Op uw pc bevinden zich allerlei bestanden die u niet wilt kwijtraken. Maar ook op smartphones en tablets worden steeds meer belangrijke gegevens opgeslagen. Wat dacht u van bestanden, contactgegevens, afspraken, instellingen en berichten zoals sms'jes? Ook deze apparaten kunt u back-uppen. Hier leest u hoe u een reservekopie maakt van uw Windows-pc en van Apple- en Android-apparaten.

Deel 1. Back-up van uw pc

1. Windows back-up

In Windows 7 is standaard een faciliteit aanwezig om back-ups te maken. In veel gevallen is extra software dus niet eens nodig. Naar keuze back-upt u het volledige systeem of een gedeelte, u beslist zelf wat er bewaard wordt. Misschien wilt u alleen de systeembestanden van Windows bewaren, of alleen uw eigen gegevens, of juist allebei. Om een back-up te maken gaat u naar Start / Configuratiescherm / Systeem en beveiliging / Back-up maken en terugzetten. De eerste keer dat u hier komt klikt u op Back-up instellen. Wijs vervolgens een schijf aan waarop de reservekopie geplaatst moet worden. In de volgende stap kunt u het aan Windows overlaten wat er bewaard gaat worden, maar het is altijd beter dit zelf te regelen via de optie Zelf bepalen. U vinkt dan de schijven en mappen aan die in de back-up meergenomen moeten worden. Aanvullend kan onder in het venster gekozen worden om meteen ook een systeemkopie van Windows te maken.

©PXimport

In Windows 7 kunt u back-ups maken van uw eigen gegevens en van het Windows-systeem.

2. Automatisch uitvoeren

Zelf back-ups maken schiet er al snel bij in. U kunt dit dan ook beter automatiseren. Na het instellen van de back-up ziet u een scherm met daarop een samenvatting van alle instellingen. Onderin staat wanneer de eerstvolgende back-up plaatsvindt. Voor een andere dag en tijdtip kunt u op de link Schema wijzigen klikken. Vervolgens kunt u de dag, het tijdstip en ook het ritme (dagelijks, wekelijks, maandelijks) aangeven. Los van het schema dat u instelt, zal er na het inregelen van een nieuwe back-up alvast een eerste reservekopie gemaakt worden. Gebeurt dit bij u niet, doe het dan zelf.

©PXimport

Stel het schema naar wens in en back-ups zullen volledig automatisch worden uitgevoerd.

3. Back-up op een interne schijf

Besteed extra aandacht aan de plek waar u de back-ups opslaat. Kies nooit de schijf waarop de originele gegevens staan. Een back-up maakt u om gegevens veilig te stellen, en dat doet u hiermee natuurlijk niet. Windows Back-up waarschuwt u als u een partitie op de systeemschijf kiest. Het risico is dan namelijk te groot dat u bij een calamiteit zowel het origineel als de kopie van de gegevens verliest.

Mocht er een extra schijf in uw computer passen, dan kunt u die speciaal voor back-ups reserveren. Het voordeel hiervan is dat hij razendsnel en altijd aanwezig is. Dat maakt het makkelijker om automatisch back-ups te maken. Er is echter ook een risico: omdat die schijf gewoon bereikbaar is zodra de pc aanstaat, kunt u alsnog alle gegevens kwijtraken, bijvoorbeeld bij besmetting met een virus.

©PXimport

Bevindt de partitie zich op de systeemschijf, dan krijgt u een waarschuwing.

4. Back-up op een externe schijf

Het is veiliger om in plaats van een interne schijf, te kiezen voor een back-up op een externe schijf. Bijvoorbeeld eentje die op een usb-poort wordt aangesloten. Kies hierbij het liefst voor aansluiting via usb 3.0, dit is vele malen sneller dan de oudere versies. Dat scheelt u veel tijd als u veel gegevens te bewaren hebt. Uw computer moet dan natuurlijk wel usb 3.0 ondersteunen.

Wanneer u een externe schijf gebruikt, gaan uw back-ups niet mee ten onder wanneer er iets met de computer gebeurt. Extra voordeel is dat u de externe schijf gescheiden van de pc kunt bewaren. Dat kan in huis, maar een externe locatie is nog beter. Bewaart u een back-up extern, dan is het handig om meerdere back-up-schijven te hebben. Eentje bewaart u thuis en een tweede exemplaar buitenshuis. Dit kan eventueel een wat oudere reservekopie zijn. Bij inbraak of brand verliest u dan niet alle back-ups. Maakt u automatisch back-ups, dan moet u wel zorgen dat u de externe schijf tijdig aansluit.

©PXimport

Bewaar back-ups op een externe harde schijf voor meer veiligheid.

5. Naar het netwerk

Het kan ook handig zijn om de back-up naar een netwerkschijf weg te schrijven. Dit kan op twee manieren, namelijk naar een NAS, of naar een tweede computer bij u thuis. Wilt u dit met Windows Back-up doen, dan hebt u wel Windows 7 Professional, Ultimate of Enterprise nodig. In het artikel Thuisnetwerken leest u gedetailleerd hoe u dit instelt. Het voordeel van een netwerklocatie is dat u niet steeds een externe schijf hoeft te koppelen en na afloop weer moet opbergen. Let er wel op dat de netwerkschijf snel genoeg te benaderen is. Bijvoorbeeld door gebruik te maken van een bekabeld thuisnetwerk, of een plek in huis te kiezen waar het draadloze signaal op z'n sterkst is. Let er ook nu weer op dat de back-ups en de originele data strikt gescheiden blijven. Er zijn ook online back-updiensten. U bewaart de gegevens dan automatisch buiten de deur, alleen hebt u wel met lage uploadsnelheden te maken.

©PXimport

Het voordeel van een back-up naar een NAS, is dat u er altijd toegang tot hebt.

Systeemherstelschijf

Gegevens uit een eerder gemaakte back-up herstellen doet u in Windows 7 op hetzelfde scherm als waar u de back-up hebt ingericht. U kiest de back-up waaruit u gegevens wilt terughalen en wijst de mappen of bestanden aan. Als u het systeem niet opgestart krijgt, kunt u natuurlijk niet bij dit scherm komen. In dat geval moet eerst Windows hersteld worden. Daar hebt u herstelschijven voor nodig. Vergeet daarom niet om die meteen even aan te maken via Een systeemherstelschijf maken. U vindt deze optie terug in de linkerkolom van het back-upscherm (Start / Configuratiescherm / Systeem en beveiliging / Back-up maken en terugzetten). Hopelijk lukt het met deze schijf om het systeem alsnog te repareren. Zo niet, dan moet een systeemkopie teruggezet moeten worden. Zo'n systeemkopie kan een onderdeel van uw reguliere back-up zijn, of een los exemplaar die u met de optie Een systeemkopie maken hebt aangemaakt.

©PXimport

Vergeet niet om systeemherstelschijven aan te maken voor echte noodgevallen.

6. Alternatieve software

Wilt u uw eigen mappen met bestanden veiligstellen, dan kan dit ook met andere programma's dan Windows Back-up. Het gratis Cobian Back-up is een aanrader, een back-up kan hierbij ook naar een netwerklocatie worden weggeschreven. Helaas begint het programma wel wat stoffig te worden, maar volgens de maker wordt er hard aan een nieuwe versie gewerkt. Vergeet niet dat u met dit programma geen beschadigd Windows-systeem kunt herstellen (systeemherstel). Voor een back-up van Windows en het aanmaken van systeemherstelschijven, kunt u dan gewoon de back-upfaciliteiten van Windows 7 gebruiken.

Een andere freeware-programma waarmee u kunt back-uppen naar onder andere netwerklocaties, is Comodo Backup. Bent u op zoek naar een totaaloplossing en wilt u er wel wat voor betalen, dan is Acronis True Image Home 12 wellicht iets voor u (49,95 euro). Er is een gratis 30-dagen-probeerversie.

©PXimport

Cobian Backup is een handig en gratis alternatief om back-ups van uw bestanden te maken.

Deel 2. Android

7. Android veiligstellen

Als u een tablet of smartphone hebt met Android als besturingssysteem, zijn de standaardmogelijkheden om een back-up te maken redelijk beperkt. Toekomstige versies van het besturingssysteem kunnen vast meer. Tot die tijd kunt u het beste gebruikmaken van een back-upprogramma uit de Android Market. Er zijn er behoorlijk wat. We noemen hier even MyBackup van RerWare LLC, hiermee kunt u veel gegevens van uw Android-apparaat veiligstellen. Er is zowel een gratis 30-dagen-probeerversie als een betaalde pro-versie (€ 3,89). U kunt de app dus vrijblijvend uitproberen om te zien of het iets voor u is. MyBackup bewaart onder meer uw foto's, apps, afspeellijsten, belgeschiedenis, tekstberichten (sms en mms), apparaatinstellingen, agenda en contactgegevens. De back-ups worden naar keuze op een SD-kaartje in het apparaat zelf weggeschreven of online opgeslagen.

©PXimport

U kunt MyBackup dertig dagen lang gratis uitproberen op uw Android-apparaat.

Agenda en contacten

Als u een Android-apparaat gebruikt, kunnen uw contactpersonen en de agenda zich op twee plekken bevinden: op het apparaat zelf, of online via uw Google-account. Wanneer uw contacten en agenda online staan, kunt u ze ook via een browser op een willekeurige computer benaderen, net als uw e-mail bij Gmail. Gegevens in uw online account hoeft u niet handmatig te back-uppen. Zolang u zorgt dat de gegevens op uw telefoon over en weer gesynchroniseerd worden, ziet u zowel op uw smartphone of tablet als online in een browser, de meest recente gegevens. Dit regelt u op een Android-apparaat via de optie Instellingen / Accounts & synchronisatie. Hier geeft u op of accounts op de achtergrond gesynchroniseerd mogen worden en of dit automatisch dan wel handmatig moet gebeuren.

8. Werken met MyBackup

U installeert de app MyBackup vanuit de Android Market. Na het opstarten kunt u zich registreren voor online opslagruimte. Dit mag u eventueel overslaan, dan kunt u alleen back-ups maken naar een SD-kaartje. Voor handmatige back-ups kiest u in het hoofdmenu voor Backup. Handiger is het om de back-ups automatisch te laten draaien, zodat u er niet zelf aan hoeft te denken. Dat regelt u met de optie Schedule. U kiest als back-uplocatie Local (dit is de SD-kaart) of Online en geeft daarna met vinkjes aan welke gegevens u wilt bewaren. Met Select All neemt u in één klap alle categorieën mee. Vervolgens selecteert u het ritme (dagelijks of wekelijks), kiest u een geschikt tijdstip en tikt u op Schedule. Om alles of een gedeelte van een back-up weer te herstellen, moet u bij het onderdeel Restore zijn.

©PXimport

Via Schedule laat u MyBackup automatisch back-ups maken.

9. Eigen bestanden bewaren

Helaas bewaart een programma zoals MyBackup niet de complete inhoud van uw Android-apparaat. Het draait vooral om apps, instellingen en gegevens zoals de belgeschiedenis en sms- of mms-berichten. Er wordt blijkbaar vanuit gegaan dat u belangrijke eigen bestanden op de SD-kaart opslaat. Prima, maar daarmee zijn ze niet beveiligd tegen elke calamiteit, zoals verlies of diefstal. Zorg daarom dat u regelmatig de volledige inhoud van het kaartje naar uw computer kopieert. Dit is niet lastig, de SD-kaart en het telefoongeheugen zijn als gewone schijf te benaderen onder Windows. U sluit het toestel aan op uw computer, en kopieert de hele inhoud van het kaartje naar uw harde schijf. Helaas is dit wel iets wat u zelf moet doen, en dat dus niet automatisch plaatsvindt. Maakt of bewerkt u documenten op uw telefoon of tablet, sla dan eventueel meteen een kopie online op. Bijvoorbeeld in Dropbox of bij Google Docs. Van beide diensten zijn apps beschikbaar voor een Android-apparaat.

Beperkte leestoegang

Programma's die op een Android-smartphone of -tablet draaien, kunnen niet zomaar overal bij. Verder kan een app er nog voor kiezen om zijn eigen gegevens af te schermen. Helaas: dit betekent dat MyBackup ook niet overal bij kan. Het kan daarom gebeuren dat sommige apps na een herstel door MyBackup, weer terug bij af zijn. Instellingen die u ooit hebt aangepast staan weer op de beginwaarde, of u bent uw vorderingen in een game kwijt. Dit zal niet gebeuren als apps ervoor kiezen hun gegevens automatisch op te slaan in uw Google Account (zie stap 10). Probleem is alleen dat u meestal niet weet of Google dan wel MyBackup de gegevens van een bepaalde app bewaart. Wilt u gegarandeerd alle gegevens van uw telefoon of tablet veiligstellen, dan is root-toegang nodig (een soort administrator-account).

10. Instellingen en persoonlijke gegevens

In Android kunt u enkele persoonlijke gegevens online bewaren in uw Google-account. Zodra u een apparaat naar de fabrieksinstellingen terugzet of wanneer u een nieuw toestel in gebruik neemt, kunt u er dan voor kiezen om die gegevens weer terug te zetten. Het gaat hierbij voornamelijk om apparaatinstellingen, gegevens over bekende wifi-netwerken, favorieten die u in de browser hebt aangemaakt, een lijst van geïnstalleerde apps en de woorden die u via het virtuele toetsenbord aan het woordenboek hebt toegevoegd. Inschakelen van deze mogelijkheid doet u via Instellingen / Privacy met de optie Back-up mijn gegevens. Ook sommige apps kunnen zo hun gegevens in uw Google-account opslaan. Bij het opnieuw installeren van een app worden de gegevens dan weer netjes hersteld, mits op het zojuist genoemde scherm de optie Automatisch herstellen aanstaat.

©PXimport

Android kan gegevens in uw online account bewaren, zodat ze later zijn te herstellen.

Deel 3. iOS

11. Apples iCloud

Sinds iOS versie 5, het meest recente besturingssysteem van de iPhone en de iPad van Apple, kunt u gegevens opslaan in de cloud. U kunt dus via een draadloze internetverbinding, uw data op de servers van Apple opslaan. Hierdoor is het kinderlijk eenvoudig om bestanden tussen verschillende Apple-apparaten te synchroniseren, maar ook om back-ups te maken. U hoeft het mobiele apparaat in principe nooit meer met een kabeltje aan uw pc of Mac te hangen.

©PXimport

Sinds iOS 5 kunt u gebruikmaken van iCloud voor online opslag van uw gegevens.

12. iCloud back-up

De back-up gaat automatisch van start zodra aan een aantal voorwaarden is voldaan. Het apparaat moet in ieder geval via een draadloos netwerk (wifi) verbonden zijn met internet. Over het mobiele telefoonnetwerk worden geen back-ups gemaakt en gezien de hoeveelheid gegevens is dat maar goed ook. Ook moet uw iPhone of iPad op netstroom zijn aangesloten en mag u niet op het apparaat aan het werk zijn. Eens per dag zal de back-up gemaakt worden. Overigens kan het eventueel ook handmatig via hetzelfde scherm als waar u iCloud back-ups inschakelt. Namelijk via Instellingen op het hoofdscherm. Zoek het onderdeel iCloud op en kies onderin voor Opslag en reservekopie. Activeer de optie iCloud-reservekopie. Belangrijk om te weten is dat er vanaf dat moment geen back-up meer gemaakt wordt via iTunes.

©PXimport

Back-ups volledig automatisch maken via een draadloos wifi-netwerk.

Ouderwets via iTunes

Wie zijn of haar iPhone of iPad nog regelmatig aan de kabel hangt, kan iTunes gebruiken om automatisch back-ups te maken. Zodra u het apparaat met de computer verbindt en een synchronisatie uitvoert, zal er meteen een back-up gemaakt worden. Om deze mogelijkheid te activeren, kiest u in de linkerkolom van iTunes uw mobiele apparaat. Vervolgens zet u onder het kopje Reservekopie een vinkje bij Reservekopie maken op deze computer. Let echter goed op, want als u al back-ups via iCloud maakt, staat er al een vinkje bij Reservekopie maken op iCloud. U moet dan kiezen op welke manier u voortaan uw back-ups wilt maken, beide methoden gebruiken mag namelijk niet. Zodra u kiest voor back-ups op de computer, wordt het maken van back-ups via iCloud ogenblikkelijk uitgeschakeld op de iPhone of iPad.

13. Online opslagruimte

Met iCloud stelt Apple gratis vijf gigabyte online opslagruimte aan u beschikbaar. Dat lijkt misschien best veel, maar die ruimte is niet alleen voor back-ups bedoeld. Ook bestanden die u tussen uw Apple-apparaten synchroniseert, zoals documenten, spreadsheets en presentaties, worden er neergezet. Hebt u meerdere Apple-apparaten en laat u van elk een back-up maken via iCloud, dan is de opslagruimte vol voordat u er erg in hebt. Wat zit er eigenlijk in de back-up? Bewaard worden onder meer foto's en films uit uw filmrol, boeken, apparaatinstellingen, gegevens van apps, berichten (iMessage, sms en mms) en de indeling van de beginschermen. Muziek, boeken, films en apps die u in de iTunes Store koopt, zitten er niet in. Deze worden gewoon rechtstreeks op het apparaat teruggeplaatst zodra dat nodig is. Sommige dingen - bijvoorbeeld muziek die niet uit de iTunes Store komt - moet u handmatig terugzetten, bijvoorbeeld door via iTunes te synchroniseren.

14. iTunes draadloos

Ook als u niet met iCloud maar nog met iTunes werkt, mag u het witte synchronisatiekabeltje opbergen. Een iPad of iPhone kan namelijk draadloos synchroniseren en back-ups maken. Om dit in te schakelen is het nodig om het apparaat nog één keer met een kabeltje op de computer aan te sluiten. Kies het apparaat in de linkerkolom en zet behalve een vinkje bij Reservekopie maken op deze computer (in het onderdeel Reservekopie) ook nog een vinkje bij Met deze iPad synchroniseren via WiFi (in het onderdeel Opties). Staat uw computer aan en is iTunes opgestart, sluit dan de iPhone of iPad aan op netstroom. Prompt wordt er draadloos een synchronisatie uitgevoerd en een back-up gemaakt. Voorwaarde is wel dat beide apparaten met hetzelfde draadloze wifi-netwerk zijn verbonden.

©PXimport

Lokale back-ups maken via iTunes kan tegenwoordig ook draadloos gebeuren.

Een extra vriezer in de garage of schuur is voor veel mensen een uitkomst. Toch is het niet altijd een kwestie van stekker erin en klaar. Niet elke vriezer werkt goed bij lage temperaturen, en ook de plek waar je hem neerzet maakt uit. Waar moet je op letten als je een vriezer in een onverwarmde ruimte wilt zetten, lees je hier.

Kies de juiste maat en het juiste type

Vriezers voor in de schuur zijn er in allerlei formaten, van kleine modellen van 100 liter tot enorme kasten van 500 liter of meer. Kies een vriezer die past bij wat je van plan bent ermee te doen – deze zomer én daarna. Ga je 'm vooral gebruiken als extra opslag tijdens barbecues en vakanties, dan hoeft hij niet al te groot te zijn. Een te ruime vriezer verbruikt namelijk onnodig veel energie, zeker als hij grotendeels leeg blijft. Let bij de aanschaf ook goed op het type (hierboven las je daar al meer over). Een vrieskast neemt minder ruimte in beslag op de vloer en is overzichtelijker, terwijl je in een vrieskist juist makkelijk grotere hoeveelheden kwijt kunt en etenswaren goed kunt stapelen. Kies bij voorkeur een model met meerdere laden of vakken, zodat je snel terugvindt wat je zoekt. Kijk tot slot naar het energielabel. Modellen met energielabel A zijn het zuinigst. Ze zijn vaak iets duurder in aanschaf, maar die extra kosten verdien je op termijn terug via een lagere energierekening. Vraag ernaar in de winkel of vergelijk online.

Waar en hoe zet je hem neer?

De plek waar je de vriezer in de schuur of garage neerzet, maakt veel uit voor een goede werking. Zet hem op een stabiele, waterpas ondergrond zodat hij niet gaat trillen of lawaai maakt tijdens het vriezen. Vermijd plekken direct naast een warmtebron zoals een cv-ketel, maar zet de vriezer ook niet vlak bij een koude buitendeur. De ideale omgevingstemperatuur ligt tussen de 10 en 15 graden. Zorg dat er rondom voldoende ruimte is voor ventilatie. Laat aan de achterkant minstens 10 centimeter vrij, zodat de warme lucht goed weg kan. Controleer of er een stopcontact in de buurt zit. In garages is dat meestal geen probleem, maar in een schuur kan het ontbreken. In dat geval kun je het beste een stopcontact laten aanleggen op een veilige plek. Gebruik liever geen verlengsnoer.

Aansluiten en installeren

Sluit de vriezer eerst aan op het stopcontact voordat je begint met inruimen of afstellen. Controleer in de handleiding of hij ingesteld staat op minimaal -18 graden Celsius – dat is de aanbevolen temperatuur voor veilig invriezen. Stel daarna de pootjes bij zodat de vriezer waterpas staat. Dat is niet alleen beter voor de werking, maar helpt ook om energieverbruik te beperken. Wil je extra zekerheid? Dan kun je de vriezer met een muurbeugel verankeren. Zeker bij modellen met zware, volle laden voorkomt dat dat het apparaat kantelt. Let op: plaats de vriezer niet in een onverwarmde schuur waar het 's winters kan vriezen. Bij temperaturen onder nul werkt de compressor minder goed of juist te hard, wat leidt tot slijtage en een hoger energieverbruik. Kies in dat geval liever voor een vriezer die speciaal geschikt is voor lage omgevingstemperaturen.

©qwartm - stock.adobe.com

Ontdooien en schoonmaken

Veel vriezers zijn tegenwoordig uitgerust met een no-frostsysteem dat ijsvorming automatisch tegengaat. Toch is het slim om de vriezer een paar keer per jaar handmatig te ontdooien. Zo blijft hij efficiënt werken en verbruik je niet onnodig stroom. Trek hiervoor de stekker uit het stopcontact en haal alle producten eruit. Zet die tijdelijk in een andere vriezer of bewaar ze in een koelbox met koelelementen. Laat de vriezer daarna rustig ontdooien. Je kunt het proces versnellen door een bakje heet water in de vriezer te zetten en de deur dicht te doen, maar giet nooit heet water direct op de wanden – dat kan schade veroorzaken. Vang het smeltwater op met doeken of een opvangbakje. Droog de binnenkant goed af en sluit de vriezer weer aan. Maak meteen ook de binnen- en buitenkant schoon met een zachte doek en een mild schoonmaakmiddel. Vermijd agressieve middelen en schuursponsjes, die kunnen het oppervlak beschadigen.

Je werkt met de kantoorsuite Microsoft 365 en wisselt regelmatig gegevens uit tussen Word, Excel en PowerPoint, zoals tabellen, grafieken en adressen. We bespreken de diverse mogelijkheden om data uit te wisselen.

Tip 1 Slepen

De gemakkelijkste manier om objecten tussen Office-applicaties te kopiëren, is deze te verslepen terwijl je de linkermuisknop ingedrukt houdt. Dit werkt snel als beide programmavensters openstaan, maar deze methode is helaas beperkt in de typen objecten en in de mogelijkheden om de actie te sturen.

In Excel kun je nauwelijks onderdelen verslepen. In PowerPoint is het daarentegen wel mogelijk om geselecteerde tekst of zelfs een complete dia vanuit het dia-navigatievenster te verplaatsen. Let er wel op dat PowerPoint dit standaard als een knipactie behandelt. Houd tijdens het slepen de rechtermuisknop ingedrukt en kies Hierheen kopiëren om de dia ook in de oorspronkelijke presentatie te behouden.

In Word kun je alleen geselecteerde tekst verslepen, maar de wijze waarop dit werkt verschilt. Sleep je tekst naar Excel, dan wordt het standaard als knippen beschouwd. Verschuif je diezelfde tekst naar PowerPoint, dan gaat het juist om een kopie. Deze beperkingen en inconsistenties maken het minder aantrekkelijk om data binnen Office te verslepen, al zijn er gelukkig nog andere manieren beschikbaar.

Een dia verslepen vanuit PowerPoint (naar Word) wordt blijkbaar gezien als een knipoperatie.

Tip 2 Kopiëren en plakken

De eenvoudigste en meestal snelste manier om gegevens als tekst, tabellen en grafieken te kopiëren vanuit een Office-applicatie (of een andere toepassing) en ze vervolgens in een andere Office-toepassing te plakken, is via het klembord. Je vindt deze optie in het tabblad Start, waar ook de pictogrammen Knippen (Ctrl+X), Kopiëren (Ctrl+C) en Plakken (Ctrl+V) staan. Klik op het pijlknopje naast Plakken voor extra opties, afhankelijk van het objecttype en de applicatie. Typische keuzes zijn Opmaak van bron behouden, Doelstijlen gebruiken, Afbeelding en Alleen tekst behouden. Experimenteer hiermee in Word, Excel en PowerPoint. Als je de muisaanwijzer boven een optie houdt, krijg je in het doeldocument een voorafbeelding te zien.

Het Windows-klembord heeft als nadeel dat het alleen het laatst gekopieerde object onthoudt. Het Office-klembord biedt een alternatief en kan tot 24 objecten opslaan. Je opent het via het pijlknopje in de rubriek Klembord op het tabblad Start. Met Alles plakken kun je alle objecten uit het actuele klembord in één keer invoegen.

Het Office-klembord kan maximaal 24 objecten tegelijkertijd onthouden.

Tip 3 Plakken speciaal

Met het pijltje bij Plakken in de rubriek Klembord open je in de drie Office-applicaties Plakken speciaal. Daarmee plak je een object uit het klembord in een ander formaat of met specifieke eigenschappen via een dialoogvenster. Welke opties beschikbaar zijn, hangt af van het objecttype en de applicatie. Neem bijvoorbeeld een grafiek uit Excel die je in Word wilt plakken. In het dialoogvenster kun je kiezen uit afbeeldingsformaten als Bitmap, GIF, JPG, PNG en SVG, of uit opties als Graphic-object van Microsoft Office en Microsoft Excel-grafiekobject.

Je keuze is belangrijk. Kies bijvoorbeeld voor het vectorformaat SVG als je afbeeldingen zonder kartelranden wilt vergroten. Als je kiest voor Graphic-object, blijven bepaalde grafiekelementen bewaard en kun je deze in beperkte mate aanpassen, zoals de grafiekstijl of het grafiektype. Bij een Excel-grafiekobject wordt de grafiek als ingesloten Excel-object geplaatst, zodat je zowel de opmaak als de gegevens kunt wijzigen.

Als je een live koppeling met de grafiekgegevens uit het originele Excel-bestand wilt behouden, vink in het dialoogvenster Koppeling plakken aan. Wanneer je de grafiek in Excel aanpast, krijg je bij het openen van het gekoppelde Word-document de vraag of je het document wilt bijwerken met de gewijzigde gegevens. Bij bevestiging wordt de geplakte grafiek automatisch bijgewerkt. Houd er wel rekening mee dat de naam en de locatie van het originele bestand ongewijzigd moeten blijven.

De grafiek onderaan is als Excel-grafiekobject in Word geplakt.

Tip 4 Object invoegen

Hoewel het minder gebruikelijk is, kun je ook een bestand in een andere Office-applicatie plakken, zodat je het geplakte object in de oorspronkelijke omgeving kunt bewerken.

Stel dat je een Word-document in PowerPoint (of Excel) wilt inbedden. Open PowerPoint, plaats de cursor op de gewenste locatie en ga naar Start. Klik binnen de rubriek Tekst op Object, selecteer Bestand gebruiken en verwijs via Bladeren naar het gewenste Word-bestand. Bevestig de keuze met OK en vink Aan bestand koppelen aan om wijzigingen in het originele bestand ook in de geplakte inhoud te laten reflecteren (OLE, Object Linking & Embedding). Als de inhoud niet direct zichtbaar hoeft te zijn, kies je Als pictogram weergeven en kun je, als je wilt, een aangepast pictogram selecteren via Ander pictogram. Na nogmaals te hebben bevestigd met OK verschijnt het object. Dubbelklik erop om het Lint van de Word-omgeving in PowerPoint te openen en de inhoud te bewerken.

Je kunt ook een leeg bestand van een ander Office-type invoegen. Open opnieuw Object en kies deze keer Nieuw. Selecteer vervolgens het gewenste Objecttype, bijvoorbeeld een Microsoft 365-object of Paintbrush Picture. Afhankelijk van je geïnstalleerde programma’s kunnen ook andere opties verschijnen, zoals Adobe Acrobat of OpenOffice.org. Als je bijvoorbeeld Paintbrush Picture kiest, opent Paint automatisch en zie je tijdens het tekenen direct de resultaten in het ingevoegde object.

Je kunt bestanden van verschillende objecttypen in je Office-document opnemen.

Tip 5 Conversie en export

Als je vooral werkt met grafische objecten zoals afbeeldingen of grafieken, kun je deze via conversie en export naar een andere Office-applicatie overbrengen. Deze methode is vooral handig als je meerdere objecten tegelijk wilt hergebruiken.

Als je meerdere afbeeldingen uit een Word-document wilt hergebruiken, sla het bestand dan op als webpagina via Bestand / Opslaan als  en kies HTML-pagina (*.htm; *.html). Er wordt automatisch een submap aangemaakt (<bestandsnaam>_bestanden) met alle afbeeldingen uit het document, hoewel ze daar generiek worden genummerd.

Dit werkt in PowerPoint op dezelfde manier. Wil je echter elke dia afzonderlijk opslaan, gebruik dan Bestand / Opslaan als en selecteer een afbeeldingsformaat, bijvoorbeeld JPEG-indeling (*.jpg) of Portable Network Graphics (*.png). Kies daarna Alle dia’s zodat iedere dia afzonderlijk wordt opgeslagen.

In Excel kun je grafische objecten, zoals afbeeldingen en grafieken, direct opslaan via het contextmenu met de optie Opslaan als afbeelding (in meerdere formaten). Wil je alle objecten in één keer afzonderlijk bewaren, gebruik dan ook Opslaan als HTML-pagina (*.htm; *.html).

Sla alle afbeeldingen uit je document afzonderlijk op in een html-map.

Tip 6 VBA-macro’s met hulp van AI

Het lijkt misschien een grote stap, maar wat niet lukt met standaardtools, kun je vaak toch voor elkaar krijgen met Visual Basic-scripts (macro’s) in Office-applicaties. Laat je niet afschrikken, want AI-bots als ChatGPT kunnen tegenwoordig vrijwel kant-en-klare VBA-scripts genereren op basis van een tekstprompt. We beperken ons hier tot een vrij willekeurig voorbeeld.

Als je een Excel-werkblad hebt met verkoopgegevens per regio en een PowerPointpresentatie wilt waarin elke regio op een aparte dia wordt weergegeven, vul dan eerst de gegevens in het werkblad in. Plaats de regio’s onder elkaar in kolom A (van A2 tot …) en de gegevenstypes naast elkaar in rij 1 (van B1 tot …). Maak daarna een screenshot met bijvoorbeeld de ingebouwde Windows-functie Windows-toets+Shift+S: kies Rechthoek en trek een kader rond je gegevens, inclusief de rij- en kolomindicaties.

Meld je vervolgens aan bij ChatGPT, plak de klembordinhoud met Ctrl+V in je prompt en druk op Shift+Enter. Typ daarna een gedetailleerde prompt, bijvoorbeeld: “Maak een VBA-script voor een Excel-macro waarin de cijfergegevens van elke regio, zoals vermeld in het Excel-screenshot, worden opgeslagen als aparte dia’s in een PowerPointpresentatie. Vraag mij naar de gewenste naam en locatie van het pptx-bestand.” Bevestig tot slot je instructie met Enter.

Het werkt vaak beter en sneller als je een screenshot van je Excel-data meestuurt.

Tip 7 VBA-macro testen

Klik op Code kopiëren rechtsboven bij het gegenereerde VBA-script. Open daarna je Excel-werkblad en ga naar het menu Ontwikkelaars. Als het menu niet zichtbaar is, ga naar Bestand en kies linksonder Opties. Open de rubriek Lint aanpassen, zet een vinkje bij Ontwikkelaars in het rechterveld en klik op OK. Hierdoor wordt het menu zichtbaar.

In het Lint Ontwikkelaars klik je op Visual Basic. Selecteer in het dialoogvenster Invoegen / Module en plak de gekopieerde VBA-code in het lege venster met Ctrl+V. Sluit daarna de vensters. Ga terug naar je werkblad, open opnieuw Ontwikkelaars en kies deze keer Macro’s. Selecteer de gekopieerde macro, bijvoorbeeld ExportToPowerPoint, en klik op Uitvoeren. Als alles goed gaat, verschijnt het venster Opslaan als, waar je de naam en locatie van het pptx-bestand kunt opgeven. Tijdens onze test werkte dit meteen, maar in de praktijk kan het nodig zijn de code aan te passen, bijvoorbeeld met gerichtere prompts aan ChatGPT. Dat valt echter buiten het bestek van dit artikel.

Op een vergelijkbare manier kun je ook macro’s maken of laten genereren voor andere Office-toepassingen, zoals Word en PowerPoint.

De gegenereerde VBA-code heeft de Excel-data netjes in PowerPoint-dia’s omgezet.

Tip 8 Verzendlijst

Tot slot focussen we ons op een specifieke gegevensuitwisseling tussen Excel en Word (en eventueel ook Outlook) voor het opstellen van verzendlijsten. Dit is bijvoorbeeld nuttig als je een vereniging hebt en voor elk lid persoonlijke gegevens wilt aanmaken of versturen.

Begin met het invullen van alle benodigde gegevens in een Excel-werkblad. Gebruik de bovenste rij (A1, B1 enzovoort) voor korte beschrijvingen van de gegevens in de onderliggende rijen (A2, A3 enzovoort). Vul bijvoorbeeld kolomkoppen in, zoals Voornaam, Achternaam, E-mailadres, Lidnummer en Foto. Voor de kolom Foto gebruik je links naar de bijbehorende afbeeldingen, bijvoorbeeld c:\fotos\plaatje1.jpg. Zorg er ook voor dat alle afbeeldingen dezelfde afmetingen hebben.

Om het dialoogvenster Zoeken en vervangen te openen in Excel, druk je op Ctrl+H. Ga vervolgens naar het tabblad Vervangen, vul \ in bij Zoeken naar: en \\ bij Vervangen door. Klik daarna op Alles vervangen om een pad als c:\fotos\plaatje1.jpg te wijzigen in c:\\fotos\\plaatje1.jpg. Sla tot slot het werkblad op.

De nodige data staan klaar in een Excel-rekenblad.

Tip 9 Tekst uit Word

Open Word en maak een nieuw document aan. Zet je raamtekst klaar om de gegevens uit Excel op te nemen. In ons voorbeeld kun je eventueel een tabel maken met twee kolommen: in de linkerkolom staan onder elkaar Voornaam:, Naam:, E-mail: en Lidnr.:. De rechterkolom is gereserveerd voor de bijbehorende foto.

Ga naar het tabblad Verzendlijsten en klik op Adressen selecteren / Bestaande lijst gebruiken. Wijs vervolgens het opgeslagen xlsx-bestand aan, selecteer Openen, kies de gewenste tabel en bevestig met OK.

Klik op Samenvoegvelden invoegen in het tabblad Verzendlijsten. Plaats de tekstcursor op de juiste plek (bijvoorbeeld achter Voornaam:) en kies het bijbehorende veld, zoals Voornaam. Bevestig met OK. Herhaal dit proces voor de andere velden uit je werkblad.

Koppel de juiste Excel-gegevens aan de velden in je raamtekst.

Tip 10 Foto uit Word

Lokaliseer de plek in het document waar de foto moet worden ingevoegd en plaats daar de cursor. Ga naar het tabblad Invoegen en selecteer Snelonderdelen / Veld. Kies in de lijst met veldnamen voor IncludePicture en voer onder Bestandsnaam of URL een willekeurige naam in, bijvoorbeeld plaatje. Bevestig deze invoer met OK. De foto wordt toegevoegd, maar blijft onzichtbaar. Klik erop en druk op Alt+F9 om de veldcodes weer te geven. Selecteer in de veldcode de eerder ingevulde naam (plaatje in dit voorbeeld).

Ga naar het tabblad Verzendlijsten, kies Samenvoegvelden invoegen en selecteer het veld Foto, zodat dit in de veldcode zichtbaar wordt. Druk vervolgens opnieuw op Alt+F9. Als de foto daarna nog niet zichtbaar is, kun je dit als volgt oplossen.

Klik bij Verzendlijsten op Voltooien en samenvoegen / Afzonderlijke documenten bewerken. Laat Alles geselecteerd en bevestig met OK. In het nieuw aangemaakte document druk je op Ctrl+A en vervolgens op F9. Wanneer er een dialoogvenster verschijnt waarin wordt gevraagd of je alle velden wilt updaten, klik je op Ja. De foto wordt nu zichtbaar. Scrol door het document en controleer of alle Excel-records correct zijn aangevuld met de tekstgegevens en bijbehorende foto.

Het kost wat moeite, maar uiteindelijk duiken de foto’s wel op.

Tip 11 Tekst uit Outlook

Wil je in plaats daarvan e-mailberichten verzenden, selecteer dan bij Voltooien en samenvoegen de optie E-mailberichten verzenden in plaats van Afzonderlijke documenten bewerken. Dit werkt echter alleen als je document tekstvelden en geen fotovelden bevat. Vul vervolgens bij Aan het veld in dat het e-mailadres bevat en typ een Onderwerpregel. Laat Alles geselecteerd en klik op OK om de gepersonaliseerde mails (met Outlook) te versturen.

Excel-data en Word-tekst voor een gepersonaliseerde Outlook-mailinglijst.