Neem afscheid van papier en bewaar uw administratie voortaan op de harde schijf. Computer Idee laat zien hoe u digitaal gaat.

©CIDimport

Het is nog niet zo heel lang geleden dat iedere week uw bankafschriftjes per post werden bezorgd en u maandelijks een dikke envelop kreeg van uw (mobiele) telecomaanbieder met de gespecificeerde nota. De afgelopen jaren is men begonnen om de frequentie waarop al dit papier bij u werd bezorgd terug te schroeven. Sommige zijn nog verder gegaan en bezorgen de factuur bij u per e-mail of bieden u de mogelijkheid deze online te downloaden. Wilt u wel een factuur of specificatie in de bus? Dat kan, maar daar moet u dan wel voor betalen.

Misschien is het even wennen, maar gegronde argumenten om dit alles via papier bij u te blijven bezorgen, zijn er eigenlijk niet. Het wordt meestal vluchtig bekeken en belandt vaak binnen een paar dagen bij het afval of in de papierbak. En als u iemand bent die wel alles netjes opbergt, dan hebt u waarschijnlijk inmiddels planken vol met ordners.

Kan dat niet handiger? Jazeker. Een groot gedeelte van uw administratie komt inmiddels al digitaal binnen dus waarom zou u de rest ook niet digitaal maken? De voordelen zijn duidelijk: minder papier, makkelijker zaken terugvinden en met een druk op knop maakt u er een kopie van, bijvoorbeeld voor de boekhouder. En u bespaart tegelijkertijd dure inkt door de facturen en correspondentie die al digitaal zijn niet langer te printen. In dit artikel laten we zien hoe u uw administratie digitaliseert, organiseert en aan welke eisen deze daarbij moet voldoen.

Regels en voorwaarden

Voordat u uw administratie digitaliseert, is het goed om te weten wat u wel én niet op papier moet te bewaren en hoe lang u dit moet doen. Consumenten zijn niet wettelijk verplicht om een administratie bij te houden en er is ook niets vastgelegd over hoelang u bijvoorbeeld loonstrookjes en bankafschriften moet bewaren. De Belastingdienst kan echter tot vijf jaar terug belasting navorderen. Het is dan ook verstandig om belangrijke zaken in ieder geval gedurende die periode te bewaren.

Wat moet u bewaren? Het is vooral een kwestie van 'gezond verstand'. Van testamenten, eigendomsbewijzen, garantiebewijzen, koopakten (huis), kentekenbewijzen en soortgelijke documenten bewaart u altijd het origineel. En dat geldt uiteraard ook voor paspoorten, rijbewijzen en andere officiële documenten. We raden u echter wel aan om ook deze papieren te digitaliseren. Op die manier kunt u ze snel terugvinden en heeft u een kopie als het origineel verloren gaat.

Let op: voor bedrijven en organisaties gelden andere regels, omdat zij wel verplicht zijn om een administratie te voeren. De bewaartermijn voor bedrijven is zeven jaar. Als u een eigen bedrijf heeft dan leest u alles over regels en voorwaarden op: www.antwoordvoorbedrijven.nl/regel/administratie.

Documenten digitaliseren

De beste manier om alle binnenkomende post te digitaliseren is met behulp van een scanner naar pdf. Dit is al bijna twintig  jaar de standaard voor het uitwisselen van documenten in hun oorspronkelijke vorm gereproduceerd moeten kunnen worden. Dat is ook de reden waarom vrijwel alle facturen die u digitaal ontvangt of kunt downloaden in dit formaat zijn.

Minder bekend is dat pdf-bestanden er in verschillende smaken zijn. Veel gratis software is bijvoorbeeld wel in staat om documenten om te zetten naar pdf, maar het kan deze niet doorzoekbaar maken. Feitelijk krijgt u dan een afbeelding van dat betreffende document in pdf-formaat.

De betere software maakt niet alleen een pdf van een document, maar gebruikt tegelijkertijd ook ocr-techniek om te 'lezen' wat er in staat. Deze gegevens worden apart als tekst in de pdf bewaard. Als u zo'n pdf opent, kunt met de zoekfunctie naar bepaalde woorden zoeken. Daarnaast wordt het ook voor Windows mogelijk om deze pdf-bestanden te indexeren (zie kader Handige pdf-hulpjes) waardoor u razendsnel het juiste document terugvindt. Hou dit in het achterhoofd wanneer u overweegt een nieuwe scanner of all-in-one aan te schaffen. Bij een aantal modellen wordt de benodigde de software al meegeleverd.

Handige pdf-hulpjes

Ondanks dat pdf dé standaard is voor digitale documenten, wordt het formaat slechts in beperkte mate ondersteund door Windows 7. Deze drie gratis tools schieten u te hulp.

Adobe Acrobat Reader

Het gratis Adobe Acrobat Reader (www.adobe.com/nl/products/reader) beschikt over een onderdeel genaamd IFilter dat ervoor zorgt dat Windows de inhoud van pdf-bestand kan indexeren. Als u Acrobat Reader hebt geïnstalleerd, gaat u in Windows naar Start, Configuratiescherm en het onderdeel Indexeringsopties. Klik op Geavanceerd, Bestandstypen en klik op de Extensie pdf. Selecteer vervolgens 'Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren' en klik op OK. Let op: het kan enige tijd duren voordat uw pdf-bestanden door Windows zijn geïndexeerd! Uw bestanden worden niet geïndexeerd als de locatie waar ze zich bevinden niet aan te indexeren locaties is toegevoegd.

Adobe IFilter

Gebruikt u liever een alternatieve pdf-viewer zoals Foxit Reader, dan kunt u IFilter alsnog apart installeren. Versie 9 voor alle 64 bits-versies van Windows vindt u hier: th3.cc/4ad0fd. Oudere versies die ook geschikt zijn voor 32 bits-versies van Windows downloadt u hier: th3.cc/398cae.

PDFSam

Wanneer u meerdere pagina's inscant en omzet naar het doorzoekbare pdf-formaat, kan het voorkomen dat de software bijvoorbeeld de verschillende pagina's van een factuur als losse pdf-bestanden bewaart. Met het gratis PDFSam (PDF Split and Merge) kunt u van verschillende pdf-bestanden één maken of de pagina's van een bestaand pdf-document opdelen. U kunt daarnaast ook pagina's draaien of de volgorde aanpassen. U vindt dit hulpje op www.pdfsam.org.

Een andere handige feature is een zogeheten 'document feeder'. Hiermee is het mogelijk om in een keer meerdere pagina´s in te scannen en dit indien gewenst dubbelzijdig te doen.

Wat tot slot nog goed van pas komt, is de mogelijkheid om aan toetsen op de scanner door uzelf gedefinieerde taken toe te wijzen. Dit laatste kan met de meegeleverde software en zorgt ervoor dat u met een simpele druk op de knop een ingevoerd document volgens uw specifieke wensen inscant, in dit geval een doorzoekbare pdf. In sommige gevallen kunt u hierbij ook aangeven waar de documenten moeten worden bewaard en of deze bijvoorbeeld automatisch in mappen met jaar- en/of maandaanduiding moeten opgeslagen.

Bij sommige scanners is het mogelijk om bepaalde taken aan een toets op de scanner te koppen zodat uw pdf-bestanden automatisch in het juiste formaat en in de juiste map terechtkomen.

Hebt u nog een goed werkende een scanner, dan raden we aan om te controleren welke ocr-software er is meegeleverd of gratis is te downloaden op de website van de leverancier.

Hebt u niet de beschikking over deze software, dan biedt het freeware-circuit helaas geen solide oplossing. De meeste gratis software laat (te) veel steekjes vallen bij het herkennen en omzetten van tekst. Wel boekten we goede resultaten met Google Docs / Drive (zie kader). Goede betaalde oplossingen zijn: ABBY FineReader 11 (€ 129), Nuance PDF Converter Professional 7 (€ 99), en Readiris 14 Pro (€ 99).

Opbergen en organiseren

Uw nota's, jaarstaatjes, bonnetjes kunt u nu omzetten naar pdf, maar hoe gaat u ze organiseren? Misschien hebt u al een goed werkend systeem met fysieke mappen dat u kunt overnemen op de computer door mapjes met dezelfde namen aan te maken. Zo niet, dan helpen we u op weg met een aantal tips.

Controleer allereerst na in het inscannen van uw documenten of de pdf's kloppen en repareer deze waar nodig met PDFSam (zie kader).

Wat betreft de bestandsnaam zijn er meerdere mogelijkheden. Overzichtelijk is datum van document + afzender + omschrijving. Een rekening van het kabelbedrijf met als factuurdatum 21 september 2012 krijgt dan als naam '210912_UPC_factuur augustus 2012.pdf'.

Om het overzicht nog beter te behouden, kunt u overwegen om al deze documenten onder te brengen in separate mappen. Denk bijvoorbeeld aan de hoofdmap 'Administratie 2012' met hieronder twaalf submappen met de naam van de maanden.

Een goede indeling van de mappen waarbij alle digitale documenten een duidelijke naam krijgen is van het grootste belang.

Bijzonder gecharmeerd zijn we van het systeem dat wordt gehanteerd door de Geldzaken Organiser van Nibud. Dit maakt gebruik van negentien overzichtelijke rubrieken zoals Wonen, Salaris of Uitkering, Lenen, Energie & Water waaronder u uw documenten kunt opbergen. Een papieren variant van deze tabbladenset is kan gratis worden gedownload op www.nibud.nl/geldzakenorganiser. Er is ook een speciale versie voor ondernemers en de tabbladen zijn voorzien van handige tips.

Geen bon = geen garantie?

Bent u bang dat wanneer u de originele aankoop bon weggooit, u geen aanspraak kunt maken garantie? We vroegen jurist Arnoud Engelfriet van ICTRecht (www.ictrecht.nl) wat uw rechten zijn. Engelfriet: "De wet zegt dat u bij een garantie recht hebt op een schriftelijk garantiebewijs, maar dat wil niet zeggen dat dat de énige manier is om de garantie te claimen. Als u kunt bewijzen dat u garantie hebt, dan is dat goed genoeg. Geen rechter die dan zal zeggen: ‘Dit is niet de kassabon, dus pech’. In het kort: u hebt áltijd recht op wettelijke garantie (productconform de verwachtingen) en ook dat mag u op elke manier aantonen.”

Extra overzicht bereikt u door de administratiemappen in Windows 7 onder te brengen in een Bibliotheek. Ga hiervoor in de Verkenner naar de map Bibliotheken. Maak vervolgens een nieuwe Bibliotheek genaamd 'Administratie' aan. Klik er met de rechtermuisknop op, kies voor Eigenschappen en geef aan welke 'fysieke' mappen u in deze bibliotheek wilt opnemen.

Tot slot: in tegenstelling tot bijvoorbeeld muziekbestanden, afbeeldingen en Office-documenten is het in de Windows Verkenner helaas niet mogelijk om pdf-bestanden te voorzien van een label, opmerkingen of categorie. Een consistent gebruik van de juiste bestandsnamen en mappen is dan ook essentieel.

Administratie in Google Docs / Drive?

Google is groot geworden met zoeken en gebruikt deze techniek ook in Google Docs / Drive. En niet alleen om de documenten die u met dit online kantoorpakket maakt te indexeren maar ook om de inhoud van documenten die u naar uw Google Drive uploadt doorzoekbaar te maken. Dat maakt dit een interessant alternatief voor wie niet van plan is om geld uit te geven aan ocr-software. Daarnaast kunt u uw documenten in Google Docs voorzien van een extra beschrijving en deze via de optie Organiseren netjes opbergen. Deze mogelijkheden zorgen ervoor dat Google Docs /Drive een interessant alternatief is voor wie de administratie digitaal wil opslaan.

De financiële administratie

Ook uw bankafschriften kunt u tegenwoordig downloaden. Niet alleen als pdf, maar ook in bijvoorbeeld csv of een ander formaat dat door een boekhoudpakket kan worden ingelezen. Wie een stap verder wil gaan met de administratie, kan er dan ook voor kiezen om binnengekomen rekeningen daadwerkelijk in te boeken en te checken of de afschrijvingen overeenkomen met de bedragen die in rekening zijn gebracht. Bijkomend voordeel is dat veel programma's op basis hiervan een schatting kunnen maken van uw toekomstige uitgaven waardoor het mogelijk wordt om budgetten op te stellen.

Het csv-formaat kan prima worden geïmporteerd in Excel waardoor u zonder extra kosten controles kunt gaan uitvoeren.

Een luxere oplossing biedt Nibud C@shflow Manager (€ 39,95) dat in staat is om de transactiegegevens van uw bank in te lezen en het mogelijk maakt uw inkomsten en uitgaven snel te rubriceren. U vindt deze tool op nibud.nl.

U kunt er ook voor kiezen om dit gratis te doen met behulp van AFAS Personal (afaspersonal.nl). Deze online dienst leest automatisch uw bankgegevens in, waarna u bonnen en facturen kunt koppelen aan de verschillende transacties. Er is een Plusversie (€ 2,99 per maand) die het mogelijk maakt om ook rapporten af te drukken, spaardoelen op te stellen extra rekening toe te voegen.

Alles-in-één oplossing

Bent u op zoek naar een oplossing die zonder dat u er veel moeite voor moet doen direct werkt? Kijk dan zeker eens naar NUANCE PaperPort 14, dat niet alleen documenten digitaliseert maar ook over een onderdeel – het PaperPort-bureaublad – beschikt om deze te ordenen. De laatste versie maakt het via PaperPort Anywhere mogelijk om uw documenten online op te slaan en ze op die manier beschikbaar te maken voor al uw (mobiele) apparaten. Prijzen beginnen bij € 79. Meer informatie vindt u op nuance.com.

Tekst: Art den Boer

Dit artikel komt uit Computer Idee nummer 20, jaargang 2012

Altijd handig om in huis te hebben: een paar extra tandenborstels. En dan niet in je badkamerkastje, maar bij je schoonmaakspullen. In dit artikel lees je over 10 handige schoonmaaktoepassingen waarvoor een tandenborstel ideaal is.

Lees ook: Van rotklus naar zo gepiept: zo krijg je vieze voegen weer schoon

1. Kalkaanslag rond kranen verwijderen

Rondom de onderkant van een kraan en op de rand van een douchekop blijft snel kalk hangen. Met een tandenborstel en een beetje schoonmaakazijn kun je die aanslag gericht wegborstelen. Dankzij het compacte formaat kom je precies tussen de randjes waar een spons te groot voor is. Borstel de kalkaanslag los, laat het een paar minuten inwerken, en spoel het vervolgens weg met warm water. Even droogwrijven en je kraan blinkt weer als nieuw.

2. Vet en etensresten tussen fornuisknoppen

Tussen de draaiknoppen van een fornuis of kookplaat hopen zich vet, stof en kruimels op. Een doek schuift dat vuil vaak alleen maar verder weg. Met een tandenborstel en een beetje afwasmiddel schrob je het vuil effectief los zonder onderdelen los te hoeven halen. Door de borstel in ronddraaiende bewegingen te gebruiken, werk je het vuil uit de kieren. Veeg vervolgens af met een vochtige doek.

3. Haarborstels en kammen reinigen

Tussen de haren/pennen van een borstel of de tanden van een kam verzamelt zich vuil dat je met de hand niet goed weg krijgt. Een tandenborstel, gecombineerd met warm water en wat shampoo of afwasmiddel, maakt alles weer haarfijn schoon. Borstel grondig tussen de haren/pennen en tanden door en spoel daarna goed uit. Herhaal dit elke paar weken voor een frisse borstel.

4. Speelgoed met randjes en reliëf schoonmaken

Plastic autootjes, badspeeltjes of ander speelgoed met textuur, naden en kleine details zijn lastig schoon te maken met een doek. Met een tandenborstel kun je in elk hoekje komen. Gebruik lauw water met een druppel afwasmiddel en schrob alle randjes schoon. Spoel goed na en laat het speelgoed aan de lucht drogen.

5. Vlekken in stoffen meubels of tapijt behandelen

Een tandenborstel is ook handig om vlekken in stoffen oppervlakken aan te pakken. Breng wat textielreiniger of verdunde azijn aan op de vlek. Schrob met de borstel zachtjes in cirkels zodat het middel goed in de vezels trekt. Laat even intrekken, dep droog met een doek en spoel eventueel na met een vochtige doek. Zo verwijder je bijvoorbeeld koffievlekken of modder.

6. Randjes van de wasbak of spoelbak reinigen

De overgang tussen een wasbak en het aanrechtblad, daar kom je lastig bij. Hier blijft vaak een randje vuil of kalkaanslag zitten. Doop de tandenborstel in allesreiniger of schoonmaakazijn en schrob de randjes grondig schoon. Je zult merken dat zelfs opgedroogd vuil loskomt. Spoel af en wrijf droog met een schone doek.

©stokkete

7. Naden van schoenen en zolen schoonmaken

Sneakers of wandelschoenen met een patroon of profiel knappen zichtbaar op van een schoonmaakbeurt met een tandenborstel. Gebruik water met wat baking soda en wrijf vooral de rubberen zolen en logo's goed schoon. Ook geschikt voor witte randen of sportzolen die grijzig zijn geworden.

8. Randen van het toilet of de wc-bril schoonmaken

De onderkant van de wc-bril of de kieren van het scharnier blijven vaak vies, ook al poets je de rest van het toilet netjes. Een tandenborstel is perfect om deze plekken aan te pakken. Gebruik een antibacterieel schoonmaakmiddel, schrob goed, spoel na en droog af. Zo blijft je toilet écht fris.

9. Groeven in raamkozijnen reinigen

Tussen de rubberen strips van raamkozijnen hoopt zich vuil, zand en stof op. Een tandenborstel komt makkelijk tussen de kieren. Maak nat met een sopje, borstel schoon, en veeg na met een doek. Vooral handig bij schuiframen of draaikiepramen.

10. Randjes van drinkbekers en deksels reinigen

Herbruikbare flessen en lunchboxen hebben vaak rubberen ringen of schroefranden die lastig schoon te krijgen zijn. Met een tandenborstel reinig je deze onderdelen grondig. Gebruik afwasmiddel en heet water, schrob de randjes, en spoel goed na. Dat voorkomt schimmel en nare geurtjes.

Goed én goedkoop

Bij een discounter of drogist koop je voor hooguit een paar euro een grootverpakking tandenborstels. Geen geld dus, zeker als je je bedenkt wat een frustratie het je zal schelen bij bovenstaande klusjes: nooit meer gedoe met te grote sponzen of doeken. Je weet bovendien zeker dat je elk randje voortaan goed en hygiënisch schoon krijgt. Smile!

Ook handig voor lastige schoonmaakklusjes ⤵

Je wasmachine aan je smartphone koppelen klinkt misschien als overbodige luxe, maar het kan wasjes draaien een stuk simpeler én goedkoper maken. Zo kies je met een slimme wasmachine nooit meer het verkeerde wasprogramma, bedien je je wasmachine eenvoudig vanaf je werk en verspil je nooit meer wasmiddel. En er is meer. 

Beste wasprogramma kiezen

Twijfel je regelmatig welk wasprogramma het beste is voor een bepaald type wasgoed, zoals ondergoed of delicate zomerse kleding? Met een slimme wasmachine hoef je je daar nooit meer druk om te maken. Je geeft gewoon in de app aan wat voor kleur je was heeft, welk type textiel het is en hoe vuil het is. De app geeft vervolgens een suggestie voor het meest geschikte programma. Lastige vlek in je kleding? Voer in de app in om wat voor soort vlek het gaat, en de wasmachine weet precies welk programma moet draaien om 'm te verwijderen. Een slimme wasmachine kan zelfs voor je uitrekenen hoe je je wasjes zo goedkoop mogelijk draait door rekening te houden met de actuele energieprijzen. Fijn voor het milieu én je portemonnee!

Op afstand bedienen

Een slimme wasmachine stopt nog net niet je wasgoed voor je in de trommel. Waarom zou je je wasmachine op afstand willen bedienen als je er toch naartoe moet? Nou, bijvoorbeeld omdat je het wasprogramma pas wilt starten als je op je werk zit, zodat je kleding niet uren gekreukt in de trommel blijft liggen. Of omdat je je wasmachine tijdens de daluren wilt laten draaien, maar je in die uren net op een verjaardag bent. Bedienen op afstand is om meerdere redenen nuttig. Zo geeft de app je een seintje wanneer je was schoon is en wanneer het wasmiddel bijna op is. Veel slimme modellen werken ook met spraakbediening. Handig als je drie dingen tegelijk doet en om welke reden dan ook het wasprogramma wilt onderbreken – bijvoorbeeld omdat je een verloren sok op de grond vindt die bij de was moet. 

©ID.nl

Automatische wasmiddeldosering

Het is een bekende valkuil bij het wassen: te veel wasmiddel gebruiken. Hoe meer, hoe beter, denken we al gauw. Maar dat is niet waar: hoe meer wasmiddel je gebruikt, hoe groter de kans dat je kleding beschadigt. Zeepsop blijft dan in de kleding zitten, waardoor je kleding stijf wordt en soms zelfs méér vlekken krijgt. Een slimme wasmachine voorkomt dat er te veel wasmiddel wordt gebruikt door rekening te houden met de hoeveelheid wasgoed en hoe vuil het is. Het enige wat jij hoeft te doen, is deze gegevens invoeren in de app. Automatische wasmiddeldosering is niet alleen beter voor je kleding, het zorgt er ook voor dat je langer met je wasmiddel doet. En dat bespaart weer geld. 

Lees ook: Nooit meer te veel wasmiddel: zo werkt automatisch doseren in je wasmachine

Extra wasprogramma's downloaden

Soms heb je speciale was: denk aan vuile outdoorkleding van je wandelvakantie of sportkleding met een sterke zweetgeur. Een traditionele wasmachine geeft je in dat geval enkel keuze uit standaardwasprogramma's, die mogelijk je was beschadigen, doen krimpen of niet voldoende reinigen. Een slimme wasmachine geeft je de mogelijkheid om, via de app, wasprogramma's voor speciaal wasgoed te downloaden. Denk daarbij niet alleen aan programma's voor sterk vervuilde kleding, maar bijvoorbeeld ook aan programma's voor spijkerbroeken, delicate babykleding en het verwijderen van dierenharen van kleding. Soms zijn er ook speciale wasprogramma's voor het reinigen van je wasmachine, bijvoorbeeld met stoom. 

©wachiwit

Onderhoudsmeldingen

Als je zo lang mogelijk van je wasmachine wilt genieten, zul je hem goed moeten onderhouden. Dat betekent: regelmatig grondig reinigen, de afvoer ontstoppen en kalkaanslag verwijderen. Vaak doen we dit niet – we hebben er geen tijd voor en weten ook niet goed wanneer en hoe vaak we dit moeten doen. Een slimme wasmachine vergeet je nooit te onderhouden, want hij vertelt je precies wanneer het weer tijd is voor een schoonmaakbeurt. In de app vind je ook allerlei handige tips hoe je zo'n schoonmaakbeurt uitvoert. Is je slimme wasmachine stuk? Via de app krijg je heel makkelijk contact met de klantenservice, die op afstand kan zien wat het probleem is én het vaak meteen voor je kan oplossen. Scheelt weer dagen wachten op een monteur.