Regelmatig back-uppen blijft de beste remedie om dataverlies tegen te gaan, maar een raid-opstelling kan weliswaar geen vervanging maar wel een goede aanvulling zijn om je data veiliger te bewaren. Afhankelijk van de opzet kan raid ook voor snellere gegevenstoegang zorgen. Wat is raid precies en hoe ga je ermee aan de slag?

Tip 01: Technologie

Raid staat voor ‘redundant array of independent (of: inexpensive) disks’. De technologie stamt uit de tijd dat goedkope harde schijven niet zo betrouwbaar waren. Om dataverlies tegen te gaan combineerden informatici aan de universiteit van Californië reeds in 1984 verschillende schijven tot een logische en redundante entiteit: een zogenoemde raid array. Het komt erop neer dat data op twee of meer schijven worden opgeslagen en wel op zo’n manier dat er in principe geen gegevens verloren gaan wanneer een schijf crasht. Een raid-controller of speciale software zorgt er tevens voor dat de raid-array automatisch ook wordt heropgebouwd zodra je een defecte schijf door een intact exemplaar vervangt. In de kadertekst lees je meer over enkele typische raid-opstellingen.

Raid-opstellingen

©PXimport

Tip 02: Aanpak

Wil je zelf met raid aan de slag, dan moet je over minstens twee fysieke schijven beschikken; voor meer geavanceerde raid-opstellingen (zie kadertekst) kunnen dat er zelfs drie of vier zijn. In de meeste gevallen doe je er goed aan gelijk(w)aardige schijven te gebruiken, met een vergelijkbare opslagcapaciteit en snelheid. Een ssd in combinatie met een klassieke harde schijf is geen slimme zet, omdat je op die manier de snelheid van de ssd degradeert tot die van je harde schijf. Verder heb je ook software nodig die raid-implementatie ondersteunt, of je zet een specifieke raid-controller in.

Houd er tevens rekening mee dat softwarematige raid-oplossingen vaak propriëtair zijn en dus niet compatibel met andere platformen of besturingssystemen. Dat is bijvoorbeeld het geval voor de twee methodes die we verder in dit artikel bespreken: het concept ‘dynamische schijven’ is alleen bruikbaar binnen Windows 7 of hoger, en ‘opslagruimten’ werken alleen onder Windows 8 of hoger.

Tot slot: voor je met raid aan de slag gaat doe je er goed aan eerst een volledige back-up van je systeemschijf en je data te maken.

©PXimport

©PXimport

Tip 03: Concept

We beginnen onze raid-exploratie met een geheel softwarematige oplossing die al sinds Windows 7 beschikbaar is: dynamische schijven. Mocht je met Windows 8 of 10 werken, bekijk dan zeker ook het alternatief van opslagruimten (zie tip 05 en verder).

Het concept van dynamische schijven biedt enkele voordelen ten opzichte van een standaard- of basisschijf. Zo zijn ze minder corruptiegevoelig, aangezien ze zich van een database met back-up bedienen om allerlei meta-informatie op te slaan. Ook kun je op dynamische schijven volumes creëren die verschillende fysieke schijven overspannen (spanned en striped volume) en zelfs fouttolerante volumes maken (raid 1 en raid 5). Van deze eigenschappen maken we dus dankbaar gebruik om een raid-configuratie op te zetten. We gaan ervan uit de schijven die je hiervoor gebruikt geen (belangrijke) data bevatten en dat je ze op een correcte manier aan je pc hebt gekoppeld.

Druk vervolgens op Windows-toets+R en voer het commando diskmgmt.msc uit: het venster van Schijfbeheer verschijnt en onderaan merk je de schijven op die je in een raid-array wilt opnemen.

©PXimport

Tip 04: Configuratie

Verwijder eerst de eventuele volumes op deze schijven. Dat doe je door er met de rechtermuisknop op te klikken en te kiezen voor Volume verwijderen / Ja. Besef wel dat hierdoor alle aanwezige data op die volumes worden verwijderd. Vervolgens klik je met de rechtermuisknop op een van beide niet-toegewezen ruimtes. In het contextmenu kun je nu normaliter uit drie verschillende raid(-achtige) configuraties kiezen: Nieuwe spanned volume (JBOD), Nieuw striped volume (RAID 0) en Nieuw gespiegeld volume (RAID 1). Is veiligheid voor jou van belang, kies dan bij voorkeur voor de enige echte raid-oplossing in dit trio: RAID 1. Klik op Volgende, selecteer de andere beschikbare schijf (of schijven) en bevestig (telkens) met Toevoegen. Druk op Volgende, voorzie een geschikte stationsletter, druk nogmaals op Volgende, geef het volume een gepaste naam mee, plaats eventueel een vinkje bij Snelformatteren en rond af met Volgende en met Voltooien. Je moet wel nog even bevestigen met JA om de betreffende schijven naar dynamische schijven om te laten zetten; dat is nodig om de raid-configuratie te kunnen opzetten. Even later is de raid-opstelling bruikbaar. Wil je naderhand de raid-configuratie weer weg, open dan het Schijfbeheer, klik met de rechtermuisknop op het gespiegelde volume en kies Mirror verwijderen.

©PXimport

Tip 05: Creatie

In Windows 8 heeft Microsoft het concept ‘opslagruimten’ (storage spaces) geïntroduceerd. Ook dit concept kun je als een soort softwarematige raid beschouwen. We tonen je hoe je hier in Windows 10 mee aan de slag kunt. We gaan ervan uit dat je, naast je systeemschijf met Windows, nog over (minstens) twee andere schijven beschikt. Dat kunnen beide interne of zelfs externe harde schijven of ssd’s zijn.

Druk op de Windows-toets en tik opslagruimten in, waarna je de module Opslagruimten beheren opstart. Hier kies je Een nieuwe groep en opslagruimte maken. Vervolgens plaats je een vinkje bij de stations die je aan deze groep wilt toevoegen. Let wel: wanneer je een reeds geformatteerd station aan een opslaggroep toevoegt, worden alle bestanden op dat station definitief verwijderd. Bevestig met Groep maken, voorzie een geschikte naam voor je opslaggroep en wijs een stationsletter toe. Het bestandstype laat je bij voorkeur ingesteld op NTFS.

©PXimport

Tip 06: Type

Bij Tolerantietype kun je uit twee types kiezen, althans wanneer je niet meer dan twee schijven aan de opslaggroep hebt toegevoegd: Eenvoudige opslagruimte en Mirror in twee richtingen. De eerste is eigenlijk niets anders dan raid 0 en voorziet dus niet in redundantie. Wel zet die iets betere prestaties neer en is dus vooral geschikt voor tijdelijke opslag van grote bestanden, zoals bij fotobewerking en videorendering.

Met Mirror in twee richtingen wordt eigenlijk raid 1 bedoeld, waarbij je data in principe de crash van een van beide schijven horen te overleven. Onderaan, bij Grootte (maximum), zie je af hoeveel opslagcapaciteit je overhoudt. Stel, je hebt twee schijven van elk 750 GB toegevoegd aan een groep met Mirror in twee richtingen, dan zal daar 750 GB verschijnen, met een totale ‘groepscapaciteit’ van ongeveer 1,5 TB. Bevestig je keuzes met Opslagruimte maken. Even later is de groep ook via de Verkenner beschikbaar onder de toegekende stationsletter. Voeg je minimaal drie stations toe, dan komt ook het type Pariteit naar boven. Dit is vergelijkbaar met raid 5: het type beschermt dus je gegevens door het toevoegen van pariteitsdata.

©PXimport

Tip 07: Aanpassing

Wil je naderhand een bijkomende schijf aan je opslagruimte toevoegen, dan is het een goed idee om het stationsgebruik te optimaliseren. Een gedeelte van de gegevens wordt dan naar het nieuw toegevoegde station verplaatst, zodat de groepscapaciteit optimaal wordt benut. Dit proces kun je handmatig opstarten vanuit de beheermodule voor opslagruimten, waar je Stationsgebruik optimaliseren kiest.

Een schijf uit de opslaggroep verwijderen is eveneens mogelijk. Kies dan voor Instellingen wijzigen / Fysieke stations, selecteer de gewraakte schijf en klik op Voorbereiding voor verwijdering. De gegevens worden dan naar de andere stations in de groep gekopieerd, waarna het station vrijkomt. Dit proces kan behoorlijk arbeids- en tijdsintensief zijn; je laat je pc intussen ingeschakeld.

Een complete opslaggroep verwijderen is ook mogelijk. Selecteer de groep en kies Verwijderen / Opslagruimte verwijderen, waarna je ook Groep verwijderen selecteert. Dit zorgt er wel voor dat alle data op de betreffende schijven worden gewist!

Tip 08: Interne controller

In de meeste gevallen levert een hardwarematige raid-opstelling betere prestaties dan een softwarematige opzet, maar de configuratie is doorgaans iets lastiger. We gaan hier bij wijze van voorbeeld aan de slag met een raid-controller die op een moederbord zit ingebouwd. Een nadeel van zo’n ingebouwde controller is wel dat je wellicht niet meer bij je data kunt als die controller ooit de geest geeft. Bij een externe controller daarentegen kun je vaak wel nog een identiek vervangexemplaar vinden – desnoods tweedehands – waarmee je je data alsnog weer kunt benaderen.

De werkwijze bij onze controller zal misschien niet helemaal identiek zijn aan die van je eigen controller, maar de procedure is vast wel gelijklopend. In onze testopstelling hebben we drie harde schijven aangesloten waarvan één de systeemschijf is. Die willen we echter buiten onze raid-configuratie houden. Om zeker te zijn dat er geen vergissingen gebeuren, ontkoppelen we die schijf eerst.

©PXimport

Tip 09: Creatie

De controller zit op zijn plaats en de (twee) schijven voor de raid-opstelling zijn aangekoppeld. Je kunt nu je pc opstarten, waarbij je de schermberichten goed in het oog houdt. Kort na het opstarten zul je namelijk de melding zien verschijnen dat je via het indrukken van een sneltoets – op ons testsysteem is dat Ctrl+I – het raid-configuratievenster kunt openen. Hier vind je ongetwijfeld een optie terug als Create RAID Volume. Selecteer deze optie, vul een naam voor het raid-volume in en geef aan welk raid-type je wilt. De exacte opties hangen af van het type controller en van het aantal beschikbare schijven, maar je vindt hier vast wel jbod, raid 0 en raid 1 terug. Wellicht wordt je ook nog gevraagd de gewenste schijven te selecteren. Vergeet niet dat alle eventuele data op deze schijven gewist zullen worden. Heb je je keuzes bevestigd, verlaat dan de tool en schakel het systeem uit, waarna je indien nodig je systeemschijf weer kunt aankoppelen.

©PXimport

Tip 10: Afwerking

Wanneer je je systeem opnieuw hebt opgestart, zul je de pas toegevoegde raid-opstelling wel nog even moeten initialiseren, partitioneren en formatteren voor je die daadwerkelijk kunt gebruiken. Niets nieuws onder de zon in feite, want dat geldt net zo goed voor een nieuw aangekochte schijf. Dat doe je via het Windows Schijfbeheer (druk op Windows-toets+R en voer diskmgmt.msc uit). Je merkt al meteen dat Windows je raid-opstelling als één fysieke schijf beschouwt. Klik met de rechtermuisknop onderaan links op de naam van die schijf en kies Schijf initialiseren. Bevestig met OK. Vanuit het contextmenu van de schijf selecteer je nu Nieuw eenvoudig volume. Druk op Volgende (3x), voorzie een geschikte volumenaam en rond af met Volgende en Voltooien.

Wil je achteraf de raid-opstelling toch weer kwijt, dan dien je opnieuw het configuratiescherm van je raid-controller te openen. Hier vind je vast een optie als Delete RAID Volume. Uiteraard verlies je hierdoor de data op dat volume.

©PXimport

Nas

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).