Je bent aan het videobellen, maar de achtergrond ziet er slordig uit. Of misschien wil je tussendoor een kort filmpje tonen, het beeld optimaliseren of opfleuren met enkele effecten. Software die je als virtuele webcam gebruikt, maakt dit en nog veel meer mogelijk.

Er zijn al langer applicaties beschikbaar waarmee je filters, effecten en virtuele achtergronden aan je videogesprek toevoegt. De populaire mobiele app Snapchat was een van de eerste. Met uitgebreide filters en lenzen kun je in realtime beelden aanpassen. Je geeft jezelf bijvoorbeeld kattenoren of verandert de omgeving. Snapchat gebruikt Augmented Reality (AR) om digitale elementen over echte beelden te plaatsen.

Inmiddels heeft ook Artificiële Intelligentie (AI) zijn intrede gedaan om effecten nauwkeurig op bewegende gebruikers toe te passen. Videoconferentietools zoals Teams en Zoom, gebruiken AI. Denk aan machinelearning-technologieën en convolutionele neurale netwerken. Daarmee is de gebruiker van zijn achtergrond te scheiden en kan er een virtuele achtergrond worden getoond. Een green screen is niet meer nodig.

In het gratis Microsoft Teams start je bijvoorbeeld een videogesprek via Nu vergaderen / Vergaderingstarten. Als je op Meer en Achtergrondeffecten klikt, kun je uit tientallen achtergronden kiezen of je achtergrond vervagen. Via Nieuwe toevoegen importeer je een specifieke achtergrond, bijvoorbeeld ontworpen door een AI-beeldgenerator.

Mogelijkheden

Virtuele webcams kun je gebruiken om speciale effecten, filters en grafische overlays aan je live-video toe te voegen, of om de achtergrond te vervagen of te vervangen. Als de gebruikte software dit toelaat, kun je ook afbeeldingen of andere video’s als webcam-uitvoer gebruiken. Zo kun je bijvoorbeeld je computerscherm delen. Tijdens je live-gesprek of -stream wissel je dan tussen video’s, afbeeldingen en zelfs verschillende camera’s, zoals een HDMI-camera die je gebruikelijke videoconferentietool mogelijk niet als (web)camera herkent.

Dit alles maakt dat virtuele webcam-software niet alleen leuk is voor persoonlijk gebruik, maar ook efficiëntere videoconferenties in een zakelijke context, of professionelere videostreams naar platforms als YouTube Live en Twitch mogelijk maakt. Je kunt zelfs de camera van je smartphone als webcam gebruiken. Dat is handig als je een optimaal beeld wilt hebben of als je computer niet over een webcam beschikt.

Applicaties

Er zijn verschillende programma’s voor virtuele webcams. In dit artikel focussen we ons op software die onder Windows draait en ook beschikbaar is als mobiele app. Op die manier kun je je smartphone of tablet als webcam gebruiken. Populaire applicaties zijn onder meer FineCam en ManyCam, die we beide kort voorstellen. Daarnaast besteden we aandacht aan een gratis opensource-alternatief: OBS Studio. Met deze tool combineer je meerdere videobronnen en creëer je scènes en overgangen. Dit maakt het bij uitstek geschikt voor live-streaming en schermopnames. OBS Studio ondersteunt bovendien een virtuele webcamfunctie, waardoor je OBS-uitvoer in videoconferentie-apps kunt gebruiken.

FineCam: set-up

Download FineCam. Met een druk op Install zet je de software op je pc. De gratis versie heeft een watermerk in de video. Wil je deze weg hebben? Dan heb je de betaalde Pro-versie nodig. Deze kost eenmalig zo’n 60 euro en ondersteunt ook resoluties van 1080p en hoger.

Na het opstarten kun je via het pijlknopje linksboven je aangesloten webcam selecteren. Een andere optie is om een mobiel Apple- of Android-apparaat te kiezen. Je moet dan wel de mobiele app van FineCam op dit apparaat draaien. Als het apparaat met hetzelfde netwerk is verbonden, druk je op de mobiele app op Connect en bevestig je met Agree in de desktop-app om een verbinding te maken. Het camerabeeld verschijnt dan direct in het applicatievenster.

FineCam: configuratie

FineCam kun je op verschillende manieren aansturen. We beperken ons tot de opties die ook in de gratis versie beschikbaar zijn. Zo kun je bijvoorbeeld het camerabeeld verplaatsen over de achtergrond, maar niet schalen. Bovenaan vind je knoppen om in- en uit te zoomen, het beeld te keren of te roteren en de vorm in te stellen, zoals Rectangle of Circle. Met Adjustment onderaan optimaliseer je de licht- en kleurinstellingen met schuifregelaars, zoals Brightness, Contrast, Saturation en White Balance.

Je kunt ook op Filter klikken om een van de ruim dertig vooraf ingestelde beeldweergaves te selecteren. Is je eigen fysieke achtergrond niet geschikt voor videobellen? Kies dan via Background uit twintig virtuele achtergronden. Of ontwerp je eigen achtergrond door bij AI Generated Background een prompt voor de AI-beeldgenerator in te voeren.

Kies je via Theme een lay-out waarbij je eigen webcambeeld niet het volledige scherm bedekt, dan kun je met Content tegelijkertijd andere inhoud tonen. Denk aan een webpagina, applicatievenster, video (ook via een YouTube-url), iPhone-beeld, PowerPoint-presentatie, tekst of eigen foto. In je videoconferentietool selecteer je FineShare FineCam om de virtuele camera te gebruiken. Mogelijk moet je nog bevestigen met de blauwe knop VirtualCamera rechtsonder in FineCam.

ManyCam: set-up

FineCam bevat ook de knop Multi-scenes waarmee je meerdere virtuele opzetten klaarzet en snel schakelt. Helaas is deze functie alleen beschikbaar in de Pro-versie. Een goed alternatief is dan ManyCam voor Windows en macOS. De betaalde versies zijn er vanaf ongeveer 45 euro per jaar. Je hebt dan geen watermerk en meer effecten, hogere resoluties (full HD tot 4K) en meerdere simultane videobronnen.

We beperken ons hier tot de gratis versie mét watermerk. Start de tool en klik op de plusknop in het hoofdvenster. In het uitklapvenster bij Camera’s selecteer je de gewenste (web)cam. In het rechtervenster kun je allerlei beeldinstellingen aanpassen, zoals Zoomen, Corner Radius, Ondoorzichtigheid en diverse opties bij Color Adjustment.

ManyCam: configuratie

In de gratis versie van ManyCam kun je maximaal twee presets klaarzetten, elk met verschillende beelden en instellingen. Klik op de plusknop in het tweede vakje onderaan het camerabeeld. Je kunt nu een andere camera selecteren of kiezen uit diverse opties, zoals Afbeeldingen en video’s, PowerPoint, PDF, YouTubeURL en Desktop. Bij meerdere beeldschermen kun je zelf aangeven welk scherm je live wilt tonen. Andere opties zijn hier onder meer Gebied onder cursors (handig voor het volgen van je muisbewegingen) en App-venster. Net als bij FineCam kun je hier ook een mobiel apparaat gebruiken, waarmee je smartphone of tablet als webcam werkt.

Een preset verwijder je eenvoudig via het prullenbakicoon. Met het knopje met de drie puntjes stel je een visueel overgangseffect in bij het schakelen tussen presets. Er zijn nog vele andere effecten beschikbaar via de toverstaf bovenaan. Kies uit verschillende rubrieken, zoals GIFS (druk op het plusknopje om eigen afbeeldingen te gebruiken), Animals, Emojis en Face Accessories. Via Asset Store download je extra items.

OBS Studio: set-up

Zowel FineCam als ManyCam zijn gebruiksvriendelijke programma’s, maar helaas zijn de mogelijkheden in de gratis versies beperkt en wordt je video ontsierd door een watermerk. Een volledig gratis alternatief is OBS Studio. Download de tool (beschikbaar voor Windows, macOS en Linux) en installeer deze. Bij de opstart merk je al snel dat er veel functies zijn. We beperken ons hier tot enkele leuke opties voor het gebruik van een virtuele camera.

Allereerst controleer je de videoresolutie. Klik rechtsonder op Instellingen en open de rubriek Video. Stel de Basisresolutie bij voorkeur in op die van je monitor (bijvoorbeeld 1920x1080 en 16:9). De Uitvoerresolutie stel je normaal gesproken op dezelfde waarden in, tenzij je videoconferentietool andere waarden voorstelt. Bevestig met OK.

Linksonder in het hoofdvenster merk je dat OBS Studio al één scène heeft aangemaakt. Rechtsklik op deze scène en noem deze bijvoorbeeld Virtuele webcam. Nu moet je natuurlijk nog de gewenste bronnen aan je virtuele webcambeeld toevoegen.

OBS Studio: bronnen

Standaard heeft OBS Studio al één bron toegevoegd: Vensteropname. Je mag deze selecteren en met het prullenbakicoon verwijderen. Druk vervolgens op de plusknop en kies Video opname-apparaat om je fysieke webcam toe te voegen. Kies Nieuwe maken en geef deze als naam bijvoorbeeld Mijn webcam. Bevestig met OK en kies de juiste webcam bij Apparaat. Resolutie/FPS Type staat standaard op die van het apparaat, maar je kunt hier ook Aangepast kiezen. Klik op Video Instellen om allerlei beeldinstellingen te optimaliseren.

Na je bevestiging met OK verschijnt het webcambeeld op je canvas en kun je dit met de muis verplaatsen, roteren en schalen. Dit is vooral interessant als je nog andere content (bronnen) wilt toevoegen. Klik op (De)activeren om de video in één keer zichtbaar of onzichtbaar te maken.

Voor extra content klik je op het plusknopje bij Bronnen en voeg je onderdelen toe zoals Afbeelding, Beeldschermopname, Browser, Diashow, Vensteropname (van een nader te bepalen app) of Mediabron (om bijvoorbeeld een eigen videobestand te tonen). Elk van de toegevoegde bronnen kun je vervolgens positioneren en schalen op je canvas.

Wil je snel kunnen afwisselen tussen een beeld waarin je zelf prominent op de voorgrond staat met een applicatievenster verkleind op de achtergrond, en andersom? Maak dan twee scènes aan. Klik met rechts op je eerste scène, kies Dupliceren en noem deze bijvoorbeeld Applicatie (webcam). Vervolgens schaal je de objecten (bronnen) van de andere scène naar wens. Klik ook met rechts op zo’n object, want er zijn nog veel meer opties. Zo kun je bijvoorbeeld via Volgorde / Naar boven verplaatsen een object in één keer naar de voorgrond halen.

OBS Studio: camera

Vanuit ditzelfde contextmenu kun je nog veel andere bewerkingen uitvoeren. Bij Transformeren bijvoorbeeld vind je opties om het geselecteerde beeld te spiegelen of te draaien, en bij Filters kun je via de plusknop allerlei beeldeffecten toepassen.

Hoe krijg je de klaargemaakte scènes uit OBS Studio in je videoconferentie-app? Dit is wellicht eenvoudiger dan je denkt. Druk rechtsonder in OBS Studio op Start virtuelecamera en selecteer in de videoconferentie-app OBS Virtual Camera (bij Skype bijvoorbeeld via Instellingen / Audio en Video, in het uitklapmenu bij Camera). De scène die op dat moment binnen OBS Studio actief is, komt nu in beeld. Een scène-wissel is niet moeilijker dan in OBS Studio de gewenste scène te selecteren.

Onder het camerabeeld bij Scène-overgangen kun je bovendien een transitie-effect instellen dat bij een scène-wissel ook binnen je videoconferentie-app te zien zal zijn. Je kunt op elk moment op Stop virtuele camera drukken om de videostream vanuit OBS Studio te onderbreken.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).