Om te voorkomen dat uw huisgenoten ongewenste acties uitvoeren op de gezamenlijke pc of het netwerk, is goed gebruikersbeheer noodzakelijk. Windows XP Home heeft hiervoor weliswaar een standaardtool, maar deze is vrij beperkt. De mogelijkheden in XP Pro zijn veel uitgebreider, maar hebt u daar als Home-gebruiker ook at aan? Jazeker! Wij laten u zien hoe u die via omwegen toch te pakken krijgt én hoe u e accounts (zowel in Pro als Home) van uw mede-pc-gebruikers optimaal inricht.

Werkt u met meerdere mensen op één pc of hebt u een netwerk, dan is het belangrijk dat u zorgt voor een goed gebruikersbeheer, bijvoorbeeld om te voorkomen dat uw huisgenoten ongewenste programma's installeren of bij uw privé-bestanden kunnen. Nu zit er in Windows XP Home een standaard beheertool. Hiermee kunt u een afbeelding voor het welkomstscherm en een wachtwoordhersteldiskette aanmaken, maar verder zijn de mogelijkheden beperkt. Veel meer dan accounts toevoegen en wijzigen kunt u er niet mee. Groepen aanmaken behoort niet tot de mogelijkheden en u kunt slechts beperkt rechten toekennen aan een account. Hebt u XP Pro, dan beschikt u al over meer mogelijkheden. Home-gebruikers niet getreurd: veel van deze mogelijkheden zijn via trucjes ook voor u beschikbaar. In dit artikel leest u hoe u uw gegevens buiten het bereik van uw mede-pc-gebruikers houdt, hoe u hen als beheerder beperkte rechten geeft en welke (gratis) tools u hiervoor kunt inzetten. We bespreken zowel de mogelijkheden voor XP Pro als voor Home. MMC: LOKALE GEBRUIKERS EN GROEPEN Voordat u aan de slag gaat met accounts van uw huisgenoten, is het verstandig eerst uw eigen account goed in te richten. Creëer voor uzelf dan ook een account met beperkte rechten. Krijgt u dan onverhoopt te maken met een virus, dan zijn binnen dat account ook de mogelijkheden van het virus beperkt. Bovendien kunt u ndien nodig altijd bij uw beheerdersaccount door met de rechtermuisknop op het programma-icoon te klikken en Uitvoeren als te kiezen, waarna u uw beheerdersaccount selecteert en het wachtwoord invoert. De accounts van uw huisgenoten kunt u in Windows XP Pro beheren via de mmcmodule Lokale gebruikers en groepen, die u met de opdrachtregel lusrmgr.msc bij Uitvoeren (local user manager) opstart. De tool mmc staat voor Microsoft Management Console en wordt onder andere gebruikt om accounts en netwerkinstellingen te beheren. Klik links op Gebruikers, rechts verschijnt dan een overzicht. Dubbelklik op een accountnaam. Er verschijnt nu een nieuw venster waar u op het tabblad Algemeen de volledige naam van het account kunt aanpassen. Dat is niet de eigenlijke inlognaam – die kunt u aanpassen door te rechtsklikken op de naam waarna u Naam wijzigen kiest – maar de naam die bijvoorbeeld in het welkomstscherm en bovenaan het Startmenu verschijnt. Op hetzelfde tabblad kunt u voorkomen dat een gebruiker zijn wachtwoord wijzigt. Zo voorkomt u bijvoorbeeld dat u als ouder geen toegang meer hebt tot de accounts van uw kinderen. U kunt bovendien tijdelijk verhinderen dat een gebruiker kan inloggen door een vinkje te plaatsen naast Account is uitgeschakeld. Het account zelf en de bijhorende gegevens worden hiermee echter niet verwijderd. Op het tabblad 'Lid van' kunt u de gebruiker in een groep indelen. Die maakt u aan door in het linkervenster de module Groepen te openen en vervolgens in het rechtervenster met rechts te klikken en Nieuwe groep te selecteren. Het nut van dergelijke groepen blijkt vooral in samenhang met de acl-machtigingen (access control lists), waarover meer onder het tussenkopje beveiliging. Zo zou u bijvoorbeeld uw kinderen in één groep kunnen stoppen en de ouders in een andere, waarna u beide groepen verschillende rechten geeft. Op het tabblad Profiel ten slotte kunt u onder meer een bat- of cmd-script koppelen aan de aanmelding van die gebruiker: zodra die inlogt, worden dan de opdrachten uit dat script uitgevoerd. U tikt in het veld Aanmeldingsscript dan alleen nog de naam van uw scriptbestand in. Dit vereist echter wel dat u eerst een map aanmaakt en die vervolgens deelt onder de sharenaam netlogon. In deze map brengt u dan het script onder en u zorgt ervoor dat de gebruiker de nodige rechten krijgt op deze gedeelde map. ACCOUNTS EN GROEPEN IN XP HOME De mmc-module werkt alleen voor XP Progebruikers, Home-gebruikers kunnen accounts en groepen op een andere manier aanpassen en inrichten. Ga naar Uitvoeren en tik hier de opdracht Control userpasswords2 in. Op het tabblad Gebruikers, Eigenschappen, past u de (volledige) naam van het account aan. Via het tabblad beroepslidmaatschap kunt u gebruikers in bestaande groepen onderbrengen, maar helaas kunt u hier geen nieuwe groepen creëren. Gelukkig maakt het net-commando – dat u vanuit een dos-venster kunt uitvoeren – veel goed. Zo'n opdrachtregel bevat vrij cryptische parameters, maar met het commando net user /help schiet u een heel eind op. Bijvoorbeeld: net user Toon geheim /add /fullname:'Toon Van Daele' /passwordchg:no /times:mavr, 5pm-8pm;za-zo,10am-9pm (zie afbeelding hieronder). XP-TIPS VOOR EEN SNEL EN VEILIG SYSTEEM In dit artikel leest u alles over gebruikersbeheer, onder andere hoe u uw mede-pc-gebruikers beperkte rechten geeft en uw netwerk optimaal beheert. Voor nóg meer XP-tips kunt u doorbladeren naar pagina 80. Hier leest u alles over een snel en toch veilig XP-systeem: virusscanners en dergelijke hebben vaak een negatieve invloed op de prestaties van de pc. Wij laten u zien hoe u uw systeem 60 procent sneller maakt zonder dat de veiligheid in het gedrang komt. XP-TIPS VOOR EEN SNEL EN VEILIG SYSTEEM In één klap maken we hier een account aan(Toon), inclusief wachtwoord (geheim), dat hij overigens niet zelf kan wijzigen (/passwordchg: no) en waarbij zijn aanmeldtijden zijn beperkt tot de aangegeven periodes (/times, hier in een Nederlandstalige XPomgeving). Vergeet de spatie niet voor elke slash. De opdracht 'net user Toon' geeft u dan een mooi overzicht van een account. Groepen aanmaken doet u met de opdracht net localgroup (bijvoorbeeld: net localgroup kinderen /add). GROEPSBELEID Nu u accounts en groepen hebt aangemaakt, is het tijd voor een stevig groepsbeleid. Ook hiervoor is er een mmc-module, namelijk Groepsbeleid, die u benadert door bij Uitvoeren gpedit.msc (group policy) in te tikken. De module lijkt veelbelovend, want u kunt hier letterlijk honderden verschillende beperkingen opleggen, verdeeld in twee hoofdcategorieën. Zo bevat Computerconfiguratie vooral apparaatgebonden opties, terwijl u bij Gebruikersconfiguratie tal van gebruikersverwante instellingen aantreft. Beide categorieën zijn hiërarchisch onderverdeeld en u 'wandelt' hier doorheen door telkens de onderliggende mappen te openen. Rechts verschijnen dan de bijhorende instellingen die u met een dubbelklik configureert (één klik geeft u extra informatie, mits u onderaan het tabblad Uitgebreid hebt geopend). Hier kunt u de meest uiteenlopende items instellen; vooral de mappen Beheersjablonen staan bol van de opties. Twee voorbeelden: In Gebruikersconfiguratie, Beheersjablonen, Systeem vindt u de optie Opgegeven Windows-toepassingen niet uitvoeren: met deze beleidsregel voorkomt u dat gebruikers (via Windows Verkenner) bepaalde applicaties opstarten. Een ander voorbeeld: bij Computerconfiguratie, Beheersjablonen, Windows-onderdelen, Internet Explorer kunt u het beleid rond ingestelde beveiligingszones van uw browser verstrakken en zo voorkomen dat iemand die nog aanpast. Het grote voordeel is dus dat er eindeloos veel instellingen mogelijk zijn, maar daar staat tegenover dat u al die instellingen per gebruiker(sgroep) alleen afzonderlijk kunt instellen als uw pc in een netwerkomgeving met domeincontroller (en active directory) hangt. In het andere geval – en dus ongetwijfeld bij 95 procent van de gezins-pc's – is dat niet mogelijk, en geldt elke restrictie voor álle gebruikers! Met wat gesleutel kunt u het Groepsbeleid toch nog afstemmen op twee groepen: een groep waarvoor alle restricties gelden, en een die zich daaraan geheel onttrekt. De truc zit hem in het weigeren van leesrecht op de map %System- Root%\System32\GroupPolicy aan de groep die u de beperkingen uit het Groepsbeleid wilt besparen. Hoe u dat aanpakt, leest u hieronder. BEVEILIGING Aan Groepsbeleid hebt u dus niet zo vreselijk veel als u een domeinloze pc hebt. Gelukkig maken de acl-machtigingen (access control lists) veel goed, die echter alleen op een ntfs-geformatteerde partitie actief zijn. Desnoods kunt u uw fat-partitie met het ingebouwde commando Convert eerst nog omzetten (vanuit een Dosvenster tikt u in: convert d: /fs:ntfs – waarbij d: de letter voorstelt van het te converteren station). Voor elk object, zoals een map of bestand, houdt Windows namelijk een access control list bij: deze legt vast welke gebruikers al dan niet toegang krijgen tot dat object. Elk item in zo'n lijst heet dan een access control entry (ace) en dat bevat onder meer de security identifier (sid) van een gebruiker(sgroep) en een reeks machtigingen, zoals de toelating of weigering voor Volledig beheer, Wijzigen, Lezen en uitvoeren, en Schrijven. Het is dus perfect mogelijk voor elk object exact vast te leggen welke machtigingen elke gebruiker(sgroep) krijgt. In XP Professional moet u hiervoor in uw Verkenner wel eerst het vinkje verwijderen naast Eenvoudig delen van bestanden, op het tabblad Weergave bij Mapopties in het menu Extra. In XP Home zit u vast aan Eenvoudig delen van bestanden. Stel nu dat u een gebruikersgroep het leesrecht op een bepaalde map wilt ontzeggen. U gaat dan als volgt te werk. Blader naar de bewuste map en klik op de mapnaam met de rechtermuisknop. Selecteer Eigenschappen uit het snelmenu; er verschijnt een dialoogvenster waar u het tabblad Beveiliging aanklikt (alleen mogelijk op ntfs-partities). U krijgt nu bovenaan de namen van de gebruikers(groepen) te zien die specifieke machtigingen op het geselecteerde object hebben. Die machtigingen leest u onderaan af zodra u een bepaalde gebruiker(sgroep) selecteert. Bevindt de beoogde groep zich al in het lijstje, dan hoeft u die maar aan te duiden en in de kolom Weigeren een vinkje te plaatsen bij Alternatieve XP-tools voor gebruikers- en groepsbeheer. Groepsbeleid... misleidende naam zonder domeinomgeving. Acl: niet zo eenvoudig. Machtigingen... een machtig wapen. Lezen. Staat de groep niet in de lijst, zoek de groep dan op via de knop Toevoegen. In het nieuwe venster drukt u vervolgens op de knop Geavanceerd. U belandt weer in een ander venster, waar u op de knop Objecttypen drukt en alleen het item Groepen geselecteerd laat. Met de knop 'Nu zoeken' krijgt u uiteindelijk een overzicht van de bestaande gebruikersgroepen. Selecteer de gewenste groep (of groepen, terwijl u de Ctrl-toets ingedrukt houdt) en evestig tweemaal met OK. Nu kunt u de juiste machtigingen voor die groep(en) instellen. Op vergelijkbare wijze wordt het bijvoorbeeld perfect mogelijk dat alleen de (zelfgemaakte) groep Ouders toegang krijgt tot bepaalde mappen. Bij het toekennen van machtigingen is voorzichtigheid wel geboden: weigert u op bepaalde objecten bijvoorbeeld essentiële machtigingen aan bepaalde groepen (zoals Administrators of SYSTEM), dan zit u in het ergste geval met een onbruikbare pc – wees nóg voorzichtiger als u zich aan de knop Geavanceerd waagt, waar allerlei speciale machtigingen en instellingen zijn ondergebracht. VEILIGE MODUS & CACLS Zoals gezegd zitten Home-gebruikers vast aan het Eenvoudig delen van bestanden. Maar wanhoop niet; er zijn maar liefst drie mogelijkheden om ook met aclmachtigingen aan de slag te kunnen. Een ervan is het opstarten in Veilige modus (via de F8-toets), waarna het tabblad Beveiliging plotseling wél tevoorschijn komt, zodat u de procedure kunt volgen die we hierboven hebben beschreven. Een krachtig alternatief is het commando Cacls (control acl's), dat u meteen een overzicht van parameters geeft zodra u dat op de Dos-opdrachtregel intikt. Een voorbeeld: met de opdracht cacls *.* /T /E /P Ouders:F kent u aan de gebruikersgroep Ouders bijkomend alle rechten toe op bestanden in de huidige map en in submappen. Hebt u het niet zo op opdrachtregels begrepen, dan kunt u alsnog terugvallen op een extern, grafisch alternatief: ACLView. Daarover straks meer. DELEN & SHRPUBW Hangt uw pc in een netwerk, dan kunnen gebruikers natuurlijk ook op die manier toegang krijgen tot uw pc, als u tenminste in gedeelde mappen (shares) hebt voorzien. Ook die toegang kunt u – althans in XP Professional – haarfijn regelen. In XP Home en in Pro met ingeschakelde optie voor Eenvoudig delen van bestanden (zie boven) kunt u een share nauwelijks afschermen. Het tabblad Delen, na een klik met de rechtermuisknop op de map die u wenst te delen, geeft u via een vinkje aan of netwerkgebruikers bestanden op die share al dan niet mogen wijzigen. In dit scenario gelden de volgende spelregels. Afhankelijk van het vinkje krijgt iedereen in de groep óf Volledig beheer óf leesrechten toegekend. Aangezien netwerkgebruikers door Windows dan ook standaard als Gast worden geauthenticeerd – en ieder dus over identieke machtigingen beschikt – kan elke willekeurige gebruiker een gedeelde map zonder meer openen. Als u Eenvoudig delen van bestanden uitschakelt, ziet het plaatje er al meer solide uit – althans binnen XP Professional. Op het tabblad Delen komt dan de knop Machtigingen beschikbaar waar u, net als bij de hiervoor besproken tfsmachtigingen, specifieke gebruikers(groepen) óf Volledig beheer óf alleen lees- of schrijfrechten kunt verlenen. Bovendien moet het account op de lokale pc over dezelfde naam – mét wachtwoord – beschikken als dat op de pc met de gedeelde map. Is dat niet zo, dan authenticeert Windows de bezoeker automatisch als Gast en krijgt hij enkel toegang tot de gedeelde map als specifiek aan dat account – of aan de groep Iedereen – de nodige share-machtigingen werden toegekend. Uiteraard mag in dat geval het Gastaccount niet zijn uitgeschakeld. Best verwarrend allemaal, want hoe verhouden zich nu de share-machtigingen (via de knop Machtigingen op het tabblad Delen) tot de eigenlijke ntfs-machtigingen (via het tabblad Beveiliging)? Het komt erop neer dat beide soorten machtigingen op de meest restrictieve manier gecombineerd worden. Een voorbeeld: stel, een gebruikersgroep krijgt enkel leesrecht op de netwerkshare, maar tegelijk bepalen de ntfs-machtigingen dat die groep daarover Volledig beheer krijgt. In dat geval zal een lid van die groep via het netwerk die map enkel kunnen inlezen, maar zodra hij zich lokaal op de pc aanmeldt, krijgt hij onbeperkt toegang tot die map. Specifieke machtigingen voor shares ijn in Home niet mogelijk, ook al kunt u deze wel instellen via de tool shrpubw (in te tikken bij Uitvoeren). Jammer, maar helaas: zolang Eenvoudig delen van bestanden actief is – en dat is in XP Home altíjd het geval! – houdt Windows slechts rekening met de machtigingen die aan het Gastaccount zijn verleend. PCM CONCLUSIE Zowel in XP Professional als in XP Home is veilig gebruikersbeheer goed mogelijk. Home-gebruikers moeten voor een aantal ingrepen – met name wat betreft groepsbeleid en machtigingen – wat extra inspanningen verrichten of hun toevlucht nemen tot externe hulpmiddelen (zie kader Op Het Web). Alleen wie heel specifieke beveiligingen wenst op netwerkniveau, kan moeilijk buiten XP Professional.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt of je van extra gemakken voorzien. Nu de meteorologische hefst is begonnen en de temperaturen verder dalen is het tijd om te kijken of je je huis beter kunt verwarmen. Met een extra elektrisch kacheltje bijvoorbeeld.

In de koudere maanden van het jaar kan het soms heerlijk zijn om een extra warmtebron in huis te hebben. Bijverwarming is dan een uitkomst. Of je nu een koude hoek in de woonkamer wilt opwarmen, je thuiskantoor wilt verwarmen zonder de thermostaat in de hele woning omhoog te zetten, of gewoon snel wat extra warmte wilt creëren; er is een grote verscheidenheid aan elektrische kachels beschikbaar. Wij vonden vijf verschillende soorten bijverwarming, van keramische ventilatorkachels tot infrarood panelen om de ruimtes in je huis snel te verwarmen.

De'Longhi TCH8993ER.BC

Met een vermogen van 2400 watt kan deze keramische torenkachel van De'Longhi snel een grote ruimte verwarmen. Deze kachel is bovendien uitgerust met een Eco-Energy functie, die ervoor zorgt dat hij de gewenste temperatuur bereikt met zo min mogelijk energieverbruik. Dit is niet alleen goed voor je portemonnee, maar ook voor het milieu. De kachel heeft ook een handige afstandsbediening, zodat je vanuit je luie stoel de instellingen kunt aanpassen. Verder beschikt dit model over een tip-over-beveiliging, een geruststellende gedachte als je huisdieren of kleine kinderen hebt. De kachel schakelt zichzelf automatisch uit als hij per ongeluk omvalt. Door de keramische technologie wordt de lucht niet uitgedroogd en verbranden er geen stofdeeltjes, wat zorgt voor een schonere en aangenamere warmte.

Wattage: 2400W
Type verwarming: Keramische torenkachel
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

Inventum KC222WOS Ceramic Fan Heater

De Inventum KC222WOS is een compact model. Deze keramische kachel heeft niet alleen twee warmtestanden (1200 en 2000 watt), maar ook een handige oscillatiefunctie. Met de 60° draaibeweging wordt de warme lucht gelijkmatig over een groter gebied verspreid, waardoor je minder last hebt van koude plekken in de ruimte. Verder is de temperatuur traploos instelbaar, wat de kachel zeer flexibel in gebruik maakt. Ook dit apparaat is voorzien van belangrijke veiligheidsfuncties zoals omvalbeveiliging en oververhittingsbeveiliging. Dit betekent dat de kachel automatisch uitschakelt bij te hoge temperaturen of als hij per ongeluk omvalt. De geïntegreerde handgreep en het lichte gewicht maken het eenvoudig om de kachel van de ene naar de andere kamer te verplaatsen.

Wattage: 1200W en 2000W
Type verwarming: Keramische ventilator
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

Princess 348254 Slimme infrarood paneelverwarming

Een heel andere manier van verwarmen vind je bij deze Princess 348254. In tegenstelling tot convectorkachels die de lucht verwarmen, richten infrarood panelen zich op het direct verwarmen van mensen en objecten in de kamer. De warmte is direct voelbaar en bovendien droogt de lucht niet uit. Dit model is ook nog eens 'slim'. Met de bijbehorende app kun je de kachel namelijk overal bedienen, of je nu op de bank zit of onderweg bent. Zo kun je de kachel aanzetten voordat je thuiskomt, zodat je in een heerlijk warme kamer binnenstapt. Het paneel is met 540 watt relatief energiezuinig en kan zowel aan de muur worden bevestigd als vrijstaand worden gebruikt.

Wattage: 540W
Type verwarming: Infrarood
Beveiligingsopties: Oververhitting

ICQN Infraroodkachel

De ICQN infraroodkachel richt op het verwarmen van een klein kantoor of een aparte ruimte in huis. Met een vermogen van 900 watt levert deze kachel gerichte warmte. Het compacte en lichte ontwerp maakt het apparaat zeer handzaam en gemakkelijk te verplaatsen naar elke plek waar je extra warmte nodig hebt. De kachel werkt via een infraroodpaneel, dat warmte uitstraalt die direct op objecten en mensen gericht is, vergelijkbaar met de warmte van de zon. Dit betekent dat je de warmte meteen voelt zodra je het aanzet.

Wattage: 900W
Type verwarming: Infrarood
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

Inventum KC221W

Deze compacte keramische kachel is perfect voor het snel verwarmen van kleine tot middelgrote ruimtes, zoals een caravan, zolderkamer, of studeerkamer. Met een maximaal vermogen van 2000 watt genereert hij snel een aangename temperatuur. De kachel heeft twee warmtestanden en een aparte ventilatorstand voor in de zomer, zodat je er het hele jaar door plezier van hebt. Dankzij de traploos instelbare thermostaat kun je de temperatuur nauwkeurig naar wens instellen, en de kachel zorgt er zelf voor dat de ruimte op die temperatuur blijft. Een controlelampje laat je zien wanneer het apparaat in werking is. Het geïntegreerde handvat maakt hem gemakkelijk te verplaatsen en de omvalbeveiliging en oververhittingsbeveiliging zorgen voor een veilige gebruikservaring. Een no-nonsense kachel die doet wat hij moet doen.

Wattage: 2000W
Type verwarming: Keramische kachelventilator
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

WhatsApp gebruik je vooral om te appen, maar het kan ook je handigste metgezel zijn. Door ideeën, taken en documenten direct in je eigen chat te zetten, ontstaat een systeem dat je altijd bij de hand hebt. In dit artikel lees je hoe je WhatsApp verandert in een slim notitieboek waarmee je gedachten en bestanden nooit meer zoekraken.

Ook interessant: Chatfilters in WhatsApp: zo houd je je chats overzichtelijk

WhatsApp is de plek waar we eindeloos appen: van gênante groepsfoto’s tot boodschappenlijstjes van je partner. Maar dezelfde app kan meer, véél meer. Zie het als je digitale notitieboekje: altijd open, altijd bij de hand en verrassend krachtig. Waar veel notitie-apps al snel vergeten worden, schuift WhatsApp elke dag vanzelf je scherm in. Dat maakt de drempel om iets vast te leggen lager dan ooit. En het mooiste? Je hoeft geen nieuwe app te leren gebruiken, want WhatsApp zit vermoedelijk al diep in je dagelijkse routine.

Praat met jezelf

De slimste chat is er eentje met jezelf. Dat klinkt misschien een beetje raar, maar het werkt verrassend goed. In recente versies van WhatsApp kun je simpelweg je eigen naam kiezen in het contactenoverzicht en een gesprek starten. Lukt dat niet, stuur dan een berichtje naar je eigen nummer (al is het maar 'hallo') en je hebt je persoonlijke notitieboek geopend. Vanaf dat moment staat er een privéruimte voor je klaar waarin je ideeën, lijstjes en bestanden kwijt kunt. Zet die chat bovenaan vast, zodat hij nooit wegzakt tussen familieberichten, werkdiscussies en de eindeloze stroom aan grappige gifjes van vrienden. Het voelt in eerste instantie een beetje gek, maar na een week wil, nee kún je niet meer zonder.

Snel noteren zonder gedoe

Een idee is vaak vluchtig. Je staat bij de kassa, bent onderweg met de trein of ligt net in bed om te gaan slapen als je opeens denkt: dit moet ik onthouden! Het noteren mislukt meestal niet door een gebrek aan apps, maar door de extra moeite die het kost. Geloof ons, WhatsApp maakt dat verschil. Je opent de app toch al tientallen keren per dag, dus een korte notitie intikken is geen extra drempel. Begin met een korte eerste regel die fungeert als titel, plak er een link of losse gedachte onder en klaar. Voeg een foto of screenshot toe als geheugensteuntje. Heb je geen zin om te typen? Neem een spraakbericht op. Later kun je die afspelen op je laptop en desnoods omzetten naar tekst (superhandig: je kunt spraakberichten direct in WhatsApp laten transcriberen). Het voelt minder aan als 'notities maken' en meer als gewoon appen, en juist dat maakt het zo laagdrempelig.

Structuur die niet in de weg zit

De grootste valkuil van digitale notities is overstructureren. Je begint enthousiast met mappen, categorieën en kleurcodes, en drie weken later is het systeem te ingewikkeld om nog bij te kunnen houden. Bij WhatsApp werkt dat anders. Begin met één centrale notitie-chat en gebruik simpele labels als 'Werk', 'Idee' en 'Boodschappen'. Dankzij de zoekfunctie vind je berichten razendsnel terug. Toch behoefte aan meer onderverdeling? Maak dan aparte themagroepen met alleen jezelf. Voeg kort iemand toe, verwijder die weer en je hebt een solo-chat met een duidelijke naam en profielfoto. Een geel vlak voor 'Bonnetjes', een rood vlak voor 'Reiskosten': herkenbaar in één oogopslag. Zo heb je structuur zonder dat het systeem in de weg zit.

©Yuri Arucrs peopleimages.com

Takenlijst in WhatsApp-stijl

WhatsApp is geen taken-app, maar je kunt de functies slim inzetten. Markeer actiepunten met een ster en gebruik de antwoord-functie om updates en voortgang eraan vast te knopen. Stel: je noteert 'Bel de loodgieter' en krijgt later extra informatie. Door die informatie als reply op het oorspronkelijke bericht te zetten, blijft de hele geschiedenis bij elkaar. Klaar met de taak? Verwijder de ster of sluit af met een korte reply: 'Gedaan, 17 september'. Zo blijft je takenlijst overzichtelijk en in samenhang. Je ziet niet alleen wat je moest doen, maar ook hoe het liep. Dat geeft meer grip dan losse to-dolijstjes die uit elkaar vallen.

Je eigen archiefkast

Iedereen heeft bonnetjes, facturen, pdf's en foto's van whiteboards die ergens rondslingeren. WhatsApp kan die rol van digitale schoenendoos verrassend goed overnemen. Alles wat je in je notitie-chat plaatst, wordt automatisch gesorteerd op type. Zoek je dat ene aankoopbewijs? Open de mediabibliotheek, filter op documenten en je hebt het binnen seconden teruggevonden. Ook foto's, links en screenshots kun je daar terugvinden. Door de ingebouwde documentmodus van de camera worden scans vlak en goed leesbaar, zodat je geen aparte scan-app meer nodig hebt. Je notitie-chat groeit zo ongemerkt uit tot een compleet persoonlijk archief, zonder dat het chaotisch aanvoelt.

©PaeGaG - stock.adobe.com

Extra vaart met WhatsApp Web

Op je telefoon is WhatsApp al handig, maar pas op de laptop of desktop gaat het echt vliegen. Via WhatsApp Web of de desktop-app kopieer je moeiteloos lange teksten, codefragmenten en bestanden naar je notitie-chat. Andersom stuur je materiaal net zo makkelijk weer terug naar andere programma’s. De zoekfunctie werkt veel fijner met een toetsenbord en met sneltoetsen kun je in een oogwenk informatie uit elke app doorsluizen naar WhatsApp. Het voelt bijna alsof je een lichte projectmanagementtool gebruikt, maar dan in een jasje dat je al jaren kent.

Automatiseren voor luie slimmeriken

Deelknoppen en snelkoppelingen maken het nóg efficiënter. In Android deel je vanuit vrijwel elke app direct naar WhatsApp en stel je jouw notitie-chat in als standaardontvanger. Binnen iOS maak je via Opdrachten een actie die geselecteerde tekst met één tik doorstuurt naar jouw notitie-chat. Daarmee bespaar je tientallen kleine handelingen per dag. En maak er een ritueel van: schrijf elke avond drie korte regels (Wat gedaan, wat geleerd, wat morgen) en je notitie-chat wordt vanzelf een logboek dat overzicht en rust geeft. Geen rommel, maar een lopend dagboek waar je later veel aan hebt.

Veilig en privé

Wie WhatsApp als notitieboek gebruikt, moet ook nadenken over veiligheid. Zet verdwijnende berichten uit, zodat je informatie niet per ongeluk verdwijnt. Zorg dat end-to-end versleutelde back-ups actief zijn en beveilig die met een wachtwoord of herstelsleutel die je in je wachtwoordmanager opslaat. Activeer app-vergrendeling met vingerafdruk of gezichtsherkenning en laat de telefoon-encryptie standaard aan staan. Zo weet je zeker dat je notities net zo goed beschermd zijn als je persoonlijke gesprekken. Handig én geruststellend.

©Farknot Architect - stock.adobe.

Opruimen zonder moeite

Let op, want na een paar weken kan je notitie-chat flink uitdijen. Plan daarom regelmatig een korte opruimsessie van twee minuten in. Gebruik de zoekfunctie om grote video's te vinden en te verwijderen, archiveer oude notities of sluit ze af met een update. Wil je terug naar een specifiek moment, dan kun je in de zoekfunctie gericht naar een maand springen en snel door die periode bladeren. Zo blijft je notitie-chat overzichtelijk en bruikbaar in plaats van een digitale stortplaats.

De valkuilen ontwijken

Het lijkt simpel, maar er zijn valkuilen. De grootste fout is versnipperen: een beetje in WhatsApp, een beetje in Evernote (gebruikt iemand dat nog?) en wat losse mails. Kies één hoofdsysteem en houd je daaraan. Anders verlies je het overzicht. Een tweede fout is het gebruik van titelloze notities. Losse zinnen zonder duidelijke eerste regel zijn later onvindbaar. En tot slot vergeten veel mensen hun notitie-chat vast te pinnen, waardoor hij wegzakt in de massa. Het zijn kleine dingen, maar ze maken het verschil tussen een systeem dat werkt en een systeem dat verwatert.

Tadaa, je nieuwe gewoonteboek

Productiviteit draait om frictie wegnemen. WhatsApp open je sowieso al tientallen keren per dag, vaak zonder na te denken. Als je die gewoonte benut, verandert de app ongemerkt in een slim notitieboek. Begin met één chat met jezelf, pin hem vast, gebruik labels en maak gebruik van de zoekfunctie en mediabibliotheek. Binnen een week voelt het aan alsof WhatsApp niet langer alleen een praatpaal is, maar ook je persoonlijke geheugen. Een gewoonteboek dat je eindelijk wél volhoudt.