De zoektocht naar de beste monitor is voor iedereen anders. Kantoorwerk, gamen of videobewerking vragen allemaal om andere specificaties. In dit artikel geven we enkele algemene tips om op te letten wanneer je een beeldscherm kopen wilt en stellen we tien monitoren nader aan je voor.

In het algemeen kun je zeggen dat gamers op zoek zijn naar een snelle verversing van het beeld en een lage responstijd. Beeldbewerkers (video of foto) willen graag een scherm dat kleuren natuurgetrouw weergeeft. Een monitor voor kantoor moet een hoog contrast hebben en bij voorkeur een blauwlichtfilter. Bedenk van tevoren dus waar je een monitor (het meeste) voor gebruiken gaat.

Schermen komen in verschillende resoluties. De meest voorkomende van klein naar groot zijn Full HD (1920 × 1080 pixels), GHD (2560 × 1440 pixels), WQHD (3440 × 1440 pixels) en Ultrawide (5120 × 1440). Maar resolutie is niet alles. Een full-hd-scherm in een 24inch-monitor (beelddiagonaal 60 centimeter) is scherper dan in een 27inch-scherm. Dat heeft te maken met de pixeldichtheid, uitgedrukt in pixels per inch of ppi. Een goed scherm heeft rond de 110 ppi (en niet minder dan 90).

Pc-monitoren hebben verschillende soorten schermen. Tn is een snel scherm, maar heeft te lijden onder slechte kijkhoeken en matige kleuren. Ips zit in het midden met goede kleuren, redelijk contrast en de beste kijkhoek. Va is het traagste scherm, maar met superieure zwartwaardes en contrast. Inmiddels zien we ook langzaam maar zeker dat oledschermen hun intrede doen.

Voor gamers zijn zoals gezegd verversingssnelheid (de refresh rate) en responstijd van belang. De verversingssnelheid is het aantal keer dat het scherm ververst per seconde. Hoe hoger het getal (uitgedrukt in hertz of Hz), hoe vloeiender de actie. Voor gewoon gebruik is 60 Hz prima, gamers willen al gauw het dubbele. Responstijd is hoe snel een monitor een individuele pixel van zwart naar wit kan veranderen (of van grijs naar een andere tint grijs). De snelste schermen halen 0,5 milliseconde.

Met die kennis op zak zoomen we even in op tien monitoren die samen voor elk wat wils bieden in verschillende prijsklassen. We beginnen met gaming-schermen, daarna monitoren voor kantoorwerkzaamheden en algemeen gebruik, en tot slot een mooi scherm voor beeldbewerkers.

Razer Raptor 27

©PXimport

Alles aan deze monitor schreeuwt games, van de strakke matzwarte behuizing tot het randje ledlichten op de voorkant van de voet. De Razer Raptor 27 maakt geen geheim van de ambitie om de beste gamemonitor te zijn. Het WQHD-scherm (2560 × 1440 pixels) heeft een snelle 144Hz-verversingssnelheid en een responstijd van 1 milliseconde. Dat moet zelfs de fanatiekste gamer geruststellen, maar dan moet hij wel zo’n 700 euro neertellen. 

De Raptor ondersteunt zowel Nvidia G-Sync als AMD FreeSync om screen tearing te voorkomen. Om dit goed te laten werken, is het wel zaak dat het aantal frames per seconde van een game niet de verversingssnelheid van 144 Hz overschrijdt. Aanbevolen wordt om de hoeveelheid fps vast te zetten op 143 en dat is ruim voldoende (als je pc dat überhaupt aankan). 

Het scherm heeft een stijlvolle voet met geïntegreerde ledverlichting en handige gootjes achterop om kabels ongezien weg te werken. Het scherm kan in een hoek van 90 graden platgelegd worden om al die kabels makkelijk in te pluggen, zoals een DisplayPort 1.4, HDMI 2.0 of usb-c.

Acer Predator XB253Q GW

©PXimport

Er zijn gamemonitoren met veel hogere resoluties dan deze Acer Predator met 1920 × 1080 pixels. Maar in de wereld van e-sports gaat het niet zozeer om hoge resoluties, maar om snelheid. En dat is precies wat deze pittig geprijsde 25inch-monitor (onlangs gelanceerd voor 449 euro) in overvloed heeft.

Het beeld wordt maar liefst 280 keer per seconde ververst, wat een enorme invloed heeft op hoe je een actievolle game beleeft. Ook de responstijd van onder de 0,5 milliseconde helpt met het totale plaatje van een razendsnelle bak. Spelers van competitieve shooters of racegames waarbij elk moment telt, moeten dus eens serieus kijken naar deze Predator. Het scherm ondersteunt FreeSync en G-Sync en de DisplayPort-aansluiting (versie 1.4) is daarbij onontbeerlijk. 

Zoals gebruikelijk bij een (e-sports-)gamemonitor is de RGB-verlichting als een strip in de onderste schermrand geplaatst. Er zijn negen speciale effecten beschikbaar, waarbij het licht reageert op de maat van muziek of meekleurt met de actie op het scherm. De voet met een zwart metalen driepoot laat de gebruiker het scherm naar hartenlust draaien en kantelen. Geen excuses meer voor zwakke prestaties op het virtuele slagveld!

LG 27GN950-B

©PXimport

4K wordt langzaam maar zeker de standaardresolutie voor televisies in de huiskamer, maar op het gebied van pc-monitoren verloopt de evolutie niet zo snel. Je moet namelijk een forse videokaart in je bak hebben snorren om de grote hoeveel pixels op het scherm (3840 × 2160 pixels = 8,3 miljoen pixels) minstens 60 keer per seconde (en het liefst vaker) te verversen. 

Daarmee begeven we ons op het terrein van de serieuze en kapitaalkrachtige gamer die gaat voor het snelste, beste en duurste. Dan zal het prijskaartje van 850 euro voor dit 4K-ips-paneel met HDR600-certificering en AMD FreeSync Premium Pro en G-Sync- compatibiliteit geen bezwaar zijn. Opmerkelijk voor een 4K-scherm is de hoge verversingssnelheid van 160 Hz, dat zie je nog niet vaak, ook omdat de vorige generatie videokaarten dat gewoon niet aankon. 

Bijna verplicht bij een gamemonitor heeft LG ook hier aan de achterkant wat RGB-lampen oplichten, al blijft het nog redelijk bescheiden. Wat jammer is aan deze monitor is dat hij wel DisplayPort 1.4 heeft, maar geen HDMI 2.1 (wel twee HDMI2.0-poorten). Daarmee zet dit scherm zichzelf buitenspel als monitor voor de next-gen-consoles. 

Samsung Odyssey G9

©PXimport

Voor de verwende gamer met een dikke portemonnee is deze futuristisch ogende Odyssey G9 een absolute must have. Het scherm is een echte eyecatcher in de wereld van gamemonitoren die normaal wordt gedomineerd door zwart plastic en schreeuwerige ledstrips. Alles aan deze 1499 euro kostende monitor ademt stijl en klasse. 

Met zijn witte, glimmende afwerking lijkt de Odyssey weggelopen uit het decor van een sf-film. De cirkel met licht aan de achterkant (wie kijkt er ooit naar de achterzijde van zijn scherm?) met de naam Infinity Core versterkt dat concept. Het scherm heeft een opvallend scherpe kromming van 1000R. Het qledbeeld heeft een resolutie is 5120 × 1440 pixels en is gecertificeerd voor HDR1000 en HDR+. Het beeld ververst in 240 Hz, de responstijd is 1 milliseconde en Nvidia’s G-Sync wordt ondersteund. 

Een serieuze gamemonitor dus. Maar er kan ook heus op gewerkt worden. Zo kun je beelden uit twee verschillende bronnen tegelijkertijd op het scherm weergegeven. En je kunt zelf bepalen waar je de schermen (en hoeveel) je wilt tonen. Maar dat zijn alleen maar extra argumenten om de aanschaf van deze pracht te rechtvaardigen.

Philips 499P9H/00

©PXimport

Deze ultrawide-monitor van 49 inch (124 centimeter beelddiagonaal!) van Philips is een aanwinst voor elk zichzelf respecterend kantoor. Het is misschien even slikken als de doos met ruim een meter beeldscherm binnenkomt, maar nadat je je bureau hebt opgeruimd ben je klaar voor de ultieme werkopstelling. Voor net onder 900 euro krijg je dit gebogen scherm met een resolutie van 5120 × 1440 pixels. Dat is alsof je twee WQHD-schermen (2560 × 1440 pixels) naast elkaar zet. 

De Philips monitor heeft een 32:9-beeldverhouding (tweemaal de standaard van 16:9) en dat is indrukwekkend, maar eenmaal aan het werk deel je het scherm op in meerdere werkvakken en voelt het als een efficiënte werkoplossing. Het beeldscherm heeft ook een ingebouwd usb-c-basisstation met stroomvoorziening, waardoor een laptop en alle randapparatuur makkelijk kunnen worden ingeplugd, en een enkele kabel de hele boel verbindt. 

Een handige pop-upcamera bovenop kan worden weggewerkt als je niet gebruikt, wat natuurlijk helpt bij de bescherming van je privacy. Dit is vooral een multitaskend werkpaard, maar er kan ook (licht) op gegamed worden. Film kijken behoort verder tot de mogelijkheden (het scherm is HDR400-gecertificeerd).

AOC CU34P2A

©PXimport

Minder extravagant en groot dan de andere besproken schermen, maar met een verkoopprijs van rond de 480 euro ook veel vriendelijker geprijsd. De AOC CU34P2A is met een beelddiagonaal van 34 inch (86 centimeter) een breed scherm, maar niet zo ultrawide als sommige andere. Door de resolutie van 3440 × 1440 pixels is het een wat vreemde eend in de bijt. WQHD noemen ze het, Wide Quad High Definition. 

Wat het oplevert aan de thuisgebruiker is een heerlijk breed werkblad met een beeldverhouding van 21:9, waar meerdere pagina’s volledig naast elkaar te bewerken zijn, of een Excel-sheet lekker breeduit getrokken kan worden. Ook voor taken als beeld- en of fotobewerking is dit licht gebogen scherm uitermate geschikt. Genoeg ruimte om alle schermen open te hebben bij een programma als Adobe Premiere. 

En als de werkdag er dan op zit, zijn de ogen dankzij de blauwlichtfilter (die volgens de fabrikant de kleuren niet aantast) nog fris genoeg voor een game- of filmavondje. Dankzij het brede scherm is filmkijken overigens een genot, want films worden over het algemeen in dezelfde 21:9-verhouding opgenomen.

BenQ GW2780

©PXimport

Niet iedereen is op zoek naar het mooiste, snelste en beste. Soms heb je gewoon een degelijk scherm nodig voor alledaags gebruik. Voor 178 euro heb je dit heel behoorlijke 27inch-scherm van BenQ. De GL2780 is een Full-HD-ips-paneel met 16,7 miljoen kleuren en een verversingssnelheid van 75 Hz. Niks mis mee dus. De Taiwanese fabrikant gooit er ook nog hun eigen eye-care-technologie tegenaan, zodat na een dagje kantoorwerk je ogen ook nog een paar uurtjes kunnen gamen. 

Het scherm is voorzien van flikkeringsreductie en blauwlichtfiltering, en doet slimme dingen met de helderheid naar gelang de lichtomstandigheden in de kamer. Dit alles is gecertificeerd door TÜV Rheinland, specialist op het gebied van technische- en veiligheidscertificeringen. 

Met dunne schermranden en een verrassend stijlvolle voet heeft deze monitor verre van een budgetuitstraling. Dat je de kabels achterin ook nog eens onzichtbaar kunt wegwerken maakt het plaatje af. Een goede keuze voor de nieuwe thuiswerker.

Lenovo ThinkVision M14

©PXimport

Een goede oplossing voor de gedwongen thuiswerker zonder eigen kantoorruimte is dit draagbare scherm van Lenovo. De ThinkVision M14 is een 14inch-scherm dat iets meer dan een pond weegt en nog geen halve centimeter dik is. Het is dus lichtgewicht en ongeveer even groot als een gemiddelde laptop. Hij kost rond de 250 euro. Daarmee is het dus een ideale tool om elke ruimte in een oogwenk om te toveren tot een efficiënte werkplek. 

Het scherm zit vast aan een basis waarin aan weerskanten een usb-c-aansluiting zit voor beeld en stroom. Zo kan een laptop het beeldscherm voorzien van stroom, maar kan het scherm ook de laptop opladen als hij aan de netstroom is gekoppeld. Voorwaarde is wel dat de laptop (tablet of smartphone kan ook) is voorzien van een usb-c-aansluiting die DisplayPort 1.2 Alt Mode en Power Delivery 2.0 ondersteunt. 

Er is ook een touchscreen-versie van dit scherm voor 379 euro. Dat is iets zwaarder, maar nog steeds prima draagbaar. Bedien het scherm met je vingers of de speciale pen voor preciezere controle.

ViewSonic TD2455

©PXimport

We spenderen dagelijks heel veel tijd aan het kijken naar het beeldscherm van onze smartphones. We bedienen de schermpjes bijna gedachteloos met onze vingers, want touchscreens zijn zo intuïtief dat zelfs heel jonge kinderen al snel weten wat ze moeten doen om Peppa Pig te kijken. Waarom zijn er dan niet meer pc-monitoren te gebruiken als touchscreen? 

ViewSonic dacht precies hetzelfde en heeft met de TD2455 een handig scherm uitgebracht dat het gebruiksgemak van een smartphone combineert met het kijkcomfort van een grote monitor. Dit Full-HD-ips-paneel van 24 inch is niet heel groot, maar wel veelzijdig. Bedien het scherm met je vingers of de meegeleverde stylus die gemakkelijk opbergt op de magnetische voet. Het is dus heel makkelijk om aantekeningen te maken of aanwijzingen te geven bij een presentatie. 

Je kunt vier van dit soort schermen in serie schakelen aan je pc of drie aan een laptop. De stand heeft een dubbel scharnier, zodat je het scherm ook plat kunt leggen om er makkelijk op te tekenen of schrijven. Voor rond de 400 euro is hij van jou.

ASUS PA32UCX-PK

©PXimport

Voor serieuze contentmakers, zoals film- en videomakers en editors, zowel professioneel als prosumer, is een serieuze monitor onontbeerlijk. Deze ASUS ProArt Display is een absolute koning op het gebied van beeldbewerking en kleurechtheid. Voor 3.999 euro koop je niet zomaar een 32inch-4K-monitor. Het is een 10bit-ips-paneel met een piek-helderheid van 1200 nits en ondersteuning voor meerdere HDR-formaten. 

De verlichting door minileds maakt maar liefst in 1152 zones lokale dimregeling mogelijk, waardoor het contrast hoog is en de kleuren natuurgetrouw. Voor de liefhebbers: de PA32UCX-PK ondersteunt 99% DCI-P3, 99,5% Adobe RGB-, 100% sRGB-, 100% Rec.709- en 89 procent Rec.2020-kleurruimtes, voor videobewerking en post-productie. 

Zoals te verwachten heeft de monitor een hele reeks aan aansluitmogelijkheden en kunnen gebruikers content van meerdere bronnen tegelijk bekijken. Zo kun je dus beeld met elk een ander kleurenprofiel naast elkaar zetten. Die profielen worden overigens opgeslagen op het scherm zelf, zodat ongeacht de input de kleuren te vertrouwen zijn. De multifunctionele voet laat het scherm in vele posities manoeuvreren, tot zelfs helemaal in portretmodus.

Conclusie

Laat een monitor niet het sluitstuk van je begroting zijn als je gaat upgraden. Je spendeert uiteindelijk een aanzienlijke hoeveelheid tijd van de dag (van je leven?) aan het kijken naar het scherm. Bedenk dus van tevoren goed wat belangrijk voor je is. 

Heeft het scherm puur een kantoorfunctie? Kies een helder scherm met bescherming voor je ogen. Ben je gek op gamen? Kijk dan juist naar een flink scherm met een hoge resolutie en snelle verversingssnelheden. Laat je niet verblinden door die veelkleurige RGB-strips, dat is alleen maar afleiding. Ben je een video- of fotobewerker? Investeer dan in een scherm dat de kleuren op orde heeft.

Veel waarschijnlijker is het dat je van al die dingen wel iets doet en dat je op zoek moet gaan naar een goede, betaalbare alleskunner. Zoals altijd, doe je research, kijk en vergelijk en scoor jouw favoriete scherm! Onze collega's van Kieskeurig.nl helpen hierbij. Vind in hun prijsoverzicht de beste monitoren voor de laagste prijzen.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).