Met de hete zomers van tegenwoordig is het een uitdaging om je huis koel te houden. Je kunt ramen en deuren tijdens een hittegolf natuurlijk zo veel mogelijk dichthouden, maar vaak helpt dat nauwelijks. En hoe zorg je bovendien voor schone lucht? De betaalbare apparaten in dit artikel helpen je bij het creëren van een comfortabel en gezond binnenklimaat.

6x Verkoeling

De’Longhi PAC EX120 SILENT

Zoek je een stille airco voor slaapkamer of thuiskantoor? Dan is dit prijsvriendelijke exemplaar van De’Longhi met een opgegeven volumeniveau van maximaal 65 decibel een goede keuze. Dankzij de zwenkwielen rijd je hem moeiteloos naar een andere plek. Met een respectabele koelcapaciteit van 11.500 BTU voorziet het apparaat een ruime kamer tot 110 kubieke meter van een aangename temperatuur. Naast een airco is er ook een ventilator en ontvochtiger geïntegreerd.

Duux Blizzard Smart 10K

De Duux Blizzard Smart 10K is een betaalbare airco met app-ondersteuning. Je zet dit apparaat met je smartphone aan en kiest vervolgens de gewenste temperatuur. Verder ondersteunt dit product diverse smarthome-platformen, zoals Tuya en Homey. Een compacte afstandsbediening is inbegrepen, maar het is ook mogelijk om de airconditioning met je stem aan te sturen. Volgens de fabrikant is de koelcapaciteit van 10.000 BTU goed voor ruimtes tot dertig vierkante meter. Tegen een kleine meerprijs is deze airco ook met een koelcapaciteit van 12.000 BTU verkrijgbaar.

CoolHome AC2208

Vind je het installeren van een airco onpraktisch, dan kun je als alternatief deze uitgebreide luchtkoeler overwegen. Een voordeel is dat je geen afvoerslang naar buiten hoeft aan te leggen. Je vult het aanwezige reservoir met koud water en geniet vervolgens van een fris briesje. De CoolHome AC2208 laat zich op drie manieren bedienen: via de app, afstandsbediening of drukknoppen aan de bovenzijde. Zo pas je onder meer de temperatuur en ventilatorsnelheid aan. Handig is dat de AC2208 zelfstandig negentig graden kan draaien. In tegenstelling tot veel andere luchtkoelers heeft dit model een slanke behuizing; hierdoor kun je hem makkelijk in een hoekje van de slaap- of studeerkamer kwijt.

Eurom Coolperfect 180 wifi

De Eurom Coolperfect 180 wifi is een slimme airco op wielen. Ondanks het relatief schappelijke prijskaartje ondersteunt dit product een respectabele koelcapaciteit van 18.000 BTU. Gebruik hem dus gerust in een ruime woonkamer! Net zoals alle mobiele airco’s blaast dit exemplaar warme lucht naar buiten. Om die reden is er een afvoerslang van anderhalve meter inbegrepen. Zodra je het apparaat met jouw thuisnetwerk verbindt, kun je in de Eurom Smart-app een aangename temperatuur selecteren. Je kunt hiervoor ook gewoon de afstandsbediening of het strakke bedieningsdisplay gebruiken. Je kunt kiezen tussen drie ventilatorsnelheden en optioneel een timer instellen. Tot slot kan de Coolperfect 180 wifi een ruimte óók verwarmen.

Aironex Aircooler

Dankzij dit handzame tafelmodel waait er altijd een frisse wind rondom jouw bureau. Deze kleine luchtkoeler met waterreservoir is tijdens snikhete dagen een uitkomst voor thuiswerkers. Richt hem op je lichaam, zodat jij je beter kunt concentreren. Via een regelaar aan de voorzijde pas je de blaasrichting aan. Verder heeft het apparaat meerdere ventilatorstanden en een geïntegreerde lamp. Gunstig is het lage geluidsniveau van slechts 40 decibel. In de behuizing zit een oplaadbare accu, waardoor je de Aironex Aircooler overal kunt gebruiken. Het product is verkrijgbaar in een blauwe en roze uitvoering.

Domo Chillizz DO159A

De Domo Chillizz DO159A is een veelzijdige luchtkoeler voor thuiskantoor of slaapkamer. De cilindervormige behuizing heeft aan de onderzijde een draaischijf; hierdoor beweegt het apparaat op jouw verzoek heen en weer, zodat de koele lucht zich beter verspreidt. Je doet eerst koud water en de twee bijgesloten koelelementen in de behuizing. Zodra je de Chillizz DO159A met netstroom hebt verbonden, kies je tussen drie modi. Voor een stille werking komt de aanwezige slaapmodus goed van pas. Daarnaast ondersteunt de aanwezige ventilator ook nog eens zes snelheden.

4x Ventilators

Nedis FNDK1GR10

Goedkopere verkoeling voor jouw (flex)werkplek zul je niet gauw vinden! Prik de stekker in een vrije usb-poort van de pc of laptop en je voelt gelijk een lekker windje. Voeding afkomstig van een powerbank werkt trouwens ook, dus deze usb-ventilator gebruik je waar je maar wilt. Dankzij de flexibele scharnieren kun je deze ventilator 360 graden richten. In principe kun je kiezen tussen een zwarte of zilverkleurige uitvoering, maar enkele webshops verkopen het product ook nog in andere kleuren.

Create Wind Calm

Create heeft diverse plafondventilators met wifi-ondersteuning in het assortiment. Je kunt de kleuren van de Wind Calm zelf kiezen, zodat het apparaat goed past in je interieur. De inwendige lamp is eveneens een optie, al is het product zonder verlichting slechts een tientje goedkoper. In de app selecteer je de gewenste ventilatorsnelheid en kleurtemperatuur van de lamp. Voor ‘s nachts is de timerfunctie een handige optie, met keuze tussen de één tot acht uur activiteit.

Duux Whisper Flex Smart

Deze in hoogte verstelbare ventilator is ook met accu te koop. Handig op plekken zonder netstroom! Verder heb je keuze uit vier chique kleurstellingen. Verbind je de Duux Whisper Flex Smart met wifi, dan kun je het apparaat vanuit je luie stoel bedienen. Je kunt kiezen uit maar liefst 26 standen. Afhankelijk van de gekozen instellingen kan de ventilator op een enkele acculading maximaal 18 uur draaien. Het geluidsniveau van 13 decibel in de laagste snelheid valt erg mee.

Makita CF101DZ

De robuuste Makita CF101DZ kun je op elke plek neerzetten omdat je hem aan een accu kunt koppelen. Besef wel dat die niet in de productdoos zit. Bezit je (tuin)gereedschap van Makita, dan heb je mogelijk al een geschikte batterij in huis. Je gebruikt de toetsen aan de voorzijde om de instellingen te kiezen. Zo kun je deze ventilator onder meer laten zwenken en eventueel een timer activeren van maximaal vier uur.

3x Luchtreinigers

AEG AX91-404GY

Behoefte aan schone lucht? Voor een ruimte met een oppervlakte tot 92 vierkante meter voldoet deze luchtreiniger van AEG prima. De AX91-404GY monitort continu de luchtkwaliteit en grijpt zo nodig automatisch in. Aan de hand van meerdere filters verwijdert het apparaat allerlei kleine deeltjes uit de kamer. Het bescheiden geluidsniveau van 17 decibel zal je nachtrust niet verstoren. Zelfs op de hoogste stand valt het volume van 49 decibel nog mee. Met behulp van een app op een smartphone houd je altijd en overal de luchtkwaliteit in de gaten. AEG fabriceert dit product in een zwarte en grijze kleurstelling.

Dyson Purifier Big+Quiet Formaldehyde

Deze forse en zware luchtreiniger van Dyson kun je vanwege de wieltjes onder de behuizing toch eenvoudig verplaatsen. Diverse filters halen kleine (stof)deeltjes, allergenen en gassen uit de kamer, waarna de Purifier Big+Quiet Formaldehyde schone lucht de ruimte in blaast. Dit briesje is ook nog eens verkoelend, zodat je geen losse ventilator of luchtkoeler meer nodig hebt. Je kunt de hoek van de luchtstroom naar wens aanpassen. In de MyDyson-app op een smartphone kun je zien welke deeltjes het apparaat allemaal verwijdert. Deze luchtreiniger is geschikt voor een oppervlakte van zo’n honderd vierkante meter.

IKEA Starkvind (incl. tafel)

Kun je naast een luchtreiniger ook wel een bijzettafeltje gebruiken, dan sla je met dit innovatieve product van IKEA twee vliegen in een klap. Vlak onder de tafelrand bevindt zich een ronde draaiknop; hiermee kun je tussen vijf ventilatorsnelheden kiezen. Als alternatief selecteert het apparaat op basis van de huidige luchtkwaliteit automatisch een geschikte ventilatorsnelheid. De behuizing bevat hiervoor een sensor. Je kunt deze luchtreiniger vanuit een app aansturen, al vereist dat wel een los verkrijgbare verbindingshub. Dit product leent zich goed voor een kleine ruimte tot twintig vierkante meter. De Starkvind is trouwens ook zonder bijzettafel te koop voor dertig euro minder.

3x Luchtontvochtigers

Qlima D 812 Smart

Last van hoge luchtvochtigheid in huis? Met de Qlima D 812 Smart tref je de juiste maatregelen, zodat je wellicht vochtplekken of zelfs schimmelvorming voorkomt. Het duurt over het algemeen wel even voordat de opvangbak van twee liter vol is. Vind je het toch lastig om dit reservoir regelmatig te legen? Sluit de D 812 Smart in dat geval aan op een permanente afvoer. Als je deze luchtontvochtiger op het wifi-netwerk aanmeldt, kun je in de app diverse instellingen aanpassen, zoals een gewenste luchtvochtigheid van 40, 50 of 60 procent.

De’Longhi DD230P

Wie een krachtige luchtontvochtiger zoekt, kan dit product van De’Longhi overwegen. De DD230P haalt in een etmaal tot dertig liter vocht uit de lucht. Hij functioneert dan ook probleemloos in een ruime kamer. Het blauwverlichte display geeft de kamertemperatuur en het vochtniveau weer. Mooi meegenomen is dat de DD230P ook nog eens de luchtkwaliteit verbetert. Het aanwezige filter verwijdert namelijk stofdeeltjes en allergenen. Een geïntegreerde pomp zorgt dat het water op de juiste plek terechtkomt. Er is hiervoor een slang van vijf meter inbegrepen. Het apparaat bevat verder een reservoir met een inhoud van zes liter.

Strex SP185

Voor een kleine ruimte heb je helemaal niet zo’n dure luchtontvochtiger nodig. Zo leent dit budgetmodel zich goed voor een studeer-, bad- of slaapkamer. Je kunt op die manier muffe geuren en condensvorming voorkomen. De opvangbak heeft een capaciteit van 600 milliliter. Is die vol, dan kleurt de verlichting rood. Dankzij een laag volumeniveau van 30 decibel is de Strex SP185 desgewenst ook ‘s nachts te gebruiken. Het product is verkrijgbaar in een witte en zwarte uitvoering.

4x Binnenklimaat meten

Hama Safe

Met de Hama Safe zie je in een oogopslag hoe het met de luchtkwaliteit is gesteld. Zo kun je op het duidelijke display de actuele CO2-waarde, luchtvochtigheid en temperatuur aflezen. Wanneer de kamer wel wat frisse lucht kan gebruiken, merk je dat aan de oranje of rode markering. Ontstaat er een gevaarlijk CO2-niveau, dan hoor je een luide alarmtoon. De oplaadbare accu zorgt ervoor dat je de luchtkwaliteit op verschillende plekken kunt meten.

TP-Link Tapo T315

Wil je alleen de temperatuur en luchtvochtigheid weten, dan is de TP-Link Tapo T315 een prijsvriendelijke kandidaat. Dankzij de aanwezigheid van een hygrometer drukt dit meetapparaat de luchtvochtigheid uit in een percentage. Je deelt de waarden optioneel met een app op je smartphone (hub vereist), zodat je de gegevens later kunt opvragen. Bovendien ontvang je een pushbericht zodra een door jou ingestelde temperatuur of luchtvochtigheid is bereikt. De Tapo T315 kan eventueel met andere apparaten samenwerken, zoals een airco, luchtontvochtiger of verwarming.

Rovary RV2000P

Als je een uitgebreide luchtkwaliteitsmeter zoekt, zit je met dit exemplaar van Rovary wel goed. Het display toont gedetailleerde informatie, zoals de temperatuur, de luchtvochtigheid en het CO2-gehalte. Is laatstgenoemde waarde te hoog, dan laat de RV2000P dat luid en duidelijk horen. Een nuttige optie is dat je de meetgegevens tot zeven dagen terug kunt kijken. Voor de energievoorziening zit er in de behuizing een oplaadbare accu.

Netatmo Slimme Indoor Luchtkwaliteit Monitor

Met dit slimme meetapparaat houd je de luchtkwaliteit van jouw woning nauwlettend in de gaten. In een app bekijk je de temperatuur, luchtvochtigheid en CO2-waarde. De app koppelt aan elke waarde een oordeel; zo is een vochtgehalte van 44 procent volgens dit Netatmo-product bijvoorbeeld ‘uitstekend’. Wanneer er onverhoopt iets mis is, ontvang je daarvan een melding op je smartphone.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).