ID.nl logo
Zo kies je de beste slimme thermostaat uit
© Reshift Digital
Energie

Zo kies je de beste slimme thermostaat uit

We zitten midden in het stookseizoen en de verwarming zorgt ervoor dat het binnen nog steeds comfortabel is. Minder fijn is wellicht dat je nog steeds thuiskomt in een koud huis. De verwarming aanzetten als je niet thuis bent, is zonde. Een slimme thermostaat kan je mogelijk helpen omdat je hiermee de verwarming kunt inschakelen vlak voordat je naar huis gaat. Wat zijn de dingen die je moet weten voordat je zo’n slimme thermostaat aanschaft?

Vermoedelijk weet je wel wat een slimme thermostaat is, toch behoeft de term slim in dit verband wel enige nadere uitleg. Veel normale (klok)thermostaten kun je onmogelijk dom noemen, want ook daar zit vaak behoorlijk wat intelligentie in de vorm van zelflerende opwarming in. Hiermee leert de thermostaat hoe snel het huis opwarmt en zorgt de thermostaat ervoor dat het huis daadwerkelijk warm is op het ingestelde tijdstip.

Het slimme aspect van slimme thermostaten zit vooral in de internetverbinding. Die maakt functionaliteit mogelijk zoals bediening met je smartphone, ook buitenshuis. Dat laatste is erg handig, want hiermee kun je de verwarming alvast aanzetten als je naar huis gaat. En als geofencing ondersteund wordt, kan dat zelfs automatisch. Daarnaast zorgt bediening via de smartphone of pc ervoor dat het klokprogramma veel eenvoudiger is in te stellen dan bij een klokthermostaat met een klein schermpje.

De meeste slimme thermostaten vertrouwen voor het programmeren volledig op de app of webomgeving. Toch zijn er uitzonderingen, want bijvoorbeeld de Nest, Honeywell Lyric T6 en Toon kun je ook programmeren via de thermostaat zelf. De Nest biedt een zelflerend klokprogramma dat zichzelf programmeert op basis van handmatige temperatuurveranderingen. Niet iedereen is hier enthousiast over, maar je kunt dat zelflerende klokprogramma uitschakelen.

Samenwerking

Slim zit hem eveneens in het feit dat de thermostaat onderdeel van een breder systeem kan zijn, in ieder geval de platformen van Google, Amazon of Apple, eventueel aangevuld met een online-koppeldienst als IFTTT. De koppeling met de grote platformen maakt dat je de verwarming met spraakopdrachten kunt besturen. Integratie met een eigen domoticasysteem kan bij sommige producten via een api, maar de verschillen zijn groot. Controleer dus voor aankoop of dat wat je wil mogelijk is.

Geheel lokale besturing (dus zonder internetverbinding) is ook bij een koppeling via een api vaak niet mogelijk. De afhankelijkheid van een api die loopt via de servers van de fabrikant, heeft natuurlijk ook als gevolg dat het aan de fabrikant is of deze blijft werken. Iets dat eigenaren van een Nest merkten toen Google stopte met het Works with Nest-programma en de bijbehorende api.

©PXimport

Maandelijkse kosten?

Een internetverbinding maakt een hoop extra dingen mogelijk, maar wellicht ook iets waar je misschien niet op zit te wachten: abonnementskosten. Bij veel fabrikanten valt dat gelukkig mee. Soms worden voor een thermostaat maandelijkse kosten gerekend die dienen als afbetaling, bijvoorbeeld via een energieleverancier. Maar er kunnen ook abonnementskosten zijn als je de thermostaat zelf aanschaft. Het extreemste voorbeeld is de Eneco Toon die zonder abonnement van 4,50 euro per maand alle slimme functionaliteit verliest. Tado vereist het abonnement Auto-Assist (2,99 euro per maand of 24,99 euro per jaar) voor bepaalde functionaliteit, zoals geheel automatische geofencing. Dat was voorheen anders; Tado is met de introductie van de V3+ overgegaan van een model waarbij je alle functionaliteit direct kreeg naar het abonnementsmodel voor bepaalde functionaliteit. Wel kun je de Tado ook zonder abonnement gewoon via de app bedienen.

©PXimport

Modulerende aansturing

Een cv-ketel gebruik gas om het water in het verwarmingssysteem op te warmen. Oude cv-ketels zetten simpelweg de brander vol aan of vol uit. De aansturing hiervoor is niet meer dan twee contacten kortsluiten: een aan/uit-regeling. Moderne cv-ketels zijn voorzien van een modulerende brander waarbij het mogelijk is om op een lager energiezuiniger pitje te branden voor een lagere watertemperatuur.

Om dit optimaal aan te sturen, dient zo’n ketel gecombineerd te worden met een geschikte modulerende thermostaat. Zo’n thermostaat kan behalve doorgeven dat de verwarming aan moet, ook doorgeven dat dit in combinatie met een lagere watertemperatuur mag. Een lagere temperatuur spaart niet alleen energie, maar zorgt ook voor een constantere warmte omdat de zogenoemde overshoot, waarbij het na het inschakelen van de verwarming even té warm is, meestal wordt voorkomen. Een modulerende verwarming betekent vaak dat de ketel langdurig op een laag pitje brandt om de temperatuur constant te houden. Dat verbruikt toch minder gas dan de ketel af en toe op vol vermogen te laten branden.

Verschillende protocollen

De meeste slimme thermostaten zijn zowel geschikt voor de simpele aan/uit-regeling als een geavanceerdere modulerende regeling. Bij dat laatste is een extra complicatie dat hier verschillende protocollen voor zijn.

OpenTherm is het bekendste aansturingsprotocol en wordt door veel thermostaten én cv-ketels ondersteunt. Sommige fabrikanten gebruiken (voor een deel van de ketels) echter een eigen protocol, zoals Nefit Bosch, Atag en Vaillant. Soms biedt een ketelfabrikant een optionele OpenTherm-convertor die het merk-specifieke protocol vertaalt naar OpenTherm. Is zo’n convertor niet beschikbaar, dan dien je voor modulerende aansturing de slimme thermostaat van het merk zelf te gebruiken of een slimme thermostaat die met het juiste protocol overweg kan. Tado kan bijvoorbeeld overweg met OpenTherm, Vaillant eBus en Nefit EMS, maar de meeste niet merk-eigen thermostaten spreken alleen OpenTherm. Wil je per se een bepaalde thermostaat gebruiken, dan kun je op de meeste cv-ketels eventueel de aan/uit-aansturing gebruiken.

De meeste slimme thermostaten zijn geschikt voor zowel aan/uit en modulerende aansturing. Een uitzondering is Netatmo die alleen aan/uit-regeling ondersteunt. Soms biedt een fabrikant fysiek aparte varianten, zoals in het geval van de Honeywell Round Connected en Evohome. Controleer voor aanschaf dus goed welke aansturing jouw cv-ketel en de beoogde slimme thermostaat gebruikt.

©PXimport

Installeren

Het installeren van een slimme thermostaat is doorgaans geen ingewikkelde klus, al kan een ketelmodule het net wat gecompliceerder maken. De meeste thermostaten zijn met een twee-aderige draad aangesloten op het verwarmingssysteem. Bij sommige thermostaten is het echt alleen een kwestie van de oude van de muur afhalen en de nieuwe aan de muur hangen. Dat is bijvoorbeeld het geval bij Tado en Netatmo die hun voeding uit batterijen halen.

Veel slimme thermostaten vereisen echter een aparte ketelmodule die ook als voeding voor de thermostaat dient, bijvoorbeeld omdat ze een verlicht scherm hebben of omdat wifi in de thermostaat zelf is ingebouwd. De draad vanuit de woonkamer moet dan in plaats van direct op de cv-ketel op de ketelmodule worden aangesloten. Die ketelmodule moet op zijn beurt dan weer op de cv-ketel en vaak ook op de netspanning worden aangesloten. Dat is dus een ingrijpender klusje, omdat je vaak de kap van de cv-ketel moet afhalen om bij de aansluitingen voor de draden te komen. De Nest Learning Thermostat, Honeywell Lyric T6, ThermoSmart en Toon maken gebruik van een dergelijke ketelmodule. Heb je geen draad van je meetruimte naar je cv-ketel, dan kun je veel thermostaten ook in combinatie met een draadloze ketelmodule gebruiken. Kom je er niet uit, dan kun je het beste een installateur vragen om de thermostaat voor je te installeren.

©PXimport

Energiebesparing?

Fabrikanten van slimme thermostaten schermen graag met cijfers en onderzoeken waaruit blijkt dat je met hun slimme thermostaat veel energie en dus geld kunt besparen. Hoewel die claims niet geheel uit de lucht komen vallen, moet je je wel realiseren dat een eventuele energiebesparing vooral voortkomt uit gedrag. Oftewel, als je met je ‘domme’ thermostaat al optimaal stookgedrag vertoont, dan zul je met een slimme thermostaat geen energie besparen. Verwarmen is immers geen magie: het opwekken van een bepaalde hoeveelheid warmte kost een bepaalde hoeveelheid energie en daarmee geld. In de praktijk zul je echter ook situaties tegenkomen waarbij de temperatuur ‘s nachts of bij het verlaten van het huis niet verlaagd wordt of waarbij een klokthermostaat gebruikt wordt die een programma afdraait dat niet (langer) past bij het leefpatroon. In dat geval kan een slimme thermostaat weldegelijk energie besparen. Als extra motivatie geven sommige slimme thermostaten je inzage in je stookgedrag, zodat je mogelijk bewuster met je verwarming omgaat.

Slimme radiatorknop

Sommige slimme thermostaten zoals Tado, Netatmo, Honeywell EvoHome, Bosch en Itho Daalderop kun je uitbreiden met slimme radiatorknoppen om zoneregeling mogelijk te maken. Slimme radiatorknoppen zijn ook een interessant product voor stads- of blokverwarming zonder centrale kamerthermostaat. Tado en Netatmo verkopen voor die variant van stads- of blokverwarming een startset zonder centrale kamerthermostaat. Je kunt overigens ook slimme radiatorknoppen kopen die onderdeel zijn van een ander slim systeem zoals de Eve Thermo of Devolo radiatorthermostaat. Dergelijke losstaande knoppen zijn in de doorsnee situatie in Nederland waarbij een eigen cv-ketel voor de warmteproductie zorgt, niet geschikt. Er moet immers een verbinding met de cv-ketel zijn om de warmtevraag te starten. Voor de eerder genoemde variant van stads- of blokverwarming, waarbij er altijd warm water naar een radiator stroomt, zijn dergelijk knoppen wel te gebruiken. Maar er zijn ook situaties waarin stads- of blokverwarming wel gebruikmaakt van een normale kamerthermostaat.

Een nadeel van een slimme radiatorknop is dat ze werken op batterijen en we in de praktijk gemerkt hebben dat de baterijen sneller leeg zijn dan fabrikanten beloven. Zorg er daarom voor dat je altijd genoeg batterijen in huis hebt.

©PXimport

Zoneregeling

In combinatie met een eigen cv-ketel maakt een slimme radiatorknop zoneregeling mogelijk waarmee je de temperatuur per kamer kunt regelen. Dit is bijvoorbeeld een oplossing voor het probleem dat het boven koud blijft omdat de verwarming niet aanslaat als het beneden bij de thermostaat warm is.

Een slimme radiatorknop lost dit probleem op doordat er vanaf de knop een warmtevraag gedaan kan worden. Zoneverwarming heeft echter alleen zin als je al je radiatoren, inclusief de ruimte waar de normale wandthermostaat hangt, van slimme radiatorknoppen voorziet, anders is het onmogelijk om specifieke kamers wel en niet te verwarmen. Eventueel kun je in onbelangrijke kamers geen slimme radiatorknop installeren, maar in de referentieruimte bij de normale wandthermostaat moet dat wel. Je wilt immers voorkomen dat ruimtes onnodig worden verwarmd of zelfs te warm worden.

Ga je zelf knoppen plaatsen, voorzie minimaal één radiator (bijvoorbeeld op de gang) dan niet van een dergelijke knop en zorg dat deze altijd openstaat. Er moet namelijk een mogelijkheid voor doorstroming van het water zijn als toevallig alle knoppen gesloten zijn en de pomp van de cv draait. Een installateur kan hiervoor ook een bypass in het systeem plaatsen. Zoneverwarming is met een prijs vanaf zo’n 70 euro per knop al snel een hele investering. Wellicht overbodig om te melden, maar zoneverwarming zorgt voor meer comfort en daarom waarschijnlijk voor een wat hoger energieverbruik.

Heb je gedeeltelijk vloerverwarming, dan raden we je aan om een installateur om advies te vragen voordat je slimme radiatorknoppen voor radiatoren aanschaft. Een combinatie als vloerverwarming beneden en radiatoren boven bevat van zichzelf al meerdere zones en dit kan op verschillende manieren aangelegd zijn. Een installateur kan je vertellen op welke manier je eventueel slimme radiatorknoppen kunt gebruiken.

©PXimport

Slimme radiatorknop plaatsen

Of je zonder aanpassingen slimme radiatorknoppen op je radiatoren kunt plaatsen, hangt af van je huidige radiatorkranen. Dat moeten zogenaamde thermostatische radiatorkranen zijn die je herkent aan het feit dat je de knop eraf kunt halen en dan een indrukbaar pinnetje ziet. Er zijn verschillende varianten, eventueel heb je een (soms meegeleverde) adapter nodig om de knop te plaatsen. Heb je momenteel thermostatische radiatorknoppen (met een cijfer van 1 t/m 5), dan kun je ervan uitgaan dat je thermostatische kranen hebt. Heb je radiatorknoppen die je simpelweg open of dicht draait, dan is de kans groot dat je systeem niet van thermostatische radiatorkranen is voorzien (al zijn er wel normale draaiknoppen voor radiatorkranen, die zijn dan vaak in de woonkamer geplaatst). In dat geval zul je behalve de knop ook de kraan zelf moeten vervangen en dat is ingrijpender omdat dan het water (deels) uit het systeem moet. Kies dan direct voor een maat die je zonder adapter kunt gebruiken, meestal is dat M30.

©PXimport

▼ Volgende artikel
Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond
© M.studio - stock.adobe.com
Huis

Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

▼ Volgende artikel
Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde
© px.palette
Huis

Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Wat gaan we doen?

We geven diverse tips en tools om administratieve en andere papieren documenten efficiënt en ordelijk te digitaliseren. Dat gaat van scannen en OCR’en tot organiseren, automatiseren, back-uppen en meer.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Er bestaan ook heel wat printers met een ingebouwde scanner.

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

NAPS2 is prima opensource-scansoftware, met geïntegreerde meertalige OCR-module.

Pdf-printer

De focus van dit artikel ligt op papieren brondocumenten, maar we willen zeker ook (de gratis versie van) PDFCreator vermelden (www.pdfforge.org/pdfcreator). Je kunt deze namelijk als virtuele printer installeren om zo allerlei documenttypen om te zetten naar PDF(/A).

Start na installatie de app, open het tabblad Printer, vink PDFCreator aan en kies via de moersleutel het bestaande profiel PDF/A (archiefbestand). Bevestig met Opslaan en sluit de app. Open nu een document in een willekeurige toepassing, open het afdrukvenster en selecteer PDFCreator als printer. Een dialoogvenster opent waarin je het document meteen kunt opslaan als PDF/A-bestand (standaardversie 2b, maar dit is aanpasbaar via het uitklapmenu).

Je kunt zo’n virtuele printer ook inzetten om documenten automatisch als PDF/A op te slaan in een zelf te bepalen map. Maak hiervoor in PDFCreator op het tabblad Profielen een nieuw profiel aan (bijvoorbeeld PDF/A in map Facturen), kies bijvoorbeeld PDF/A-2b als formaat en geef tevens een specifieke opslaglocatie op. Koppel dit profiel op het tabblad Printer aan een nieuwe virtuele printer (bijvoorbeeld PDF/A-facturen). Zo maak je meerdere profielen en printers aan, waarbij elk PDF/A-bestand automatisch in een andere map terechtkomt.

Je kunt ook meerdere virtuele printers aanmaken, telkens met een aangepast profiel.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Met (het gratis) Adobe Scan kun je ook meerdere pagina’s laten OCR’en en in één pdf bewaren.

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

TagSpaces is een krachtige taggingtool, maar met een zekere leercurve.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Met het juiste filter kun je ook vanuit de Verkenner naar tags binnen pdf-documenten zoeken.

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Sneller zoeken binnen een logische mappenstructuur (en met labels).

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Organiseer je bestanden automatisch op basis van eigen, gecombineerde zoekfilters.

DMS

Met de tips rond doorzoekbaar maken, taggen en ordenen uit dit artikel, en met tools als TagSpaces en File Juggler, raak je al ver. Wil je je administratie nog professioneler organiseren, dan kom je uit bij een volwaardig Document Management System, kortweg DMS. Flexibele opensource-tools zijn bijvoorbeeld Papermerge en Paperless NGX. Beide installeer je het makkelijkst op Windows via Docker (Docker Desktop for Windows, met WSL2).

Na installatie bereik je het browserdashboard van de tool standaard via http://<ip-adres>:8000. Beide tools bieden OCR aan om gescande documenten doorzoekbaar te maken. Je documenten kunnen ook automatisch worden verwerkt op basis van eigen filters, en er zijn krachtige zoekopties ingebouwd. Beide tools kun je meteen uitproberen via een online demo (log in met demo / demo).

Een krachtig DMS als Paperless-ngx maakt het bijhouden van je administratie veel efficiënter.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Agent Ransack laat gecombineerde en krachtige filters toe en zoekt ook in metadata.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Duplicati is een betrouwbare, gebruiksvriendelijke en flexibele back-uptool.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Ook in NAPS2 kun je pdf-documenten met een wachtwoord beveiligen.