Voor bezitters van een televisie met een verouderde smartomgeving is een losse mediaspeler een interessante optie. De Apple TV en Google Chromecast zijn momenteel veruit de bekendste oplossingen. Daarnaast brengen diverse bekende en onbekende merken betaalbare mediaspelers met Android (TV) op de markt. Zo introduceerde Nokia afgelopen voorjaar de Streaming Box 8000. Kan dit veelbelovende product de strijd met de genoemde grootmachten aan?

De mediaspeler is als productgroep niet meer zo dominant vertegenwoordigd als pakweg vijf á tien jaar geleden. Zo zijn specialistische merken als Mede8er, AC Ryan, Popcorn Hour en Dune HD stilzwijgend van het toneel verdwenen. Hiervoor bestaan grofweg twee oorzaken. Door een groeiend aanbod met originele content en een brede apparaatondersteuning van de huidige generatie streamingdiensten, spelen relatief weinig mensen nog mediabestanden lokaal af. Er is daardoor minder behoefte om in omstreden downloadnetwerken als usenet of bittorrent te snuffelen en deze onrechtmatig verkregen films en series via een mediaspeler op een televisie te bekijken.

Daarnaast zijn de smartomgevingen en ingebouwde mediaspelers van smart-tv’s erg verbeterd. De meeste televisies ondersteunen inmiddels de bekendste codecs en bestandscontainers. Bovendien worden de populairste streamingdiensten veelal standaard meegeleverd, zodat de kijker bijvoorbeeld rechtstreeks toegang heeft tot apps van onder meer Netflix, Amazon Prime Video, Disney+ en Videoland. Al met al is er dus gewoon veel minder noodzaak om een apart apparaat voor de weergave van (online) videocontent in huis te halen.

©PXimport

Waarom tóch een mediaspeler?

Hoewel de markt voor mediaspelers de afgelopen jaren flink afnam, zijn ze nog altijd verkrijgbaar. Zo’n apparaat komt bijvoorbeeld goed van pas wanneer de smartomgeving van de televisie na een aantal jaar niet meer goed werkt. Op den duur werken ontwikkelaars hun apps niet meer bij voor relatief oude beeldbuizen of verschijnen er geen firmware-updates voor het besturingssysteem meer. Daarnaast kan er natuurlijk altijd sprake zijn van een defect, zoals een haperende (draadloze) netwerkaansluiting of een softwarefout van de smart-tv. Tot slot hebben met name producten van de goedkopere televisiemerken nogal eens last van een gebrekkige app-ondersteuning. De aanschaf van een betaalbare mediaspeler is in zulke scenario’s een nuttige oplossing.

©PXimport

Nadelen Apple TV en Google Chromecast

Voor gebruikers van een iPhone, iPad en/of Mac is de aanschaf van een Apple TV een logische keuze. Vanaf hun Apple-toestel sluizen zij heel gemakkelijk allerlei (persoonlijke) content naar het grote scherm door. Een nadeel van een Apple TV is de hoge aanschafprijs en de matige bestandsondersteuning. Er is bovendien ook geen usb-poort aanwezig om een externe opslagdrager met mediabestanden te koppelen.

De Google Chromecast geldt weliswaar als goedkope mediaspeler, maar de resolutie van het huidige model is beperkt tot slechts 1080p. De Chromecast Ultra ondersteunde wel de weergave van 4K-beelden, maar dit model is inmiddels uitgefaseerd. Verder is de draadloze verbinding van een Chromecast gevoeliger voor storingen en hebben gebruikers altijd een smartphone of tablet nodig om videocontent af te kunnen spelen.

Wie de genoemde nadelen bezwaarlijk vindt, kan een betaalbare mediaspeler op basis van Android overwegen. Aan de hand van de geïntegreerde Play Store bieden die een uitgebreide app-ondersteuning, terwijl ook lokale weergave van mediabestanden via een usb-apparaat of netwerkbron tot de mogelijkheden behoort.

Valkuilen Android TV-boxen

De ene mediaspeler met Android is de andere niet. Zo verkopen Chinese webshops als AliExpress en Alibaba allerlei spotgoedkope Android TV-boxen van onbekende merken. De grote vraag hierbij is in hoeverre de verantwoordelijke fabrikanten hun producten ondersteunen met firmware-updates. Bovendien is met name Netflix kieskeurig in het uitdelen van licenties. Hoewel de hardware van zo’n goedkope mediaspeler misschien prima in staat is om 4K-beelden te streamen, tonen ze bijvoorbeeld Netflix vaak in een resolutie van maximaal 1080p. We zijn benieuwd of Nokia met zijn nieuwe Streaming Box 8000 zich van dergelijke mediaspelers onderscheidt.

Klein jasje met Amlogic-chip

Hoewel op de productdoos de naam van Nokia pronkt, zit feitelijk de Oostenrijkse fabrikant StreamView achter de productie van de Streaming Box 8000. De mediaspeler heeft een platte behuizing van 11,2 × 11,2 × 2,4 centimeter, waardoor je dit vierkante doosje met gemak in een televisiemeubel kwijt kunt. Het snoertje van de voedingsadapter had overigens wel iets langer gemogen.

De kunststof behuizing is voorzien van een matzwarte afwerking met glimmende zijkanten. Helaas zijn op de zijkanten je vingerafdrukken goed zichtbaar. De achterzijde heeft diverse aansluitingen, namelijk ethernet, HDMI, s/pdif (optisch), een 3,5mm-geluidsuitgang en usb-c. Aan de zijkant bevindt zich nog een usb3.0-poort. Verder bevat de mediaspeler een wifi5- en bluetooth4.2-adapter.

Voor de rekenprestaties is de Amlogic S905X3-chipset met vier Cortex-A55-rekenkernen verantwoordelijk. In combinatie met de ARM Mali-G31 MP2-videochip kan de mediaprocessor 4K-beelden met een maximale framerate van 60 fps weergeven. Onder de motorkap bevindt zich daarnaast 2 GB DDR3-geheugen en 8 GB eMMC-opslag. Hiervan blijft zo’n 4,5 GB over voor de installatie van apps. Bij normaal gebruik is dat voldoende. Fijn is dat de mediaspeler bij urenlang gebruik geen geluid produceert, terwijl de behuizing niet heet aanvoelt.

Eerste begin

Het aansluiten van de mediaspeler is snel gepiept. De fabrikant levert een voedingsadapter en een HDMI-kabel mee die je achterin de behuizing kunt prikken. Eventueel kun je ook een netwerkkabel aansluiten, al kun je voor internettoegang natuurlijk ook de wifi5-adapter aanspreken. Kort na het inschakelen verschijnt er op het voorpaneel een wit statuslampje. Door twee knoppen van de afstandsbediening tegelijk in te drukken, synchroniseert het bedieningsapparaat met de mediaspeler. Het configuratiemenu vraagt vervolgens naar de gewenste taal en eventueel het wifi-wachtwoord. Op ons review-exemplaar stond meteen een omvangrijke firmware-update van 827 MB klaar. Een goed teken, want de fabrikant houdt deze mediaspeler dus (vooralsnog) up-to-date.

Zodra het apparaat is bijgewerkt, komt er een Google-aanmeldscherm tevoorschijn. Zonder account heb je helaas geen toegang tot de Play Store, dus gebruikers zijn in zekere mate genoodzaakt om zich bij Google aan te melden. Overigens is het via een wijziging in het menu ook mogelijk om losse apk-bestanden te installeren. Let verder goed op de privacyinstellingen. Zo verzamelt Google gebruikers- en locatiegegevens, maar dat kun je tijdens de configuratie meteen uitzetten. Na het kiezen van de apparaatnaam krijg je een korte rondleiding met een beschrijving van de diverse Google-diensten.

©PXimport

Gebruikersomgeving

Na afloop van de configuratie en de rondleiding komen nieuwe gebruikers in het donkere Android TV-menu terecht. Er is al een aantal apps voorgeïnstalleerd, en het menu laat meteen diverse suggesties voor films en series zien. Verder is er bovenaan een zoekfunctie, maar die schiet helaas tekort. Je kunt met één enkel trefwoord namelijk niet binnen verschillende de video-apps zoeken. Resultaten van Netflix en YouTube verschijnen bijvoorbeeld wel in beeld, maar van Amazon Prime Video dan weer niet.

Via het tandwieltje kun je een blik op de instellingen werpen. Geef bijvoorbeeld aan welke surround-formaten je aan je televisie, soundbar of receiver wilt doorgeven. Je hebt onder meer keuze uit Dolby Digital (Plus) en DTS. Voor Dolby Atmos is er geen ondersteuning.

De video-apps Netflix, Amazon Prime Video, Disney+ en YouTube zijn al voorgeïnstalleerd, dus hiervoor kunnen gebruikers zich meteen aanmelden. Het invoeren van de inloggegegevens is met de meegeleverde afstandsbediening wel wat behelpen. Als alternatief kun je eventueel een bluetooth-toetsenbord koppelen. Prettig is dat je naar eigen inzicht apps aan het startvenster toe kunt voegen, waardoor je sneller toegang hebt tot veelgebruikte diensten. Het menu reageert erg rap op de knoppen van de afstandsbediening, zodat je soepel tussen de apps kunt navigeren. Dankzij de verlichte toetsen van de afstandsbediening kun je de mediaspeler ook gemakkelijk in het donker bedienen.

©PXimport

Google-diensten

Eigenlijk kun je deze mediaspeler niet zonder Google-account gebruiken, want het menu vraagt op verschillende plekken naar de inloggegevens daarvan. Zodra je bent ingelogd, komt de Play Store met verschillende suggesties op de proppen. Voeg bijvoorbeeld Spotify, KIJK, NPO, Videoland, NLZiet en Kodi aan het menu toe.

Een Google-account heeft verder als voordeel dat je toegang hebt tot Google Assistent. Hiervoor heeft de afstandsbediening een eigen knop. Druk daarop en vraag bijvoorbeeld naar het actuele weerbericht. Vervolgens verschijnt de weersverwachting in beeld en geeft een vrouwenstem antwoord op de vraag. Naast informatie opvragen kun je met je stem bijvoorbeeld ook een serie in Netflix of afspeellijst in Spotify openen. De spraakbediening werkt in de praktijk erg goed.

Deze mediaspeler bevat ook nog een Chromecast-functie, zodat je videocontent vanaf een smartphone of tablet kunt casten. Dat werkt vlekkeloos, al zullen vermoedelijk maar weinig mensen de Chromecast-functie gebruiken. Vanuit het menu heb je tenslotte al toegang tot alle bekende online videodiensten.

©PXimport

Videoweergave

De Streaming Box 8000 kiest op eigen houtje de best beschikbare resolutie en framerate van de aangesloten televisie. In tegenstelling tot veel goedkope Android TV-boxen verschijnen geschikte titels op Netflix zonder morren in een resolutie van 3840 × 2160 pixels op het scherm. Uiteraard geldt dat alleen voor bezitters van een Netflix Premium-account. De beelden ogen erg kleurrijk en natuurgetrouw, zodat liefhebbers van films en series profiteren van een prima videokwaliteit. Tijdens snelle fragmenten beweegt het beeld gelukkig ook vloeiend.

De specificaties reppen met geen woord over eventuele HDR-ondersteuning, terwijl de Apple TV 4K bijvoorbeeld wel geschikt is voor HDR10 en Dolby Vision. Toch zien we in de beeldscherminstellingen van de televisie dat de mediaspeler tijdens een Netflix- of Amazon Prime Video-stream wel degelijk HDR10+-content verwerkt. Het blijkt dat deze HDR-modus altijd actief is en dat je die nergens kunt uitschakelen. Overigens is dat geen enkel probleem, want HDR10+ zorgt voor meer kleurdetails.

Eigen mediabestanden

Wil je mediabestanden lokaal of vanaf netwerkbronnen afspelen, dan komt een app als Kodi goed van pas. Daarin worden netwerklocaties en aangesloten usb-apparaten zichtbaar. Kodi creëert van je eigen mediacollectie een overzichtelijke bibliotheek waarbij de app desgewenst informatie bij onlinebronnen ophaalt. Denk bijvoorbeeld aan een beschrijving, afbeeldingen en de cast van een film.

Voor alle gangbare codecs en bestandscontainers is er ondersteuning, zodat de video’s in volle glorie in beeld verschijnen. Het laten zien van de mappenstructuren en images van dvd’s of blu-rays vormen bijvoorbeeld geen enkel probleem. Ook het in downloadnetwerken veelvoorkomende mkv-formaat in combinatie met de H.264-codec, speelt deze mediaspeler moeiteloos af. De navigatie binnen Kodi werkt via de afstandsbediening erg soepel.

Conclusie

De Streaming Box 8000 is zijn bescheiden prijskaartje van circa negentig euro dubbel en dwars waard. Via de Play Store voeg je alle populaire online videodiensten toe, waarna je van Ultra HD-beelden met HDR-ondersteuning kunt genieten. De interface reageert vlot op opdrachten van de afstandsbediening, zodat gebruikers bijvoorbeeld snel kunnen schakelen tussen diverse streamingdiensten en eigen mediabestanden. Leuke extraatjes zijn de ondersteuning voor Google Assistent en de ingebouwde Chromecast-functie.

Google-critici zijn misschien minder enthousiast over deze mediaspeler. Zonder Google-account kun je namelijk geen apps uit de Play Store installeren, en dus is een registratie min of meer een vereiste. Verder verzamelt Google met de standaardinstellingen locatie- en gebruikersgegevens, maar dat kun je tijdens het configuratieproces uitzetten. Verder zou een uitgebreide zoekfunctie waarin alle video-apps worden geïndexeerd een verbetering zijn. Veel meer nadelen zijn er niet, want deze mediaspeler bevalt in de praktijk erg goed. Wie een betaalbaar alternatief voor de prijzige Apple TV 4K zoekt, haalt met de gebruiksvriendelijke Nokia Streaming Box 8000 dus een uitstekend product in huis.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).