ID.nl logo
Elektrische fiets kopen: tips voor de beste e-bike
© leomalsam - stock.adobe.com
Mobiliteit

Elektrische fiets kopen: tips voor de beste e-bike

Een elektrische fiets kopen is, met alle soorten en maten die er verkrijgbaar zijn, best een opgave. De prijs van een e-bike ligt doorgaans een stuk hoger dan bij ‘normale’ fietsen, en voor dat geld wil je uiteraard wel zeker zijn dat de fiets die je koopt de juiste is. Gelukkig is het maken van een keuze goed te doen als je de juiste informatie hebt en daar gaan we je bij helpen: met tips en informatie waarmee je zelf makkelijk elektrische fietsen vergelijken kunt.

Waarom een e-bike?

Nederland is een écht fietsland, maar dat wil niet zeggen dat we altijd zelf willen of kunnen trappen. Een elektrische fiets, ook wel e-bike genoemd, is een ideale vervoersmiddel voor iedereen die niet op eigen kracht kan of wil fietsen. De fiets is een uitkomst voor velen:  voor mensen die naar hun werk fietsen, voor mensen met een slechte conditie (of mensen die aan hun conditie willen werken) maar ook voor mensen die een zware lading (waaronder kinderen) moeten voortduwen of voor, bijvoorbeeld, ouderen. 

Ook mensen die niet in deze categorieën vallen kopen vaak een elektrische fiets – bijvoorbeeld omdat zij niet meer met de auto naar hun werk willen, maar de afstand voor een gewone fiets net wat te ver vinden. 

©PXimport

Bekijk en vergelijk elektrische fietsenLees veel meer artikelen over e-bikes

Hoe werkt een elektrische fiets?

Een elektrische fiets is een fiets met een elektromotor. Deze biedt ondersteuning als je zelf trapt. De elektrische motor haalt zijn energie uit een accu, die je na het fietsen van 1 of meerdere ritjes dan ook weer moet opladen als hij leeg is. De trapondersteuning die de elektromotor levert is normaal gesproken begrensd op 25 kilometer per uur, zodat je niet te snel gaat. Hoeveel ondersteuning je precies krijgt kun je vaak zelf instellen, en bij slimmere elektrische fietsen wordt dit vaak ook automatisch aangepast. Dan krijg je bijvoorbeeld wat extra ondersteuning als je een heuveltje op fietst.

Heb je een vraag over e-bikes? - Durf hem te stellen op de Kieskeurig.nl Community

Naar het forum!

Welke merken e-bikes zijn er?

Zoals bij elk product is het ook belangrijk dat je het merk kiest dat goed bij je past. Vrijwel alle grote merken die je kent van de ‘gewone’ fietsen, zul je ook terugvinden in de markt voor elektrische fietsen. Denk hierbij aan Gazelle, Sparta, Batavus, Cortina, Giant, Trek en Koga. Er zijn ook kleinere merken die desalniettemin goede elektrische fietsen maken, zoals: Multicycle, Merida, QWIC, Victoria, CUBE of DutchID. Of relatief nieuwe merken zoals Stella en Amslod, die de fiets bij je voor de deur afleveren. We gaan je uiteraard niet vertellen dat het ene merk beter is dan het andere, dat verschilt echt per fiets en rijder. Maar vaak is er een merk dat qua stijl goed bij je past, het is de moeite waard om dat te verkennen.

Bekijk en vergelijk elektrische fietsenBekijk de fietsmerken op Kieskeurig.nl

Slimme tips om de beste elektrische fiets te kiezen

Wanneer je alle eigenschappen op een rijtje zet, heb je wellicht nog niet direct een idee wat voor soort e-bike het beste bij je past. Dat hangt dan ook vooral af van je fietsgedrag. Ben je iemand die regelmatig fietst, maar wel vooral kleine afstanden, dan zal een elektrische stadsfiets goed bij je passen. Zoek je een elektrische fiets om je kinderen mee naar school te brengen, dan raden we je aan om een elektrische moederfiets te kopen, aangezien zo’n zware ‘lading’ een aanslag pleegt op je conditie.

Ben je van plan wat langere fietstochten te maken? Denk dan vooral aan een recreatieve e-bike, waarbij je goed moet letten op de actieradius, die bepaalt namelijk hoe ver je met elektrische ondersteuning kunt rijden. Bij zulke tochten zijn comfort en rijgemak ook van belang. Kijk daarom ook naar de plaatsing van de motor en de accu, die voor een deel je rijervaring bepalen. Extra opties zoals vering in de voorvork en zadelpen zijn hierbij ook prettig.

Kortom, het draait allemaal om nadenken over wat het beste bij je past. In het overzicht hieronder zetten we de soorten e-bikes voor je op een rij, zodat je zelf kunt vergelijken.

De tekst gaat verder onder de afbeelding.

©PXimport

Belangrijke eigenschappen van een elektrische fiets

Los van de vraag wélke elektrische fiets het beste voor je is, is het ook belangrijk om na te denken welke eigenschappen de fiets moet hebben. Wij zetten de belangrijkste eigenschappen voor je op een rij.

Wat is actieradius?
De actieradius van een elektrische fiets geeft aan hoeveel kilometer je er mee kunt fietsen op een volle accu. Die afstand zal in de praktijk wat lager uitvallen. Dat komt doordat er bij de berekening geen rekening gehouden wordt met zaken als bandenspanning, het gewicht van de fietser, de weersomstandigheden en andere externe factoren. Staar je hier dus niet blind op, maar hecht meer waarde aan de zwaarte van de accu in Wh.

Plaatsing van de motor:
Waar de elektrische motor van de fiets zich bevindt, bepaalt voor een groot gedeelte de rijeigenschappen van de fiets. Je komt daarbij de volgende varianten tegen:

**Elektrische fiets met voorwielmotor:**Dit type motor bevindt zich in de naaf van je voorwiel. Een voordelige techniek die vooral handig is in het dagelijks gebruik bij korte ritjes. Door de plaatsing van de motor word je als het ware voortgetrokken, waardoor je ook vlot wegrijdt. Een voorwielmotor reageert in de meeste gevallen op de rotatie van het voorwiel in plaats van de kracht die jij zet op de pedalen. Een voorwielmotor wordt steeds minder populair doordat de middenmotoren beter bereikbaar wordt voor elke portemonnee. Daarnaast maakt een voorwielmotor vaak iets meer geluid.

**Elektrische fiets met middenmotor:**Verreweg de populairste variant bij e-bikes is de middenmotor. Hierbij bevindt de motor zich in het midden van de fiets, bij de trapas. Het gewicht is daardoor goed verdeeld, wat voor een prettige rijervaring zorgt. Dit komt ook doordat een middenmotor gebruik maakt van een trapsensor. Hierdoor geeft de motor je de ondersteuning die je wenst aan de hand van de druk op de pedalen. Dit type motor wordt gecombineerd met verschillende versnellingstypes en komen je nu tegen op allerlei type fietsen. De prijs ligt echter wel wat hoger dan een voorwielmotor. 

**Elektrische fiets met achterwielmotor:**Sommige zweren hierbij en andere noemen het gedateerd. De achterwielmotor is voor liefhebbers die graag letterlijk een duw in rug krijgen. De achterwielmotor bevindt zich in de naaf van je achterwiel. Veel fietsers kiezen dit model om langere toertochten mee te fietsen. Doordat achterwielmotoren vaak in combinatie komen met derailleur versnellingen, kan dit de ideale motor voor je zijn in de heuvels of bergen. Fietsen met een achterwielmotor worden tegenwoordig wel steeds minder gemaakt, maar probeer het eens uit.

E-bikes met een voorwielmotorE-bikes met een middenmotorE-bikes met een achterwielmotor

Accu

Bij het kopen van een elektrische fiets is er ook wat de betreft de fietsaccu een aantal zaken om rekening mee te houden. Allereerst het type accu, die aangeeft wat je qua prestaties mag verwachten. De Li-Ion accu zien we op dit moment het meest, wat vooral komt door de hoge capaciteit en goede kwaliteit van de cellen.

Kijk daarnaast ook naar de plaatsing van de accu op de fiets. In veel gevallen bevindt die zich in de bagagedrager, maar steeds vaker zien we accu terug in het frame of op het frame. Hierdoor valt de accu veel minder op en is hij in veel gevallen gemakkelijk uit te nemen. Een accu die verwerkt is in het frame zorgt daarentegen weer voor een betere wegligging.

Sensor voor trapondersteuning

De mate van trapondersteuning wordt bepaalt door de sensor die is ingebouwd. Een trapkrachtsensor reageert op de kracht die jij op de trappers zet. Moet je op een helling wat harder trappen, dan schakelt de elektrische motor ook een tandje bij. Dit zorgt voor de meest natuurlijke fietservaring. Waarbij je natuurlijk zelf ook nog de keuze hebt uit diverse ondersteuningsstanden.
Bij een rotatiesensor doet de fiets vooral het werk. De motor reageert hierbij op de rotatie van het wiel. Hierbij kun je in mindere mate zelf kiezen hoeveel ondersteuning de motor geeft. Het is eigenlijk altijd vol gas, ook als je trappers even stil houdt in een bocht of voor een rotonde.

Versnellingen

Voor de ritjes in de stad of dorp heb je in de regel niet zoveel versnellingen nodig, maar als je veel lange toertochten maakt, wil je de versnelling wel zelf kunnen kiezen. De meest gebruikte variant is de naafversnelling, die in de naaf van het achterwiel is verwerkt en maximaal 8 versnellingen biedt. Voordeel is dat je er weinig onderhoud aan hebt, maar wel een klein bereik.
Bij een derailleur versnelling, zo een met die verschillende tandwielen, loopt dit op tot 27 versnellingen. Hiermee is werkelijk waar geen heuvel of berg te gek! Maar je hebt dan wel te maken met een open versnellingssysteem. Regen, zand en stof kunnen er dus makkelijker bij, waardoor het systeem meer liefde nodig heeft.
Tegenwoordig zie je ook op meer fietsen de automatische versnelling. Bijvoorbeeld die van Enviolo waarbij het versnellingssysteem zelf de juiste versnelling kiest op basis van jouw snelheid en trapkracht. Ook bij het type versnellingen geldt, probeer het uit en laat je erover informeren door meerdere specialisten. 

Framemaat

Eigen het belangrijkste! Kies de juiste framemaat. Een te kleine of te grote framemaat kan op de duur zorgen voor lichamelijke klachten en minder plezier in het fietsen. Om zeker te weten dat je prettig op de e-bike zit en goed bij de pedalen en het stuur kunt, kijk je naar de framemaat. Deze bereken je heel eenvoudig: vermenigvuldig je binnenbeenlengte in cm (afstand van de vloer tot het kruis) met 0,68 en je hebt je ideale framemaat. Als de framemaat tussen twee maten in komt, kies je bij sportieve fietsen voor de kleinste maat en bij toerfietsen voor de grootste maat. Laat je hierin door een specialist voorlichten of opmeten.

De tekst gaat verder onder de afbeelding.

©PXimport

Remtechniek

Omdat je op een e-bike makkelijk en vaak sneller fietst, is een goed remsysteem van groot belang. Hierdoor sta je op tijd stil en reageert de fiets op de urgentie van jouw remgedrag. Vergeet ook niet de banden. Uiteindelijk maakt de band contact met de ondergrond. Je kunt kiezen uit de volgende remsystemen:

V-brake: dit type rem kent eigenlijk iedereen wel. Dit werkt met twee remblokjes die op de velg drukken. Een licht en sterk systeem, maar de remblokjes zullen wel om de zoveel tijd vervangen moeten worden. Bij regen of viezigheid heb je kans op minder remvermogen.

Rollerbrakes: dit type handrem is vergelijkbaar met de trommelrem en komt veel voor bij elektrische fietsen. In plaats van remblokjes werkt deze met rollers die tegen de binnenkant van de trommel worden gedrukt. Het is daardoor minder gevoelig voor slijtage.

Schijfrem: dit type handrem werkt met een schijf op de naaf en een remklauw die op deze schijf drukt. Tegenwoordig zie je steeds meer e-bikes uitgerust met hydraulische remmen die werken op oliedruk. Zij zorgen onder alle condities voor goede remkracht.

Trommelrem: dit zie je eigenlijk niet meer bij e-bikes. Het werkt ook met remblokjes die van binnenuit tegen de trommel drukken. Door het gesloten systeem zijn de remmen minder gevoelig voor vocht en vuil en gaan langer mee.

Terugtraprem: het meest eenvoudige remsysteem. Dat werkt door een trommelrem op de achternaaf, die je activeert door terug te trappen. De remkracht is wel wat beperkter en dit systeem kom je niet tegen bij elektrische fietsen.

Extra comfort

Tot slot wil je natuurlijk wel lekker zitten, vooral als je veel gaat fietsen. Controleer of de voorvork en/of de zadelpen over vering beschikt, zodat je minder last hebt van hobbels op de weg. Dikkere banden dragen ook bij aan het comfort. Pomp ze dan niet té hard op, want dan verdwijnt de 'natuurlijke' demping. Heb je moeite met opstappen, kies dan voor een elektrische fiets met (extra) lage instap. Tot slot kun je ook nog kijken of de stuurpen verstelbaar is, zodat je makkelijk de ideale fietshouding instelt. 

Welke e-bikes komen het beste uit de test?

Goed, je wilt een e-bike kopen, maar welke elektrische fiets komt nu het beste uit de tests van dit jaar? En omdat er tegenwoordig zoveel fietstests zijn, hebben wij de resultaten van e-bike tests op een rijtje gezet in een artikel. De fietstests uit 2020 met resultaten lees je hier. Let wel op dat de meeste fietstesten een momentopname waren. De E-bike Duurtest van Kieskeurig.nl in 2021 geeft je een completer resultaat van de bevindingen bij elektrische fietsen die maar liefst 20 weken zijn getest! De bevindingen worden in het voorjaar van 2021 gepubliceerd.

Heb je een vraag over e-bikes? - Durf hem te stellen op de Kieskeurig.nl Community

Naar het forum!

Wat voor soorten e bikes zijn er?

Elektrische stadsfiets
Dit soort fietsen zijn zowel gemaakt voor de korte ritjes naar de supermarkt of andere bestemmingen vlak bij huis als wel voor een ontspannen fietstocht. Daar staat hij ook zeker zijn mannetje. Je hebt minder keuze uit het aantal versnellingen maar geeft je wel een comfortabele zithouding en veel mogelijkheden. Uiteraard zijn elektrische stadsfietsen zowel beschikbaar als damesfiets en als herenfiets.

Recreatieve elektrische fiets
Houd je ervan om mooie lange fietstochten te maken? Dan wil je het liefst een recreatieve e-bike, ook wel een elektrische tourfiets of hybride fiets genoemd. Belangrijke kenmerken zijn een grote actieradius, meer versnellingen en een sportieve zithouding.

Elektrische moederfiets
Dit type elektrische damesfiets is speciaal ontworpen om veilig en makkelijk met je kinderen te fietsen. Soms zijn er al standaard zitjes op de elektrische moederfiets geplaatst. Is dat niet het geval, dan is de fiets in ieder geval stevig genoeg ontworpen om deze alsnog met een gerust hart te plaatsen.

©PXimport

Elektrische bakfiets

Deze fiets lijkt in veel opzichten op de elektrische moederfiets, met als verschil dat deze e-bike geen zitjes heeft, maar een complete bak aan de voorkant, met ruimte tot soms wel vier kinderen. Je kunt je voorstellen dat daar bijna niet tegenop te trappen is, en de elektromotor biedt dan uitkomst.

Speed pedelec fiets

Met deze e-bike haal je snelheden tot wel 45 km/u, ideaal als je bijvoorbeeld snel op je werk wilt zijn, kortom, de racefiets onder de elektrische fietsen. Houd er wel rekening mee dat dit type e-bike voorzien moet zijn van een blauw kenteken, dat je een helm moet dragen en een bromfietsrijbewijs nodig hebt.

Bekijk en vergelijk elektrische fietsenLees veel meer artikelen over e-bikes

💡 Wil jij op groene stroom fietsen?
Overweeg zonnepanelen!

Vraag een offerte aan voor zonnepanelen:

▼ Volgende artikel
Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond
© M.studio - stock.adobe.com
Huis

Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

▼ Volgende artikel
Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde
© px.palette
Huis

Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Wat gaan we doen?

We geven diverse tips en tools om administratieve en andere papieren documenten efficiënt en ordelijk te digitaliseren. Dat gaat van scannen en OCR’en tot organiseren, automatiseren, back-uppen en meer.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Er bestaan ook heel wat printers met een ingebouwde scanner.

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

NAPS2 is prima opensource-scansoftware, met geïntegreerde meertalige OCR-module.

Pdf-printer

De focus van dit artikel ligt op papieren brondocumenten, maar we willen zeker ook (de gratis versie van) PDFCreator vermelden (www.pdfforge.org/pdfcreator). Je kunt deze namelijk als virtuele printer installeren om zo allerlei documenttypen om te zetten naar PDF(/A).

Start na installatie de app, open het tabblad Printer, vink PDFCreator aan en kies via de moersleutel het bestaande profiel PDF/A (archiefbestand). Bevestig met Opslaan en sluit de app. Open nu een document in een willekeurige toepassing, open het afdrukvenster en selecteer PDFCreator als printer. Een dialoogvenster opent waarin je het document meteen kunt opslaan als PDF/A-bestand (standaardversie 2b, maar dit is aanpasbaar via het uitklapmenu).

Je kunt zo’n virtuele printer ook inzetten om documenten automatisch als PDF/A op te slaan in een zelf te bepalen map. Maak hiervoor in PDFCreator op het tabblad Profielen een nieuw profiel aan (bijvoorbeeld PDF/A in map Facturen), kies bijvoorbeeld PDF/A-2b als formaat en geef tevens een specifieke opslaglocatie op. Koppel dit profiel op het tabblad Printer aan een nieuwe virtuele printer (bijvoorbeeld PDF/A-facturen). Zo maak je meerdere profielen en printers aan, waarbij elk PDF/A-bestand automatisch in een andere map terechtkomt.

Je kunt ook meerdere virtuele printers aanmaken, telkens met een aangepast profiel.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Met (het gratis) Adobe Scan kun je ook meerdere pagina’s laten OCR’en en in één pdf bewaren.

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

TagSpaces is een krachtige taggingtool, maar met een zekere leercurve.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Met het juiste filter kun je ook vanuit de Verkenner naar tags binnen pdf-documenten zoeken.

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Sneller zoeken binnen een logische mappenstructuur (en met labels).

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Organiseer je bestanden automatisch op basis van eigen, gecombineerde zoekfilters.

DMS

Met de tips rond doorzoekbaar maken, taggen en ordenen uit dit artikel, en met tools als TagSpaces en File Juggler, raak je al ver. Wil je je administratie nog professioneler organiseren, dan kom je uit bij een volwaardig Document Management System, kortweg DMS. Flexibele opensource-tools zijn bijvoorbeeld Papermerge en Paperless NGX. Beide installeer je het makkelijkst op Windows via Docker (Docker Desktop for Windows, met WSL2).

Na installatie bereik je het browserdashboard van de tool standaard via http://<ip-adres>:8000. Beide tools bieden OCR aan om gescande documenten doorzoekbaar te maken. Je documenten kunnen ook automatisch worden verwerkt op basis van eigen filters, en er zijn krachtige zoekopties ingebouwd. Beide tools kun je meteen uitproberen via een online demo (log in met demo / demo).

Een krachtig DMS als Paperless-ngx maakt het bijhouden van je administratie veel efficiënter.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Agent Ransack laat gecombineerde en krachtige filters toe en zoekt ook in metadata.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Duplicati is een betrouwbare, gebruiksvriendelijke en flexibele back-uptool.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Ook in NAPS2 kun je pdf-documenten met een wachtwoord beveiligen.