeg om er vlot met tien vingers op te typen. Rechts van de ruime polssteun bevindt zich een snel reagerende vingerafdruksensor. De rasters van de door B&O getunede stereoluidsprekers bevinden zich links en rechts van het toetsenbord. Aan de onderkant is er een koelraster met een ventilator die bij hoge belasting hoorbaar is, zonder overdreven luid te worden.

Door de smalle behuizing is de enige usb-a-poort (5 Gbit/s) alleen toegankelijk als je eerst een klepje omlaag duwt. De twee usb-c-poorten aan de linker- en rechterzijde ondersteunen 10Gbit/s-overdrachtssnelheden, power delivery en Displayport 1.4. Een geheugenkaartsleuf en 3,5mm-headsetpoort maken het aantal aansluitingen compleet.

Volgens de fabrikant is de lithium-ion-accu van 58 Wh goed voor een gemiddelde batterijduur van tien uur en vijfenveertig minuten. Onze testresultaten wijzen ongeveer hetzelfde uit. Interessant is trouwens de snellaadfunctie van de compacte 65watt-stroomadapter: die laadt de accu in amper vijfenveertig minuten voor de helft op. Dit is met voorsprong de krachtigste Chromebook in deze groepstest.

Lenovo IdeaPad Flex 5i

©Randolf

De betaalbare Lenovo IdeaPad Flex 5i Chromebook 13 is er in verschillende uitvoeringen met maximaal een Intel Core i5-processor van de tiende generatie en een ssd van 128 GB. Opvallend voor dit prijsniveau zijn de stevig ogende behuizing, het 360 graden kantelende Full-HD-ips-touchscreen van 13,3 inch en het uitstekende toetsenbord met vlot reagerende touchpad.

De door ons geteste Chromebook IdeaPad Flex 5i CB 13IML05 is bedoeld voor scholieren en studenten. Deze extra betaalbare uitvoering heeft een dualcore Intel Celeron-processor, 4 GB werkgeheugen en 64 GB eMMC5.1-opslagruimte (47 GB vrije ruimte).

De grijze behuizing heeft een bodem van ABS-plastic, maar de schermklep en beide scharnieren zijn van aluminium gemaakt. Het gewicht valt met 1,35 kg erg mee, net zoals de dikte van bijna 1,8 cm. Daarmee is het prima te doen om het scherm volledig open te klappen en de laptop als tablet te gebruiken. Met de los verkrijgbare digitale pen van Lenovo kun je desgewenst schetsen, tekenen en schrijven.

We vonden geen details over het materiaal van de glazen beschermplaat, maar vermoedelijk gaat het hier om een vorm van Corning Gorilla Glass. Het scherm is niet ontspiegeld en laat dus behoorlijk wat reflecties zien. Positief zijn de brede kijkhoek en de mooie kleurschakeringen. Privacygevoelige gebruikers waarderen wellicht de fysieke schuifknop die de HD-webcam in de bovenste schermrand afschermt. Het onverlichte toetsenbord typt vlot dankzij de grote chiclet-toetsen met heldere witte opdruk.

In de relatief platte behuizing is er niet veel ruimte voor poorten, maar het noodzakelijke is aanwezig. Zo tref je er een veiligheidsslot, analoge audiopoort en geheugenkaartsleuf aan. De wifi6-chip is dezelfde Intel AX201-chipset die je ook in de meeste Windows-laptops vindt. Volgens Lenovo heeft de accu een levensduur van gemiddeld tien uur, maar wij haalden in onze benchmarks met gemak een batterijduur van 13,5 uur. De prestaties zijn voldoende voor normaal gebruik, maar grafisch is dit niet de snelste Chromebook.

Conclusie

De traditionele Acer Chromebook 514 CB514-1W en de convertible HP Chromebook x360 14c-cc0000nd presteren het best, met een lichte voorsprong voor de HP-laptop. Die gaat er dan ook met het keurmerk Best getest vandoor. Houd er wel rekening mee dat HP’s x360-serie verschillende modellen kent die onderling nogal verschillen qua bouwkwaliteit en uitrusting. Het toegekende keurmerk geldt uitsluitend voor het geteste model.

De compacte en scherp geprijsde Lenovo IdeaPad Flex 5i Chromebook 13 combineert een uitstekende bouwkwaliteit met normale prestaties. Daarmee is deze 2-in-1-laptop de terechte winnaar van het keurmerk Slimme koop. De onderlinge verschillen zijn overigens niet dramatisch groot. Het type laptop dat je zoekt, speelt uiteraard ook een rol bij je eventuele keuze. Wil je bijvoorbeeld een desktopvervangende laptop, dan is de ASUS CX1 (1700CK) niet alleen een unieke, maar ook een goede Chromebook.

Zit er wat voor je tussen? Bekijk hier het Chromebook-aanbod van Bol.com

Of vergelijk actuele Chromebook-prijzen via Kieskeurig.nl

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).