Het is belangrijk om back-ups te maken. Hier bespreek ik waarom ik CrashPlan gebruik om mijn bestanden te back-uppen in plaats van een andere dienst, waarbij ik meteen CrashPlan vergelijk met de concurrentie.

Als enthousiaste evangelist voor back-ups raad ik aan om online back-up-diensten te gebruiken - niet exclusief, maar als een eenvoudige manier om secundaire back-ups op een andere locatie bij te houden, zodat ze nog beschikbaar zullen zijn, mochten mijn Mac en back-up-schijven gestolen worden of beschadigd raken. Er zijn veel aanbieders van online back-ups, maar CrashPlan heeft mijn persoonlijke voorkeur. Ik vind het zelfs zo goed dat ik er een paar jaar geleden een boek over geschreven heb. Lees ook: Mac tip: Back-up je e-mail, contacten en agenda.

Maar steeds vaker wordt mij gevraagd waarom ik CrashPlan gebruik - niet op een manier van "Oh, ik was gewoon benieuwd", maar meer zo van "Meen je dat nou? Jij? Nog steeds?" alsof het voor iedereen duidelijk zou moeten zijn dat er betere keuzes beschikbaar zijn. Dus ik wil je graag vertellen waarom - en daarbij maak ik vergelijkingen met een aantal concurrerende diensten: Backblaze, CarboniteDollyDrive en MozyHome.

Maar laat ik eerst even duidelijk maken dat het hebben van goede back-ups veel belangrijker is dan welke app of dienst je gebruikt. Als je met een andere aanbieder tevreden bent is dat prima en het is dan ook niet mijn bedoeling om je over te halen om te switchen.

Java

De grootste zorg waar ik over te horen krijg is het feit dat CrashPlan een Java-app is, een steeds zeldzamer iets in 2015. Java (of in het bijzonder, de Java Runtime Environment of JRE) heeft een lange lijst met bekende beveiligingsproblemen - voldoende om ervoor te zorgen dat Apple het vanaf 10.7 Lion niet meer in OS X gebruikt. Je kunt nog altijd zelf Java van Oracle downloaden als je dat wilt, maar Oracle is begonnen met het bundelen van adware, waardoor het nog minder aantrekkelijk is. Naast de beveiligingsproblemen en ads, zien apps die in Java geschreven zijn er doorgaans een beetje vreemd uit met interface elementen die niet echt bij die van je Mac passen. En inderdaad, de CrashPlan app lijkt meer op een serie webpagina's dan een Mac hulpprogramma.

De CrashPlan Developer Code 42 verklaarde een aantal jaren geleden publiekelijk dat er aan een native Mac app gewerkt werd, maar om de een of andere reden is het er tot dusver nog niet van gekomen. In plaats daarvan - misschien als tussenoplossing terwijl de native app geperfectioneerd wordt - bundelt CrashPlan zijn eigen exemplaar van Java. Dat betekent dat je CrashPlan op je Mac kunt draaien zonder dat je Oracle's Java hoeft te downloaden - het gedraagt zich net als een standalone app. Bovendien staat de ingebouwde versie van Java van CrashPlan op zichzelf, zodat deze niet toegankelijk is voor andere Java apps en websites waar de meeste beveiligingsproblemen in Java vandaan komen. Het bevat ook geen adware.

Dus hoewel ik een modernere, Mac-achtig uiterlijk zou kunnen wensen, is CrashPlan's gebruik van Java geen probleem meer als het gaat om veiligheid.

©PXimport

Met alle links en tabbladen lijkt CrashPlan meer op een webpagina dan op een Mac app.

De basis van online back-ups

Wat de basisfuncties betreft lijken online back-up diensten veel op elkaar.

Met alle diensten die ik bekeken heb kun je aangeven welke bestanden (of bestandstypen) je wilt opnemen of uitsluiten, hoewel de dingen die ze standaard selecteren verschillen. Geen van de diensten maken het mogelijk om je volledige Mac (inclusief OS X en apps) naar een opstartbare staat te herstellen, dus ze vermijden die bestanden om zich te richten op door de gebruiker aangemaakte data zoals de inhoud van je thuismap (/Users/gebruikersnaam).

Lees ook: Zo beheer je je bestanden in Apple's Finder.

De meeste diensten kunnen ja data zowel naar lokale harde schijven back-uppen als naar de cloud. Maar CrashPlan is de enige die ook peer-to-peer back-ups aanbiedt: Ik houd op mijn back-up schijf wat ruimte vrij voor jou, jij doet hetzelfde voor mij en onze Macs back-uppen elkaars data via het internet zonder afhankelijk te zijn van cloudopslag van derden. (Je data blijft de hele tijd versleuteld zodat ik je bestanden niet kan zien, zelfs niet wanneer je back-ups op mijn schijf staan.)

CrashPlan versus de concurrentie

Je kunt de CrashPlan app gratis gebruiken voor lokale of peer-to-peer back-ups (met een aantal beperkingen, zoals slechts één back-up per dag). Als je voor online opslag betaalt, krijg je doorlopende back-ups, sterkere encryptie, mobiele toegang en een aantal andere functies. Prijzen beginnen bij 6 dollar per maand voor onbeperkte back-ups vanaf één enkele computer, of je kunt geld besparen door 60 dollar te betalen voor een jaar, 115 dollar voor twee jaar of 190 dollar voor vier jaar. Het Family Plan van CrashPlan omvat een onbeperkte hoeveelheid data voor maximaal 10 computers en het is een betere deal als je drie of meer computers moet back-uppen. Het Family Plan kost 14 dollar per maand, 150 dollar voor één jaar, 290 dollar voor twee jaar of 430 dollar voor vier jaar.

Hoe zit het met de rest?

Backblaze. Ik heb niets anders dan positieve dingen gehoord over Backblaze. Ik heb de mensen die het bedrijf runnen ontmoet en ze zijn geweldig. De native Mac software is duidelijk, betrouwbaar en eenvoudig te gebruiken. Ik heb Backblaze ongeveer een jaar gebruikt en het werkte prima. Dus ik aarzel om het te bekritiseren, maar ik heb wel een aantal opmerkingen.

©PXimport

Hoewel Backblaze eenvoudig te gebruiken is, hebben een aantal eigenaardigheden me weggedreven.

Ten eerste word ik gek van het bestandsherstel. Je logt in op je account op de website van Backblaze en selecteert de bestanden die je wilt herstellen. Wat je terugkrijgt is een .zip bestand met daarin de bestanden - in een replica van de oorspronkelijke mappenstructuur. Dus als je één enkel bestand herstelt dat 10 niveaus diep in een serie geneste mappen opgeslagen stond, zal je .zip bestand een serie van 10 geneste mappen zijn waarbij je bestand in de laatste map staat. Na flink wat gegraaf moet je het handmatig naar de corresponderende plek op je harde schijf zetten. Voor één enkel bestand is het onhandig, maar als je veel bestanden van verschillende locaties wilt herstellen is het een enorm gedoe.

De CrashPlan app daarentegen, geeft je de optie om een bestand naar zijn oorspronkelijke locatie te herstellen - je kunt bestanden met dezelfde naam overschrijven of een andere naam geven. Dat is in 90 procent van de gevallen precies wat ik wil. Of als je dat liever wilt, kun je bestanden naar je bureaublad of een andere willekeurige map herstellen.

©PXimport

CrashPlan geeft je de flexibiliteit om versies van een bestand naar hun oorspronkelijke locatie te herstellen of naar een andere gewenste bestemming.

Mijn tweede opmerking heeft te maken met de prijs. Backblaze kost 5 dollar per maand (of 50 dollar voor één jaar of 95 dollar voor twee jaar) per computer voor onbeperkte opslag. Dat is een goede prijs, iets lager zelfs dan het jaarlijkse tarief van CarshPlan voor één gebruiker. Maar mijn gezin heeft momenteel drie Macs die online back-ups nodig hebben, dus Nackblaze zou ons 142,50 dollar per jaar kosten. Met het Family Plan van CrashPlan kost het, als ik voor vier jaar betaal, slechts 108 dollar per jaar. Als ik 10 computers zou back-uppen, zou CrashPlan mij in vier jaar 1.470 dollar besparen ten opzichte van Backblaze.

Verder kun je met Backblaze externe schijven back-uppen, maar alleen naar de cloud. Als je ook lokale back-ups wilt, zul je een andere app zoals Time Machine moeten gebruiken. Peer-to-peer back-ups worden helemaal niet ondersteund.

Carbonite.

Carbonite is de enige online back-up dienst die ik in televisiereclames gezien heb en het lijkt goed bekend en gerespecteerd te zijn. Hoewel Carbonite voor Windows erg goed is, ontbreken er in de Mac versie een aantal functies die ik als essentieel beschouw, waaronder versiebeheer (oudere versies van geback-upte bestanden opslaan nadat het origineel veranderd is). Alleen Windows-gebruikers met een Plus of Prime abonnement kunnen externe harde schijven back-uppen of lokale back-ups maken. Standaard maakt Carbonite één keer per dag back-ups van alle nieuwe of gewijzigde bestanden, wat naar mijn mening veel te weinig is.

©PXimport

Carbonite kan ook helpen om je gebruikersaccount naar een nieuwe Mac te verplaatsen.

Carbonite Basic voor Mac kost 60 dollar per jaar per computer voor onbeperkte opslag. Je kunt korting krijgen als je voor meerdere jaren betaalt (zoals 162 dollar voor drie jaar) maar er is niet zoiets als Family Plan. (Pro abonnementen om meerdere computers te back-uppen beginnen bij 270 per jaar voor 250GB.)

DollyDrive.

DollyDrive is begonnen als cloudbestemming voor Time Machine back-ups, maar later is het veranderd in een standalone back-up en synchronisatie dienst waar Time Machine niet voor nodig is (een slimme zet). Je kunt data back-uppen op zowel interne als externe schijven en de DollyDrive software kan ook de schijf van je Mac naar een externe schijf klonen. De software is mooier en eenvoudiger te gebruiken dan die van CrashPlan, maar minder flexibel.

©PXimport

Dolly Drive kan helpen om bestanden te vinden op basis van de applicatie die de bestanden heeft aangemaakt.

Maar in tegenstelling tot de andere tot dusver genoemde diensten biedt DollyDrive geen onbeperkte opslag. De prijsniveaus beginnen bij 10 dollar per maand voor 250GB aan data (afgeprijsd naar 96 voor één jaar 168 voor twee jaar) tot en met 8TB voor 198 dollar per maand. Aan de andere kant is het Family Plan van DollyDrive, waarmee je maximaal met 10 computers dezelfde account kunt delen, zonder extra kosten beschikbaar. Dus afhankelijk van de hoeveelheid data die je Macs moeten back-uppen, kan het goedkoper uitpakken dan het Family Plan van CrashPlan.

MozyHome.

MozyHome was één van de eerste moderne online back-up diensten voor de massamarkt. Oorspronkelijk bood MozyHome voor 5 dollar per computer onbeperkte back-up opslagruimte (hetzelfde als de huidige prijsstelling van Backblaze). Maar nu liggen de tarieven hoger en ze zijn ook ingewikkelder geworden. Je kunt 50GB aan data vanaf één computer opslaan voor 6 dollar per maand, 66 dollar per jaar of 126 dollar voor twee jaar. Of 125GB aan data vanaf één computer voor 10 dollar per maand, 110 dollar per jaar of 210 dollar voor twee jaar. Je kunt extra computers toevoegen voor 2 dollar per computer per maand en extra opslag voor 2 dollar per 20GB per maand. Dit alles maakt de kosten van MozyHome per gigabyte aanzienlijk hoger dan die van de concurrentie.

©PXimport

Mozy kan data van een oude Windows PC naar een nieuwe Mac helpen migreren.

Afgezien van de prijs heeft MozyHome een goede reeks van functies, waaronder cloud synchronisatie van geselecteerde bestanden. Helaas ondersteunt alleen de Windows versie het gebruik van een lokale harde schijf als back-up bestemming.

Conclusie

Voor mij heeft de keuze om CrashPlan te gebruiken deels te maken met de handige functies (met name lokale en peer-to-peer back-ups en flexibiliteit wat betreft de manier waarop bestanden hersteld worden) en deels met de prijs. Met CrashPlan krijg ik gezien de back-up behoeften van mijn gezin het meeste waar voor mijn geld. Als je niet helemaal zeker weet of je CrashPlan wilt gaan gebruiken (of één van de andere besproken apps of diensten), download dan een trialversie, ga ermee aan de slag en kijk of het aan je behoeften voldoet.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).