De Raspberry Pi 2 is het ideale startpunt om een slim huis te besturen. Eerder lieten we zien hoe je met de software Domoticz verlichting aanstuurt. In dit artikel bouwen we daarop voort en koppelen we je computers, een beveiligingspaneel, sms-berichten, IFTTT en NFC-tags aan je huis.

Domoticz

We veronderstellen in dit artikel dat je Domoticz al op je Raspberry Pi hebt geïnstalleerd en dat je allerlei sensoren en andere componenten hebt aangesloten. In dit artikel lees je hoe dat verloopt. Waarschijnlijk heb je op de webinterface van Domoticz al eens de melding gekregen dat er een update beschikbaar is. Indien niet, klik dan in het menu Instellingen op Controleer op updates.

©PXimport

Zorg ervoor dat Domoticz up-to-date is.

Domoticz updaten

Indien het updaten via de webinterface niet lukt (in Internet Explorer of Edge lijkt dit niet te werken), log dan met het programma PuTTY in op je Raspberry Pi (standaard met gebruikersnaam pi en wachtwoord raspberry) en ga naar de directory van Domoticz met de opdracht cd domoticz. Update dan naar de laatste stabiele versie met het commando ./updaterelease of naar de laatste bètaversie met ./updatebeta. Het is ook een goed idee om regelmatig de andere software op je Raspberry Pi te upgraden. Dat kan met de opdrachten sudo apt-get update en sudo apt-get upgrade.

Wake-on-LAN hardware

Domoticz kan de computers in je thuisnetwerk wekken met Wake-On-LAN. Klik daarvoor eerst in het menu Instellingen op Hardware. Nu voeg je virtuele hardware toe. Kies onderaan bij Type voor Wake-on-LAN en vul een naam in voor je virtuele hardware. Bij Remote address vul je je netwerkmask in (bijvoorbeeld 192.168.0.255 en bij Poort vul je 9 in. Klik op Toevoegen. Selecteer daarna je Wake-on-LAN-hardware in de lijst en klik op Instellingen.

©PXimport

Wake-On-LAN laat je computers in je thuisnetwerk wekken.

MAC-adressen toevoegen

Je krijgt nu een, voorlopig lege, lijst te zien van computers en de bijbehorende MAC-adressen. Een computer toevoegen gaat eenvoudig: vul onderaan de naam en het MAC-adres (wat er zoiets uit ziet als 01-23-45-67-89-ab) in en klik op Toevoegen. Klik daarna in het menu Instellingen op Apparaten. De lijst bevat nu je zonet toegevoegde apparaten. Klik op het groene knopje ernaast, vul een naam in en klik op Apparaat toevoegen om een schakelaar in het tabblad Schakelaars toe te voegen. Klik je op de schakelaar (met het icoontje van een powerknop), dan stuurt je Pi een Wake-on-LAN netwerkpakketje naar de computer, die daardoor wordt gewekt.

Computer wekken

Dit wekken van je computers is nu te automatiseren, niet alleen op vaste tijdstippen, maar ook als reactie op sensorgebeurtenissen. Stel dat je thuiswerkt en je wilt op weekdagen je werkcomputer automatisch laten opstarten wanneer je 's ochtends je werkkamer in komt. Ga dan in het menu Instellingen naar Meer opties en Gebeurtenissen. Sleep van de categorieën links allerlei blokjes bij elkaar tot je een programma hebt gedefinieerd dat je computer op de gewenste manier wekt. Bijvoorbeeld iets in de aard als If Day <= Friday and Time > 08:00 and Time < 17:00 and Beweging bureau = On Do Set Desktop = On.

©PXimport

Automatiseer het wekken van je computers.

Gebruikersvariabelen toevoegen

Voor complexere automatisering van je slimme huis is het handig als je in je programma's gebruik kunt maken van variabelen die een bepaalde waarde hebben. Bijvoorbeeld een variabele Season die als inhoud het huidige seizoen heeft. Open daarvoor in het menu Instellingen onder Meer opties het onderdeel Gebruikersvariabelen. We maken eerst een aantal variabelen aan: Year, Month, Day, Hour, Minute, Weekday, Season, Weekend, Dark. Geef telkens de naam in en klik op Toevoegen. Het type houd je op Integer (maar bij Season, Weekend en Dark zet je het op String) en als waarde geef je telkens 0 in (die zetten we later immers goed).

Luascript installeren

Voor we al die variabelen kunnen gebruiken, hebben ze zinvolle waarden nodig. Dat gaan we uiteraard niet zelf doen, maar laten we door een script afhandelen. Op de wikipagina User variables op de website van Domoticz staat een script dat dit doet. Kopieer het volledige script onder de titel Lua met Ctrl+C. Log dan met PuTTY in op je Raspberry Pi en ga naar de juiste directory met cd domoticz/scripts/lua. Maak een nieuw bestand aan met de opdracht nano script_time_update_variables.lua en plak de gekopieerde tekst erin. Sla het bestand op met Ctrl+O en sluit nano af met Ctrl+X.

©PXimport

We laten het werk doen door een script.

Zonnewering

Als je nu in Domoticz op de pagina Gebruikersvariabelen kijkt, zie je dat alle variabelen een juiste waarde hebben gekregen, die elke minuut wordt bijgewerkt. We gaan hiervan nu gebruikmaken in een nieuw programma: in de zomer laten we de rolluiken aan de zuidkant van het huis omlaag gaan zodra de temperatuur in huis de 24 graden overstijgt en we niet thuis zijn, zodat we bij het terugkomen niet in een heet huis terechtkomen. Open de pagina Gebeurtenissen en klik de juiste blokken bij elkaar tot iets als If Season = "Summer" and Security status ≠"Disarmed" and Temperatuur woonkamer temp. > 24 Do Set Rolluik schuifraam = On Set Rolluik keukenraam = On. De variabele Season vind je links in de categorie User variables.

Beveiligingspaneel

Domoticz kent een beveiligingspaneel, waarmee je in principe een alarmsysteem kunt maken. Geef in de instellingen van Domoticz een cijfercode als wachtwoord voor het beveiligingspaneel in en een vertraging in seconden. Daarna verschijnt het beveiligingspaneel in het tabblad Schakelaars. Klik je erop, dan krijg je een virtueel schermpje te zien met de status (standaard is dat Disarmed) en cijfertoetsen en andere knopjes. Tik de cijfercode in en kies Arm Home of Arm Away. Na de ingestelde vertraging verandert de status van het beveiligingspaneel. Net zoals bij andere schakelaars kun je een timer of aan- en uitacties aan het beveiligingspaneel koppelen en kun je de status in scripts gebruiken, zoals we in stap 8 deden.

Telefoon aansluiten

In het vorige artikel over Domoticz stelden we notificaties in via online diensten zoals Prowl en Pushbullet of via e-mail. Maar wat als je internetverbinding thuis uitvalt? Gelukkig kunnen we onze Raspberry Pi ook sms-berichten laten sturen als er iets gebeurt. Sluit daarvoor via usb een oude telefoon aan met een simkaart die de mogelijkheid heeft om sms-berichten te sturen. Kijk eerst in de Gammu Phone Database na of je telefoon is ondersteund. Log dan met PuTTY in op je Pi en installeer Gammu met sudo apt-get install gammu.

©PXimport

In de Gammu Phone Database kun je zien of jouw telefoon ondersteunt wordt.

Gammu configureren

Start dan het configuratieprogramma met gammu-config en vul de gegevens in die je in de Phone Database bij je model hebt gevonden. Sla de configuratie op door met de pijltjestoetsen naar Save te gaan en op Enter te drukken. Probeer daarna met gammu identify uit of Gammu je telefoon herkent. Als je een foutmelding krijgt, start dan opnieuw het configuratieprogramma en probeer een ander poortnummer uit. Zodra Gammu je telefoon heeft geïdentificeerd, is je verbinding klaar om er sms-berichten mee te sturen.

Sms sturen

We maken nu een Luascript aan dat een sms-bericht stuurt als je voordeur opengaat, terwijl je beveiligingspaneel niet op Disarmed staat. Maak een nieuw bestand aan met de opdracht nano domoticz/scripts/lua/script_device_alarm_voordeur.lua. Typ daarin de regels if(devicechanged['Deurcontact voordeur'] == 'Open' and not globalvariables["Security"] == "Disarmed") then, os.execute('/usr/bin/gammu --config /home/pi/.gammurc --sendsms TEXT +31TELEFOONNUMMER -text "ALARM: De voordeur is open."') en end. Verander uiteraard de naam van de contactsensor van je voordeur en je gsm-nummer. Het is ook mogelijk om een bericht naar meerdere gsm-nummers te sturen. Herhaal dan gewoon de regel vanaf os.execute met een ander telefoonnummer.

©PXimport

Dit Luascript laat een SMS sturen als de voordeur opengaat.

Notificaties met IFTTT

Sinds midden 2015 biedt IFTTT een Maker-kanaal aan om willekeurige HTTP-requests te maken en erop te reageren. Op die manier kun je je Domoticz-installatie aan allerlei online diensten koppelen. Surf naar het Maker-kanaal, log in (of maak eerst een account) en klik op Connect. Je krijgt nu een sleutel te zien en uitleg over hoe je een event kunt triggeren. Ga nu in de webinterface van Domoticz naar de schakelaar waarmee je IFTTT wilt triggeren. Klik op Aanpassen en vul bij de aan-of-uitactie https://maker.ifttt.com/trigger/EVENT/with/key/SLEUTEL in, waarbij je zelf een naam voor het event kiest en de sleutel (key) die je is toegekend invult. Klik op Opslaan.

IFTTT-recept

Maak daarna een IFTTT-recept dat op die trigger van Domoticz reageert. Kies in het if-deel het Maker-kanaal Receive a web request en vul dan het in Domoticz ingegeven event in, zoals voordeur_open. Klik op Create Trigger. Kies dan het that-gedeelte van je recept, zoals het zenden van een e-mail. Klik op Create Action en dan Create Recipe. Wanneer nu de schakelaar in Domoticz wordt ingeschakeld, wordt de IFTTT-actie uitgevoerd. De mogelijkheden zijn eindeloos. IFTTT ondersteunt ook heel wat Internet of Things-apparaten, die je zo met Domoticz kunt integreren, zoals de thermostaten van Honeywell en Netatmo, de Smappee-energiemonitor en de WeMo-apparaten van Belkin.

©PXimport

Het handige van IFTTT is dat het erg veel internet-of-things apparaten ondersteunt.

Scène activeren met IFTTT

Ook in de andere richting is interactie mogelijk. We tonen hoe je een scène in Domoticz activeert als reactie op een IFTTT-trigger. Domoticz moet daarvoor wel via internet bereikbaar zijn. Je moet dus portforwarding in je router hebben ingesteld en het best ook DynDNS. Zoek de scène in je lijst met apparaten en noteer de waarde in de kolom Idx. Creëer dan een recept in IFTTT. Voor de actie kies je het Make-kanaal en dan Make a web request. Vul als URL http://GEBRUIKER:WACHTWOORD@DOMOTICZURL:DOMOTICZPORT/json.htm?type=command¶m=switchscene&idx=ID&switchcmd=On in, waarbij je uiteraard jouw gegevens in de url ingeeft en het idx van de scène in plaats van ID. Als Method kies je GET, als Content Type kies je text/plain en Body laat je leeg.

NFC

Als laatste tonen we hoe je iets gelijkaardigs met NFC-tags realiseert. Je plakt zo'n tag dan op je nachtkastje of elders in huis en activeert een scène in Domoticz als je je telefoon ertegen houdt. Onder Android kan dat met de app Trigger. Druk in de app op Creëer een taak. Druk op het plusteken om een trigger toe te voegen en selecteer NFC. Druk op Volgende, selecteer eventueel op welke dagen en tijdstippen de taak wordt getriggerd en Druk op Voltooien. Druk dan op Volgende om acties toe te voegen.

Actie toevoegen

Druk op het plusteken om een actie toe te voegen. Kies in de categorie Applicaties en Snelkoppelingen voor Een URL/URI openen en druk op Volgende. Vul als url de JSON-url van je Domoticz-scène in, zoals in stap 14. Je kunt hier indien je telefoon wifi gebruikt wel de lokale url gebruiken en indien je authenticatie op het lokale netwerk hebt uitgeschakeld, hoef je ook geen gebruikersnaam en wachtwoord in de url in te geven. Druk na het invullen van de url op Toevoegen aan taak. Geef nu uw taak een naam en klik op Volgende. Met een druk op Voltooid maak je de taak aan.

Domoticz-API

Houd nu de NFC-tag onder je smartphone om de tag te beschrijven. Als dat in orde is, wordt de JSON-url van je Domoticz-scène geopend op je telefoon als je die langs de NFC-tag beweegt. Kijk op de wikipagina Domoticz API/JSON URL's voor de andere mogelijkheden, zoals het in- of uitschakelen van een schakelaar of het dimmen van een licht tot een bepaald percentage. Je kunt ook meerdere tags met de app Trigger aanmaken, zodat je bijvoorbeeld met een tag op je nachtkastje de rolluiken sluit 's avonds en ze 's ochtends opent, en met een tag op je televisie je sfeerverlichting inschakelt.

©PXimport

Je kunt meerdere Triggers met dezelfde tag aanmaken.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).