Kunt u maar geen genoeg krijgen van weblogs? Nog leuker is een fotolog, vooral als u er zelf één bijhoudt, zodat andere mensen kunnen genieten van uw belevenissen. Maar alleen foto's publiceren is wat saai; het is spannender als uw website interactief is. U kunt bijvoorbeeld een uploadfunctie toevoegen en bezoekers de mogelijkheid geven op foto's te stemmen, of commentaar toe te voegen.

Iedereen kent wel de fotocommunity 'Hot or Not?' (www.hotornot.com), waar mensen een foto van zichzelf kunnen insturen. Andere bezoekers beoordelen hoe aantrekkelijk u eruit ziet. Onderbroekenfabrikant Sloggy deed eerder dit jaar iets soortgelijks met www.kontest.nl, waar mensen hun billen konden laten beoordelen. Als u zelf een fotolog wilt beginnen kunt u zich aansluiten bij een fotocommunity zoals Moblog.nl, maar dan hebt u geen directe toegang tot de server, geen uitgebreide statistieken en geen mogelijkheid om te tweaken en de weergave te veranderen. Gelukkig is het niet zo moeilijk om zelf een fotolog te maken voor uw eigen website. Via Hotscripts.com zijn er heel wat scripts te vinden waarmee dat kan. Wij kozen twee gratis php-scripts uit: het deels Nederlandstalige PPA (www.ppa.baiz.org) en de tool 4Images (www.4homepages.de), dat in het Engels, Duits, Frans en Spaans verkrijgbaar is. Beide scripts zijn gratis bij niet-commercieel gebruik. Wilt u 4Images op een commerciële website gebruiken, dan kunt u voor € 99 een licentie aanschaffen. Welke van deze twee u kiest, maakt niet zoveel uit, al zijn er duidelijke kwaliteitsverschillen: 4Images ziet er verzorgder uit en wordt beter onderhouden, terwijl de ontwikkelaar van PPA moeite heeft om foutloos te spellen. Bovendien is de Nederlandse versie van het script maar gedeeltelijk vertaald. Met beide scripts kunnen bezoekers zelf foto's uploaden, commentaar toevoegen, stemmen op foto's en e-cards versturen. Voorbereiding Om PPA of 4Images te kunnen gebruiken moet uw hostingprovider minimaal php 4.0.5 en MySQL 3.23 beschikbaar stellen en op de server moet de GD-library of Image Magick (zie kader) aanwezig zijn om automatisch thumbnails te tonen. Verder is het verstandig vooraf uit te rekenen hoeveel bezoekers en dataverkeer u verwacht. Het maakt verschil of u een persoonlijk fotolog of een fotocommunity wilt maken. Een foto in goede (web)kwaliteit van 200 KB zal bij 500 views per dag al 3 GB dataverkeer per maand opleveren. Een populaire community trekt al snel 2000 views per dag en 20 GB dataverkeer per maand. Let ook even op of uw provider het maken van fotoalbums wel toestaat. plaatjes staan in volgorde van prioriteit Een e-card versturen in PPA. Bezoekers kunnen in PPA zelf commentaar geven op een foto. Een omschrijving toevoegen aan een foto in PPA. Functies van een fotolog Met zowel PPA als 4Images kunt u de foto's in albums of in categorieën indelen. Als u dat wilt, kunt u toestaan dat geregistreerde bezoekers ook hun eigen foto's kunnen uploaden, maar deze functie kunt u ook blokkeren. De bezoekers kunnen de foto's op verschillende manieren bekijken: vooruit en achteruit bladeren door een galerie, zoeken naar een specifieke foto of een automatische diashow starten. Verder kan een bezoeker de foto als e-card versturen en in een printervriendelijke versie weergeven. Hij kan de foto een cijfer geven (voting) of commentaar geven via een webformuliertje. Er zijn uitgebreide statistieken beschikbaar, zodat van elke foto het aantal hits bekend is. U kunt dan een top 5 van meest bekeken foto's of foto's met de hoogste waardering samenstellen. Het uiterlijk van het fotolog kan worden aangepast met thema's. Installatie Beide scripts zijn eenvoudig te installeren. U downloadt het bestand ppa.zip van www.ppa.baiz.org of u gaat naar www.4homepages.de om daar het zipbestand van 4Images en eventueel het Engelse taalpakket te downloaden. Vervolgens kunt u de zip-bestanden uitpakken en via ftp uploaden naar een aparte map op de webserver, die u bijvoorbeeld 'ppa', '4images' of 'fotolog' noemt. Zorg wel dat de oorspronkelijke structuur van de bestanden (inclusief submappen) behouden blijft. Vervolgens moet u uw fotolog aanmaken en configureren. Dit verloopt voor PPA en 4Images verschillend. PPA Bij PPA stelt u voor de map Album de schrijfrechten in op CHMOD 777 (drwxrwxrwx). De rest van de configuratie verloopt via een installatiescript, dat u via www.uwdomein.nl/ppa/install.php opstart. De exacte url is afhankelijk van de naam van uw domein en de gekozen submap. Tijdens de configuratie (zie kader 'Inrichten van uw fotolog in PPA') worden drie MySQL-databases aangemaakt: voor de foto's zelf, voor de albums en voor de commentaren. Er is een rudimentaire sql-editor in het Admin-gedeelte van PPA beschikbaar, maar wie intensiever aan de databases wil werken kan beter PhpMyAdmin installeren. Nieuw fotoalbum maken in PPA. Om de rest van de configuratie uit te voeren, logt u in als administrator. Er verschijnt dan een menu met uitgebreide admin-functies, waarbij vooral Album-Config en System-Config van belang zijn. Met Album-Config maakt u een nieuw album aan. U vult een naam en een omschrijving voor het album in. Verder bepaalt u of uploads door bezoekers zijn toegestaan. Daarnaast kunt u op dit scherm foto's uploaden en zoeken naar aanwezige foto's. Via het onderdeel System-Config legt u de globale eigenschappen van het fotolog vast. U legt het profiel van de administrator (naam, wachtwoord, e-mailadres) vast en geeft adressen van paden aan. Meestal hoeft u dit niet aan te passen. Met een muisklik kunt u hier ook de taal kiezen: er zijn kant-en-klare profielen voor Nederlands, Engels, Duits en Italiaans, maar houd rekening met slordige vertalingen en spelfouten. Een volgende serie parameters omvat de maximale grootte voor afbeeldingen die de bezoekers kunnen uploaden, de grootte van de foto's en thumbnails zoals ze op de website worden getoond en het aantal thumbnails per pagina. Met een druk op de knop Save zijn de instellingen bewaard en kan uw fotolog van start gaan. cijfertjes omcirkelen Inrichten van uw fotolog in PPA Voor de inrichting van het fotolog is een installatiescript beschikbaar. Dat voorkomt het moeizame patchen van configuratiebestanden. In zes stappen kunt u de parameters instellen: 1. Na het opstarten van het installatiescript zit u dit introductiescherm. Met een klik op de Next-knop start u de installatie. 2. Eerst moet u een username en wachtwoord voor de administrator instellen. 3. Vervolgens geeft u de pad-variabelen voor de applicatie aan. 4. Op dit scherm kunt u de toegangsgegevens voor de MySQL-database instellen. 5. Hier kunt u de namen van drie MySQL-tabellen voor het fotolog instellen. U kunt de voorgestelde waarden zo laten. 6. Na de succesvolle installatie kunt u meteen als administrator inloggen, de community configureren en fotoalbums aanmaken. Thema's in PPA Via System-Config kunt u het uiterlijk van de afbeeldingencommunity met thema's aanpassen. Twee thema's staan ter beschikking: een eenvoudige zwart-wit lay-out of de iets vrolijker gekleurde standaardlay-out van PPA. Via de website van de ontwikkelaar kunt u andere thema's downloaden. Elk thema bestaat uit drie html-bestanden, een css-bestand, een php-script en een grafische bibliotheek. Kopieer de bestanden via ftp naar een eigen submap onder de map Layout op de webserver. Daarna kunt u via het configuratiemenu de nieuwe lay-out selecteren. Wilt u liever zelf een thema voor uw fotolog maken, dan kunt u het beste een bestaande lay-out kopiëren en van daaruit verder werken. Het is niet toegestaan de naamgeving van bestanden te wijzigen. plaatjes staan in volgorde van prioriteit. Wat er niet meer past, mag afvallen. Het beheren van de afbeeldingen als administrator. De Lightbox in 4Images is een soort winkelmandje waarmee bezoekers meerdere plaatjes in één keer kunnen downloaden. Zo zien bezoekers de foto's, als u de standaardlay-out van 4Images gebruikt. Een e-card in 4Images. ***4Images_album1.tif Beheren van nieuw toegevoegde afbeeldingen. 4Images Hebt u geen moeite met de Engelse taal, dan kunt u beter voor 4Images kiezen. Dit script wordt beter onderhouden en biedt ook de mogelijkheid om uw fotolog met een forumsysteem als PhpBB of vBulletin te integreren. Wanneer u de inhoud van het ziparchief naar uw webserver hebt gekopieerd, bekijkt u de map Docs voor verdere instructies. Hier leest u dat u voor de volgende mappen en bestanden de schrijfrechten op CHMOD 777 (drwxrwxrwx) moet instellen:  Data  Data/database  Data/media  Data/thumbnails  Data/tmp_media  Data/tmp_thumbnails  Templates  Templates/default  Templates/default/media Voor de volgende bestanden van 4Images stelt u CHMOD 666 (-rw-rw-rw) in:  Alle bestanden in de map Templates/default  Alle bestanden in de map Templates/Default/media De database-instellingen van uw fotolog in 4Images De webinstaller roept u op via het bestand index.php, waarna u gegevens over de MySQL-databases kunt instellen. Bij Database Server Type laat u het default ingestelde 'mysql' staan. Database Server Hostname is de gebruikelijke localhost. Het voorvoegsel (prefix) voor de tabellen kunt u overnemen of u kiest een naam die beter bij uw website past. Na het invoeren van een gebruikersnaam en wachtwoord voor de administrator klikt u op Start om naar het admin-gedeelte te gaan. Hier kunt u alle beheerwerkzaamheden uitvoeren: gebruikers toevoegen, afbeeldingen uploaden, commentaren bewerken en statistieken bekijken. Statistieken in 4Images. Per categorie kunt u eigenschappen en bevoegdheden instellen. De algemene instellingen van 4Images. De algemene instellingen vindt u onder General Settings. Hier kunt u datum en tijdformaat, mailinstellingen en de conversietool voor de thumbnails aangeven. 4Images werkt niet met albums, maar met categorieën. Per categorie kunt u de bevoegdheden instellen. Wanneer u uploads toestaat, houd er dan rekening mee dat bezoekers ongelimiteerd afbeeldingen kunnen uploaden. Een beperking hiervoor moet u zelf in php programmeren. 4Images biedt de mogelijkheid om een backup van de database te maken. De backup heeft alleen betrekking op de configuratie en de commentaren. Van de afbeeldingen zelf (te vinden in de map Data) zult u zelf via ftp een backup moeten maken. De ingebouwde backup-oplossing werkt alleen probleemloos als uw database niet groter is dan 5 MB. Bij een grote database kunt u met het commando mysqldump zelf een backup-oplossing in php schrijven. Thema's in 4Images 4Images heeft een standaardlay-out, die zich in de map Templates/default bevindt. U kunt nieuwe templates downloaden, bijvoorbeeld van www.vierstra.com/4images.htm. Om een template te installeren pakt u het zipbestand uit, uploadt het via ftp naar de webserver en geeft u het dezelfde lees- en schrijfrechten als eerder is aangegeven voor het default template. Vervolgens kunt u de templates naar wens bewerken, door extra links of banners in te bouwen. De algemene opmaak zoals kleuren, lettertypes en tabelopmaak is te vinden in het stylesheetbestand styles.css. Loopt u tijdens de installatie tegen problemen aan, dan kunt u op het supportforum www.4homepages.de/forum terecht voor hulp. Nadeel is dat u alleen in het Duits, Frans en Spaans kunt discussiëren. GD en Image Magick Miniaturen (thumbnails) kunt u in een php-toepassing automatisch laten maken met GD-bibliotheek of het externe programma Image Magick. Bijna alle fotolog-scripts, zoals de hier besproken PPA of 4Images, maar ook de populaire Coppermine Photo Gallery (http://coppermine.sourceforge.net), maken hier gebruik van. Php moet voor het gebruik van de GD-library zijn geconfigureerd. Bij een dedicated server kunt u dat zelf doen, maar bij een shared-hosting-pakket bent u op de welwillendheid van de hostingprovider aangewezen. Om te controleren of de GD-bibliotheek aanwezig is, gebruikt u het commando phpinfo(). Maak het volgende tekstbestand: <?php phpinfo(); ?> Sla dit tekstbestand op onder de naam phpinfo.php, upload het naar de webserver en roep het bestand in een webbrowser aan. U ziet dan de volgende tabel: GD Support enabled GD Version 1.6.2 FreeType Support enabled FreeType Linkage with TTF library JPG Support enabled PNG Support enabled WBMP Support enabled Bij het onderdeel GD ziet u welke versie van de GD-bibliotheek beschikbaar is. Bovendien ziet u welke beeldformaten worden ondersteund. Is de GD-bibliotheek niet aanwezig, dan treft u misschien wel Image Magick aan op de server. Deze software biedt dezelfde thumbnailfunctie als GD, maar zelf installeren kan alleen als u een dedicated server of een vriendelijke hostingprovider hebt. ***einde kader Checklist Voordat u enthousiast aan de slag gaat, zijn er een paar dingen waar u op moet letten voor u een fotolog kunt maken. Controleer of uw hostingprovider voldoende te bieden heeft: 1. Minimaal PHP 4.0.5. 2. Minimaal MySQL3.23. 3. Mogelijkheid om eigen scripts te maken. 4. GD Library, Image Magick of eventueel Netpbm. 5. Voldoende serverruimte: minimaal 50 MB. 6. Statistieken: nodig om zicht te houden op geheugengebruik en dataverkeer. 7. Dataverkeer: reken op minstens 3 GB per maand voor een klein fotolog. 8. Kleine lettertjes: controleer of uw hostingprovider het aanbieden van fotologs wel toestaat. 9. Schaalbaarheid: kunt u naar een groter pakket overstappen als uw fotolog een succes wordt? CHMOD In het artikel bent u een aantal keren het begrip chmod tegengekomen. Dit gaat over lees- en schrijfbevoegdheden. Hoe het precies z

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).