Je Windows-computer wordt misschien door verschillende gezinsleden of collega’s gebruikt. Je wilt elkaar natuurlijk niet in de weg zitten en alleen die data delen waar ieder zich prettig bij voelt. Ook wanneer je de pc zowel persoonlijk als zakelijk gebruikt, wil je beide zoveel mogelijk gescheiden houden. Hoe regel je dit alles efficiënt in Windows? ID.nl geeft je handige 12 tips.

Tip 01: Administratoraccount 

Een Windows-pc voor gedeeld gebruik opzetten, begint steevast met het maken van een account voor elke gebruiker. Daar heb je dus een beheerder voor nodig: we veronderstellen dat jij dit bent en dat je dus met een administratoraccount bij Windows bent aangemeld. Je checkt dit via Instellingen / Accounts / Uw info: onder je accountnaam staat (als het goed is) Administrator vermeld. 

Aangezien Microsoft je al tijdens de installatie in de richting van een Microsoft-account duwt, is de kans groot dat je eigen account ook van dit type is. Op zich is dat geen probleem, maar je moet er wel voor opletten dat je persoonlijke bestanden dan niet automatisch in OneDrive worden opgeslagen – tenzij je dit niet erg vindt natuurlijk. Je kunt je account op elk moment nog omzetten in een lokaal account als je dit wenst. Open opnieuw Instellingen / Accounts / Uw info en klik op In plaats daarvan aanmelden met een lokaal account en volg de verdere instructies. Even later kun je je dan met een lokaal (administrator)account aanmelden. 

Uit veiligheidsredenen zou je je voor dagelijks gebruik overigens toch het best met een standaardaccount moeten aanmelden. Immers, zo’n account geef malware of hackers minder speelruimte. 

Tip 02: Standaardaccount 

Hoe ga je nu te werk om voor elk van je medegebruikers een afzonderlijk account te maken? Open Instellingen / Accounts / Gezin en andere gebruikers en klik op Account toevoegen. Als je de instructies zonder meer volgt, kom je automatisch uit bij een Microsoft-account. Geef je de voorkeur aan een lokaal account, klik hier dan op Ik beschik niet over de aanmeldgegevensvan deze persoon en vervolgens op Gebruiker zonder Microsoft-account toevoegen. Vul een naam en wachtwoord (2x) in, evenals een drietal beveiligingsvragen en -antwoorden. De gebruiker kan het wachtwoord naderhand zelf aanpassen, tenzij je dit bewust niet wilt (zie ook kader ‘Accountbeheer’). Druk op Volgende om het account toe te voegen. Klik op het toegevoegde account en op Accounttype wijzigen. Doorgaans staat hier Standaardgebruiker, zoals het hoort. Mocht je voor een gebruiker (tijdelijk) een administratoraccount willen (om bijvoorbeeld bepaalde bewerkingen die administratorrechten vereisen te kunnen uitvoeren), dan kun je dit hier dus aanpassen. 

Accountbeheer 

Vanuit het venster Instellingen van Windows kun je accounts maken, verwijderen en het type aanpassen, maar dat is het ongeveer. Gebruikers van Windows Pro en hoger hebben ook de tool Lokale gebruikers en groepen voorhanden (druk op Windows-toets+R en voer lusrmgr.msc uit). Wanneer je hier Gebruikers opent en op een account dubbelklikt, kun je bijvoorbeeld zorgen dat deze zijn wachtwoord niet kan wijzigen. 

Heb je Windows Home, dan zijn er vanaf de Opdrachtprompt nog diverse mogelijkheden. Met dit commando bijvoorbeeld zorg je ook dat iemand zijn wachtwoord niet zelf mag aanpassen: 

net user <accountnaam> /passwordchg:no 

Of voer dit commando uit om allerlei eigenschappen van een account op te vragen: 

net user <accountnaam> 

Je kunt ook een externe, portable tool als Quick User Manager gebruiken om allerlei aspecten van je accounts te beheren. Hiermee verander je bijvoorbeeld makkelijk het accounttype, schakel je het account tijdelijk uit. Andere opties zijn het vastzetten of wijzigen van het wachtwoord of het aanpassen van het accountlogo. Bevestig je keuzes met Save changes / Yes. 

Tip 03: Profielmap 

Door elke gebruiker een afzonderlijk account te geven, en met een wachtwoord of Windows Hello-token te beveiligen, heb je al een aardige aanzet gegeven tot een werkbare omgeving met meerdere gebruikers. Immers, elke gebruiker krijgt automatisch een eigen profielmap toegekend, in de standaardlocatie C:\Users\<accountnaam>. Je eigen profielmap bereik je snel door Windows-toets+R in te drukken en %userprofile% in te tikken. 

Alleen administrators kunnen zich makkelijk toegang verschaffen tot de bestanden in die profielmap: het volstaat in Verkenner op de map te klikken en op de knop Doorgaan te drukken. Standaardgebruikers kunnen dit niet (tenzij ze de pc bijvoorbeeld via een live Linux-stick opstarten en zo de ingebouwde Windows-beveiligingen omzeilen). 

Wil je hoe dan ook vermijden dat een andere gebruiker bij de gegevens in je profielmap kan, dan kun je inhoud eventueel versleutelen, maar het werkt handiger als je een afzonderlijke map gebruikt voor je privacygevoelige gegevens en die met behulp van NTFS-machtigingen voor andere gebruikers dichttimmert. Hoe je dit doet lees je in de volgende tip. 

Tip 04: Selectieve toegang 

Stel, je wilt een map hebben waarbij je helemaal zelf bepaalt welke gebruikers wel of geen toegang krijgen, en of dat volledige toegang dan wel alleen leestoegang mag zijn. Dit kan met elke willekeurige map. We gaan er wel van uit dat deze zich op een NTFS-partitie bevindt. 

Klik nu in Verkenner met rechts op de mapnaam, kies Eigenschappen en open het tabblad Beveiliging. Vervolgens klik je op Bewerken en op Toevoegen. Bij Geef de objectnamen op vul je de exacte naam (of het e-mailadres) van het account in dat je toegang tot de map wilt geven. Zodra je op Namen controleren klikt, wordt de volledige aanmeldnaam ingevuld. Bevestig met OK en met Toepassen. Selecteer het account bij Namen van groepen of gebruikers en plaats bij Machtigingen voor <accountnaam> een vinkje bij Volledig beheer in de kolom Toestaan. Wil je een ander account alleen leesrechten geven, dan herhaal je deze procedure voor dat account, maar plaats je alleen een vinkje bij Lezen en uitvoeren, Mapinhoud weergeven en Lezen. Accounts die je de toegang wilt ontzeggen, voeg je simpelweg niet toe. 

Terug op het tabblad Beveiliging kies je Geavanceerd / Overname uitschakelen. Kies Converteer de overgenomen machtigingen voor dit object in expliciete machtigingen en bevestig met OK. Druk op Bewerken, selecteer Geverifieerdegebruikers in de namenlijst en klik op Verwijderen. Herhaal dit voor de groep Gebruikers. De overige gebruikers(groepen), zoals SYSTEM en Administrators laat je ongemoeid. Je hebt nu precies de machtigingen die je wenst. 

Tip 05: Delen via netwerk 

De machtigingen die we in de vorige tip hebben toegekend werken enkel op lokaal niveau (NTFS). Maar wat als je ook toegang wilt geven aan medegebruikers die vanaf een andere pc via je thuisnetwerk de map willen benaderen? Dan moet je nog share-machtigingen instellen (gedeelde netwerkmappen worden dus ook wel ‘shares’ genoemd) en dit vergt enige voorbereiding. 

Open Instellingen /Netwerk en internet. Klik op Ethernet en zorg dat Privé als netwerkprofieltype is geselecteerd bij je netwerk. Of je kiest Wifi / Bekende netwerken beheren, je klikt op het actieve netwerk en selecteert ook hier Privé. 

Je gaat tevens het volgende na: open het Configuratiescherm en kies Netwerk en internet / Netwerkcentrum / Geavanceerde instellingen voor delenwijzigen. Vouw de rubriek Particulier netwerk uit en zorg dat zowel Netwerkdetectieinschakelen als Bestands- en printerdeling inschakelen zijn geselecteerd. Bevestig met Wijzigingen opslaan. Bij het profiel GastofOpenbaar horen beide opties om veiligheidsredenen te zijn uitgeschakeld. 

Vouw het profiel Alle netwerken uit en selecteer je bij voorkeur Met wachtwoord beveiligd deleninschakelen. Dit zorgt ervoor dat gebruikers het wachtwoord van een account op de pc met de gedeelde map moeten kennen om via het netwerk toegang tot je pc te krijgen (zie ook kader ‘Geen wachtwoord’). 

Tot slot druk je op Windows-toets+R en voer je sysdm.cpl uit. Druk op de knop Wijzigen en zorg dat de computernaam uniek is binnen je netwerk. Bij Werkgroep daarentegen vul je wel overal dezelfde naam in. Bevestig met OK en herstart je pc. 

Tip 06: Eenvoudig delen 

Alles is nu klaar om data via het netwerk met anderen te delen, maar je moet natuurlijk zelf nog aangeven welke mappen je precies wilt delen. De eenvoudigste manier is als volgt: klik in Verkenner met rechts op de beoogde map en kies (Meer opties weergeven) /Toegang verlenen tot / Specifieke personen. Verschijnt deze optie niet, ga dan naar het menu Beeld in Verkenner, druk op de knop Opties, open het tabblad Weergave en zet een vinkje bij Wizard Delen gebruiken (aanbevolen). Nu zou Specifieke personen wel beschikbaar moeten zijn. Vervolgens selecteer je de gewenste account(s) in het uitklapmenu. Wil je alle gebruikers in één keer toegang verschaffen, dan kies je Iedereen. Bevestig met Toevoegen en selecteer de gewenste machtigingen voor elk toegevoegd account. Als je de machtigingen wilt intrekken, dan kun je een account hier trouwens ook altijd weer verwijderen. Windows toont je nu het zogeheten UNC-pad (Universal Naming Convention) naar de gedeelde map: \\<computernaam>\<sharenaam>. 

Tip 07: Geavanceerd delen 

Als je in de vorige tip Toegang verlenen had geselecteerd, dan heb je naast SpecifiekePersonen nog een tweede optie opgemerkt: Geavanceerd delen. Deze kun je trouwens ook bereiken door het eigenschappenvenster van een map op te vragen en op het tabblad Delen de optie Geavanceerd delen te selecteren. Via deze weg kun je de machtigingen nog fijnmaziger instellen. 

Plaats een vinkje bij Deze map delen en vul een naam voor je gedeelde map in. Handig om weten: als je deze naam afsluit met het teken $, dan wordt de gedeelde map standaard niet zichtbaar in de netwerkomgeving van de andere pc’s. 

Vervolgens kies je Machtigingen / Toevoegen en vul je de accountnamen in, gescheiden door een puntkomma. Bevestig met OK. Selecteer een account en duid bij Toestaan aan of je die de machtigingen Lezen, Wijzigen of Volledig beheer wilt toekennen. Met deze laatste wordt het bijvoorbeeld ook mogelijk de lokale NTFS-machtigingen aan te passen. Wil je niet dat alle gebruikers zomaar toegang krijgen, dan selecteer je hier best Iedereen en haal je die gebruikersgroep weg met Verwijderen. 

Tip 08: Sharebeheer 

Je gedeelde mappen (shares) zijn klaar en wachten op de eerste gebruikers. Om een gedeelde map te bereiken hoeven ze doorgaans alleen maar Verkenner te openen en onderaan het navigatievenster de rubriek Netwerk uit te vouwen. Windows kan hier weleens nukkig doen, maar dan kun je een gedeelde map altijd nog bereiken door in de Verkenner-balk het UNC-pad van de map in te tikken: \\<computernaam>\<sharenaam>. Dit is trouwens ook de gangbare methode wanneer het om een verborgen share gaat (zie ook tip 7). 

Open je een gedeelde map die met een wachtwoord is afgeschermd, dan verschijnt er een venster waarin je je moet aanmelden. Om te vermijden dat je dit telkens opnieuw moet invullen, plaats je hier een vinkje bij Mijn referenties onthouden. Heb je per ongeluk de verkeerde referenties ingevuld en krijg je niet zomaar toegang meer tot de gedeelde map, open dan het Configuratiescherm van Windows en kies Gebruikersaccounts /Referentiebeheer. Open Windows-Referenties, selecteer de foutieve referentie en kies Verwijderen. 

Wil je een snel overzicht van de gedeelde mappen die je op je pc beschikbaar hebt gemaakt, dan hoef je in de Verkenner-balk slechts \\localhost in te tikken. 

Een handige beheertool is verder nog Gedeelde mappen. Je opent deze door Windows-toets+R in te drukken en het commando fsmgmt.msc uit te voeren. Ook hier krijg je een overzicht van de shares, evenals van de actieve deelsessies en de geopende bestanden. 

Tip 09: Duaal gebruik 

Je weet inmiddels hoe je je computer optimaal instelt voor medegebruikers, zowel op lokaal als op netwerkniveau. Maar we kunnen ons voorstellen dat je zelf (en eventueel ook andere gebruikers) in twee ‘hoedanigheden’ achter je pc zit: enerzijds voor persoonlijk gebruik, anderzijds voor zakelijke activiteiten, zoals in een thuiswerksituatie. 

Dan wil je beide profielen wellicht gescheiden houden en (vooral) de zakelijke gegevens afschermen voor medegebruikers. Zoiets is ook prettig als onverhoopt een computer wordt verloren of gestolen. We komen dan al snel uit bij dataencryptie. Windows Pro en hoger is voor zulke situaties het best uitgerust, maar met wat externe hulp kom je ook met Windows Home een heel eind. 

Om te beginnen maak je in zo’n situatie voor jezelf twee aparte Windows-accounts, bij voorkeur lokale accounts. Zorg er tevens voor dat je je zakelijke account omzet in een Administrator-type (zie ook tips 1 en 2). 

Tip 10: Container (Pro) 

Het is nu de bedoeling dat (vooral) je zakelijke data veilig worden afgeschermd. Je zou hiervoor in principe je complete pc of partitie kunnen versleutelen, maar dat werkt niet handig. Daarom is het een beter idee een afzonderlijk containerbestand te maken dat je vervolgens versleutelt. We tonen eerst hoe je dit kunt aanpakken in Windows Pro en hoger, al geven we in tip 12 een alternatief dat ook in Windows Home werkt. 

In Windows Pro gaan we aan de slag met een virtuele harde schijf. Maak alvast een map, druk op Windows-toets+R en voer diskmgmt.msc uit. Selecteer de betreffende partitie en kies Actie / Virtuele harde schijf maken. Selecteer VHDX, verwijs via Bladeren naar de zojuist gemaakte map en noem je virtuele schijf bijvoorbeeld werk.vhdx. Stel de maximale schijfgrootte in (bijvoorbeeld 1 TB), maar laat de optie Dynamisch uitbreiden (aanbevolen) bij voorkeur geselecteerd, zodat de schijf met je actuele behoefte meegroeit tot het ingestelde maximum. Bevestig met OK. 

Je virtuele schijf verschijnt nu onderaan het grafische overzicht. Klik met rechts op de schijf (bijvoorbeeld Schijf 3) en kies Schijf initialiseren, laat de partitiestijl bij voorkeur ingesteld op GPT en druk op OK. Klik vervolgens met rechts op de niet-toegewezen ruimte van je schijf en kies Nieuw eenvoudig volume. Druk op Volgende (2x), selecteer bij voorkeur een stationsletter achteraan het alfabet, druk weer op Volgende, vul een herkenbare volumenaam in en druk nogmaals op Volgende / Voltooien. 

Je virtuele schijf is klaar, maar die moet je dus nog wel versleutelen. 

Tip 11: Encryptie (Pro) 

Voor de encryptie maken we gebruik van de ingebouwde functie BitLocker to Go. Klik met rechts op je virtuele station in Verkenner en kies BitLocker inschakelen. Kies Eenwachtwoord gebruiken om het station te vergrendelen en vul tweemaal een wachtwoord in. Zodra je op Volgende drukt, krijg je de gelegenheid een back-up van de herstelsleutel op te slaan, wat we je alleen maar kunnen aanraden voor het geval je ooit het wachtwoord vergeet. Je kunt hier trouwens meerdere mogelijkheden na elkaar selecteren, zoals Opslaan ineen bestand of De herstelsleutel afdrukken. Bevestig met Volgende en laat zeker de optie Alleen gebruikte schijfruimte versleutelen geselecteerd. Druk weer op Volgende (2x) en rond af met Versleutelen starten. 

Zolang je virtuele schijf als station is gekoppeld zijn de data onversleuteld bereikbaar vanuit Verkenner. Heb je de data een tijd niet meer nodig, klik dan met rechts op het station in Verkenner en kies Uitwerpen, waarna je het vhdx-bestand bijvoorbeeld kunt back-uppen. Om je vhdx-bestand weer te koppelen, dubbelklik je op het bestand, waarna het virtuele station weer in Verkenner verschijnt. Dubbelklik hierop en vul je wachtwoord in om het station weer te kunnen benaderen. 

Om het station bij je aanmelding automatisch te laten koppelen, druk je op Windows-toets+R, voer je shell:startup uit en maak je een snelkoppeling naar het vhdx-bestand in je persoonlijke map Opstarten. Je doet er wel goed aan telkens de schijf te ontkoppelen net voordat je je Windows-sessie afsluit. 

Tip 12: VeraCrypt (Home) 

Gebruik je Windows Home, dan is er een prima alternatief (dat trouwens ook onder Windows Pro werkt): VeraCrypt (voor Windows, macOS en Linux). Download de software en voer de installatie uit, bij voorkeur via de optie Installeren (en niet Uitpakken). Je verwijdert ook het best het vinkje bij Installeren voor alle gebruikers. Start de tool na de installatie op. 

Klik op Volume aanmaken. Kies Eenversleutelde bestandscontainer aanmaken, druk op Volgende, laat Standaard VeraCrypt-volume geselecteerd en druk op Volgende. Druk op Bestand selecteren, navigeer naar een geschikte locatie en vul de naam van een (niet-bestaand) bestand in, bijvoorbeeld veracrypt-container.txt. Bevestig met Volgende (2x) en vul een maximumgrootte in. Druk op Volgende en vul tweemaal een wachtwoord in. Druk nogmaals op Volgende, selecteer Ja als je bestanden groter dan 4 GB wilt kunnen opslaan, druk op Volgende en beweeg de muis tot de balk groen kleurt. Plaats eventueel een vinkje bij Snelformatteren en bij Dynamisch. Deze laatste optie zorgt ervoor dat je virtuele schijf zal meegroeien met de data die je erin plaatst; houd er wel rekening mee dat dit tot mindere prestaties kan leiden. Druk op Formatteren en bevestig na afloop met OK en met Sluiten. 

Druk in het VeraCrypt-venster op Bestand selecteren en verwijs naar je containerbestand. Selecteer een vrije stationsletter in de lijst, bij voorkeur achteraan het alfabet en klik op Koppelen. Vul je wachtwoord in en bevestig met OK. Je virtuele station is gebruiksklaar en kun je vanuit VeraCrypt op elk moment ontkoppelen (en weer opnieuw koppelen). 

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt of je van extra gemakken voorzien. Nu de meteorologische hefst is begonnen en de temperaturen verder dalen is het tijd om te kijken of je je huis beter kunt verwarmen. Met een extra elektrisch kacheltje bijvoorbeeld.

In de koudere maanden van het jaar kan het soms heerlijk zijn om een extra warmtebron in huis te hebben. Bijverwarming is dan een uitkomst. Of je nu een koude hoek in de woonkamer wilt opwarmen, je thuiskantoor wilt verwarmen zonder de thermostaat in de hele woning omhoog te zetten, of gewoon snel wat extra warmte wilt creëren; er is een grote verscheidenheid aan elektrische kachels beschikbaar. Wij vonden vijf verschillende soorten bijverwarming, van keramische ventilatorkachels tot infrarood panelen om de ruimtes in je huis snel te verwarmen.

De'Longhi TCH8993ER.BC

Met een vermogen van 2400 watt kan deze keramische torenkachel van De'Longhi snel een grote ruimte verwarmen. Deze kachel is bovendien uitgerust met een Eco-Energy functie, die ervoor zorgt dat hij de gewenste temperatuur bereikt met zo min mogelijk energieverbruik. Dit is niet alleen goed voor je portemonnee, maar ook voor het milieu. De kachel heeft ook een handige afstandsbediening, zodat je vanuit je luie stoel de instellingen kunt aanpassen. Verder beschikt dit model over een tip-over-beveiliging, een geruststellende gedachte als je huisdieren of kleine kinderen hebt. De kachel schakelt zichzelf automatisch uit als hij per ongeluk omvalt. Door de keramische technologie wordt de lucht niet uitgedroogd en verbranden er geen stofdeeltjes, wat zorgt voor een schonere en aangenamere warmte.

Wattage: 2400W
Type verwarming: Keramische torenkachel
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

Inventum KC222WOS Ceramic Fan Heater

De Inventum KC222WOS is een compact model. Deze keramische kachel heeft niet alleen twee warmtestanden (1200 en 2000 watt), maar ook een handige oscillatiefunctie. Met de 60° draaibeweging wordt de warme lucht gelijkmatig over een groter gebied verspreid, waardoor je minder last hebt van koude plekken in de ruimte. Verder is de temperatuur traploos instelbaar, wat de kachel zeer flexibel in gebruik maakt. Ook dit apparaat is voorzien van belangrijke veiligheidsfuncties zoals omvalbeveiliging en oververhittingsbeveiliging. Dit betekent dat de kachel automatisch uitschakelt bij te hoge temperaturen of als hij per ongeluk omvalt. De geïntegreerde handgreep en het lichte gewicht maken het eenvoudig om de kachel van de ene naar de andere kamer te verplaatsen.

Wattage: 1200W en 2000W
Type verwarming: Keramische ventilator
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

Princess 348254 Slimme infrarood paneelverwarming

Een heel andere manier van verwarmen vind je bij deze Princess 348254. In tegenstelling tot convectorkachels die de lucht verwarmen, richten infrarood panelen zich op het direct verwarmen van mensen en objecten in de kamer. De warmte is direct voelbaar en bovendien droogt de lucht niet uit. Dit model is ook nog eens 'slim'. Met de bijbehorende app kun je de kachel namelijk overal bedienen, of je nu op de bank zit of onderweg bent. Zo kun je de kachel aanzetten voordat je thuiskomt, zodat je in een heerlijk warme kamer binnenstapt. Het paneel is met 540 watt relatief energiezuinig en kan zowel aan de muur worden bevestigd als vrijstaand worden gebruikt.

Wattage: 540W
Type verwarming: Infrarood
Beveiligingsopties: Oververhitting

ICQN Infraroodkachel

De ICQN infraroodkachel richt op het verwarmen van een klein kantoor of een aparte ruimte in huis. Met een vermogen van 900 watt levert deze kachel gerichte warmte. Het compacte en lichte ontwerp maakt het apparaat zeer handzaam en gemakkelijk te verplaatsen naar elke plek waar je extra warmte nodig hebt. De kachel werkt via een infraroodpaneel, dat warmte uitstraalt die direct op objecten en mensen gericht is, vergelijkbaar met de warmte van de zon. Dit betekent dat je de warmte meteen voelt zodra je het aanzet.

Wattage: 900W
Type verwarming: Infrarood
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

Inventum KC221W

Deze compacte keramische kachel is perfect voor het snel verwarmen van kleine tot middelgrote ruimtes, zoals een caravan, zolderkamer, of studeerkamer. Met een maximaal vermogen van 2000 watt genereert hij snel een aangename temperatuur. De kachel heeft twee warmtestanden en een aparte ventilatorstand voor in de zomer, zodat je er het hele jaar door plezier van hebt. Dankzij de traploos instelbare thermostaat kun je de temperatuur nauwkeurig naar wens instellen, en de kachel zorgt er zelf voor dat de ruimte op die temperatuur blijft. Een controlelampje laat je zien wanneer het apparaat in werking is. Het geïntegreerde handvat maakt hem gemakkelijk te verplaatsen en de omvalbeveiliging en oververhittingsbeveiliging zorgen voor een veilige gebruikservaring. Een no-nonsense kachel die doet wat hij moet doen.

Wattage: 2000W
Type verwarming: Keramische kachelventilator
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

WhatsApp gebruik je vooral om te appen, maar het kan ook je handigste metgezel zijn. Door ideeën, taken en documenten direct in je eigen chat te zetten, ontstaat een systeem dat je altijd bij de hand hebt. In dit artikel lees je hoe je WhatsApp verandert in een slim notitieboek waarmee je gedachten en bestanden nooit meer zoekraken.

Ook interessant: Chatfilters in WhatsApp: zo houd je je chats overzichtelijk

WhatsApp is de plek waar we eindeloos appen: van gênante groepsfoto’s tot boodschappenlijstjes van je partner. Maar dezelfde app kan meer, véél meer. Zie het als je digitale notitieboekje: altijd open, altijd bij de hand en verrassend krachtig. Waar veel notitie-apps al snel vergeten worden, schuift WhatsApp elke dag vanzelf je scherm in. Dat maakt de drempel om iets vast te leggen lager dan ooit. En het mooiste? Je hoeft geen nieuwe app te leren gebruiken, want WhatsApp zit vermoedelijk al diep in je dagelijkse routine.

Praat met jezelf

De slimste chat is er eentje met jezelf. Dat klinkt misschien een beetje raar, maar het werkt verrassend goed. In recente versies van WhatsApp kun je simpelweg je eigen naam kiezen in het contactenoverzicht en een gesprek starten. Lukt dat niet, stuur dan een berichtje naar je eigen nummer (al is het maar 'hallo') en je hebt je persoonlijke notitieboek geopend. Vanaf dat moment staat er een privéruimte voor je klaar waarin je ideeën, lijstjes en bestanden kwijt kunt. Zet die chat bovenaan vast, zodat hij nooit wegzakt tussen familieberichten, werkdiscussies en de eindeloze stroom aan grappige gifjes van vrienden. Het voelt in eerste instantie een beetje gek, maar na een week wil, nee kún je niet meer zonder.

Snel noteren zonder gedoe

Een idee is vaak vluchtig. Je staat bij de kassa, bent onderweg met de trein of ligt net in bed om te gaan slapen als je opeens denkt: dit moet ik onthouden! Het noteren mislukt meestal niet door een gebrek aan apps, maar door de extra moeite die het kost. Geloof ons, WhatsApp maakt dat verschil. Je opent de app toch al tientallen keren per dag, dus een korte notitie intikken is geen extra drempel. Begin met een korte eerste regel die fungeert als titel, plak er een link of losse gedachte onder en klaar. Voeg een foto of screenshot toe als geheugensteuntje. Heb je geen zin om te typen? Neem een spraakbericht op. Later kun je die afspelen op je laptop en desnoods omzetten naar tekst (superhandig: je kunt spraakberichten direct in WhatsApp laten transcriberen). Het voelt minder aan als 'notities maken' en meer als gewoon appen, en juist dat maakt het zo laagdrempelig.

Structuur die niet in de weg zit

De grootste valkuil van digitale notities is overstructureren. Je begint enthousiast met mappen, categorieën en kleurcodes, en drie weken later is het systeem te ingewikkeld om nog bij te kunnen houden. Bij WhatsApp werkt dat anders. Begin met één centrale notitie-chat en gebruik simpele labels als 'Werk', 'Idee' en 'Boodschappen'. Dankzij de zoekfunctie vind je berichten razendsnel terug. Toch behoefte aan meer onderverdeling? Maak dan aparte themagroepen met alleen jezelf. Voeg kort iemand toe, verwijder die weer en je hebt een solo-chat met een duidelijke naam en profielfoto. Een geel vlak voor 'Bonnetjes', een rood vlak voor 'Reiskosten': herkenbaar in één oogopslag. Zo heb je structuur zonder dat het systeem in de weg zit.

©Yuri Arucrs peopleimages.com

Takenlijst in WhatsApp-stijl

WhatsApp is geen taken-app, maar je kunt de functies slim inzetten. Markeer actiepunten met een ster en gebruik de antwoord-functie om updates en voortgang eraan vast te knopen. Stel: je noteert 'Bel de loodgieter' en krijgt later extra informatie. Door die informatie als reply op het oorspronkelijke bericht te zetten, blijft de hele geschiedenis bij elkaar. Klaar met de taak? Verwijder de ster of sluit af met een korte reply: 'Gedaan, 17 september'. Zo blijft je takenlijst overzichtelijk en in samenhang. Je ziet niet alleen wat je moest doen, maar ook hoe het liep. Dat geeft meer grip dan losse to-dolijstjes die uit elkaar vallen.

Je eigen archiefkast

Iedereen heeft bonnetjes, facturen, pdf's en foto's van whiteboards die ergens rondslingeren. WhatsApp kan die rol van digitale schoenendoos verrassend goed overnemen. Alles wat je in je notitie-chat plaatst, wordt automatisch gesorteerd op type. Zoek je dat ene aankoopbewijs? Open de mediabibliotheek, filter op documenten en je hebt het binnen seconden teruggevonden. Ook foto's, links en screenshots kun je daar terugvinden. Door de ingebouwde documentmodus van de camera worden scans vlak en goed leesbaar, zodat je geen aparte scan-app meer nodig hebt. Je notitie-chat groeit zo ongemerkt uit tot een compleet persoonlijk archief, zonder dat het chaotisch aanvoelt.

©PaeGaG - stock.adobe.com

Extra vaart met WhatsApp Web

Op je telefoon is WhatsApp al handig, maar pas op de laptop of desktop gaat het echt vliegen. Via WhatsApp Web of de desktop-app kopieer je moeiteloos lange teksten, codefragmenten en bestanden naar je notitie-chat. Andersom stuur je materiaal net zo makkelijk weer terug naar andere programma’s. De zoekfunctie werkt veel fijner met een toetsenbord en met sneltoetsen kun je in een oogwenk informatie uit elke app doorsluizen naar WhatsApp. Het voelt bijna alsof je een lichte projectmanagementtool gebruikt, maar dan in een jasje dat je al jaren kent.

Automatiseren voor luie slimmeriken

Deelknoppen en snelkoppelingen maken het nóg efficiënter. In Android deel je vanuit vrijwel elke app direct naar WhatsApp en stel je jouw notitie-chat in als standaardontvanger. Binnen iOS maak je via Opdrachten een actie die geselecteerde tekst met één tik doorstuurt naar jouw notitie-chat. Daarmee bespaar je tientallen kleine handelingen per dag. En maak er een ritueel van: schrijf elke avond drie korte regels (Wat gedaan, wat geleerd, wat morgen) en je notitie-chat wordt vanzelf een logboek dat overzicht en rust geeft. Geen rommel, maar een lopend dagboek waar je later veel aan hebt.

Veilig en privé

Wie WhatsApp als notitieboek gebruikt, moet ook nadenken over veiligheid. Zet verdwijnende berichten uit, zodat je informatie niet per ongeluk verdwijnt. Zorg dat end-to-end versleutelde back-ups actief zijn en beveilig die met een wachtwoord of herstelsleutel die je in je wachtwoordmanager opslaat. Activeer app-vergrendeling met vingerafdruk of gezichtsherkenning en laat de telefoon-encryptie standaard aan staan. Zo weet je zeker dat je notities net zo goed beschermd zijn als je persoonlijke gesprekken. Handig én geruststellend.

©Farknot Architect - stock.adobe.

Opruimen zonder moeite

Let op, want na een paar weken kan je notitie-chat flink uitdijen. Plan daarom regelmatig een korte opruimsessie van twee minuten in. Gebruik de zoekfunctie om grote video's te vinden en te verwijderen, archiveer oude notities of sluit ze af met een update. Wil je terug naar een specifiek moment, dan kun je in de zoekfunctie gericht naar een maand springen en snel door die periode bladeren. Zo blijft je notitie-chat overzichtelijk en bruikbaar in plaats van een digitale stortplaats.

De valkuilen ontwijken

Het lijkt simpel, maar er zijn valkuilen. De grootste fout is versnipperen: een beetje in WhatsApp, een beetje in Evernote (gebruikt iemand dat nog?) en wat losse mails. Kies één hoofdsysteem en houd je daaraan. Anders verlies je het overzicht. Een tweede fout is het gebruik van titelloze notities. Losse zinnen zonder duidelijke eerste regel zijn later onvindbaar. En tot slot vergeten veel mensen hun notitie-chat vast te pinnen, waardoor hij wegzakt in de massa. Het zijn kleine dingen, maar ze maken het verschil tussen een systeem dat werkt en een systeem dat verwatert.

Tadaa, je nieuwe gewoonteboek

Productiviteit draait om frictie wegnemen. WhatsApp open je sowieso al tientallen keren per dag, vaak zonder na te denken. Als je die gewoonte benut, verandert de app ongemerkt in een slim notitieboek. Begin met één chat met jezelf, pin hem vast, gebruik labels en maak gebruik van de zoekfunctie en mediabibliotheek. Binnen een week voelt het aan alsof WhatsApp niet langer alleen een praatpaal is, maar ook je persoonlijke geheugen. Een gewoonteboek dat je eindelijk wél volhoudt.