Windows 10 is een grote verandering en niet iedereen wordt daar blij van. Als je niet meer mee wilt met de toekomst die Microsoft voor Windows heeft uitgestippeld, moet je op zoek naar alternatieven. In dit inleidende artikel stellen we Linux aan je voor.

In dit eerste deel van een reeks, leggen we je uit waarom je Linux zou kunnen gebruiken en waarop je moet letten bij je overstap. Een goede voorbereiding is immers het halve werk! Lees ook: De 40 beste tips voor Windows 10.

Tip 1: Geen Windows 10?

Er zijn verschillende redenen om Microsoft niet te volgen met zijn nieuwste besturingssysteem. Zo kun je in Windows 10 een update standaard niet meer weigeren of kiezen wanneer die wordt geïnstalleerd. Je kunt dus niet meer wachten met updaten tot je in nieuwsfora leest of de update ongewenste bijwerkingen heeft of niet. Dat heeft al tot problemen met drivers geleid. Een ander aandachtspunt is privacy: hoewel Windows 10 vrij overzichtelijk alle privacygerelateerde instellingen bij elkaar heeft gezet, wil Microsoft standaard wel heel veel van ons computergebruik weten. Bovendien kan elke verplichte update een nieuwe privacyinstelling introduceren die standaard staat ingeschakeld. Microsoft is ook wat voortvarend geweest met het stopzetten van de ondersteuning van oude hardware.

Ook de meest genoemde voordelen van Windows 10 zijn niet per definitie allemaal redenen om over te stappen, omdat Windows 10 niet het enige besturingssysteem is met die voordelen. Zo start Windows 10 sneller op dan Windows 7, maar Linux is doorgaans nog sneller. En de in Windows 10 geïntroduceerde virtuele desktops (Task View) zitten al jarenlang in Linux en dan nog in een geavanceerdere vorm.

©PXimport

Windows 10 heeft erg veel interesse in je persoonlijke gegevens.

Tip 2: Waarom Linux?

Als je niet blij wordt van Windows 10, is het goed om te weten dat er alternatieven bestaan. Voor thuisgebruik heb je de keuze uit twee bruikbare besturingssystemen van andere makers: OS X en Linux. Heb je geen Mac, dan is OS X geen optie, tenzij je de officieel niet ondersteunde weg van een 'hackintosh' wilt volgen. Is Linux dan interessant voor jou? In veel gevallen wel. Linux draait snel, ook op wat minder krachtige hardware, en is vlot geïnstalleerd. De standaardinstallatie bevat doorgaans al heel wat software, waardoor je onmiddellijk aan de slag kunt.

Bovendien is extra software eenvoudig te installeren zonder dat je zelf allerlei websites moet afschuimen en installatieprogramma's moet downloaden en uitvoeren. Updates voer je uit wanneer je wilt, en Linux houdt alle geïnstalleerde software op dezelfde manier up-to-date als het besturingssysteem zelf. Tot slot is Linux volledig te personaliseren: een ander uiterlijk, een ander gedrag, het is allemaal mogelijk. Linux zit je wensen nooit in de weg en geeft je totale vrijheid. Klinkt dit je als muziek in de oren, begin dan niet onmiddellijk Linux te installeren, want er zijn ook nadelen. In de rest van dit artikel geven we enkele belangrijke aandachtspunten.

©PXimport

Linux geeft je totale vrijheid. Zelfs vóór de installatie krijg je al keuzes.

Welke Linux-distributie?

Als we volledig correct zijn, is Linux eigenlijk niet de naam van het besturingssysteem. Het is de naam van de 'kernel', het hart van het besturingssysteem, dat onder andere met de hardware communiceert en zorgt dat programma's correct draaien, met bestanden kunnen werken en op het netwerk kunnen. Het volledige besturingssysteem noemen we een 'Linux-distributie', kortweg 'distributie' of informeel 'distro'. Met de kernel alleen kun je niets. In een distributie wordt de Linux-kernel samengebracht met systeemsoftware en allerlei software voor eindgebruikers, met als resultaat een bruikbaar besturingssysteem.

Er bestaan diverse Linux-distributies, waarbij telkens een keuze gemaakt is voor de software die is opgenomen en waarbij eigen accenten zijn opgelegd. Bedrijven vertrouwen doorgaans op Red Hat Enterprise Linux of SUSE Linux Enterprise, terwijl voor thuisgebruikers Linux Mint, Debian, Ubuntu, openSUSE en Fedora populaire keuzes zijn. In deze artikelreeks laten we je kennismaken met Linux Mint, dat volgens de website DistroWatch.com de populairste Linux-distributie is.

©PXimport

Linux Mint is al even de populairste Linuxdistributie.

Tip 3: Alternatieven

Windows-software draait niet onder Linux (we hebben het dadelijk over de uitzonderingen), dus als je overstapt op Linux, zul je op zoek moeten gaan naar alternatieven voor je vertrouwde software. Voor heel wat categorieën software is dat geen probleem: in plaats van met Internet Explorer surf je met Mozilla Firefox, Microsoft Office vervang je door LibreOffice, Windows Media Player ruil je in voor VLC enzovoort. Op de website OSALT vind je een - zij het wat verouderde - uitgebreide lijst van Windows-software en de bijbehorende opensource-alternatieven, die doorgaans op Linux draaien. Doe de zoektocht voor al je software, zodat je niet voor verrassingen komt te staan als je Linux hebt geïnstalleerd. Overigens zijn de mogelijkheden van de alternatieve software niet altijd identiek, dus zorg dat je je daarin inleest als je op geavanceerde mogelijkheden van programma's vertrouwt. Kijk ook naar browserextensies die je gebruikt.

Als je in Windows al veel voor opensource-software koos, dan zal de overstap naar Linux vrij vlot verlopen: dezelfde software installeer je doorgaans eenvoudig op Linux of komt zelfs standaard bij je Linux-distributie.

©PXimport

Voor de meeste software die je gebruikt, bestaan er wel alternatieven die op Linux draaien.

Tip 4: Software emuleren

Kun je echt niet zonder een bepaald Windows-programma omdat er geen waardig alternatief voor bestaat of omdat je (bijvoorbeeld door je werkgever of school) verplicht bent om het te gebruiken, dan zijn er manieren om de software toch onder Linux te draaien. Een van die manieren is Wine, een compatibiliteitslaag die een alternatieve implementatie biedt voor delen van Windows.

Daardoor kun je heel wat Windows-software onder Linux draaien met de hulp van Wine, zelfs oudere Windows-software die niet eens draait in de compatibiliteitsinstellingen van Windows. Zoek in de Wine Application Database op of je software door Wine ondersteund wordt. Voor elk programma dat in de lijst is opgenomen, krijg je te zien hoe je het installeert in Wine en wat er al dan niet werkt.

Een tweede manier om Windows-software in Linux te draaien is met virtualisatie. VirtualBox is een populair opensource-virtualisatieprogramma. Je installeert dan VirtualBox op je Linux-systeem en installeert Windows (waarvoor je wel een geldige licentie moet hebben) in een virtuele machine. Daarin draait dan je Windows-programma. De software draait trager dan in Wine, omdat je een volledig Windows-systeem virtualiseert.

©PXimport

Heel wat Windows-programma's zijn dankzij Wine toch in Linux te draaien.

Tip 5: Games

Een speciale categorie software vormen de games. Als je veel speelt, dan dien je hier echt wat extra aandacht aan te besteden bij een overstap naar Linux. Hoewel Valve-oprichter Gabe Newell Linux als de toekomst van gaming beschouwt, zijn er nog wel wat hordes te overwinnen. Als je je bestaande Windows-games wilt spelen, lukt dat niet altijd. Niet alle games werken in Wine en de performance binnen VirtualBox wil weleens tegenvallen.

Bovendien moet je vaak experimentele versies van je grafische drivers draaien, omdat de producenten van gpu's hun drivers voor Linux niet altijd even snel updaten als voor Windows. En zelfs met de nieuwste drivers kan de performance tegenvallen, omdat de games meestal zijn geoptimaliseerd voor Windows. Zoek dus eens wat rond naar ervaringen van anderen die je games onder Linux aan de praat hebben gekregen. Ook niet al je Steam-games werken binnen Linux: momenteel zijn er volgens de Steam Database 1600 ondersteund. Gelukkig neemt dat aantal wel toe, zeker sinds Valve zijn eigen Linux-distributie SteamOS heeft. Overigens bestaan er ook goede opensource-games die onder Linux draaien.

©PXimport

Het aantal Linux-games op Steam neemt zienderogen toe.

Tip 6: Hardware

Een ander punt dat weleens voor problemen zorgt, is de hardware-ondersteuning. Daarvoor zul je wat opzoekwerk moeten verrichten. Zoek zo veel mogelijk informatie over je hardware op: niet alleen de naam, maar ook het typenummer. Hiermee kun je dan op gespecialiseerde websites of zelfs via Google op zoek gaan hoe het met de ondersteuning onder Linux gesteld is. Een goede website om te beginnen is www.linux-drivers.org. Informatie over wifi-ondersteuning vind je op Linux Wireless, je printer raadpleeg je het best op OpenPrinting en je scanner op het SANE-project.

Ervaringen over laptops vind je op Linux on laptops. Wordt een hardwarecomponent niet ondersteund, zoek dan naar een wel ondersteund alternatief. Een andere optie is om die hardware onder Windows te blijven gebruiken en de rest onder Linux te doen. Dat kan ook bijvoorbeeld in een virtuele machine: in VirtualBox kun je Windows in je virtuele machine toegang geven tot usb-apparaten die je op je computer aansluit.

©PXimport

Zoek op OpenPrinting op of je printer met Linux overweg kan.

Tip 7: Bestanden overzetten

Als je zeker weet dat een overstap naar Linux haalbaar is, wil je misschien onmiddellijk Linux installeren. Voordat je al te enthousiast aan de slag gaat, raden we je aan eerst een aantal maatregelen te nemen om je bestanden ook in Linux beschikbaar te maken. Kopieer al je bestanden die je op je Linux-systeem wilt gebruiken naar een externe harde schijf of plaats zo veel mogelijk bestanden online in een clouddienst. Zo hoef je na de installatie van Linux alleen maar de bestanden van de externe harde schijf of de clouddienst naar je interne schijf te kopiëren. Vergeet niet de bestanden van andere gebruikers en exporteer zaken zoals bladwijzers van je internetbrowser. Noteer ook belangrijke instellingen, zoals die van je e-mailaccount als je met een e-mailclient werkt, en ga na of je de wachtwoorden van online diensten nog kent.

Dit is een mooi moment om je bestanden eens uit te pluizen. Heb je alles nog nodig? Alles kopiëren is natuurlijk het gemakkelijkst, maar duurt het langst en zadelt je nieuwe Linux-systeem al onmiddellijk op met een volle schijf. Je overstap naar een nieuw besturingssysteem is de ideale gelegenheid om schoon schip te maken.

©PXimport

Gebruik je al veel clouddiensten, dan hoef je die bestanden niet zelf over te zetten naar Linux.

Tip 8: Mint downloaden

In het volgende artikel in deze reeks zullen we Linux Mint 17.3 installeren, dat tot april 2019 updates krijgt. Je kunt nu al naar de downloadpagina van Linux Mint gaan en de Cinnamon-editie downloaden. Kies de 64bit-versie, tenzij je de installatie op een oude computer met 32bit-processor gaat installeren. Kies op de volgende pagina een mirror en download dan het bestand linuxmint-17.3-cinnamon-64bit.iso. Lees ondertussen ook de release notes van Linux Mint 17.3. Op deze pagina staat vermeld welke problemen er met deze versie van Linux Mint bekend zijn en hoe je ze het best oplost. Zo schakel je SecureBoot het best uit in je UEFI. Neem ook al eens een kijkje op de forums van Linux Mint, waar je kunt lezen over de ervaringen van anderen.

©PXimport

Download Linux Mint 17.3 Cinnamon, zodat je alvast klaar bent voor de installatie.

Opensource-software

Wie met Linux bezig is, zal vaak de term 'opensource' (in het Nederlands soms wel eens 'openbron' genoemd) te horen krijgen. Bij opensource-software is de programmacode ('broncode' of 'sourcecode') vrijelijk in te zien, zodat je in principe kunt kijken hoe de software werkt, zelf fouten kunt oplossen of de werking kunt aanpassen. Bovendien mag je de software met je wijzigingen verspreiden. Niet alleen de Linux-kernel is opensource, bijna alle software die je in een Linux-distributie vindt is dat.

Het is juist door het opensource-karakter van al die software dat er zoveel Linux-distributies bestaan. Met Windows is het door de licentie en de geslotenheid van de code niet mogelijk om eigen versies uit te brengen; alleen Microsoft mag en kan dat. Een andere term is 'free software' of 'vrije software', al legt die wat andere accenten dan opensource-software.

©PXimport

Opensource betekent meer dan toegang hebben tot de broncode: de definitie van opensource bevat maar liefst tien criteria.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).