Hoe kies je een mini-pc? Er zijn zoveel varianten, van enorm klein en licht tot … een stuk minder ‘mini’ dan gedacht. Ook de prestaties en uitbreidingsmogelijkheden lopen uiteen, wat belangrijk is als je er meer mee gaat doen dan alleen de bekende Office-toepassingen. We zetten in dit artikel de keuzes op een rij!

Tip 01: Vaste werkplek

Een mini-pc is natuurlijk ideaal voor een vaste hobby- of werkplek. Sommige zijn zo klein dat je ze makkelijk onder het bureau of zelfs achter een monitor wegstopt. Ze hebben ook niet de beperkingen van veel laptops. Je hebt bijvoorbeeld volledige controle over het scherm en toetsenbord. De meeste mini-pc’s kunnen zelfs moeiteloos een opstelling met meerdere beeldschermen aan, soms twee maar meestal drie of zelfs meer. Ook het aansluiten op een televisie is vaak een goede optie. Wat uitbreidingsmogelijkheden, vaste aansluitingen en draadloze voorzieningen (zoals wifi en bluetooth) betreft zijn er weinig verschillen met een moderne laptop. De mini-pc gebruikt immers vaak onderdelen die oorspronkelijk voor laptops zijn ontwikkeld. Dat betekent trouwens ook dat een mini-pc doorgaans erg zuinig is.

Tip 02: Formaat

De term mini-pc is een breed begrip. Het kleinst zijn zonder twijfel de mini-pc’s in de vorm van een hdmi-stick, die je direct in een monitor of televisie kunt steken. Een bekend voorbeeld is de Intel Compute Stick. Deze komt meestal wel wat kracht te kort. Voor een zeer kleine maar volwaardige mini-pc kom je qua grootte al snel uit bij de Intel NUC, wat een van de trendsetters is (zie kader). Veel fabrikanten kwamen met alternatieven in nagenoeg datzelfde formaat, zoals de Gigabyte Brix en ASRock Beebox. Hierna kom je ze in alle soorten en maten tegen. Het is verstandig goed na te gaan hoe breed, lang en diep een geadverteerde mini-pc écht is. Op een foto is dat zelden goed te zien. Steeds vaker geven fabrikanten de inhoud in liters op, wat ook een goede indicatie geeft. Wil je een mini-pc netjes wegwerken in een kastje (met voldoende ventilatie!) dan zul je extra scherp op de afmetingen moeten letten.

©PXimport

Trendsetter

Tip 03: Toepassingen

Een groot pluspunt van mini-pc’s is dat ze erg breed inzetbaar zijn. Ze komen dus niet alleen van pas op de vaste werkplek. Veel modellen kun je prima als zogenaamde htpc (home theatre pc) inzetten voor bij de tv. Ze hebben daar alles voor in huis, waaronder wifi, de hdmi-aansluiting die je ook op vrijwel iedere tv vindt en ook nog een infrarood-oogje om toepassingen op afstand te bedienen. Daarnaast zijn ze prima als kleine thuisserver inzetbaar. Je zet hem dan bijvoorbeeld in de meterkast. In vergelijking met een zware server zijn ze veel zuiniger terwijl ze – afhankelijk van het model – evengoed veel kracht hebben. Zo kun je op een thuisserver met bijvoorbeeld Plex of Emby je eigen mediabibliotheek aanleggen en allerhande content streamen door je huis, naar een smart tv of geschikte mediaspeler in je netwerk. Zo’n mini-pc heeft weliswaar zelf vaak niet zo veel opslagruimte, maar werkt natuurlijk wel weer mooi samen met netwerkopslag, bijvoorbeeld een nas. Dankzij die brede inzetbaarheid kun je een afgedankte mini-pc ook makkelijk een tweede leven geven!

©PXimport

Tip 04: Integratie

Zijn er eigenlijk nog redenen om toch een desktop-pc in huis te halen? Meestal niet. De vele insteeksloten op moederborden worden zelden nog gebruikt. Onderdelen als de geluidskaart en netwerkfuncties zijn al lang geïntegreerd op het moederbord. Al te veel harde schijven hoef je ook niet in een pc kwijt. Een kleine ssd van 2,5 inch of een nog kleiner insteekkaartje in het zogenaamde M.2-formaat is vaak genoeg. Zeker in combinatie met een nas of externe harde schijf. Zo’n ‘bakbeest’ heeft eigenlijk alleen nog het voordeel dat je een stevige videokaart kunt plaatsen en meer upgrademogelijkheden hebt. Maar het vervangen van bijvoorbeeld de processor is in de praktijk zelden interessant, zeker als de markt al weer een paar generaties verder is.

©PXimport

Tip 05: Sleutelen

Juist omdat alles zo sterk is geïntegreerd valt aan een mini-pc meestal niet zo veel te sleutelen. Vaak zijn alleen het werkgeheugen en de opslag te verwisselen, maar zelfs dat is niet vanzelfsprekend. Dat laat Apple met de Mac Mini zien. In de vorige generatie was bijvoorbeeld het geheugen vastgesoldeerd. In de laatste generatie ligt ook de opslagcapaciteit vast, en zijn alleen de geheugenmodules (met moeite!) te verwisselen. Er wordt namelijk een soort flash-opslag gebruikt, wat ook voor veel laptops gebruikelijk is. De Mac Mini is onder de mini-pc’s wel een beetje een uitzondering: bij de meeste mini-pc’s kun je de opslag wel zelf kiezen. Sommige mini-pc’s hebben zelf ruimte voor meer dan één schijf. Juist omdat aan een mini-pc weinig te sleutelen valt is het wel raadzaam een model te kopen dat een tijdje mee kan.

©PXimport

Tip 06: Grafische kracht

Tenzij je video’s wilt gaan bewerken of zware games spelen (zie volgende tip) heeft een mini-pc genoeg grafische kracht en vaak ook genoeg aansluitingsmogelijkheden. Twee of drie beeldschermen aansluiten is zelden een probleem. Een gunstige ontwikkeling zijn de mini-pc’s met usb-c aansluiting of de nog modernere Thunderbolt. Die ziet er op de bliksemschicht na hetzelfde uit, maar maakt een nog snellere gegevensoverdracht mogelijk. Zowel usb-c als Thunderbolt leent zich er, zolang de hardware dat ook ondersteunt, voor om één of meerdere beeldschermen aan te sluiten. Via adapters kunnen dat schermen met bijvoorbeeld DisplayPort, dvi of hdmi zijn. Uiteraard zijn er veel meer accessoires die usb-c of Thunderbolt benutten.

©PXimport

Tip 07: Externe videokaart?

Wil je zwaardere games spelen of video in hoge resolutie bewerken dan loop je – net als bij laptops – wat eerder tegen de beperkingen van de mini-pc aan. Er bestaan weliswaar enkele mini-pc’s die meer op gamers zijn gericht, maar die zijn ook erg prijzig en niet zo toekomstgericht. Een mini-pc met Thunderbolt-aansluiting geeft je meer flexibiliteit doordat je hier meestal een externe videokaart op kunt aansluiten. Dat zijn in feite losse behuizingen, vaak nog groter dan de mini-pc zelf, waar een krachtige videokaart in zit met veelal meerdere aansluitingen voor je beeldschermen. Zo kun je toch gewoon video’s bewerken of de modernste games spelen. Ze zijn vooral gericht op gebruikers die geen zware en logge game-laptop (willen) hebben maar wél gamend los willen gaan. Een nadeel is dat ze groot zijn, een zware voeding hebben, vrij luidruchtig kunnen zijn en ook nog een stevig prijskaartje hebben.

©PXimport

Tip 08: Processor en geheugen

In de laatste modellen mini-pc’s vind je processoren uit de nieuwe achtste generatie processors van Intel. Die dragen (meestal) de codenaam Coffee Lake. Hoewel er nog altijd Celeron- en Pentium-varianten zijn, zien we vooral veel mini-pc’s met een i3, i5 of i7-processor. Dat kan een desktop-variant zijn maar ook de zuinige mobiele variant die ook in laptops wordt ingezet. Als je video’s wil gaan bewerken of de zwaarste games wil spelen, bijvoorbeeld met de hulp van een externe videokaart (zie vorige tip), moet de processor in mini-pc niet een te lichte variant zijn, want die moet het immers ook kunnen bijbenen! Voor gewone Office-toepassingen is een i3 zeker toereikend. Wat geheugen betreft is 8 of 16 GB een goed uitgangspunt. Dankzij ddr4-ondersteuning heb je vaak de mogelijkheid om tot 32 GB of meer uit te breiden.

©PXimport

Tip 09: AMD

Hoewel Intel de boventoon voert is AMD wel aan een inhaalslag bezig op de desktop-markt. Dit dankzij Ryzen, de laatste serie processors met uitstekende prijs/prestatieverhouding. In mini-pc’s zien we ze nauwelijks terug. Het is wel altijd een optie om zelf een systeem samen te stellen met een Mini-ITX moederbord of het nog kleinere Mini-STX, dat qua afmetingen een beetje tussen de Mini-ITX en Intel NUC uitkomt. ASRock levert met de DeskMini A300 sinds kort een compleet systeem met zo’n type moederbord. Voor zelfbouw vind je in het Mini-ITX-formaat het breedste aanbod. Je kunt er een stevig systeem mee opbouwen, maar niet echt een mini-pc. Neem je bijvoorbeeld een behuizing zoals de Fractal Design Node 304 dan is het volume zo’n 20 liter. Aan de andere kant heeft het ook niet de beperkingen van veel mini-pc’s. Je kunt er bijvoorbeeld een volwaardige grafische kaart in steken.

Tip 10: Barebones

Intel is weliswaar trendsetter maar al lang niet meer de enige fabrikant die mini-pc’s uitbrengt. Ook merken als Asus, ASRock, Gigabyte, MSI, Medion, Shuttle, Zotac, HP, Fujitsu en Lenovo leveren compacte pc’s. Je komt zowel kant-en-klare mini-pc’s tegen waarmee je vrijwel direct aan de slag kunt als zogenaamde barebones. Dat zijn kale mini-pc’s waarbij je zelf voor geheugen en opslag moet zorgen en soms ook nog de processor. Vaak ben je met een barebone wat goedkoper uit, al ben je wat meer afhankelijk van de marktprijzen voor de onderdelen. Een barebone betekent wel dat je een klein beetje moet sleutelen, al is bijvoorbeeld een geheugenmodule heel makkelijk te plaatsen. Belangrijk is vooral dat je het correcte geheugen kiest, je kunt hiermee snel tegen compatibiliteitsproblemen aanlopen. Ook zul je zelf voor het besturingssysteem moeten zorgen.

Tip 11: Apple met OS X

Hoewel wat onderbelicht heeft Apple met de Mac Mini een zeer degelijke lijn mini-pc’s, gericht op liefhebbers van macOS en - gezien de prijzen - ook meer en meer op professionals. De vierde generatie werd eind oktober 2018 aangekondigd en is inmiddels goed verkrijgbaar. Het voelt wel als een achtergebleven kindje want er zijn al weer vier jaar gepasseerd sinds de voorgaande reeks. Het ontwerp is los van de donkere kleur, die lijkt op die van de iMac Pro, vrijwel gelijk gebleven. Intern is wel onder andere de koeling verbeterd en je krijgt betere (desktop)prestaties. De specificaties zijn behoorlijk opgekrikt al geldt dat ook voor de prijzen.

©PXimport

Kooptips

Compact en krachtig: Intel NUC815BEK

©PXimport

Klein, flexibel en voordelig: ASRock DeskMini 310

Voor de Apple-fan: Mac Mini (2018) 3,6 GHz i3 8GB/128GB

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).