Als je thuis muziek wilt beluisteren, ben je vaak gebonden aan één ecosysteem van afspeelapparatuur en muziekbronnen. Met Music Assistant breek je deze beperking open: het is een muziekbibliotheekmanager die je volledige controle geeft over welke muziek je waar wilt afspelen. Bovendien is het programma volledig geïntegreerd in het domoticasysteem Home Assistant.

Fabrikanten van muziek-ecosystemen zoals Sonos pakken ermee uit dat je er muziek op jouw manier mee kunt beluisteren. Maar in feite ligt de controle volledig bij hen. Sonos bepaalt welke muziekbronnen het nu en in de toekomst ondersteunt. Ook de muziekbronnen zelf, zoals de streamingdiensten, beslissen waar en hoe je hun muziek mag beluisteren. En als je dan besluit om van streamingdienst te veranderen, verlies je de afspeellijst die je zorgvuldig hebt samengesteld.

Dat moest anders kunnen, vond Marcel van der Veldt, en daarom begon hij vijf jaar geleden te werken aan Music Assistant. Het programma laat je niet alleen toe om muziek te beluisteren van populaire streamingproviders zoals Spotify en Tidal, maar ook muziekbestanden die je lokaal op je netwerk deelt. Al deze songs worden in één muziekbibliotheek samengebracht. Bovendien ondersteunt het een veelvoud aan protocollen zoals AirPlay, Cast en DLNA om de muziek van al die bronnen op diverse apparaten af te spelen.

1 Installeren in Home Assistant

Je kunt Music Assistant als een Docker-container op een Linux-server draaien, maar de aangewezen installatiemethode is als een add-on in het opensource-domoticasysteem Home Assistant. Zo kun je de luidsprekers voor audiomeldingen van Home Assistant gebruiken, waarbij muziek die Music Assistant op dat moment aan het afspelen is, automatisch wordt gepauzeerd en na de melding weer verder gaat. Let op: Music Assistant heeft zelf 2 GB RAM nodig, bovenop de geheugenvereisten van Home Assistant zelf.

In Home Assistant ga je naar Instellingen / Add-ons en klik je rechts onderaan op Add-on winkel. Klik daarna rechts bovenaan op het hamburgermenu en kies Repositories. Vul daar de url https://github.com/music-assistant/home-assistant-addon in en klik op Toevoegen. Daarna zie je dat de repository Music Assistant is toegevoegd en kun je op Sluiten klikken. Scrol daarna in de Add-on winkel helemaal naar beneden en klik op de add-on Music Assistant en daarna op Installeer. Nadat de installatie is voltooid, schakel je eventueel Weergeven in zijbalk in en klik je op Starten. Klik daarna op Open Web-UI of (als je dit hebt ingeschakeld) op Music Assistant in de zijbalk om de gebruikersinterface van de muziekbibliotheekmanager te openen.

2 Diverse muziekproviders

Music Assistant ondersteunt meer dan tien verschillende muziekproviders. Daarbij horen streamingdiensten zoals Spotify, Apple Music, Deezer, SoundCloud en Tidal. Je kunt ook internetradio’s als muziekprovider toevoegen, of lokale muziekbronnen, zoals een server met Subsonic, Plex of Jellyfin. Music Assistant kan ook muziekbestanden op een lokale schijf of netwerkschijf toevoegen. Bekijk de documentatie over muziekproviders voor specifieke vereisten zoals een premiumaccount.

Als je lokale muziekbestanden wilt toevoegen, is het belangrijk dat ze correct getagd zijn, want Music Assistant gebruikt ID3-tags als ze er zijn, en haalt informatie over een song pas van een online metadataprovider als de tags ontbreken. Zie het kader ‘MusicBrainz Picard’ voor een programma dat je hiervoor kunt gebruiken. De tijd die je investeert in het correct taggen, verdien je zeker terug, doordat je dan in Music Assistant sneller de juiste muziek vindt.

3 Netwerkshare toevoegen

We illustreren dit door een netwerkshare van een NAS toe te voegen als muziekprovider. Music Assistant ondersteunt Windows-netwerkshares die het SMB/CIFS-protocol gebruiken, wat elke NAS ondersteunt. Klik rechts bovenaan op Add music provider, klik op Filesystem (remote share) en vul de nodige instellingen in: de server, naam van de share, gebruikersnaam en wachtwoord, en eventueel een subdirectory als je muziek daarin staat.

Het is aan te raden om de gebruiker schrijfrechten op de netwerkshare te geven, zodat Music Assistant er afspeellijsten op kan aanmaken of aanpassen. Als de gebruiker alleen leesrechten heeft, maak je afspeellijsten op de opslag van Music Assistant zelf. Klik tot slot op Save. Daarna zie je in de instellingen dat je muziekprovider is toegevoegd. Voor andere muziekproviders verloopt het proces op een gelijkaardige manier. Op de achtergrond begint Music Assistant nu ook alle muziek te importeren, die je vervolgens onderaan kunt bekijken in de onderdelen Artists, Albums en Tracks.

4 Afspeelproviders

Nu Music Assistant toegang heeft tot je muziek, moet je de nummers nog ergens op kunnen afspelen. Daarvoor moet je nog een of meerdere afspeelproviders toevoegen. Ook hier biedt Music Assistant heel wat mogelijkheden. Daartoe behoren AirPlay-apparaten zoals de Homepod of andere slimme luidsprekers, uPnP/DLNA-luidsprekers, apparaten van Sonos, Google Cast-apparaten zoals de Google Nest-luidsprekers, Squeezebox-spelers zoals die van Logitech of doe-het-zelfapparaten met Squeezelite. Ook Snapcast wordt ondersteund: je installeert daarvoor de client op een Raspberry Pi of Android-telefoon om media af te spelen.

Het is belangrijk om te weten dat niet alle afspeelproviders dezelfde mogelijkheden bieden. Zo is gesynchroniseerd afspelen van muziek op meerdere apparaten niet met elke provider mogelijk, net zomin als crossfading. Met DLNA-apparaten moet je ook een beetje geluk hebben: er bestaan zo veel implementaties van deze standaard, dat er vaak workarounds nodig zijn. Sommige apparaten ondersteunen bovendien meerdere protocollen. Zo implementeren Sonos-apparaten DLNA, maar ze voegen daar hun eigen uitbreidingen aan toe voor functionaliteit als crossfading. Zo’n apparaat kun je dan beter als Sonos-apparaat toevoegen en niet als DLNA-apparaat. Specifieke informatie vind je in de documentatie over afspeelproviders.

5 Squeezelite-esp32-speler toevoegen

Om een afspeelapparaat aan je netwerk toe te voegen, klik je op Add player provider, kies je het type en vul je de nodige gegevens in. Daarna zou Music Assistant alle apparaten van dit type automatisch moeten herkennen. Wij hebben dit uitgeprobeerd met een Raspiaudio ESP Muse Luxe waarop we Squeezelite-esp32 installeerden met de webinstaller in Chrome.

Na de installatie van de firmware op de ESP Muse Luxe en de verbinding met het wifi-netwerk voegden we in Music Assistant de afspeelprovider Slimproto toe, die het protocol van Squeezebox implementeert. Daarna werd het apparaat automatisch als een Squeezelite-speler herkend. Je kunt het apparaat nu onderaan naast de afspeelknoppen selecteren. Je krijgt dan in een zijbalk aan de rechterkant alle herkende spelers te zien met hun status en je kunt er het volume instellen. Kies dan een track, album, artiest of afspeellijst om het nummer op het geselecteerde apparaat af te spelen.

6 Synchroon afspelen

Als je meerdere afspeelapparaten bezit die synchronisatie ondersteunen, kun je eenvoudig dezelfde muziekstream op al die apparaten tegelijk afspelen. Dat kan bijvoorbeeld met AirPlay, Google Cast, Sonos, Slimproto of Snapcast. Wij probeerden de laatste uit met een Snapclient op meerdere afspeelapparaten. Dat kan bijvoorbeeld op een Raspberry Pi, maar ook met de Android-app van Snapcast op je telefoon of tablet. Voeg daarna in Music Assistant de afspeelprovider voor Snapcast toe om de ingebouwde Snapcast-server op te starten.

Als je nu onderaan op de naam van een afspeelapparaat klikt, krijg je in de zijbalk meerdere apparaten te zien waarop je muziek kunt afspelen. Zie je het icoontje van twee schakels van een ketting naast een apparaat, dan betekent dat dat je het apparaat met een ander apparaat kunt synchroniseren zodat ze hetzelfde afspelen. Dat kan alleen tussen apparaten van hetzelfde type, bijvoorbeeld twee Sonos-apparaten of twee Snapcast-spelers. Daarna verschijnen ze samen in de zijbalk.

7 Integratie in Home Assistant

Tot nu toe gebruikten we Music Assistant als een op zichzelf staande oplossing, ook al installeerden we het als een add-on in Home Assistant. Maar de muziekbibliotheekmanager kunnen we ook nauwer met Home Assistant integreren. Daarmee komen alle afspeelapparaten in Home Assistant beschikbaar als mediaspelers en zijn aan te sturen via een dashboard of automatisering. Je kunt ook vanuit Home Assistant aankondigingen laten uitspreken op de afspeelapparaten. Andersom zijn ook mediaspelerentiteiten uit Home Assistant zichtbaar in Music Assistant, wat nuttig is als ze niet rechtstreeks door Music Assistant worden ondersteund.

De integratie met Home Assistant installeer je via de Home Assistant Community Store (HACS), waarvoor je overigens een GitHub-account nodig hebt. Als je HACS nog niet hebt geïnstalleerd, dien je een add-on voor ssh te installeren, daarin het volgende downloadscript uit te voeren:

en Home Assistant te herstarten. Ga vervolgens naar Instellingen / Apparaten & diensten, klik rechts onderaan op Integratie toevoegen en kies HACS. Vink alles aan en klik op Verzenden. Daarna moet je HACS toegang geven tot je GitHub-account. De volledige instructies vind je in de documentatie van HACS.

8 Integratie installeren

Om de integratie met Music Assistant te installeren, klik je links op HACS. Via het zoekveld bovenaan zoek je naar de repository Music Assistant. Klik erop en klik rechts onderaan op Download. Bevestig dat je de integratie wilt downloaden en herstart daarna Home Assistant. Na de herstart heeft Home Assistant al automatisch Music Assistant ontdekt. Klik dan in Instellingen / Integraties bij de ontdekte integratie op Configureren.

De integratie toont je de url van de ontdekte Music Assistant en vraagt je om deze toe te voegen. Als je Music Assistant met de spraakbesturing van Home Assistant wilt gebruiken, kies dan bij Gespreksagent voor Home Assistant (of een andere al geconfigureerde spraakassistent). Vink ook Expose players to Assist aan. Klik tot slot op Verzenden. In de laatste stap krijg je te zien welke afspeelapparaten de integratie heeft gevonden en kun je ze indien gewenst aan een ruimte toekennen. Na een klik op Voltooien worden deze apparaten toegevoegd aan Home Assistant.

9 Mediaspeler

Elk afspeelapparaat dat bekend is bij Music Assistant, heeft nu een bijbehorende mediaspeler als entiteit. Je vindt ze bij Instellingen / Apparaten & diensten / Entiteiten. Een apparaat met de naam ESP Muse Luxe heeft bijvoorbeeld de entiteits-ID media_player.esp_muse_luxe. Klik je op het apparaat, dan op de drie puntjes en dan op Apparaatinformatie, dan kun je met een klik op Toevoegen aan dashboard een widget voor de mediaspeler aan je dashboard toevoegen.

In het dashboard kun je nu elk afspeelapparaat besturen: afspelen, pauzeren, terug en vooruit in de afspeellijst, en het apparaat uitschakelen. Met een klik op de drie puntjes bovenaan open je meer mogelijkheden, zoals het volume aanpassen, shuffle, de herhaalmodus, of bladeren door de media van Music Assistant om muziek te kiezen. Voor dat laatste is de interface van Music Assistant handiger, maar de basisfunctionaliteit werkt ook rechtstreeks in Home Assistant.

10 Aankondigingen afspelen

Music Assistant heeft ook een service gedefinieerd om aankondigingen op afspeelapparaten te laten horen. Om dat uit te proberen, open je in Home Assistant Ontwikkelhulpmiddelen / Services en kies je als service Music Assistant: Play Announcement. Kies vervolgens een of meerdere doelen om je aankondiging op af te spelen. Dat kan een apparaat uit Music Assistant zijn, maar ook een ruimte, als je aan de apparaten een ruimte hebt toegekend toen je de integratie in Home Assistant toevoegde (of later).

Daarna voer je de url in waarop het notificatiegeluid beschikbaar is. Dat kan een url op internet zijn, maar ook een van een webserver op je lokale netwerk of van Home Assistant zelf. Nadat je hier de url van bijvoorbeeld een mp3-bestand hebt ingevuld, klik je rechts onderaan op Service aanroepen. Je merkt dan dat de muziek op het apparaat wordt gepauzeerd, dat na een korte stilte het notificatiegeluid afspeelt, om daarna weer verder te gaan met de muziek. Je kunt er bij de service nog voor kiezen dat er vóór het notificatiegeluid een geluidje voor een vooraankondiging wordt afgespeeld, en het volume van de aankondiging kun je ook aanpassen. Wil je de YAML-code om de service in je eigen automatiseringen aan te roepen, klik dan op Ga naar YAML-modus.

11 Spraakberichten

Op een gelijkaardige manier kun je spraakberichten op de afspeelapparaten van Music Assistant laten horen. Dat gebeurt met de service Text-to-speech (TTS): Spreek. Kies eerst de entiteit voor een TTS-provider, bijvoorbeeld Google. Kies daarna de entiteit van de mediaspeler om het bericht op af te spelen en typ vervolgens je bericht in. Afhankelijk van de TTS-provider kan dat in het Engels of een andere taal. Vink in het laatste geval Taal aan en specificeer de taalcode van je taal.

Als je nu de service aanroept, stuurt Home Assistant de tekst naar de TTS-provider en laat de gegenereerde audio van het spraakbericht op je afspeelapparaat horen. Music Assistant pauzeert dan de muziek die momenteel aan het afspelen is, laat standaard een vooraankondigingsgeluidje horen, en daarna het spraakbericht. Vervolgens speelt de muziek weer verder. Overigens slaat Home Assistant bij deze service standaard het spraakbericht op. Zo hoeft dezelfde tekst de volgende keren niet opnieuw naar de TTS-provider te worden verstuurd. Ook hier kun je weer naar de YAML-modus gaan om de code te bekijken waarmee je de service in je eigen automatiseringen kunt aanroepen.

12 Automatiseer je muziek

Door de integratie van Music Assistant in Home Assistant kun je allerlei zaken automatiseren die met je muziek te maken hebben. Je kunt het zo gek niet bedenken of het is mogelijk. Wil je bijvoorbeeld een willekeurig nummer van AC/DC afspelen als je thuiskomt? Roep dan, wanneer een device tracker detecteert dat je thuiskomt, de service mass.search op met de artiestennaam en daarna de service mass.play_media waaraan je een willekeurig media-ID uit de resultaten doorgeeft.

De documentatie van Music Assistant geeft je uitgebreide informatie over de mogelijkheden, met talloze voorbeelden om je te inspireren. De ontwikkeling verloopt bovendien snel, en volgt ook de ontwikkelingen van Home Assistant op de voet. Zo is er ook al een mogelijkheid toegevoegd om Music Assistant via de OpenAI-integratie van Home Assistant via spraak te besturen. Vraag dan Play Nirvana in the kitchen en Music Assistant start de afspeellijst van Nirvana op je afspeelapparaat in de keuken.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).