Met de komst van Windows 7 zijn thuisgroepen geïntroduceerd. Dankzij een thuisgroep kunt u relatief eenvoudig een volwassen thuisnetwerk opzetten. Uw computers met Windows 7 kunnen vervolgens bestanden uitwisselen, printers delen en media streamen. Op zich is het eenvoudig om een thuisgroep op te zetten, maar u hebt meer plezier van de functie als u deze naar uw hand zet.

1. Een thuisgroep maken

Een thuisgroep wordt automatisch gemaakt door Windows tijdens de installatie. Andere computers met Windows 7 merken de aanwezigheid van de thuisgroep automatisch op en zullen aanbieden om lid te worden. Is de thuisgroep niet gemaakt? Open het menu Start en kies Configuratiescherm. Typ thuisgroep in het zoekvak rechtsboven en druk op Enter. Klik op de knop Een thuisgroep maken. Windows maakt een thuisgroep aan en geeft het wachtwoord weer waarmee de andere computers toegang tot de thuisgroep krijgen. Laat dit venster geopend.

©PXimport

2. Computer toevoegen

Nu begint het fijne werk: andere computers toevoegen aan uw zojuist gemaakte thuisgroep. Zorg ervoor dat de hoofdcomputer - waarop u de thuisgroep hebt gemaakt - is ingeschakeld en niet in de slaapstand of stand-bymodus staat. Op de computer die u wilt toevoegen, opent u het Configuratiescherm. Typ thuisgroep in het zoekvak rechtsboven en druk op Enter. Windows 7 merkt dat er al een thuisgroep actief is en maakt hiervan melding. Klik op de knop Nu lid worden.

©PXimport

3. Items delen

Vervolgens geeft u aan welke onderdelen u binnen de thuisgroep wilt delen. Dit kan per computer verschillen. U kiest hierbij uit Afbeeldingen, Muziek, Video's en Documenten. Daarnaast kunt u de printer delen. In tegenstelling tot bij een netwerkprinter, is het bij een gedeelde printer via een thuisgroep noodzakelijk dat de computer waarop de printer is aangesloten, aan staat tijdens het afdrukken. Mogelijk wilt u nog andere mappen delen. In stap 5 van deze workshop geven we preciezer aan wat er gedeeld kan worden.

©PXimport

4. Wachtwoord

De wizard vraagt om het wachtwoord voor de thuisgroep. Dit leest u af op de eerste computer waarop u de thuisgroep hebt aangemaakt. Hebt u het venster al gesloten? U opent het venster op de hoofdcomputer door in het hoofdvenster van Thuisgroep te klikken op Het wachtwoord voor de thuisgroep weergeven en afdrukken. Klik op Volgende. Het wachtwoord wordt gecontroleerd. In het eindvenster leest u dat de computer lid van de thuisgroep is geworden. Bevestig met een klik op Voltooien. Herhaal deze stappen op de andere computers die u wilt toevoegen.

©PXimport

5. Mappen delen

Nu de computers met elkaar in verbinding staan via de thuisgroep, is het tijd om te bepalen welke bestanden u toegankelijk wilt maken. Dit kan op twee manieren. Allereerst kunt u de bestanden die u wilt delen, verplaatsen naar een van de bibliotheken die via thuisgroepen worden gedeeld. Bijvoorbeeld de map Documenten. Open de oorspronkelijke locatie in een Verkenner-venster en open in een ander venster de gedeelde bibliotheek. Sleep de bestanden van de bronlocatie naar de gedeelde thuisgroepmap. De bestanden zijn nu beschikbaar in het netwerk.

©PXimport

De andere manier om bestanden te delen is door de map direct te delen met de thuisgroep. Voordeel hiervan is dat u de locatie van de map niet hoeft aan te passen. Open de verkenner (Windows-toets+E) en navigeer naar de locatie met de map die u wilt delen. Klik vervolgens met de rechtermuisknop op de map en kies Delen met. Kies tussen Thuisgroep (Lezen) of Thuisgroep (Lezen/schrijven). In het laatste geval mogen de andere gebruikers ook wijzigingen doorvoeren, terwijl u met de eerste optie alleen toestemming geeft om de inhoud van de map te bekijken.

©PXimport

6. Toegang

Zodra de thuisgroep is geactiveerd, wordt Windows Verkenner uitgebreid met het onderdeel. Open Windows Verkenner, aan de linkerkant van het venster ziet u de vermelding Thuisgroep. Klik hierop om een overzicht van de aanwezige computers op te vragen. Klik op een computer om de beschikbare mappen te zien. Bij een standaardconfiguratie zijn dit de bibliotheken zoals Afbeeldingen en Muziek. Afhankelijk van de rechten die u in de mappen op andere computers hebt, kunt u bestanden toevoegen, verplaatsen, kopiëren en verwijderen, en nieuwe bestanden en mappen maken.

©PXimport

7. Snelle toegang

Grote kans dat u van specifieke mappen binnen de thuisgroep veel gebruikmaakt. Deze mappen maakt u eenvoudig toegankelijk door ze toe te voegen aan uw lokale bibliotheken. Bibliotheken in Windows 7 kunt u beschouwen als dynamische mappen, die verwijzingen naar andere mappen bevatten. Ze zijn snel toegankelijk vanuit alle programma's. Klik met de rechtermuisknop op de map die u toegankelijk wilt maken en kies In bibliotheek opnemen. Selecteer de gewenste lokale bibliotheek of kies voor Nieuwe bibliotheek maken.

©PXimport

8. Thuisgroepmap offline

Mappen in een thuisgroep zijn alleen beschikbaar als de computer waarop de map zich bevindt, is ingeschakeld. Als u gebruikmaakt van Windows 7 Home Premium of Ultimate, kunt u de thuisgroepmappen van een andere computer offline beschikbaar maken. Als de map dan niet toegankelijk is, hebt u nog altijd de beschikking over de offline variant. Bijvoorbeeld als uw laptop met de mappen op kantoor staat. Op de computer waarop u de mappen beschikbaar wilt maken, klikt u met rechts op de thuisgroepmap en kiest u voor Altijd beschikbaar voor offlinegebruik.

©PXimport

Bij problemen

Levert de thuisgroep problemen op, bijvoorbeeld omdat u de andere computers niet kunt zien of omdat de toegang tot bestanden en mappen wordt geblokkeerd? U kunt gebruik maken van de Probleemoplosser Thuisgroep. In het hoofdvenster van Thuisgroep klikt u op Probleemoplosser Thuisgroep starten (in de sectie Andere bewerkingen voor deze thuisgroep). Klik op Volgende. De wizard controleert nu zelf welke problemen er zijn. Na de diagnose wordt een voorstel gedaan om het probleem te verhelpen.

©PXimport

9. Snelkoppeling plaatsen

Een andere manier om toegang te krijgen tot een gedeelde netwerklocatie, is door een snelkoppeling hiernaartoe te maken. Klik met de rechtermuisknop op de thuisgroep waarnaar u een snelkoppeling wilt maken en kies voor Snelkoppeling maken. Versleep de gemaakte snelkoppeling hierna naar de gewenste locatie, bijvoorbeeld uw bureaublad. Ook kunt u snelkoppelingen of de thuisgroep zelf, vastpinnen op de taakbalk van Windows. Versleep de snelkoppeling naar de taakbalk en laat deze hierboven los. De snelkoppeling of thuisgroep is vastgepind.

©PXimport

10. Bestanden uitsluiten

Windows 7 is redelijk rechttoe rechtaan als het gaat om het delen van bibliotheken in de thuisgroep. Zoals u hebt gelezen, worden standaard bibliotheken zoals Muziek, Video's en Documenten gedeeld. Wat doet u echter als u (bijvoorbeeld binnen een bibliotheek) een bepaalde map of specifiek bestand niet wilt delen? Open het menu Start en klik op uw gebruikersnaam. Zoek de map of het bestand op dat u niet wilt delen. Rechtsklik erop en kies Delen met en vervolgens Niemand.

©PXimport

11. Toegang beperken

Mogelijk wilt u het bestand of de map niet volledig uitsluiten, maar bijvoorbeeld slechts toegankelijk maken voor een paar gebruikers. Navigeer naar de map of het bestand en klik erop met de rechtermuisknop. Kies voor Delen met / Specifieke personen. In het venster Bestandsdeling ziet u een lijst met beschikbare gebruikersaccounts. Bepaal vervolgens per gebruiker welke machtigingen worden toegekend. In de kolom Machtigingsniveau kiest u tussen Lezen, Lezen/Schrijven of Verwijderen. Doorloop deze stap voor alle getoonde gebruikers.

©PXimport

12. Computernaam wijzigen

Tijdens de installatie van Windows hebt u een computernaam bepaald. Gewoonlijk merkt u weinig van die naam. Maakt u echter gebruik van meerdere pc's in het netwerk (zoals bij een thuisgroep), dan wordt een herkenbare naam waardevoller. Gelukkig kunt u de computernaam wijzigen, als dit nodig is. Open het Configuratiescherm, kies Systeem / Instellingen wijzigen (in het vak Instellingen voor computernaam, domein en werkgroep). Klik vervolgens op Wijzigen en geef de computer een andere naam. Klik op OK om te bevestigen en start Windows 7 opnieuw op.

©PXimport

13. Pc uit thuisgroep

Computers die deel uitmaken van de thuisgroep, kunt u op elk gewenst moment hier weer uit verwijderen. Bijvoorbeeld wanneer u de computer alleen nog voor zakelijke doeleinden wilt gebruiken en de bestanden gescheiden wilt houden. In het hoofdvenster van Thuisgroep klikt u op De computer uit de thuisgroep verwijderen. Deze optie vindt u in de sectie Andere bewerkingen voor deze thuisgroep. Klik hierna op De computer uit de thuisgroep verwijderen.

©PXimport

14. Gedeelde items

In de vorige stap las u over de mogelijkheid om de computer uit de thuisgroep te verwijderen. Een tussenweg is ook mogelijk: hierbij past u aan welke items moeten worden gedeeld. Mogelijk hebt u zich in de loop van de tijd bedacht en wilt u bijvoorbeeld niet dat apparaten worden gedeeld. In de wizard uit stap 13 klikt u dan op De computer niet uit de thuisgroep verwijderen, maar wijzigen wat ik deel. Selecteer vervolgens de bibliotheken en apparaten die u met uw thuisgroep wilt delen. Klik achtereenvolgens op Volgende en Voltooien.

©PXimport

15. Wachtwoord aanpassen

Het standaardwachtwoord voor de thuisgroep kunt u aanpassen. Zorg er eerst voor dat alle computers in uw thuisgroep zijn ingeschakeld. Dit is nodig om het wachtwoord op de andere pc's aan te passen. In het hoofdvenster van Thuisgroep klikt u op Het wachtwoord wijzigen (in de sectie Andere bewerkingen voor deze thuisgroep). Kies voor Het wachtwoord wijzigen. Geef een sterk wachtwoord op. Met de knop naast het wachtwoordvak kunt u Windows automatisch wachtwoorden laten genereren. Klik op Volgende. Het wachtwoord is gewijzigd.

©PXimport

De andere computers in de thuisgroep zijn na het aanpassen van het wachtwoord buitengesloten. U dient hier het nieuwe wachtwoord nog in te voeren. Ga naar de andere computers en open het hoofdvenster van Thuisgroep. Boven in het venster leest u dat het wachtwoord door een andere computer is aangepast. Klik op de knop Nieuw wachtwoord opgeven. Op de andere computer wordt het wachtwoord nog getoond. Neem dit over in het getoonde wachtwoordvak. Klik op Volgende. De computer wordt toegevoegd aan de thuisgroep. Klik op Voltooien.

©PXimport

16. Streamen

Interessant aan thuisgroepen is de mogelijkheid om media (zoals afbeeldingen, muziek en video's) naar andere apparaten binnen de thuisgroep te streamen. Zo kunt u de media afspelen op een andere pc, zonder de bestanden eerst te kopiëren of verplaatsen. Hiervoor maakt u gebruik van Windows Media Player. In het hoofdvenster van Thuisgroep plaatst u een vinkje bij de optie Mijn afbeeldingen, muziek en video's naar alle apparaten op mijn thuisnetwerk streamen. Klik hierna op Opties voor mediastreaming, zodat we in de volgende stap zelf wat dingen kunnen instellen.

©PXimport

17. Streamen beperken

De bestanden uit uw mediabibliotheek kunnen nu worden gestreamd. Geef de mediabibliotheek een herkenbare naam. Hierna bepaalt u welke apparaten toegang hebben tot de streams en welke rechten zij hebben. In de lijst ziet u alle apparaten binnen het lokale netwerk. Kies telkens tussen Toegestaan en Geblokkeerd. De computers binnen uw thuisgroep hebben automatisch toegang. Via de knoppen Alles toestaan en Alles blokkeren kunt u in één keer een beleid op de hele selectie toepassen. Klik tot slot op OK.

©PXimport

18. Ouderlijk toezicht

Als u gebruikmaakt van ouderlijk toezicht (en hiermee bepaalt welke inhoud uw kinderen wel of niet mogen zien), kunt u bepalen welke inhoud mag worden verspreid. Dit gebeurt op basis van classificaties of sterwaarderingen. In het venster Opties voor mediastreaming kiest u voor Standaardinstellingen selecteren. Kies of u op basis van sterwaarderingen of classificaties van Ouderlijk toezicht bestanden wilt streamen. Stel vervolgens de kwaliteitseis in.

©PXimport

19. Geavanceerde instellingen

Hebt u in uw netwerk nog pc's met Windows XP of Vista in gebruik? Dan kunt u ervoor kiezen om de mappen uit uw thuisgroep te beheren met uw gebruikersnaam en wachtwoord. U meldt zich dan op alle computers aan met dezelfde gebruikersnaam en wachtwoord. In het hoofdvenster van Thuisgroep klikt u op Geavanceerde instellingen voor delen wijzigen. Klik op de pijl naast Thuis of werk. Bij Verbindingen met een thuisgroep, kiest u voor de optie Gebruikersaccounts en wachtwoorden gebruiken om verbinding met andere computers te maken.

©PXimport

Bij gemengde groep

Thuisgroepen is een specifieke functie van Windows 7. Maakt u binnen het gebruik van andere computers, bijvoorbeeld met Windows XP en Windows Vista? Maak dan gebruik van de standaard netwerkfunctie van Windows. Klik met rechts op het bestand en kies Delen. Vervolgens configureert u de gedeelde mappen handmatig (op basis van een werkgroep, in plaats van een thuisgroep). Zo zorgt u ervoor dat alle computers toegang hebben tot gedeelde bestanden en apparaten.

©PXimport

Gebruikersaccounts in thuisgroep

Hebt u uw Windows Thuisgroep naar wens geconfigureerd? Dan kunt u nu ook gebruikersaccounts toevoegen en beheren. In het volgende nummer van Computer!Totaal zullen we hier aandacht aan besteden in een uitgebreide workshop. We leggen dan uit hoe u gebruikersaccounts toevoegt, de toegangsrechten beheert, inlogtijden instelt enzovoort.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).