Het Lint aanpassen in Office 2010
Met Office 2007 pakte Microsoft grondig het uiterlijk en de werking van de menubalk binnen alle programma's aan. In plaats van een gewone knoppenbalk kwam er nu een speciaal 'lint' (ribbon in de Engelstalige versie). Voortaan kregen we bovenin Word, Excel, Outlook of Access te maken met een knoert van een knoppenzone, netjes verdeeld over een aantal tabbladen en samengebracht in groepen. De wijze waarop we die kunnen aanpassen en uitbreiden kreeg in Office 2010 een verdere facelift. Daarvoor hoeven we echt geen expert te zijn of te worden: een aantal eenvoudige handelingen leveren toch best handige resultaten op.
Waar moet ik zijn?
Het Lint is aanwezig en gedraagt zich hetzelfde in alle onderdelen van Office 2010. Alles wat in deze expertcursus beschreven staat, zou dus op precies dezelfde manier moeten lukken in zowel Word, als Excel, Outlook, PowerPoint, OneNote of Access. De namen van en het aantal getoonde tabbladen, groeperingen en opdrachten verschillen uiteraard in functie van de module die u aan het gebruiken bent en de situatie of modus waarin het bewerkte document zich bevindt (bijvoorbeeld: wanneer er een plaatje wordt geselecteerd, dan verschijnt een extra tabblad Opmaak, maar dit blijft enkel beschikbaar zolang die selectie actief blijft).
1. Een eerste aanpassing
U kunt via twee wegen naar de gewenste bestemming navigeren: rechtsklikken in het Lint en de optie Het lint aanpassen kiezen in het menu dat verschijnt, of in het hoofdmenu via Bestand / Opties / Lint aanpassen. Beide methoden leveren eenzelfde dialoogvenster op, waarin we rechts de huidige structuur van het Lint aangeboden krijgen en links een lijst met alle mogelijke opdrachten. Rechts ziet u welke onderdelen het huidige Lint bevat. Het Lint bestaat uit een aantal hoofdtabbladen die al of niet aangekruist (en daardoor getoond) of uitgeklapt zijn. Het onderliggende niveau geeft de groepen weer: dit zijn bij elkaar horende opdrachten, die in het Lint in een rechthoekig vakje weergegeven worden met onderaan een samenvattende naam. Op het laatste niveau treft u de eigenlijke opdrachten aan. De meeste daarvan zijn grijs, ten teken dat ze standaard zijn en dus niet zomaar uitgeschakeld kunnen worden. Wat we wél kunnen verwijderen, zijn de groepen waartoe ze behoren. Een soort alles of niets keuze dus. Om een groep te verwijderen selecteert u de niet langer gewenste groep in de rechterlijst, en klikt u op de knop Verwijderen. Bent u daarin te ver gegaan, geen paniek: onderaan is er een knop Beginwaarden, met de opties Alleen het geselecteerde linttabblad opnieuw instellen (enkel toegankelijk als u een tabblad geselecteerd hebt waarin een wijziging gebeurd is) en Alle aanpassingen opnieuw instellen.
©PXimport
De eerste weg naar het Lint opent met een rechtsklik.
©PXimport
Rechts staat de structuur van het Lint ter beschikking voor aanpassing.
Let op uw situatie
Sommige tabbladen worden slechts op het Lint getoond als ze relevant zijn.
Neem nu de sinds versie 2007 toegevoegde mogelijkheid om blogberichten aan te maken vanuit Word. Dan moet u eerst kiezen voor Bestand / Nieuw / Blogbericht / Maken. Als een blogaccount gedefinieerd wordt, dan krijgt u een gestripte versie van het Lint te zien, waarop enkel de relevante tabbladen Bestand, Blogbericht en Invoegen ter beschikking staan.
Het tabblad Overzicht verschijnt enkel als u in Word overschakelt naar de documentweergave Beeld / Overzicht. En om Achtergrond verwijderen te zien verschijnen, moet u dubbelklikken op een afbeelding en de gelijknamige opdracht kiezen in het tabblad Opmaak.
Weg met dat ding!
Mocht u het Lint als storend ervaren, dan zijn er verschillende manieren om het (al of niet permanent) uit het zicht te halen. U kunt dubbelklikken op een kopje van een tabblad, of gebruikmaken van de toetscombinatie Ctrl+F1. Deze mogelijkheden bestonden al in Office 2007, maar werden blijkbaar niet vaak gevonden door de gebruikers. Vandaar dat in Office 2010 nog een extra knopje toegevoegd is, net voor het hulpvraagteken uiterst rechts. Wijst het pijltje naar boven (ˆ), dan kunt u het Lint wegklikken, het pijltje gaat naar beneden wijzen (ˇ) om indien nodig een en ander weer tevoorschijn te halen.
2. Een macroknop toevoegen
Vaak is een aanpassing van het Lint nodig om een nieuwe knop aan te maken, waarmee dan op een snelle en elegante manier een eigen macro geactiveerd kan worden. Stel: u hebt een macro genaamd Opkuis ontwikkeld (die op het einde van een Word-sessie door het actieve document gaat en alle dubbele spaties door enkele vervangt) en u wilt dit macro graag aan een nieuwe knop in het Lint vastmaken. Hiervoor kiest u Macro's uit de lijst met opdrachten links in het optiescherm, waardoor de onderliggende lijst verandert in een overzicht van alle aangetroffen macro's. Daar zou Project.NewMacros.Opkuis in terug te vinden moeten zijn (of, als de naam van uw macro anders is, dan staat er natuurlijk wat anders achter 'Project.NewMacros'). Macro's kunnen enkel toegevoegd worden aan een aangepaste groep: dit is een tabblad-annex-groep die u eerst zelf dient te definiëren door middel van de knoppen Nieuw tabblad en Nieuwe groep onderaan het optievenster. Vervolgens geeft u die een meer sprekende naam en eventueel een pictogram via de knop Naam wijzigen. Plaats daarna uw tabblad op de gewenste plaats in de hiërarchie van het Lint door gebruik te maken van de twee knopjes Omhoog en Omlaag uiterst rechts. Ten slotte selecteert u Project.NewMacros.Opkuis en klikt u op Toevoegen. U kunt een pictogram toewijzen en de naam wat eenvoudiger te maken, al was het maar door het nietszeggende 'Project.NewMacros' te wissen.
©PXimport
Met de knop Naam wijzigen geeft u duidelijkere naam aan de macroknop.
©PXimport
In het nieuwe tabblad Mijn macro's is uw macro beschikbaar via een eigen knop.
Klikken en slepen
In plaats van een opdracht te selecteren in het linkerdeel van het aanpasmenu, de gewenste nieuwe plaats aan te duiden in het rechterdeel en op de knop Toevoegen te klikken, is één en ander ook mogelijk door intuïtief te klikken en te slepen. Blijft u met de ingedrukte muiscursor zweven boven de rechterboomstructuur, dan kunt u uit zijn vorm opmaken of u zich boven een mogelijke nieuwe plaats bevindt. U krijgt een verbodscirkel als de muisknop loslaten niets uithaalt of een pijltje met een plusteken en een potentiële bestemmingslijn in het andere geval.
Terug naar af...
Als het Lint uit Office 2007 of 2010 u werkelijk doet balen en smachten naar de tekstuele eenvoud van Office 2003 of eerder, dan is er het Zwitserse UBitMenu. Dit is een gratis add-on, die zich zonder al teveel technische bemoeienis laat installeren (lees: geen actieve code, geen .NET-omgeving of andere toestanden vereist, vertraagt het gedrag van Office niet, is heel klein, enz). Het voegt een tabblad genaamd Menu toe aan het Lint, waaronder de traditionele interface terug te vinden is.
©PXimport
Een gratis add-on integreert de Office 2003-menubalk in het Lint van Office 2007 en 2010.
3. Neem uw Lint mee naar een andere pc
Een interessante nieuwigheid in Office 2010 is de mogelijkheid om een volledig op maat aangepast Lint te exporteren, het aldus gecreëerde exportbestand mee te nemen naar een ander werkstation en het daar te importeren binnen een andere Office-installatie. Zo kunt u voortaan overal beschikken over uw eigen knopjes en (indeling van) tabbladen. Kies Bestand / Opties / Lint aanpassen, klik op de knop Importeren en exporteren en selecteer de optie Alle aanpassingen exporteren. Het programma vraagt dan waar het ergens een bestand met extensie .exportedUI mag aanmaken, waarvan u zelf de naam kunt kiezen. Standaard wordt Word -aanpassingen (de spatie na 'Word' is een bugje) voorgesteld. Het is raadzaam om de naam van de moederapplicatie in een eventuele nieuwe naam te behouden, en om een aangepast Lint van Word niet te importeren in Excel (bijvoorbeeld). Onthoud de map waar u opslaat, of doe de export rechtstreeks naar usb-stick en ga daarmee naar het andere systeem. Daar voeren we dan de andere optie uit van de knop Importeren en exporteren, namelijk Aanpassingsbestand importeren.
Hoewel de extensie .exportedUI is (en dit ook moet blijven) gaat het hier in werkelijkheid om een XML-bestand, dat met Kladblok of WordPad geopend en bewerkt kan worden. Opgelet: gebruik geen gespecialiseerde XML-editor, want dergelijke tools helpen bij het opslaan te vaak de structuur van het bestand om zeep. In ieder geval biedt de mogelijkheid tot bewerking allerlei perspectieven, maar dan moet u technisch goed overweg kunnen met XML- en XSD-definitiebestanden en dergelijke.
©PXimport
Dit is het stukje aangepast Lint dat we wensen mee te nemen.
©PXimport
Een aangepast Lint is na export 'stiekem' een bestand met wat XML-code.
Duiken in de .exportedUI XML
Wenst u verder te experimenteren met wat enkel mogelijk is via de XML-code, gegenereerd door de export van het Lint, dan dient u wat technische documentatie te doorworstelen. Een goed vertrekpunt is een relevante pagina van het Microsoft Download Center. Zo krijgt u de overeenstemmende XSD in handen: dit is een beschrijving van de structuur van de .exportedUI XML.
Als dit iets te technisch wordt, dan kunt u ook een aanpassing in het Lint aanbrengen, en de geëxporteerde XML-code vergelijken met de voorgaande versie. Het levert u in eerste instantie enkel de code voor wat standaardaanpassingen op, maar het opzoeken hiervan in de XSD kan dan allerlei interessante uitbreidingen opleveren.
4. De Werkbalk Snelle Toegang en het Lint
Naast het Lint bevat de Office 2007/2010-gebruiksinterface ook nog de verwante Werkbalk Snelle Toegang (WST). Het gaat om de knopjes die zich helemaal bovenaan het venster van een Office-module nestelen, of die (op bevel van de gebruiker) een plaatsje net onder het Lint hebben gekregen. Dit laatste kan door op het uiterst rechtse knopje van de WST te klikken en de optie Onder het lint weergeven te kiezen. Verder is deze knoppenbalk even aanpasbaar als het Lint, op precies dezelfde manier en met exact dezelfde export/importmogelijkheden. Het volstaat de optie Meer opdrachten te kiezen, en u komt op de bijbehorende pagina van de opties voor de Office-module in kwestie terecht. Het enige verschil daarbij is het ontbreken van tabbladen en groepen en daarmee ook de knoppen om deze te creëren. De WST kan namelijk enkel één rij knoppen bevatten, en dient dan ook in de eerste plaats als verzamelplaats voor de meest gebruikte opdrachten. Als u bepaalde functionaliteit op ieder gewenst moment wilt kunnen oproepen met één muisklik, plaats dan het bijbehorende knopje op de Werkbalk Snelle Toegang. Initieel staan daar enkel de opdrachten Opslaan, Ongedaan maken en Opnieuw, maar daar hoeft het uiteraard niet bij te blijven.
©PXimport
De Werkbalk Snelle Toegang is dé pleisterplaats voor de belangrijkste opdrachten.
5. Mogelijkheden en onmogelijkheden
Eigenlijk werd het Lint met de introductie in Office 2007 ons haast door de strot geramd, terwijl er nog wel het een en ander aan mankeerde qua instelmogelijkheden. En zelfs in Office 2010 is het nog niet perfect. Neem nu een voor de hand liggende instelling als het weergeven van een knop als enkel een pictogram of enkel tekst. Het eerste is deels mogelijk door het wissen van de knoptekst, maar het probleem is dat de plaats voor dat tekstlabel wel behouden blijft onder het pictogram, waar het voor een oneigenlijke leegte zorgt. Echt netjes kunnen we dit niet noemen. Gelukkig is er nog een tweede trucje: wijs een groep aan in de rechterboomstructuur van het aanpasvenster en klik er met rechts op. In het zwevende menu dat verschijnt, vindt u de optie Opdrachtlabels verbergen. Dit staat standaard niet aangevinkt. Een vinkje doet de labels verdwijnen (door het vinkje te verwijderen, komen ze terug). Helaas is dit geldig voor ALLE knoppen uit de groep. Het is weer alles of niets dus.
De andere situatie is nog minder evident: een pictogram weghalen om enkel de beschrijvende tekst te behouden, lukt niet met de standaardmogelijkheden van de Office-gebruiksinterface. We komen het dichtste in de buurt door tijdens de creatie van de knop geen pictogram toe te wijzen. Maar ook dan weer dezelfde frustratie: er gaapt leegte waar normaliter een plaatje zou moeten staan. De knop staat er wel met enkel de tekst, maar ten koste van veel blanco ruimte erboven. Het rare is dat al deze instelmogelijkheden in de oude 2003-werkbalken wél mogelijk waren.
6. Meer pictogrammen
Als u een pictogram wenst te veranderen via de knop Naam wijzigen, hebt u slechts beperkte keuze: u krijgt immers maar 180 mogelijkheden voorgeschoteld. Nochtans heeft Office op de achtergrond meer dan tien keer die hoeveelheid pictogrammen ter beschikking. Alleen ... u moet (1) hun interne naam te weten komen, en (2) die naam via de XML aan de knop toekennen. U lost het eerste probleem op door een download en installatie van de Office Icons Gallery. Dit levert een Excel-werkblad op met een groep Office Icons in het tabblad Ontwikkelaars, waar u ingedeeld in negen galerijen meer dan 2500 pictogrammen voorgeschoteld krijgt.
Kies het gewenste pictogram. Een dialoogvenster verschijnt met een plaatje van de kleine en grote versie ervan en de imageMso-naam. Maak er een notitie van. Exporteer het in Word aangepaste Lint, open het .exportedUI-bestand met Kladblok en zoek de knop op waarvan u het pictogram wenst te wijzigen. Vervang de benaming van het imageMso-argument door de naam uit de Office Icons Gallery, sla het bestand op en importeer het opnieuw in Word. En ziezo, de toegevoegde knop vertoont een nieuw plaatje!
©PXimport
De Office Icons Gallery-download geeft in het Lint van Excel een overzicht van meer dan 2500 pictogrammen.
En in Office 2007?
Het Lint deed zijn intrede in (de hoofdmodules van) Office 2007. Alleen was van enige aanpasbaarheid via de gebruiksinterface nog geen sprake. De enige configuratiemethode was/is een erg technische. De eenvoudigste - alhoewel, wat heet 'eenvoudig'? - manier is door gebruik te maken van een (gelukkig opensource, dus gratis) hulpje, de Office Custom UI Editor. Op het MSDN (Microsoft Developer Network) is een driedelige serie terug te vinden over de mogelijkheden en de werkwijze. Dat er nog talrijke andere websites bestaan die proberen te verduidelijken hoe ingegrepen kan worden in het Lint van Office 2007 (bijvoorbeeld Greg Maxey MVPS of The Word MVP Site), wijst op het technische karakter van die behoefte. Enkel geschikt voor wie zich thuis voelt in XML!
7. Het formaat aanpassen
De optie Lint aanpassen in het optiemenu focust op het toevoegen of weghalen van knoppen, en hun indeling in tabbladen en groepen. Op de manier waarop de functie van de knop getoond wordt, heeft de gebruiker helaas geen impact. De tekst en het pictogram wijzigen, daar houdt het mee op. Zo beslist het Lint binnen de betrokken Office-module zelf over de grootte en plaatsing van zowel knop als tekst. Is het onderschrift klein genoeg, dan krijgt u een groot pictogram met het label eronder. Maakt u de tekst van een knop binnen een groep langer, dan plaatst het Lint alle knoppen vertikaal, en krijgt u kleinere versies van de pictogrammen met de bijbehorende labels rechts ervan.
Wenst u iets meer controle over die gang van zaken, dan dient opnieuw ingegrepen te worden in de XML, en moet u weer de omweg maken van een export/wijziging/import van de aanpassingen.
©PXimport
Zodra een onderschrift te lang wordt, kantelt het Lint de schikking van de groep.
