Wil je serieus aan de slag met audio en video op je pc, dan zijn er een paar dingen waar je op moet letten. In dit artikel lees je hoe je je pc het beste op audio- en videotaken kunt voorbereiden, wat voor hardware je eventueel nodig hebt, welke software je kan helpen en wat voor terminologie je tegen kunt komen. Kortom: dit heb je nodig voor je audio- en videoapparatuur.

Tip 01: Audio en video

De meeste computergebruikers werken wel eens met audio en video. Als je een mp3´tje wilt inkorten of een video wilt uploaden naar YouTube, dan heb je geen speciale kennis over audioformaten of video-codecs voor nodig. Voor simpele taken hoef je ook geen speciale pc of externe apparatuur aan te schaffen. Maar wat als je wekelijks video´s wilt opnemen voor je vlog, of als je een keer een opname van je band wilt opnemen op je pc? Dan wil je misschien in een externe microfoon, een audio-interface of een goede camera investeren. Ook kan dan de snelheid van je pc een stuk belangrijker worden en is het slim om eens over speciale software na te denken. Dit hoeft je overigens geen kapitalen te kosten, er zijn prima gratis of goedkope softwareprogramma´s beschikbaar en ook hardware-accessoires hoeven geen honderden euro´s te kosten. Snel aan de slag dus!

©PXimport

Tip 02: Pc samenstellen

Laten we beginnen bij het belangrijkste: je pc. Als je serieus met audio en video aan de slag wilt, heb je een goede pc nodig. Maar wat is goed? Dit hangt helemaal af van wat je precies wilt gaan doen uiteraard. Door de bank genomen kun je zeggen dat video een stuk meer van je pc verlangt dan audio. Een recente desktop-pc of laptop is krachtig genoeg om meerdere audiosporen tegelijkertijd op te nemen en je zult niet zo snel aan de grenzen van je cpu komen bij het mixen van muziektracks. Netbooks of zeer compacte laptops zijn meestal minder geschikt, vaak hebben deze apparaten minder krachtige processoren en minder geheugen dan een volwaardige laptop. Voor audio heb je minimaal 4 GB geheugen nodig, maar 8 GB is zeker aan te raden. Voor video is 8 GB het minimum, 16 GB werkt echter een stuk sneller. Qua processor moet je denken aan een Intel Core i5, maar beter is natuurlijk een Core i7 of hoger. Ook hier geldt weer dat video meer eisen aan een systeem stelt dan audio.

Heel belangrijk is dat je gebruik maakt van ssd-schijven. De meeste laptops worden tegenwoordig al sowieso met ssd-opslag geleverd. Bij desktop-pc´s worden doorgaans standaard ‘ouderwetse’ harde schijven geleverd, maar ook daar kun je gewoon ssd’s gebruiken. Er bestaan weliswaar speciale 3,5-inch-ssd’s voor desktops, maar het is goedkoper om gewoon 2,5-inch-versies te gebruiken. Soms worden de benodigde inbouwadapters gratis meegeleverd, maar ze zijn ook voor een habbekrats los te koop. Zeker bij het werken met video is het beeldscherm ook van groot belang. Een full-hd-beeldscherm met resolutie van minstens 1920 bij 1080 pixels werkt fijn.

©PXimport

Tip 03: Mac of pc?

Vroeger was het een simpel feit: als je serieus met audio of video bezig wilde, dan had je een Mac-computer nodig. De meeste professionele software was alleen voor Mac beschikbaar en in alle studio´s zag je Macs staan. Dit is tegenwoordig wel anders, vrijwel alle software is voor zowel pc als Mac beschikbaar en heel eerlijk gezegd: Apple heeft de creatieve pro-gebruiker de laatste jaren een beetje links laten liggen. Een voorbeeld is het topmodel Mac Pro van Apple dat al jaren geen update heeft gehad en qua specificaties links en rechts wordt ingehaald door pc-systemen. Waarom zou je dan nog wel voor een Mac kiezen? Nou, bijvoorbeeld omdat de hardware en software perfect op elkaar is afgestemd en er veel standaardprogramma´s en -functies in macOS zitten ingebouwd. In een gemiddelde muziekstudio, designeropleiding of edit-ruimte zie je dus toch nog vaak één of meerdere Macs staan. Maar een pc-systeem heeft voordelen: je hebt zelf de controle over de componenten die je wilt hebben en over het algemeen ben je voordeliger uit. En als je Windows gewend bent is het wel zo prettig als je dat besturingssysteem kunt blijven gebruiken.

©PXimport

Tip 04: Audio-interface

Om muziek te maken, heb je niet veel externe spullen nodig. Het belangrijkste is dat je luidsprekers of een goede koptelefoon aanschaft, want muziek mixen op een pc-luidsprekersetje is meestal niet heel bevredigend. Om je luidsprekers of koptelefoon aan te kunnen sluiten, is een audio-interface een goede aanschaf. Zo’n interface sluit je met een usb-kabel op je computer aan en heeft vaak meerdere aansluitingen voor bijvoorbeeld luidsprekers, koptelefoons, microfoons en andere muziekapparatuur. Een audio-interface hoeft niet duur te zijn, voor een paar tientjes heb je al een simpele variant. Elke audio-interface heeft twee aansluitingen voor de twee luidsprekers en één kleine aansluiting voor een koptelefoon. Het aantal ingangen wordt bij de specificaties aangegeven: als er één ingang op zit, is dit meestal een jack-aansluiting voor een gitaar of een XLR-aansluiting voor een microfoon. Beide instrumenten zijn mono en hebben dus maar één aansluiting nodig. Wil je een stereo-instrument zoals een synthesizer aansluiten, dan heb je twee jack-ingangen nodig: één voor links en één voor rechts. Veel audio interfaces hebben tegenwoordig gecombineerde ingangen: dit betekent dat je er zowel een jack-kabel (van bijvoorbeeld een gitaar of synthesizer) of een XLR-kabel in kunt steken.

©PXimport

Tip 05: Usb-midi-controller

Als je toetsenist bent en software-instrumenten op je pc wilt kunnen bedienen, dan kun je overwegen om een usb-midi-controller aan te schaffen voor een paar tientjes. Dit is een keyboard (een muzikaal keyboard, geen toetsenbord om mee te typen) die je met een usb-kabel op je pc aansluit. Het keyboard verzendt zogenaamde midi-noten en -informatie die je softwareprogramma om kan zetten in muziek. Usb-midi-controllers hoeven overigens niet alleen maar toetsen te hebben, ze kunnen bijvoorbeeld ook pads bevatten. Dit zijn kleine vierkantjes waarop je met je vingers drumritmes kunt inspelen. Andere veel geziene gasten op usb-midi-controllers zijn draaiknoppen en faders, waarvan je de laatste wellicht (her)kent van een mengpaneel. Met draaiknoppen kun je in muzieksoftware bijvoorbeeld de hoeveelheid galm op een spoor bedienen, met een fader bedien je bijvoorbeeld het volume van een bepaald spoor. Voor dj’s zijn speciale midi-controllers op de markt.

©PXimport

Tip 06: Muzieksoftware

Allemaal leuk en aardig, maar zonder speciale muzieksoftware kom je niet zo ver. Als je muziek wilt opnemen, mixen en produceren, dan heb je een zogenaamd daw nodig. Dit staat voor digital audio workstation, oftewel digitaal audio-montagesysteem. Er zijn tientallen opties, bekende namen zijn GarageBand, FL Studio, Cubase, Ableton Live, Magix Music Maker of Reason. Elke daw bestaat uit een arrangeervenster waar je verschillende sporen onder elkaar ziet. Elk spoor bevat een ander instrument, dit kan een opgenomen zangspoor zijn, maar ook een ingespeeld melodielijntje op een software-synthesizer of -piano. Op elk spoor kun je effecten zoals galm, echo of compressie toepassen. In het programma mix je de verschillende sporen samen en aan het einde exporteer je je liedje als wave- of mp3-bestand.

©PXimport

VST en AU

©PXimport

Tip 07: Camera

Voor het maken en editen van video’s is er maar één ding écht belangrijk en dat is een goede camera. Met de camera van je smartphone kun je wel snapshots opnemen, maar voor goede actievideo’s of opnames met diepte kun je het beste investeren in een camera die in jouw budget past. Camera’s kunnen extreem duur zijn, dus weet waar je het voor wilt gebruiken. Als je een videoclip voor een bevriende band wilt schieten, heb je een andere camera nodig dan wanneer je instructievideo’s wilt maken, om maar eens twee dingen te noemen. Omdat camera’s zo duur zijn en je in de meeste gevallen niet altijd een camera nodig hebt, kan het ook een idee zijn om een camera te huren. Een camera die normaal duizenden euro’s kost kun je bij een verhuurbedrijf al voor een paar tientjes per dag huren. Laat je ook goed informeren over de lens van de camera, want elke toepassing heeft een ander soort lens nodig.

©PXimport

Tip 08: Accessoires

Naast een camera kan het ook handig zijn om een externe microfoon te huren zodat je het geluid zo goed mogelijk kunt opnemen. Achteraf geluid repareren is altijd lastiger dan je denkt en in sommige gevallen zelfs onmogelijk. Voor andere toepassingen kan het handig zijn om extra lampen te gebruiken of een tripod voor je camera aan te schaffen. Een laatste tip voor als je jezelf wilt filmen is om te kijken of je camera wifi heeft ingebouwd en een afstandsbedienings-app aanbiedt. Hiermee kun je opnames starten en stoppen zonder dat je aan de camera hoeft te zitten. Enorm handig en bovendien verklein je de kans dat je camera beweegt tussen twee opnames. De meeste moderne digitale spiegelreflexcamera’s (dslr’s) bieden deze mogelijkheid. En hoe zit het met de grafische kaart (gpu) in je pc? In tegenstelling tot wat je misschien verwacht is dit minder belangrijk dan een sterke processor. Veel softwareprogramma’s gebruiken tegenwoordig namelijk de cpu om berekeningen uit te voeren, al heb je wel baat bij een krachtige gpu doordat bewerkingen sneller kunnen gaan.

©PXimport

Schakelen met camera’s

Tip 09: Video-editor

Om je video’s te bewerken, heb je een video-editor nodig. Net als bij daw’s zijn hier ook talloze opties mogelijk. Enkele bekende opties zijn DaVinci Resolve (gratis!), Adobe Premiere en Final Cut. Een video-editor heeft een tijdlijn waar je verschillende video’s aan toe kunt voegen, dit worden dan fragmenten van je uiteindelijke film of video. De sporen zie je onder elkaar en net als videosporen kun je ook meerdere audiosporen onder elkaar leggen. Je maakt fades tussen verschillende fragmenten en kunt eventueel titels toevoegen. Met een professionele video-editor kun je de kleuren van fragmenten veranderen, effecten aan bepaalde scenes of fragmenten toevoegen en je opgenomen fragmenten draaien, bijsnijden of inkorten. Aan het einde moet je je montage renderen tot één video, dit kan een paar minuten tot een paar uur duren.

©PXimport

Tip 10: Audioformaten

Al zin gekregen om je eigen muziek op te nemen of een video op te nemen? Mooi! Laten we nog wel even wat droge kost doornemen zodat je weet wat je tegen kunt komen bij het creëren van je meesterwerk. Bij audio is het belangrijk om te weten dat er in principe twee soorten audio bestaan: ongecomprimeerd en gecomprimeerd. Een ongecomprimeerd audioformaat is bijvoorbeeld wave of aif. Een wave- of audiobestand heeft altijd een bitrate en een sample-frequentie, waarbij hogere waardes beter zij qua kwaliteit maar ook meer ruimte in beslag nemen. Cd-kwaliteit is 16 bit en heeft een sample-frequentie van 44.100 Hertz. Je kunt in je daw instellen dat je met een bitrate van 24 wilt werken, dit is de standaard in de pro-audiowereld. Als je werkt met beeld, dan is het handig om een sample-frequentie van 48.000 Hertz te handhaven, video-professionals werken hier over het algemeen mee. In je daw geef je aan met welke bitrate en sample-frequentie je wilt werken. Een gecomprimeerd formaat is vele malen kleiner dan een wave of aif-bestand, maar hier lever je aan kwaliteit in. Tenminste, als het gaat om lossy-compressie. Een bekend voorbeeld is mp3; hoe meer compressie je toepast, hoe kleiner het bestand en hoe slechter de geluidskwaliteit van de muziek. Mp3-bestanden worden ook aangegeven met bitrates: een bitrate van 320 kbps is vrij goed, bij 128 kbps horen de meeste mensen veel vervormingen in de muziek. Een andere vorm van compressie is lossless, een bekend voorbeeld is flac. Hier wordt de audio gecomprimeerd door bijvoorbeeld stiltes te analyseren. De audio wordt niet daadwerkelijk slechter gemaakt, vandaar de naam lossless (‘zonder verlies’).

©PXimport

Tip 11: Videoformaten

Een videobestand heeft een bepaalde extensie, vaak ook container genoemd. De container bevat naast de eigenlijke video-opname ook de audio, de eventuele ondertiteling en de videotitel. Bekende containers zijn mp4 en mov. Hoe de video door de camera wordt opgenomen en in welk formaat het naar je editor wordt gestuurd, is bij elke fabrikant anders. Dit heeft te maken met de codec of het compressieformaat van de video. Een bekende codec is h.264, een codec die in veel programma´s standaard zit ingebakken. Een codec comprimeert niet alleen een bestand; dezelfde codec moet het bestand ook weer decomprimeren op het apparaat waar je het bekijkt. Als je op je systeem een bepaalde codec niet hebt geïnstalleerd, kun je het videobestand dus niet afspelen. Een programma als VLC biedt oplossing omdat het veel verschillende codecs bevat. Bij een hevig gecomprimeerde video zul je meer pixels gaan zien, is de audio slechter en zijn video’s minder vloeiend af te spelen.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).