Mooie nieuwe hardware kopen is hartstikke leuk, maar hoe neem je nou verantwoord afscheid van je oude spullen? Hoe voorkom je dat jouw harde schijf ineens op Marktplaats staat of nog erger, jouw gegevens op internet? Of kun je computerspullen ook op een veilige manier een tweede kans te geven? Wat je mogelijkheden zijn, legt ID.nl je graag uit.

Eerst doen: bestanden exporteren 

Voordat je hard- of software wegdoet, moet je er zeker van zijn dat je het ook echt niet meer nodig hebt. Soms is er sprake van specifieke software waarmee je documenten hebt gemaakt of bestanden hebt bewerkt en is die software nodig wanneer je die documenten en bestanden ooit weer wilt openen of bewerken. Een proefversie kan dan soms uitkomst bieden, maar er is geen garantie dat die er is en alle functionaliteit bezit. Gaat het om minder gangbare software, exporteer dan alle bestanden en documenten naar een gangbaar bestandsformaat van een ander bekender programma. Het vergroot de kans dat je de bestanden in de toekomst nog kunt openen. 

Kijk hierbij vooral ook naar opensource-programma’s; die zijn gratis en volledig functioneel en de meeste worden altijd trouw vernieuwd en onderhouden. OpenOffice opent en schrijft Microsoft Office-documenten, OBS en Shotcut doen hetzelfde met muziek en films, terwijl Paint.NET grafische bestandsformaten aankan. Gooi in elk geval nooit de originele bestanden en documenten weg, maar maak een back-up. 

Van dvd tot diskette 

Gaat het om hardware, dan speelt het kunnen lezen van de media vooral bij videocamera’s en gameconsoles. De cassettes of cartridges die daarbij horen, zijn vaak zeer specifiek voor een bepaald type camera of console. Computers en notebooks hebben hier minder last van, maar ook zij kennen soms opslag (diskettes, cd’s, dvd’s, harde schijven met een oude interface) die niet meer in elke nieuwe computer gebruikt kan worden. 

Maak daarom voor je de oude pc wegdoet, een back-up van die media en bewaar die op een nieuwe pc of een NAS. Bewaar het liefst een hele cd, dvd of disk in één bestand, dat je dan later als virtueel apparaat kunt inladen. Dit kan met het iso- of img-formaat. CDBurnerXP is een van vele gratis programma’s waarmee je iso-bestanden kunt maken. Het is te downloaden via www.cdburnerxp.se. 

Check: zijn alle data echt verwijderd? 

Alle apparaten verzamelen tijdens het gebruik (on)gemerkt een enorme hoeveelheid gegevens. Een deel van die gegevens is privacygevoelig. Als iemand anders het apparaat in gebruik neemt of met speciale tools verwijderde gegevens terughaalt, dan krijgt hij een flink inkijkje in het persoonlijk leven van de gebruikers van het apparaat. Dit is echt de ultieme nachtmerrie en moet je te allen tijde zien te voorkomen. 

Controleer daarom bij elk apparaat en elke datadrager (harde schijf, ssd, cd, dvd, usb-geheugenstick) die je wegdoet, of er persoonlijke gegevens op staan en zo ja, zorg er dan voor dat die niet met het apparaat de deur uitgaan. Alle bestanden selecteren in Verkenner en handmatig verwijderen, is namelijk niet voldoende, want met recovery-software zijn de gegevens ook dan nog eenvoudig terug te halen. 

Hoewel er altijd verschillen kunnen zijn, is per soort apparaat redelijk voorspelbaar of er (persoonlijke) gegevens opgeslagen zijn, en waar en hoe die te verwijderen. 

Wissen of resetten 

Wat de juiste methode is om gegevens te verwijderen, hangt af van het soort apparaat. Het eenvoudigste zijn apparaten waar in principe geen persoonlijke gegevens op bewaard worden en waarvan ook de configuratiegegevens niet (per se) gebonden zijn aan een account dat je ook elders gebruikt. Denk aan netwerkapparaten zoals modem en routers. Deze configureer je éénmaal en daarna doet het apparaat jarenlang zijn werk. Er staat alleen wat configuratie op in de vorm van het wifi-wachtwoord en een login-account met een wachtwoord. Om alle gegevens te verwijderen, is het dan voldoende het apparaat terug te zetten naar de fabrieksinstellingen. 

Bij een pc of notebook is de situatie heel anders. Daar staan juist heel veel persoonlijke gegevens op, en daar is een eenvoudige reset dus ook niet voldoende. Deze apparaten bevatten met harde schijf en/of ssd ook specifieke onderdelen die juist bedoeld zijn om gegevens langdurig te bewaren. Deze apparaten opschonen vereist een speciale aanpak. 

Terugzetten naar fabrieksinstellingen 

Wil je een apparaat waarop nauwelijks persoonlijke gegevens worden bewaard, zoals een router of ip-camera, terugzetten naar de fabrieksinstellingen, dan zijn er twee gangbare methoden. De eerste is via de software. Kun je met de webbrowser verbinding maken en inloggen om het apparaat te beheren, kijk dan bij een optie als Beheer of bij Update/Systeemupdate of een reset mogelijk is. Kies dan Systeemherstel of Terugzetten naar fabrieksinstellingen. Deze actie verwijdert de configuratie en als het goed is ook de opgeslagen gegevens, en zet het apparaat terug naar de situatie zoals het uit de verpakking werd gehaald. 

Ontbreekt de softwarematige reset, dan is er vaak een fysieke reset mogelijk door met een paperclip een kleine knop of schakelaar in het apparaat een of enkele seconden in te drukken. De manier waarop dit precies werkt verschilt per apparaat en het is raadzaam hiervoor de handleiding van het apparaat te volgen. 

Pc of harddisk wipen 

Moet je een harde schijf, ssd of een complete computer opschonen, dan spreken we van ‘wipen’ of ‘erasen’, en hiervoor is speciale software nodig. Gelukkig is hierin ruime keuze en veelal zijn die programma’s nog gratis ook. Onze voorkeur gaat uit naar een programma waarmee je de pc vanaf cd of usb-stick opstart, om dan buiten het besturingssysteem om de schijf of schijven leeg te maken. Dit leegmaken betekent dat de schijf een of meerdere keren overschreven wordt met willekeurige data. 

Wij waren altijd fan van Darik’s Boot and Nuke (DBAN), maar gebruiken inmiddels het van DBAN afgeleide ShredOS. Download het via github.com/PartialVolume/shredos en maak er met Rufus een opstartbare usb-stick mee. Start dan de pc op met de stick en wacht tot ShredOS is geladen. Het toont dan de schijf of schijven in de pc. Via m kun je de methode van overschrijven kiezen en via r het aantal keren dat die methode wordt uitgevoerd. Met Spatiebalk selecteer je daarna de schijf of schijven en met S start je het wipen. Daarna is het wachten tot het klaar is, wat afhankelijk van het systeem en de gekozen methode geruime tijd kan duren. 

Mobiel en tablet wipen 

Wil je afscheid nemen van een smartphone of tablet, realiseer je dan dat ook hierop veel persoonlijke gegevens staan. Bovendien heeft de smartphone met zijn sim of e-sim nog een extra hardware-onderdeel aan boord dat aan de gebruiker gekoppeld is. Wil je een smartphone of tablet verkopen of wegdoen, reset het dan naar de fabrieksinstellingen. Op iPhone of iPad gaat dit via Instellingen / Algemeen / Zet over of stel iPhone opnieuw in / Wis alle inhoud en instellingen. iOS laat zien welke gegevens op het apparaat aanwezig zijn, zoals apps, de Apple ID maar ook betaalpassen of kaartjes in de Apple Wallet. Weet je zeker dat dit allemaal veilig in de iCloud beschikbaar is, kies dan Ga door en bevestig (door de ontgrendelingscode in te voeren) dat alle gegevens verwijderd mogen worden en het apparaat gereset kan worden naar de fabrieksinstellingen. 

Op een Android-toestel kan het per merk en Android-versie iets verschillen, maar begin met een swipe vanuit het startscherm naar boven of beneden en kies Instellingen. Ga naar Algemeen beheer / Resetten / Fabrieksgegevens herstellen / Resetten. Het toestel zal dan alle gegevens verwijderen en schoon opstarten. Vergeet ook de simkaart niet. Bij Apple en Samsung ligt deze in een kleine lade die met een paperclip of meegeleverd pinnetje naar buiten kan worden gedrukt. 

Windows-pc resetten 

Sinds enkele versies beschikt Windows over een eigen mogelijkheid om een pc of notebook terug te zetten naar de fabrieksinstellingen én daarbij alle persoonlijke bestanden te wissen. Hiervoor klik je met de rechtermuisknop op Start en kies je Instellingen. Vervolgens selecteer je Systeemherstel / Deze pc opnieuw instellen. Kies daarna Alles verwijderen en vervolg met het opnieuw opstarten en opschonen van de pc. De volgende gebruiker treft een lege Windows-pc aan, al sluiten we niet uit dat een nerd met gespecialiseerde herstelsoftware alsnog gegevens terug kan halen. 

Een Mac resetten 

Gebruik je een Mac en wil je die verkopen of wegdoen, maak dan eerst een goede back-up. Gebruik hiervoor Time Machine en eventueel een externe schijf of ssd. Daarna kun je de Mac resetten en wipen. Hiervoor klik je op het Apple-logo linksboven en kies je Systeemvoorkeuren. Klik dan opnieuw op Systeemvoorkeuren en daarna op Wis alle inhoud en instellingen. De wisassistent van macOS vraagt dan om je gebruikersnaam en wachtwoord, en toont daarna de verschillende gebruikersaccounts op de Mac en per gebruiker de extra’s die zullen worden gewist. Controleer dit en klik op Ga door. Vervolg daarna de instructies op het scherm tot de actie klaar is. 

Ontbreekt de wisassistent, upgrade de Mac dan eerst naar de nieuwste macOS. De wisassistent werkt namelijk zoveel beter en makkelijker dan hoe dit in oudere versies van macOS moest. 

Stuk? Herstellen! 

‘Niet weggooien, repareren!’ is het motto van de Repair Cafés. Een gratis toegankelijke bijeenkomst waar de kennis en kunde van de aanwezigen wordt gebruikt om apparaten te repareren. Wasmachines, meubels, kleding, maar ook digitale apparaten zoals pc’s, notebooks, smartphones en tablets worden weer gebruiksklaar gemaakt. Alleen in Nederland zijn er al 540 Repair Cafés. Kijk voor adressen en tijden op www.repaircafe. 

©Stichting Repair Café

Echt vernietigen 

Geen vertrouwen in wipe-software en wil je bijvoorbeeld toch een harde schijf wegdoen, dan rest alleen fysiek vernietigen. In geval van een harde schijf is het dan belangrijk te weten dat in de schijf roterende platen zitten waarop de data staan. Je kunt met een kleine schroevendraaier de behuizing openen en de platen bekrassen of breken. Een andere optie is de schijven met een ijzerboor te doorboren. Zet alles wel goed vast en bescherm jezelf op z’n minst met handschoenen en een beschermbril tegen rondspringende ijzersplinters. Het is voor eigen risico, wij zijn er geen fan van. 

De Milieustraat 

Bedrijven hebben vaak een overeenkomst met een professioneel bedrijf dat volgens de DIN66399-norm hun data vernietigt. Voor particulieren te duur. Burgers kunnen hun elektronische apparaten, waaronder computers, tablets, smartphones, losse harde schijven en ssd’s, gratis inleveren bij de gemeente. Wij vroegen aan vijf van hen of zij voor datadragers die zijn afgegeven bij de Milieustraat garanderen dat de gegevens veilig worden verwijderd. Van drie kregen we antwoord. Allemaal adviseren ze zelf de data te verwijderen, zij geven deze garantie in elk geval niet. 

Software-licenties overzetten naar nieuwe hardware (als dat kan) 

Een lastig item bij het verkopen en hergebruiken van computerspullen zijn de softwarelicenties. Sommige licenties, zoals vaak die van Windows, zijn gekoppeld aan het apparaat. Zo’n licentie gaat dus met het apparaat mee naar de volgende gebruiker. Betreft het echter een persoonlijke licentie of abonnementen, dan blijft het gebruiksrecht voor de software bij de licentiehouder. Je moet de software dan zelf van het apparaat halen of in elk geval deactiveren. Hiervoor bieden steeds meer softwareleveranciers een handige optie of online portal. Daarna kun je de software weer installeren en gebruiken op een ander apparaat. Er is helaas geen eenvoudige manier om te weten welke licentievormen allemaal op jouw apparaten aanwezig zijn. De enige manier is om van de programma’s die je gebruikt via Info / Help / Over te bekijken of daar licentiegegevens staan en anders de gebruikersovereenkomst erop na te slaan. 

Verkopen, weggeven 

Tenzij een apparaat echt stuk is, kun je er vaak nog een ander blij mee maken of zelfs geld voor krijgen. Die ander kan een familielid zijn, iemand in de vriendenkring, maar ook een onbekende. Via Facebook en Marktplaats kun je oude hardware eenvoudig aanbieden en ook verkopen. Je maakt zelf een advertentie en regelt zelf de verkoop. Een andere optie zijn kringloopwinkels en soms ook scholen en verenigingen. 

Geef je je apparaat liever weg, kijk dan eens naar Wecycle, een online initiatief voor hergebruik van apparatuur. Zij hebben 13.000 inleverpunten (vooral bij winkels) waar je gratis een apparaat kunt inleveren voor hergebruik of milieuverantwoord recyclen. 

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).