Je Windows-computer wordt misschien door verschillende gezinsleden of collega’s gebruikt. Je wilt elkaar natuurlijk niet in de weg zitten en alleen die data delen waar ieder zich prettig bij voelt. Ook wanneer je de pc zowel persoonlijk als zakelijk gebruikt, wil je beide zoveel mogelijk gescheiden houden. Hoe regel je dit alles efficiënt in Windows? ID.nl geeft je handige 12 tips.

Tip 01: Administratoraccount 

Een Windows-pc voor gedeeld gebruik opzetten, begint steevast met het maken van een account voor elke gebruiker. Daar heb je dus een beheerder voor nodig: we veronderstellen dat jij dit bent en dat je dus met een administratoraccount bij Windows bent aangemeld. Je checkt dit via Instellingen / Accounts / Uw info: onder je accountnaam staat (als het goed is) Administrator vermeld. 

Aangezien Microsoft je al tijdens de installatie in de richting van een Microsoft-account duwt, is de kans groot dat je eigen account ook van dit type is. Op zich is dat geen probleem, maar je moet er wel voor opletten dat je persoonlijke bestanden dan niet automatisch in OneDrive worden opgeslagen – tenzij je dit niet erg vindt natuurlijk. Je kunt je account op elk moment nog omzetten in een lokaal account als je dit wenst. Open opnieuw Instellingen / Accounts / Uw info en klik op In plaats daarvan aanmelden met een lokaal account en volg de verdere instructies. Even later kun je je dan met een lokaal (administrator)account aanmelden. 

Uit veiligheidsredenen zou je je voor dagelijks gebruik overigens toch het best met een standaardaccount moeten aanmelden. Immers, zo’n account geef malware of hackers minder speelruimte. 

Tip 02: Standaardaccount 

Hoe ga je nu te werk om voor elk van je medegebruikers een afzonderlijk account te maken? Open Instellingen / Accounts / Gezin en andere gebruikers en klik op Account toevoegen. Als je de instructies zonder meer volgt, kom je automatisch uit bij een Microsoft-account. Geef je de voorkeur aan een lokaal account, klik hier dan op Ik beschik niet over de aanmeldgegevensvan deze persoon en vervolgens op Gebruiker zonder Microsoft-account toevoegen. Vul een naam en wachtwoord (2x) in, evenals een drietal beveiligingsvragen en -antwoorden. De gebruiker kan het wachtwoord naderhand zelf aanpassen, tenzij je dit bewust niet wilt (zie ook kader ‘Accountbeheer’). Druk op Volgende om het account toe te voegen. Klik op het toegevoegde account en op Accounttype wijzigen. Doorgaans staat hier Standaardgebruiker, zoals het hoort. Mocht je voor een gebruiker (tijdelijk) een administratoraccount willen (om bijvoorbeeld bepaalde bewerkingen die administratorrechten vereisen te kunnen uitvoeren), dan kun je dit hier dus aanpassen. 

Accountbeheer 

Vanuit het venster Instellingen van Windows kun je accounts maken, verwijderen en het type aanpassen, maar dat is het ongeveer. Gebruikers van Windows Pro en hoger hebben ook de tool Lokale gebruikers en groepen voorhanden (druk op Windows-toets+R en voer lusrmgr.msc uit). Wanneer je hier Gebruikers opent en op een account dubbelklikt, kun je bijvoorbeeld zorgen dat deze zijn wachtwoord niet kan wijzigen. 

Heb je Windows Home, dan zijn er vanaf de Opdrachtprompt nog diverse mogelijkheden. Met dit commando bijvoorbeeld zorg je ook dat iemand zijn wachtwoord niet zelf mag aanpassen: 

net user <accountnaam> /passwordchg:no 

Of voer dit commando uit om allerlei eigenschappen van een account op te vragen: 

net user <accountnaam> 

Je kunt ook een externe, portable tool als Quick User Manager gebruiken om allerlei aspecten van je accounts te beheren. Hiermee verander je bijvoorbeeld makkelijk het accounttype, schakel je het account tijdelijk uit. Andere opties zijn het vastzetten of wijzigen van het wachtwoord of het aanpassen van het accountlogo. Bevestig je keuzes met Save changes / Yes. 

Tip 03: Profielmap 

Door elke gebruiker een afzonderlijk account te geven, en met een wachtwoord of Windows Hello-token te beveiligen, heb je al een aardige aanzet gegeven tot een werkbare omgeving met meerdere gebruikers. Immers, elke gebruiker krijgt automatisch een eigen profielmap toegekend, in de standaardlocatie C:\Users\<accountnaam>. Je eigen profielmap bereik je snel door Windows-toets+R in te drukken en %userprofile% in te tikken. 

Alleen administrators kunnen zich makkelijk toegang verschaffen tot de bestanden in die profielmap: het volstaat in Verkenner op de map te klikken en op de knop Doorgaan te drukken. Standaardgebruikers kunnen dit niet (tenzij ze de pc bijvoorbeeld via een live Linux-stick opstarten en zo de ingebouwde Windows-beveiligingen omzeilen). 

Wil je hoe dan ook vermijden dat een andere gebruiker bij de gegevens in je profielmap kan, dan kun je inhoud eventueel versleutelen, maar het werkt handiger als je een afzonderlijke map gebruikt voor je privacygevoelige gegevens en die met behulp van NTFS-machtigingen voor andere gebruikers dichttimmert. Hoe je dit doet lees je in de volgende tip. 

Tip 04: Selectieve toegang 

Stel, je wilt een map hebben waarbij je helemaal zelf bepaalt welke gebruikers wel of geen toegang krijgen, en of dat volledige toegang dan wel alleen leestoegang mag zijn. Dit kan met elke willekeurige map. We gaan er wel van uit dat deze zich op een NTFS-partitie bevindt. 

Klik nu in Verkenner met rechts op de mapnaam, kies Eigenschappen en open het tabblad Beveiliging. Vervolgens klik je op Bewerken en op Toevoegen. Bij Geef de objectnamen op vul je de exacte naam (of het e-mailadres) van het account in dat je toegang tot de map wilt geven. Zodra je op Namen controleren klikt, wordt de volledige aanmeldnaam ingevuld. Bevestig met OK en met Toepassen. Selecteer het account bij Namen van groepen of gebruikers en plaats bij Machtigingen voor <accountnaam> een vinkje bij Volledig beheer in de kolom Toestaan. Wil je een ander account alleen leesrechten geven, dan herhaal je deze procedure voor dat account, maar plaats je alleen een vinkje bij Lezen en uitvoeren, Mapinhoud weergeven en Lezen. Accounts die je de toegang wilt ontzeggen, voeg je simpelweg niet toe. 

Terug op het tabblad Beveiliging kies je Geavanceerd / Overname uitschakelen. Kies Converteer de overgenomen machtigingen voor dit object in expliciete machtigingen en bevestig met OK. Druk op Bewerken, selecteer Geverifieerdegebruikers in de namenlijst en klik op Verwijderen. Herhaal dit voor de groep Gebruikers. De overige gebruikers(groepen), zoals SYSTEM en Administrators laat je ongemoeid. Je hebt nu precies de machtigingen die je wenst. 

Tip 05: Delen via netwerk 

De machtigingen die we in de vorige tip hebben toegekend werken enkel op lokaal niveau (NTFS). Maar wat als je ook toegang wilt geven aan medegebruikers die vanaf een andere pc via je thuisnetwerk de map willen benaderen? Dan moet je nog share-machtigingen instellen (gedeelde netwerkmappen worden dus ook wel ‘shares’ genoemd) en dit vergt enige voorbereiding. 

Open Instellingen /Netwerk en internet. Klik op Ethernet en zorg dat Privé als netwerkprofieltype is geselecteerd bij je netwerk. Of je kiest Wifi / Bekende netwerken beheren, je klikt op het actieve netwerk en selecteert ook hier Privé. 

Je gaat tevens het volgende na: open het Configuratiescherm en kies Netwerk en internet / Netwerkcentrum / Geavanceerde instellingen voor delenwijzigen. Vouw de rubriek Particulier netwerk uit en zorg dat zowel Netwerkdetectieinschakelen als Bestands- en printerdeling inschakelen zijn geselecteerd. Bevestig met Wijzigingen opslaan. Bij het profiel GastofOpenbaar horen beide opties om veiligheidsredenen te zijn uitgeschakeld. 

Vouw het profiel Alle netwerken uit en selecteer je bij voorkeur Met wachtwoord beveiligd deleninschakelen. Dit zorgt ervoor dat gebruikers het wachtwoord van een account op de pc met de gedeelde map moeten kennen om via het netwerk toegang tot je pc te krijgen (zie ook kader ‘Geen wachtwoord’). 

Tot slot druk je op Windows-toets+R en voer je sysdm.cpl uit. Druk op de knop Wijzigen en zorg dat de computernaam uniek is binnen je netwerk. Bij Werkgroep daarentegen vul je wel overal dezelfde naam in. Bevestig met OK en herstart je pc. 

Tip 06: Eenvoudig delen 

Alles is nu klaar om data via het netwerk met anderen te delen, maar je moet natuurlijk zelf nog aangeven welke mappen je precies wilt delen. De eenvoudigste manier is als volgt: klik in Verkenner met rechts op de beoogde map en kies (Meer opties weergeven) /Toegang verlenen tot / Specifieke personen. Verschijnt deze optie niet, ga dan naar het menu Beeld in Verkenner, druk op de knop Opties, open het tabblad Weergave en zet een vinkje bij Wizard Delen gebruiken (aanbevolen). Nu zou Specifieke personen wel beschikbaar moeten zijn. Vervolgens selecteer je de gewenste account(s) in het uitklapmenu. Wil je alle gebruikers in één keer toegang verschaffen, dan kies je Iedereen. Bevestig met Toevoegen en selecteer de gewenste machtigingen voor elk toegevoegd account. Als je de machtigingen wilt intrekken, dan kun je een account hier trouwens ook altijd weer verwijderen. Windows toont je nu het zogeheten UNC-pad (Universal Naming Convention) naar de gedeelde map: \\<computernaam>\<sharenaam>. 

Tip 07: Geavanceerd delen 

Als je in de vorige tip Toegang verlenen had geselecteerd, dan heb je naast SpecifiekePersonen nog een tweede optie opgemerkt: Geavanceerd delen. Deze kun je trouwens ook bereiken door het eigenschappenvenster van een map op te vragen en op het tabblad Delen de optie Geavanceerd delen te selecteren. Via deze weg kun je de machtigingen nog fijnmaziger instellen. 

Plaats een vinkje bij Deze map delen en vul een naam voor je gedeelde map in. Handig om weten: als je deze naam afsluit met het teken $, dan wordt de gedeelde map standaard niet zichtbaar in de netwerkomgeving van de andere pc’s. 

Vervolgens kies je Machtigingen / Toevoegen en vul je de accountnamen in, gescheiden door een puntkomma. Bevestig met OK. Selecteer een account en duid bij Toestaan aan of je die de machtigingen Lezen, Wijzigen of Volledig beheer wilt toekennen. Met deze laatste wordt het bijvoorbeeld ook mogelijk de lokale NTFS-machtigingen aan te passen. Wil je niet dat alle gebruikers zomaar toegang krijgen, dan selecteer je hier best Iedereen en haal je die gebruikersgroep weg met Verwijderen. 

Tip 08: Sharebeheer 

Je gedeelde mappen (shares) zijn klaar en wachten op de eerste gebruikers. Om een gedeelde map te bereiken hoeven ze doorgaans alleen maar Verkenner te openen en onderaan het navigatievenster de rubriek Netwerk uit te vouwen. Windows kan hier weleens nukkig doen, maar dan kun je een gedeelde map altijd nog bereiken door in de Verkenner-balk het UNC-pad van de map in te tikken: \\<computernaam>\<sharenaam>. Dit is trouwens ook de gangbare methode wanneer het om een verborgen share gaat (zie ook tip 7). 

Open je een gedeelde map die met een wachtwoord is afgeschermd, dan verschijnt er een venster waarin je je moet aanmelden. Om te vermijden dat je dit telkens opnieuw moet invullen, plaats je hier een vinkje bij Mijn referenties onthouden. Heb je per ongeluk de verkeerde referenties ingevuld en krijg je niet zomaar toegang meer tot de gedeelde map, open dan het Configuratiescherm van Windows en kies Gebruikersaccounts /Referentiebeheer. Open Windows-Referenties, selecteer de foutieve referentie en kies Verwijderen. 

Wil je een snel overzicht van de gedeelde mappen die je op je pc beschikbaar hebt gemaakt, dan hoef je in de Verkenner-balk slechts \\localhost in te tikken. 

Een handige beheertool is verder nog Gedeelde mappen. Je opent deze door Windows-toets+R in te drukken en het commando fsmgmt.msc uit te voeren. Ook hier krijg je een overzicht van de shares, evenals van de actieve deelsessies en de geopende bestanden. 

Tip 09: Duaal gebruik 

Je weet inmiddels hoe je je computer optimaal instelt voor medegebruikers, zowel op lokaal als op netwerkniveau. Maar we kunnen ons voorstellen dat je zelf (en eventueel ook andere gebruikers) in twee ‘hoedanigheden’ achter je pc zit: enerzijds voor persoonlijk gebruik, anderzijds voor zakelijke activiteiten, zoals in een thuiswerksituatie. 

Dan wil je beide profielen wellicht gescheiden houden en (vooral) de zakelijke gegevens afschermen voor medegebruikers. Zoiets is ook prettig als onverhoopt een computer wordt verloren of gestolen. We komen dan al snel uit bij dataencryptie. Windows Pro en hoger is voor zulke situaties het best uitgerust, maar met wat externe hulp kom je ook met Windows Home een heel eind. 

Om te beginnen maak je in zo’n situatie voor jezelf twee aparte Windows-accounts, bij voorkeur lokale accounts. Zorg er tevens voor dat je je zakelijke account omzet in een Administrator-type (zie ook tips 1 en 2). 

Tip 10: Container (Pro) 

Het is nu de bedoeling dat (vooral) je zakelijke data veilig worden afgeschermd. Je zou hiervoor in principe je complete pc of partitie kunnen versleutelen, maar dat werkt niet handig. Daarom is het een beter idee een afzonderlijk containerbestand te maken dat je vervolgens versleutelt. We tonen eerst hoe je dit kunt aanpakken in Windows Pro en hoger, al geven we in tip 12 een alternatief dat ook in Windows Home werkt. 

In Windows Pro gaan we aan de slag met een virtuele harde schijf. Maak alvast een map, druk op Windows-toets+R en voer diskmgmt.msc uit. Selecteer de betreffende partitie en kies Actie / Virtuele harde schijf maken. Selecteer VHDX, verwijs via Bladeren naar de zojuist gemaakte map en noem je virtuele schijf bijvoorbeeld werk.vhdx. Stel de maximale schijfgrootte in (bijvoorbeeld 1 TB), maar laat de optie Dynamisch uitbreiden (aanbevolen) bij voorkeur geselecteerd, zodat de schijf met je actuele behoefte meegroeit tot het ingestelde maximum. Bevestig met OK. 

Je virtuele schijf verschijnt nu onderaan het grafische overzicht. Klik met rechts op de schijf (bijvoorbeeld Schijf 3) en kies Schijf initialiseren, laat de partitiestijl bij voorkeur ingesteld op GPT en druk op OK. Klik vervolgens met rechts op de niet-toegewezen ruimte van je schijf en kies Nieuw eenvoudig volume. Druk op Volgende (2x), selecteer bij voorkeur een stationsletter achteraan het alfabet, druk weer op Volgende, vul een herkenbare volumenaam in en druk nogmaals op Volgende / Voltooien. 

Je virtuele schijf is klaar, maar die moet je dus nog wel versleutelen. 

Tip 11: Encryptie (Pro) 

Voor de encryptie maken we gebruik van de ingebouwde functie BitLocker to Go. Klik met rechts op je virtuele station in Verkenner en kies BitLocker inschakelen. Kies Eenwachtwoord gebruiken om het station te vergrendelen en vul tweemaal een wachtwoord in. Zodra je op Volgende drukt, krijg je de gelegenheid een back-up van de herstelsleutel op te slaan, wat we je alleen maar kunnen aanraden voor het geval je ooit het wachtwoord vergeet. Je kunt hier trouwens meerdere mogelijkheden na elkaar selecteren, zoals Opslaan ineen bestand of De herstelsleutel afdrukken. Bevestig met Volgende en laat zeker de optie Alleen gebruikte schijfruimte versleutelen geselecteerd. Druk weer op Volgende (2x) en rond af met Versleutelen starten. 

Zolang je virtuele schijf als station is gekoppeld zijn de data onversleuteld bereikbaar vanuit Verkenner. Heb je de data een tijd niet meer nodig, klik dan met rechts op het station in Verkenner en kies Uitwerpen, waarna je het vhdx-bestand bijvoorbeeld kunt back-uppen. Om je vhdx-bestand weer te koppelen, dubbelklik je op het bestand, waarna het virtuele station weer in Verkenner verschijnt. Dubbelklik hierop en vul je wachtwoord in om het station weer te kunnen benaderen. 

Om het station bij je aanmelding automatisch te laten koppelen, druk je op Windows-toets+R, voer je shell:startup uit en maak je een snelkoppeling naar het vhdx-bestand in je persoonlijke map Opstarten. Je doet er wel goed aan telkens de schijf te ontkoppelen net voordat je je Windows-sessie afsluit. 

Tip 12: VeraCrypt (Home) 

Gebruik je Windows Home, dan is er een prima alternatief (dat trouwens ook onder Windows Pro werkt): VeraCrypt (voor Windows, macOS en Linux). Download de software en voer de installatie uit, bij voorkeur via de optie Installeren (en niet Uitpakken). Je verwijdert ook het best het vinkje bij Installeren voor alle gebruikers. Start de tool na de installatie op. 

Klik op Volume aanmaken. Kies Eenversleutelde bestandscontainer aanmaken, druk op Volgende, laat Standaard VeraCrypt-volume geselecteerd en druk op Volgende. Druk op Bestand selecteren, navigeer naar een geschikte locatie en vul de naam van een (niet-bestaand) bestand in, bijvoorbeeld veracrypt-container.txt. Bevestig met Volgende (2x) en vul een maximumgrootte in. Druk op Volgende en vul tweemaal een wachtwoord in. Druk nogmaals op Volgende, selecteer Ja als je bestanden groter dan 4 GB wilt kunnen opslaan, druk op Volgende en beweeg de muis tot de balk groen kleurt. Plaats eventueel een vinkje bij Snelformatteren en bij Dynamisch. Deze laatste optie zorgt ervoor dat je virtuele schijf zal meegroeien met de data die je erin plaatst; houd er wel rekening mee dat dit tot mindere prestaties kan leiden. Druk op Formatteren en bevestig na afloop met OK en met Sluiten. 

Druk in het VeraCrypt-venster op Bestand selecteren en verwijs naar je containerbestand. Selecteer een vrije stationsletter in de lijst, bij voorkeur achteraan het alfabet en klik op Koppelen. Vul je wachtwoord in en bevestig met OK. Je virtuele station is gebruiksklaar en kun je vanuit VeraCrypt op elk moment ontkoppelen (en weer opnieuw koppelen). 

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).