Sprockets van HP zijn kleine fotoprinter waarmee je overal met je smartphone foto’s en selfies op stickerformaat kunt printen. Wij probeerden een recent model enkele maanden uit. Hoe dat beviel, lees je in deze HP Sprocket New Edition review.

De HP Sprocket 200 Printer (New Edition) print kleurenfoto’s op drukgevoelig zelfklevend fotopapier van 5,08 x 7,62 cm (2 x 3 inch), ofwel 3,54 inch (9 cm) diagonaal. Je neemt het printertje gewoon in een jaszak of tas mee, want het meet slechts 80 x 118 x 25 mm en weegt maar 172 gram.

Je kunt printen terwijl de Sprocket met het stroomnet verbonden is, of met behulp van de niet-verwisselbare Li-polymeeraccu. Die bestaat uit twee cellen en heeft een capaciteit van 550 mAh; voldoende om ongeveer tien fotostickers te printen. En dat is – waarschijnlijk niet toevallig - ook het maximaal aantal stickers dat in het printertje past.

Het apparaatje verbruikt 0,55 watt in ruststand, 31 à 32 watt tijdens het afdrukken en gemiddeld 16 watt in werking. De omgevingstemperatuur bij gebruik dient tussen de 5 en 40 graden Celcius te zijn. Een micro-usb-stroomkabel wordt meegeleverd, maar voor een usb-stroomadapter moet je zelf zorgen. Dankzij de usb-stroomaansluiting kun je de Sprocket uiteraard ook overal met een pc, laptop of powerbank opladen.

Naast de usb-poort bevindt zich een kleine ronde led die rood brandt als de accu bijna leeg is, oranje wanneer hij half opgeladen is en groen wanneer hij vol is. Tijdens het laden knippert de led rood.

Aan de andere kant van de Sprocket is er een grotere langwerpige statusled die zes verschillende kleuren kan weergeven die je naar wens kunt toekennen aan de functies inschakelen, uitschakelen, slaapstand, inactief, printen en overige fouten.

Rood en wit zijn niet aanpasbaar: rood betekent dat er geen papier in de printer zit of dat er een storing is; wit wil zeggen dat de printer nog moet geconfigureerd worden met behulp van de mobiele app.

Zink-fotopapier

De Sprocket 200 print volgens de ZINK-printtechnologie (‘Zero INK’) die geen cartridges nodig heeft en in één keer via een thermisch proces een randloze kleurafdruk creëert. De ‘inkt’ zit dus al in het fotopapier; de printer activeert die door middel van een thermisch procedé.

De technologie werd ontwikkeld door het Amerikaanse bedrijf ZINK Holdings. HP heeft er een licentie op, net zoals andere bedrijven zoals Brother, Canon, Kodak, LG, Lifeprint, Prynt en Polaroid. ZINK startte trouwens als een project bij Polaroid en werd in 2005 afgesplitst tot een zelfstandig bedrijf. De technisch vergelijkbare thermische Fuji Printpix-technologie is overigens niet compatibel met ZINK.

©PXimport

De Sprocket 200 print op 313 x 400 dpi, ofwel 143,55 ppi (0,13 megapixels) met een 4:3-beeldverhouding. De afdrukken glanzen en het zelfklevende fotopapier heeft een gewicht van 100 gram/m².

ZINK-fotopapier bevat de basiskleuren cyaan, magenta en geel in inktlagen die ingepakt zijn tussen een doorzichtige bovenkant en ondoorzichtige achterkant met drukgevoelige stickerzijde. De inkten worden geactiveerd door ze op verschillende temperaturen en met wisselende duurtijden op te warmen: 110 °C voor cyaan, 150 °C voor magenta en 200 °C voor geel. Dat vergt redelijk veel van de accu, reden waarom de Sprocket ‘maar’ tien foto’s op één batterijlading kan printen.

Print je snel te veel foto’s achter elkaar dan kan dit in theorie tot oververhitting leiden, maar tijdens de test ondervonden we geen problemen. De Sprocket schakelt zichzelf trouwens automatisch uit bij oververhitting.

Sprocket klaarmaken voor gebruik

De Sprocket app werkt met iOS 8.0 en hoger en Android 4.4 en hoger. Controleer dus eerst even de versie op je je telefoon of tablet en update deze eventueel. Verwijder intussen de bovenklep van de Sprocket 200. Tien velletjes ZINK-fotopapier worden meegeleverd. Haal ze uit de beschermende plastic verpakking en vergeet de blauwe kartonnen kaart met streepjescode niet. Die ‘ZINK Smartsheet’ heb je namelijk nodig om de printer te reinigen en te kalibreren. Elke verpakking ZINK-fotopapier bevat een dergelijk kalibratiekaartje.

Plaats de kaart met de streepjescode omlaag in de printer en leg er het fotopapier op, eveneens met het logo omlaag. Sluit de printer en schakel de stroom in. Houd de stroomknop naast de usb-poort ingedrukt totdat het statuslampje wit brandt.

Voeg nu de Sprocket Printer toe via het apparaatmenu in de app. Mogelijk vraagt de app je om een firmware-update uit te voeren. Dit duurt enkele minuten. Tijdens het updaten knippert de statusled van de Sprocket 200 in alle ondersteunde kleuren. Koppel het apparaat uiteraard niet los zolang de update niet is voltooid. Het updateproces duurt maximaal een minuut of vijf.

Via de app print je foto’s uit de fotogalerij van je smartphone. Je kunt de app ook verbinden met Instagram, Facebook en Google en zo foto’s uit de cloud printen.

©PXimport

Eerste foto's printen

Het duurt ongeveer drie seconden om de printer in te schakelen. De Sprocket 200 voert altijd eerst een kleine zelftest uit, om te controleren dat de roller werkt en het papier correct geladen is. Printen duurt dertig à veertig seconden per foto, het verzenden inbegrepen. De foto schuift aan de voorkant uit de pocketprinter, is direct gebruiksklaar en hoeft dus niet te drogen zoals bij een oude Polaroid.

Bij een nieuw pak fotopapier wordt eerst de kalibratiekaart uitgeworpen, waarna pas de eerste foto volgt. Bewaar de kalibratiekaart voor de zekerheid tot het bijbehorende pak fotopapier op is. Als je om een of andere reden het fotopapier verwisselt dan moet je onderaan altijd opnieuw eerst het bijbehorende kalibratiekaartje leggen voor het beste afdrukresultaat.

De app heeft een optionele instelling voor ‘augmented reality’, die onzichtbaar voor het blote oog allerlei informatie in de foto verbergt, zoals de datum waarop en de locatie waarin deze gemaakt is. Die informatie kun je wel achteraf uitlezen met de scanfunctie van de Sprocket-app. De app toont vervolgens andere foto’s in je galerij die op dezelfde datum gemaakt zijn. Verder worden foto’s uit de galerij getoond die je op dezelfde locatie maakte. Ten slotte zoekt de app op Instagram en Google naar foto’s die anderen op dezelfde locatie maakten. Ook die kun je dan in de app bekijken.

Resultaten

Sprocket print foto’s standaard randloos. In de app kun je wel witte of gekleurde randen toevoegen, maar aangezien de foto’s al zo klein zijn hangt het sterk van het onderwerp af of dit een goed idee is. Verder kun je basisbewerkingen op de foto’s uitvoeren en allerlei kleurige clipart, virtuele stickers en effecten toevoegen.

Uiteraard is de selectie clipart niet zo uitgebreid als bij Messenger, Instagram of WhatsApp, laat staan als bij gespecialiseerde stickerapps zoals Stickify of PicsArt. Maar de Sprocket app werkt gebruiksvriendelijk; de beschikbare bewerkingsopties volstaan om foto’s waar nodig te retoucheren. De app toont het resultaat voordat je op de printknop drukt.

©PXimport

De afdrukkwaliteit hangt sterk af van de kwaliteit van de originele foto, maar is zeker aanvaardbaar. Verwacht echter geen professionele fotoafdrukkwaliteit. De prints zijn uiteraard ook vrij klein en de resolutie is beperkt. Daardoor werken simpele afbeeldingen met niet al te veel details zoals duidelijk zichtbare gezichten het best.

Leuk is wel dat je de prints als sticker kunt gebruiken. Je plakt ze probleemloos op een kaft of in een fotoalbum. Maar let op: in het speciale HP Sprocket fotoalbum dat je her en der kunt kopen, passen de iets grotere foto’s van de New Edition Sprocket niet! Voorlopig heeft HP geen eigen album voor zijn nieuwste Sprocket-printer, maar albums van andere merken bestaan er natuurlijk ook en die zijn sowieso goedkoper.

De mogelijkheid om datum- en locatie-informatie in de foto te verbergen en achteraf met de app uit te lezen, is méér dan een gimmick. Ze is handig om achteraf informatie over een foto terug te vinden, zelfs zonder dat je bijvoorbeeld iets op de achterkant schreef. Bij de eerste versies van de app haperden die ‘ingesloten ervaringen’ soms om onduidelijke redenen. Maar sinds een recente update (zie verder) functioneert deze functie wel goed.

Paar maanden later

HP werkte tijdens de testperiode zowel de Sprocket-app als de -firmware regelmatig bij. Daarmee werden enkele oneffenheden zoals problemen met de augmented reality-functie weggewerkt. Ook werden in de app extra stickers en afdrukeffecten toegevoegd.

De printer werkte tijdens de testperiode probleemloos. De accu loopt nauwelijks leeg als je de Sprocket niet gebruikt. Zet je hem weer aan dan is hij direct verbonden met de app en kun je binnen een minuut één of meer foto’s afdrukken. Het is een gebruiksvriendelijk apparaat dat na de initiële configuratie probleemloos blijft werken.

Wat met de levensduur van de prints? Wij hingen foto’s maandenlang op in het dag- en kunstlicht van een typische woonkamer. Dit had geen merkbare invloed op de afbeeldingen. Als je ze in een erg warme ruimte ophangt, hebben de foto’s wel de neiging om op te krullen.

Noch ZINK, noch HP geven concrete info over de levensduur van de Sprocket-foto’s. ZINK zegt dat zijn thermische foto’s even lang leven als klassiek afgedrukte foto’s, zonder verdere details te geven. “They will last for years and years and years,” zo verklaarde ZINK CMO Scott Wicker in 2007 in een interview met het magazine van de Amerikaanse Photo Marketing Association (PMA).

Conclusie

De HP Sprocket New Edition is een erg leuke mobiele printer die je overal meeneemt om er kleine, zelfklevende kleurenfoto’s mee te printen. Niet zozeer de fotokwaliteit, als wel het hoge ‘fun’-gehalte maken dit tot een aanrader. De app werkt erg gebruiksvriendelijk. De mogelijkheid om AR-informatie in een foto te verbergen en via de app weer uit te lezen is ook interessant.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).