ID.nl logo
Huis

Zelf een e-book maken

Het is een misverstand om te denken dat de productie van e-books is voorbehouden aan professionele uitgevers. Wij laten zien hoe u zelf een e-book in elkaar knutselt. Tal van documenten kunnen prima worden omgezet naar een elektronisch boek: teksten met of zonder afbeeldingen, delen van een webpagina of blog, of bijvoorbeeld uw eigen levensverhaal.

1. Eigen e-book

Een groot voordeel van een e-book is dat u het op veel verschillende apparaten kunt lezen. Zodra u weet hoe u zelf een e-book kunt maken, kunt u allerlei documenten uitwisselen en ze overal mee naartoe nemen, bijvoorbeeld op een e-reader, smartphone of tablet. Beschikt u niet over zo'n mobiel apparaat? E-books kunnen ook prima op een gewone pc worden gelezen. De exemplaren die we in dit artikel gaan maken zijn onbeveiligd. Hierdoor zijn ze moeiteloos en zonder beperking over te zetten naar nagenoeg elk apparaat dat e-books ondersteunt. Dit staat in schril contrast tot wat u met betaalde e-books kunt doen. Die zijn vaak zwaar beveiligd, waardoor ze amper tussen uw apparaten kunnen worden uitgewisseld. Omwille van de leesbaarheid noemen we in dit artikel ieder apparaat waarop u een e-book kunt lezen een e-reader.

2. Sigil

Om een e-book in elkaar te zetten, hebt u een programma nodig zoals Sigil. U haalt de software op via Downloads, bovenaan de pagina. Er zijn versies voor Windows, Linux en de Mac. Voor Windows kunt u ook nog kiezen tussen een 32- en een 64bit-versie. In dit artikel gebruiken we versie 0.3.4, maar de software wordt regelmatig bijgewerkt. Het is dus goed denkbaar dat u met een hoger versienummer krijgt te maken. Tijdens het installeren wordt gevraagd of u een extra programma wilt installeren (Registry Reviver). Die software heeft geen enkele functie in het kader van wat wij gaan doen, kies dus Registry Reviver niet installeren.

©PXimport

Sigil is prima freeware om zelf een e-book mee te maken.

3. De ePub-standaard

Met Sigil kunt u e-books maken en onderhouden die aan de ePub-standaard voldoen. Er zijn meerdere standaarden voor elektronische boeken, maar ePub wordt momenteel erg veel gebruikt. Daarom gaan we er in dit artikel ook mee aan de slag. Behalve e-readers kunnen ook de iPad, iPhone, iPod Touch en apparaten met het Android-besturingssysteem met Sigil overweg. Zodra u Sigil start, ziet u een scherm dat in twee delen is gesplitst. Links bevindt zich de Book Browser. Dit is een soort verkenner waarin u de onderdelen ziet waaruit een e-book is opgebouwd. Elk hoofdstuk dat u straks maakt, zal hierin zijn terug te vinden in de vorm van een bestandje, net als bijvoorbeeld alle plaatjes die u aan het boek toevoegt.

4. Tekstopmaak

In het grote vlak rechts kunt u tekst intikken. Dat werkt ongeveer zoals in Wordpad of Notepad (Kladblok). Als we Sigil vergelijken met Microsoft Word, kent het maar bar weinig opmaakmogelijkheden. Via een werkbalk kunt u kiezen voor vet, cursief, onderstrepen en doorstrepen. Tekst kan een stukje inspringen (Ident) en op een paar manieren worden uitgelijnd, zoals links of gecentreerd. Helemaal links ziet u een knop met de tekst Normal. Met deze knop kunt u een tekstregel veranderen in een kopregel. Hier komen we straks nog uitgebreid op terug. Elk hoofdstuk verschijnt links onder het kopje Text in de Book Browser en wordt in Sigil een sectie genoemd. In een leeg document is al één sectie voor u aangemaakt, Section0001.xhtml. Elk volgende hoofdstuk krijgt een hoger volgnummer. De namen zijn nietszeggend, maar gelukkig kunt u ze straks veranderen in een naam die wat zinvoller is.

©PXimport

Gebruik de pictogrammen op de werkbalk om uw tekst op te maken.

5. Kopiëren en plakken

We verwachten niet dat u lange documenten in Sigil gaat schrijven. Het ligt meer voor de hand om dat met een tekstverwerker te doen, waarna u de tekst in één keer overhevelt. Dat is dan ook hoe wij het gaan doen. Een tekst naar Sigil overbrengen kan op een aantal manieren. De meest elementaire manier is via kopiëren en plakken. U opent een document in uw favoriete tekstverwerker, selecteert alle tekst of een gedeelte ervan en kopieert die naar het klembord. Dat gaat via een optie zoals Bewerken / Kopiëren (in Engelstalige programma's Edit / Copy). Het kan meestal ook met de toetscombinatie Ctrl+C. Daarna schakelt u over naar Sigil en haalt u de tekst op via de optie Bewerken / Plakken (Edit / Paste) of de toetscombinatie Ctrl+V. Let er wel op dat het rechtervlak actief moet zijn. Er is dan een cursor (knipperende verticale streep) te zien, ten teken dat er tekst kan worden ingegeven. Alle tekst komt in één hoofdstuk terecht, maar over de indeling gaan we ons pas in een later stadium buigen. Een nadeel van de kopiëren/plakken-methode is dat u alle opmaakcodes kwijtraakt. Gebruik hem daarom alleen om 'platte tekst' te kopiëren, of voor tekst waarbij de opmaak er niet toe doet. De tekstopmaak brengt u vervolgens aan in Sigil (zoals uitgelegd in de vorige tip).

6. Behoud van opmaak

Als u een document wilt gebruiken dat al mooi is opgemaakt, gaat u anders te werk. Als voorbeeld nemen we Microsoft Word. Open uw document en klik links bovenin op de Office-knop. Kies Opslaan als en dan Andere indelingen. Blader naar een map, tik de bestandsnaam in en kies bij Opslaan als voor het bestandsformaat Webpagina, gefilterd (*.html,*.html). Let hierbij goed op! Het is essentieel dat u niet kiest voor Webpagina maar voor Webpagina, gefilterd. Word kent enorm veel opmaakmogelijkheden en verschillende e-readers kunnen daar erg van in de war raken. Door voor dit bestandsformaat te kiezen, zal Word zich beperken tot de strikt noodzakelijke ingrediënten en dan gaat het wel goed. Zodra u het document in deze indeling bewaart, zal een waarschuwing verschijnen dat bepaalde functionaliteit verloren gaat. Bevestig middels de knop Ja.

©PXimport

Bewaar het te kopiëren document met behoud van de relevante opmaak.

7. Beperkingen

Hierna gaat u naar Sigil en laadt u het zojuist aangemaakte bestand in via de optie File / Open. Uw tekst komt wederom in één hoofdstuk terecht en deze sectie krijgt dezelfde naam als het gebruikte bestand. Hij zal dus niet niet Section0001.xhtml heten. In vergelijking met de kopiëren/plakken-actie die we eerder gebruikten, moet de opmaak er nu al een stuk beter uitzien. Omdat de opmaakmogelijkheden van een ePub-document erg beperkt zijn, is er helaas altijd nog wat nawerk nodig. Hoeveel? Het hangt er maar net vanaf hoe 'ingewikkeld' uw document in elkaar steekt. Vooral plaatjes die u op een vaste plek wilt vastprikken leveren problemen op. Dat is niet om u te pesten; het heeft ermee te maken dat een e-book op allerlei soorten apparaten moet kunnen worden gelezen.

8. Schermformaat

Smartphones, tablets en computers hebben allemaal een ander schermformaat. Hierdoor varieert het aantal woorden dat op een regel past en ook het aantal regels per schermpagina. Uw e-book past zich hier naadloos op aan. Dat is goed nieuws, want dat betekent dat u zich daar niet druk over hoeft te maken. De indeling van de tekst wordt altijd optimaal afgestemd op het scherm waarop hij wordt getoond. Vandaar dat er flexibel met de lay-out wordt omgesprongen en u weinig kunt afdwingen. Is de lay-out voor u essentieel, dan is een pdf-document wellicht beter geschikt dan een e-book. In een pdf'je kunt u wel exact aangeven wat waar moet komen, desnoods tot op de millimeter. Dit soort documenten is echter weer lastiger te lezen op apparaten met een afwijkend schermformaat. Voor alle duidelijkheid: met Sigil kunt u geen pdf-documenten maken.

9. Tekst indelen

Alle tekst staat nu in één hoofdstuk en dat leest niet prettig. In di­gitale boeken kunt u het beste met korte, hapklare brokken werken. We gaan de tekst daarom opsplitsen in korte hoofdstukken. Zoek in uw tekst een logisch punt om het tweede hoofdstuk te beginnen. Ga één regel hoger staan (dus in de vorige alinea, of op een lege regel) en kies Insert / Chapter Break of gebruik de toetscombinatie Ctrl+Enter. Links in de Book Browser verschijnt onder het kopje Text meteen een nieuwe sectie. In het rechter schermdeel wordt met tabbladen gewerkt, zodat u alle hoofdstukken open kunt houden om snel heen en weer te springen. Til bij het indelen van de tekst niet al te zwaar aan het begrip 'hoofdstuk'. Het gaat erom dat u de tekst leesbaar houdt door hem op te delen in korte stukken, oftewel secties. Hoe u dat doet, is volledig aan u.

©PXimport

Verdeel de tekst in korte hoofdstukken.

10. Secties hernoemen

Sigil werkt nog niet volledig foutvrij en wil nog wel eens 'verongelukken'. Daarom is het verstandig om uw e-book regelmatig te bewaren. De eerste keer dat u dit doet, maakt u een nieuw ePub-bestand aan via Edit / Save As. Daarna kan het bestand steeds worden bijgewerkt via Edit / Save of via de toetscombinatie Ctrl+S. De namen die Sigil aan de hoofdstukken (secties) geeft zijn nogal nietszeggend, het is dus lastig om snel een bepaald hoofdstuk terug te vinden. Daarom is het verstandig de secties duidelijke namen te geven. Klik één keer op een sectienaam om hem te selecteren. Klik er na een korte pauze opnieuw op of druk op F2. Met rechts op de sectie klikken en kiezen voor Rename kan ook.

11. Hoofdstukken onderhouden

Dubbelklikken op een sectienaam heeft tot gevolg dat het betreffende hoofdstuk wordt geopend. Het verschijnt dan in het rechterdeel van het scherm, in een eigen tabblad. Klikt u in de Book Browser echter met rechts op een sectienaam, dan komen er enkele handige opties in beeld. Een volledig hoofdstuk weggooien kan bijvoorbeeld met Remove. Een nieuw (leeg) hoofdstuk toevoegen doet u met Add new item. Hebt u de tekst op de verkeerde plek in hoofdstukken gesplitst, dan voegt u het nieuwe hoofdstuk weer samen met het voorgaande hoofdstuk via Merge with previous. De volgorde van de hoofdstukken bepaalt u door in de Book Browser een sectie naar de gewenste positie in de lijst te slepen.

©PXimport

Klik met rechts op een sectie om in het snelmenu te komen.

12. Inhoudsopgave maken

Net als een 'gewoon' boek, heeft een e-book een inhoudsopgave nodig. Die hoeft u echter niet zelf in de tekst op te nemen, het is voldoende om hier en daar een kop neer te zetten. Sigil zorgt er dan voor dat alle koppen in de inhoudsopgave terechtkomen. Het ligt daarom voor de hand om ieder hoofdstuk te beginnen met een duidelijke kop. Selecteer de tekst van de kopregel en kies links in de werkbalk voor Heading 1. Herhaal dit voor ieder hoofdstuk. Er zijn zes niveaus van koppen mogelijk, eventueel kan elk hoofdstuk dus nog verder worden onderverdeeld. Om de inhoudsopgave kort en overzichtelijk te houden, kunt u het beste alleen niveau één en niveau twee opnemen. Dit geeft u aan via Tools / Toc Editor. U ziet de inhoudsopgave niet terwijl u door de tekst bladert, maar een e-reader herkent hem vanzelf.

©PXimport

Voeg aan ieder hoofdstuk een kopregel toe.

©PXimport

Sigil genereert zelf een inhoudsopgave.

13. Afbeeldingen toevoegen

Het is leuk om ook plaatjes of foto's in uw e-book op te nemen. U gaat ergens in de tekst staan, kiest Insert / Image en zoekt het in te voegen bestand op. De afbeelding zal altijd tussen twee alinea's in worden geplaatst. Gaat het om een grote foto, dan is het verstandig om hem eerst met een fotoprogramma te verkleinen. Het scherm van een smartphone of tablet is niet zo groot, en bovendien neemt de ingevoegde plaat daardoor minder opslagruimte in beslag. Iedere afbeelding is in de Book Browser zichtbaar onder het kopje Images. Zo hebt u altijd een overzicht van alle plaatjes die in uw e-book staan. Plaatjes kunnen net als tekst worden uitgelijnd (links, rechts of centreren), maar u hebt niet de geavanceerde mogelijkheden die Word biedt en waarbij tekst netjes om een foto kan worden gedrapeerd.

14. Boekomslag ontwerpen

Uw e-book krijgt meerwaarde als het wordt gesierd met een echte voorpagina. Met een mooie foto of illustratie en de titel en een auteursnaam erop, krijgt het e-book een professionele uitstraling. Een boekomslag maakt u door een extra sectie toe te voegen. U klikt in de Book Browser met rechts op Text en kiest Add New Item. Hernoem de nieuwe sectie naar bijvoorbeeld Omslag of Voorpagina. Staat de sectie niet bovenaan de lijst? Sleep hem dan helemaal naar boven. De titel en uw naam kunt u als gewone tekst op het omslag zetten, maar het is veel fraaier als u ze met een fotobewerker rechtstreeks op de foto of illustratie aanbrengt.

15. Beeldverhouding

Digitale camera's hebben een beeldverhouding van 4:3 of 3:2. Omdat de beeldverhouding van het scherm van veel e-readers er niet mee overeenkomt, is het meestal nodig dat de foto voor uw omslag op maat wordt gesneden. Voor een e-book hebt u eigenlijk een staande foto nodig, maar het bijsnijden van een liggende foto werkt prima. Maak de foto bijvoorbeeld 600 punten breed en 900 punten hoog. Uw naam, de titel en eventueel nog een subtitel brengt u met het tekstgereedschap van een fotobewerker aan. De letters moeten groot genoeg zijn om leesbaar te blijven terwijl het omslag als miniatuur wordt bekeken. Daarna zet u de omslagfoto via Sigil op de omslagpagina, via Insert / Image. Centreren via het bijbehorende pictogram in de werkbalk zorgt meestal voor het beste resultaat.

©PXimport

Met een fotobewerker maakt u het omslag van het boek.

16. Naamplaatje

Het is erg belangrijk uw e-reader begrijpt dat uw omslagpagina een bijzondere status heeft en geen onderdeel van de rest van het boek uitmaakt. Het klinkt misschien vreemd, maar dat een pagina helemaal voorin het e-book zit, is voor een reader niet automatisch het signaal dat het om een omslag gaat. Alleen als u een speciaal etiketje toevoegt, weet een e-reader dat. Klik met rechts op de naam van de sectie en kies Add semantics / Cover. Vervolgens is de betreffende pagina gemarkeerd als boekomslag.

17. Boekenkast

Digitale boeken op bijvoorbeeld de iPhone en de iPad komen in de virtuele boekenkast van iBooks te staan. Daar zal straks ook een miniatuur van uw eigen e-book in pronken. Althans, als u duidelijk weet te maken waar uw mooie omslagfoto zich bevindt. In het verlengde van wat we in de vorige tip hebben uitgelegd, begrijpt een e-reader niet zomaar uit zichzelf dat de foto op uw omslag als omslagfoto is bedoeld. U moet dus ook nog een etiketje aan de afbeelding hangen. Klik onder Images met rechts op de omslagfoto en kies Add semantics / Cover Image. Vervolgens is ook dit weer geregeld.

©PXimport

Markeer de omslagfoto, zodat u hem in uw digitale boekenkast ziet.

18. Metadata

Nu staat u nog één ding te doen voordat uw e-book helemaal klaar is. E-readers werken met een bibliotheek of catalogus, waarin van elk boek informatie is terug te vinden, zoals de titel, de naam van de auteur, het genre en een korte beschrijving van de inhoud. Zulke gegevens zijn handig als u bijvoorbeeld snel alle boeken van uw favoriete auteur op wilt snorren. Wilt u dat uw boek wordt gevonden? Dan moet u deze gegevens, de zogeheten metadata, zelf aan uw e-book toevoegen. Dat klinkt als een omvangrijke klus, maar het is zo gepiept. Kies voor Tools / Meta Editor. In een venster kunt u de titel (Title), auteur (Author) en de taal (Language) waarin het boek is geschreven opgeven. Met de knoppen Add Basic en Add Adv. kunt u eventueel nog meer labels toevoegen, bijvoorbeeld voor de omschrijving, een ISBN-nummer en de naam van de uitgever.

©PXimport

Door bepaalde gegevens toe te voegen als metadata, kunt u uw e-book gemakkelijker terugvinden in de catalogus van de reader.

19. E-book overzetten

Hoe u uw e-book daadwerkelijk op een e-reader zet, hangt af van het type apparaat dat u gebruikt. Als we de iPad en de iPhone van Apple als voorbeeld nemen, dan gebruikt u hier iTunes voor. Kies in de menubalk voor Bestand / Bestand aan bibliotheek toevoegen. Blader naar de map met het ePub-bestand, selecteer het en klik op Open. Nog gemakkelijker is het om uw e-book gewoon naar de iTunes-bibliotheek te slepen. Vervolgens komt het elektronische boek automatisch in iBooks terecht, op ieder iOS-apparaat (iOS is het besturingssysteem van onder meer de iPhone en de iPad) dat u gebruikt. Let op: als u achteraf uw boek in Sigil wijzigt, moet u het eerst even uit iBooks en iTunes verwijderen voordat u de aangepaste versie er weer aan toevoegt. Overigens kunt u, ook als iPad- of iPhonebezitter, ook zonder iTunes aan de slag. Open op het lees-apparaat het ePub-bestand vanuit een e-mail of vanuit de online dienst Dropbox. Zodra de optie Openen met verschijnt, kiest u voor iBooks - of voor een andere reader die op het apparaat aanwezig is.

20. Calibre

Hebt u geen e-reader of bent u een e-book aan het maken en wilt u het niet steeds overzetten om te zien of het mooi wordt? Dan kunt u het ook gewoon op de pc bekijken, met behulp van het gratis programma Calibre. U kunt deze software downloaden op Calibre E-book, waar u een Windows-, Linux- en Mac-versie aantreft. Als u het programma opstart, kunt u een e-book aan de bibliotheek van Calibre toevoegen door op het grote pictogram met een rood boek en een plusteken te klikken. Al uw elektronische boeken kunnen zo aan een lijst worden toegevoegd. Selecteert u een exemplaar, dan is rechts ervan het omslag te zien. U kunt het e-book vervolgens gewoon openen en lezen. Blader er op uw gemak doorheen om eventuele onvolmaaktheden in de lay-out op te sporen. Verbeteringen brengt u daarna aan in Sigil. Hebt u een nieuwe versie van uw e-book gemaakt? Verwijder de oude versie dan uit Calibre en voeg de nieuwe eraan toe.

©PXimport

Met Calibre is het mogelijk om de pc als e-reader te gebruiken.

21. EPub of zip?

Zodra u een document in een tekstverwerker zoals Microsoft Word maakt, wordt alles wat u intikt netjes in één bestand opgeslagen, samen met eventuele tabellen en plaatjes die u hebt toegevoegd. Een e-book oogt ook als één bestand, maar een wat nauwkeuriger blik leert dat het eigenlijk om een zip-bestand gaat. Alle onderdelen van uw e-book, zoals de hoofdstukken (secties) en plaatjes, zijn als losse bestanden in dit zip-bestand terug te vinden. U hebt daar geen last van, want zowel Calibre en Sigil als alle e-readers herkennen vanzelf dat een ePub-bestand in feite een e-book huisvest.

©PXimport

Tijdens het downloaden is dit e-book hernoemd. Via de Windows-verkenner kan dit worden hersteld, maar beter is het om dit probleem te voorkomen.

22. Transformatie

Als u uw e-book op een website neerzet, kan er alsnog iets misgaan met de identificatie van het bestandstype. Als iemand uw ePub-bestand downloadt, kan het ineens het achtervoegsel .zip krijgen. Sommige browsers, zoals Internet Explorer, 'gluren' in bestanden om te bepalen waar ze mee te maken hebben. Zoals in de vorige tip werd uitgelegd, is een ePub-bestand in feite een zip-bestand en een browser kan daarom besluiten om uw e-book ongevraagd van de 'correcte' extensie te voorzien. Dit kan weliswaar worden hersteld door de extensie van de bestandsnaam bijvoorbeeld via Windows Verkenner weer terug te veranderen naar .epub, maar dat moet degene die uw e-book binnenhaalt zelf maar net bedenken. Het is daarom beter om het bestand zelf in een zip-bestand te verpakken, dus nog voordat u het uploadt. Dan kunnen uw lezers het zelf uitpakken zodra ze het hebben gedownload. Dat is wat omslachtig, maar een e-book dat is verpakt in een zip-bestand wordt in ieder geval met rust gelaten door de browser waarmee het wordt binnengehaald.

23. Verborgen codes

Bent u handig in het maken van een eenvoudige homepage of website? Dan weet u vast hoe HTML-codes in elkaar steken. Daarmee bent u in het voordeel, want voor de opmaak van een e-book worden 'onder water' dezelfde codes gebruikt. In Sigil ziet u standaard alleen de opgemaakte tekst, maar klikt u helemaal bovenin op de knop Code View, dan ziet u plotseling ook de verborgen codes. Dit betekent dat u rechtstreeks aan de opmaak kunt knutselen, simpelweg door op de juiste plek de benodigde HTML-codes aan te brengen of te wijzigen. Ook kunt u op die manier een link naar een website opnemen. Een ePub-bestand kan in dat opzicht worden beschouwd als een kleine website, maar dan opgeslagen in een bestand! Als u heel handig bent, kunt u zelfs een geheel eigen lay-out bedenken en deze in de Book Browser onder het kopje Styles als stylesheet opnemen. Ook kan een vanuit Word geïmporteerd document flink worden opgeschoond zodra de codes zichtbaar zijn. Dat is belangrijk als u uw boek via de App Store van Apple wilt gaan verkopen. Voor ons doel - gewoon een mooi e-book maken - is dat echter niet nodig.

©PXimport

De tekst van uw e-book wordt met dezelfde codes opgemaakt als die voor de bouw van een website worden gebruikt.

▼ Volgende artikel
💎 Blingbling ringring: Motorola ❤️ Swarovski
© Motorola
Huis

💎 Blingbling ringring: Motorola ❤️ Swarovski

Motorola brengt een speciale uitvoering van de razr 60 uit, in samenwerking met Swarovski. De opvouwbare smartphone krijgt een nieuw uiterlijk, met een afwerking in de kleur Pantone Ice Melt en Swarovski-kristallen op de buitenkant.

De motorola razr 60 blijft technisch ongewijzigd, maar heeft in deze uitvoering een opvallende nieuwe look. De buitenkant is voorzien van een lederachtige textuur met een 3D-patroon en bevat 35 kristallen van Swarovski – waarvan één groter exemplaar op het scharnier. Ook de volumeknoppen zijn aangepast en sluiten aan bij het kristalthema. De rest van het toestel is zoals je gewend bent van de razr 60: een vouwbaar OLED-scherm van 6,9 inch, 50 MP camera, 4500 mAh batterij en ondersteuning voor snelladen.

Thematische collecties

De foldable smartphone en oordopjes maken onderdeel uit van The Brilliant Collection. Dit is de eerste binnen de Motorola Collections, een reeks tijdelijke edities waarbij vormgeving en details extra aandacht krijgen. Motorola koppelt hierin vertrouwde technologie aan een visuele stijl of samenwerking. In dit geval dus met Swarovski, dat eerder al werd betrokken bij de vormgeving van de moto buds loop.

©Motorola

Buds ook in Ice Melt

Die moto buds loop – de open-ear oordoppen met Sound by Bose – zijn nu ook verkrijgbaar in dezelfde Ice Melt-kleur. Net als bij het toestel zijn ook hier kleine kristallen verwerkt in het ontwerp. De functionaliteit blijft verder gelijk.

Beschikbaarheid

De Brilliant Collection motorola razr 60 is binnenkort in Nederland verkrijgbaar. Meer informatie over de prijs en verkoopdatum volgt nog.

Swarovski werkte al eerder samen met techmerken

De samenwerking tussen Motorola en Swarovski staat niet op zichzelf. Al in 2007 sloeg de glittergigant de handen ineen met Philips. Ze ontwikkelden samen een reeks usb-sticks en bluetooth-headsets. Twee jaar later volgde een samenwerking met Olympus, waarbij digitale camera's werden voorzien van Swarovski-details. In 2014 werkte Swarovski met Samsung aan luxueuze smartphonecovers voor de Galaxy S5 en Gear Fit. Ook kondigde Swarovski in 2017 plannen aan voor een eigen smartwatch, speciaal ontworpen voor vrouwen, al verscheen die nooit op de markt.

De gewone razr 60:

▼ Volgende artikel
Paperless-ngx: zoek en gij zult vinden
© ImageFlow - stock.adobe.com
Huis

Paperless-ngx: zoek en gij zult vinden

Wil je orde scheppen in je verzameling documenten, zoals je administratie, polissen of handleidingen? Of heb je nog een stapel dossiers om door de scanner te halen voor een digitaal archief? Paperless-ngx is een van de mooiste toepassingen hiervoor, met uitgebreide zoek- en indexeringsmogelijkheden. Het is geschikt voor pdf-bestanden, biedt tekstherkenning met OCR en kan met nog veel meer bestandsformaten overweg.

In dit artikel laten we zien hoe je met Paperless-ngx je documenten kunt digitaliseren, doorzoeken en beheren:

  • Installeer Paperless-ngx via Docker Compose op je eigen systeem of NAS
  • Pas de ingestelde mappen en netwerkpaden aan in het docker-compose.yml-bestand
  • Start de containers, maak een superuser aan en log in op je dashboard
  • Upload documenten via drag-and-drop of plaats ze in de consume-map
  • Wijs documenten een type, correspondent en labels toe voor slimme filtering
  • Bewerk documenten handmatig of in bulk om metadata aan te vullen
  • Sla veelgebruikte filters op voor snel hergebruik

Lees ook: Zoek de verschillen! Zo ontdek je snel of de inhoud van jouw mappen écht hetzelfde is

Hoewel je je administratie, polissen of handleidingen netjes in mapjes kunt bewaren, zul je soms het overzicht missen, en anders wel een goede zoekfunctie. Een documentbeheersysteem als Paperless-ngx kan een heel goede hulp zijn. Het maakt het indexeren en doorzoeken van documenten veel eenvoudiger. Er is ondersteuning voor uiteenlopende bestandsformaten, waaronder natuurlijk pdf-bestanden, maar ook Office-documenten en afbeeldingen. Zo kun je het nóg flexibeler inzetten. Je kunt documenten organiseren en indexeren op documenttype of met de hulp van labels. Dankzij OCR (Optical Character Recognition) kan tekst in documenten worden herkend en doorzoekbaar gemaakt.

De software is opensource en kent een vrij lange geschiedenis. Voor de oorsprong van Paperless-ngx moeten we terug naar 2015. De Britse softwareontwikkelaar David Quinn zette toen het Python-project Paperless op voor persoonlijk gebruik, maar het ging aan zijn eigen populariteit ten onder. Het leverde meer dan 500 forks op (!), waarvan Paperless-ng de voornaamste versie was. Die bracht veel veranderingen en een flink vernieuwde gebruikersinterface. Ook dit project kreeg een opvolger, genaamd Paperless-ngx (Next Generation eXtended), dat nu door de gemeenschap wordt onderhouden.

In dit artikel laten we zien hoe je Paperless-ngx kunt installeren en gebruiken. Je kunt het systeem zelf hosten, bijvoorbeeld via Docker Compose. Dat maakt het privacy-vriendelijk. Voor het beheer is alleen een browser nodig.

1 Wat heb je nodig?

Paperless-ngx, of kortweg Paperless, is een relatief licht programma. Het kan genoeg kan hebben aan een Raspberry Pi, maar het heeft wel baat bij een krachtiger systeem. Dat zal in ieder geval de verwerkingstijd aanzienlijk verkorten.

Zorg in elk geval voor betrouwbare opslag en een back-upstrategie. Qua database kun je kiezen uit SQLite, MariaDB (MySQL) en PostgreSQL. Voor licht gebruik op Raspberry Pi of NAS heeft SQLite de voorkeur. Maar voor intensief gebruik of een krachtiger systeem is PostgreSQL geschikter en dat is ook de aanbevolen keuze voor nieuwe installaties. Voor aanvullende informatie kun je terecht op GitHub of raadpleeg je de documentatie.

Raadpleeg de website van Paperless voor meer informatie.

2 Installatie

De aanbevolen installatiemethode is via Docker Compose. De installatie van Docker en Docker Compose is vaker aan bod gekomen. Online vind je ook gidsen, zoals voor Ubuntu 24.04.

Voor Paperless zijn twee bestanden nodig: docker-compose.yml en docker-compose.env. Je kunt via deze website voorbeelden downloaden. Het .yml-bestand beschrijft de containers en het .env-bestand bevat enkele omgevingsvariabelen.

Paperless-ngx kan samenwerken met Apache Tika, als je een van de Docker Compose-voorbeelden met -tika in de naam gebruikt. Tika is een opensource-bibliotheek voor de analyse van documenten en tekstextractie uit die documenten. Als je deze variant kiest, kun je veel meer bestandsformaten lezen en converteren naar pdf (via een tool genaamd Gotenberg), zodat je ze vervolgens kunt gebruiken binnen het documentbeheersysteem. Dit gaat onder meer om de bekende Office-documenten (Word, Excel en PowerPoint), e-mailberichten en zip-bestanden.

Tika is overigens niet nodig als je alleen tekst uit pdf-bestanden wilt halen. Daarvoor wordt standaard Tesseract OCR gebruikt. Via deze GitHub-pagina vind je varianten voor de verschillende databases, en met of zonder Apache Tika.

Wij kiezen docker-compose.postgres-tika.yml als basis en het standaard bestand docker-compose.env. In beide bestanden gaan we in de volgende paragrafen nog aanpassingen maken.

Gebruik een van de bestanden voor Docker Compose als voorbeeld.

3 Aanpassen compose-bestand

In je docker-compose.yml zie je een opsomming van alle containers. Dat zijn bij onze setup broker, db, webserver, gotenberg en tika. Hierin zul je wellicht enkele aanpassingen willen maken. We beginnen onder volumes: waar je verwijzingen naar de belangrijkste mappen ziet:

- data:/usr/src/paperless/data
- media:/usr/src/paperless/media
- ./export:/usr/src/paperless/export
- ./consume:/usr/src/paperless/consume

Standaard wordt de lokale map ./consume gebruikt, die wordt aangemaakt als deze nog niet bestaat. Het programma wacht geduldig op nieuwe documenten die in deze map worden geplaatst, bijvoorbeeld handmatig of via een netwerkscanner. Je kunt de map eventueel aanpassen, zodat in plaats van de lokale map bijvoorbeeld een mount naar een NAS wordt gebruikt, bijvoorbeeld:

- /mnt/nas/temp/Scans:/usr/src/paperless/consume

Paperless verwerkt bestanden in de genoemde map automatisch en verplaatst ze naar media (hier een Docker-volume) waar je handmatig een back-up voor kunt maken (zie kader ‘Back-ups maken van je documenten’).

Een laatste aandachtspunt is de standaardpoort (8000) voor de webserver onder ports:. Bij een potentieel conflict kun je dit aanpassen zodat op de host bijvoorbeeld 8010 wordt gebruikt:

- 8010:8000

We maken enkele aanpassingen in het bestand voor Docker Compose.

Back-ups maken van je documenten

Het is raadzaam een back-up van je documenten te bewaren. Paperless biedt hiervoor meerdere opties. Ten eerste kun je documenten exporteren. De export omvat alle relevante gegevens, waaronder de documenten zelf, thumbnails, metagegevens en inhoud van de database. Hiervoor geef je in de map met Paperless de volgende opdracht: docker compose exec -T webserver document_exporter ../export

Bij Docker kun je ook kiezen om een back-up van de volumes te maken. Deze vind je op de meeste systemen onder /var/lib/docker/volumes. De belangrijkste voor de hier besproken setup zijn paperless_media met alle documenten en paperless_pgdata met de PostgreSQL-database.

4 Aanpassen variabelen

Het bestand docker-compose.env bevat optionele omgevingsvariabelen. We maken hier enkele aanpassingen in. Je kunt het gedownloade bestand als uitgangspunt nemen. Voor de regels die je gaat gebruiken moet je uiteraard het commentaarteken (#) weghalen. Eerst stellen we de correcte tijdzone in:

PAPERLESS_TIME_ZONE=Europe/Amsterdam

Verder geven we aan wat de primaire taal is voor het verwerken van documenten met OCR. Als alle documenten in het Nederlands zijn, gebruik je:

PAPERLESS_OCR_LANGUAGE=nld

Heb je documenten in meerdere talen, bijvoorbeeld Nederlands en Engels? Dan kun je die zoals hieronder combineren. Bij verwerking met OCR wordt nu gezocht naar een match met Nederlands of Engels. Dit vraagt wel meer verwerkingskracht.

PAPERLESS_OCR_LANGUAGE=nld+eng

Standaard zijn alle taalbestanden voor Engels, Duits, Italiaans, Spaans en Frans geïnstalleerd. De Nederlandse taal moet nog wel expliciet worden geïnstalleerd. Daarvoor gebruik je de volgende omgevingsvariabele:

PAPERLESS_OCR_LANGUAGES=nld

Merk op dat je Paperless als rootgebruiker moet uitvoeren om die laatste regel te kunnen gebruiken.

We passen via de omgevingsvariabelen wat opties aan voor OCR.

5 Container starten en updaten

Voordat je de container start, is het handig om eerst alle gebruikte images voor de containers op te halen met:

docker compose pull

Je hebt een zogenoemde superuser nodig om in te kunnen loggen. Die kun je maken met:

docker compose run --rm webserver createsuperuser

Er wordt om een gebruikersnaam, e-mailadres en wachtwoord gevraagd. Vul eventueel tijdelijk een eenvoudig wachtwoord in, wat je later kunt aanpassen. Start daarna de container met:

docker compose up -d

Updates voor Paperless kun je eenvoudig installeren door eerst de nieuwe images op te halen met:

docker compose pull

Vernieuw daarna de container met:

docker compose up -d

Wil je iets wijzigen? Stop dan eerst de container met:

docker compose down

Start daarna de container met de nieuwe configuratie.

Via enkele opdrachten kun je images vernieuwen of de containers starten.

6 Dashboard

Je kunt nu via http://ipadres:8000 (of het door jou aangepaste poortnummer) inloggen bij Paperless. Gebruik het account dat je hiervoor hebt aangemaakt. Je komt dan in het dashboard. Op je dashboard zie je een knop om de rondleiding te starten. Dit geeft een indruk van de belangrijkste opties binnen Paperless.

Als je rechtsboven op je naam klikt en naar Mijn profiel gaat, kun je eventueel je wachtwoord veranderen naar een sterker wachtwoord of je gegevens aanvullen. Ook kun je hier optioneel tweestapsverificatie aanzetten, waarvoor je een app als Google Authenticator of Aegis kunt gebruiken. Deze extra beveiliging is vooral aanbevolen als je gevoelige informatie gaat uploaden, zoals je administratie of garantiebewijzen.

Je komt na het inloggen in je dashboard, waar je een rondleiding kunt starten.

Paperless-AI

Paperless-ngx heeft zelf geen echte AI-opties. Dat is jammer, want omdat een groot taalmodel vaak uitblinkt in het verwerken van tekst, zou het goed kunnen helpen bij bijvoorbeeld het indexeren van documenten of het voeren van conversaties over de inhoud. Met Paperless-AI is er een losstaand initiatief dat je voor dit doel kunt gebruiken in combinatie met Paperless-ngx. Zo kun je bijvoorbeeld automatisch labels toevoegen, het documenttype bepalen en vragen over documenten stellen. Je kunt OpenAI of Ollama gebruiken als backend voor AI.

7 Document toevoegen

We voegen om te beginnen een document toe in de vorm van een pdf-bestand. Dat kan op meerdere manieren. Om te beginnen zie je op je dashboard een vak voor uploads waar je via Selecteren een of meerdere bestanden kunt kiezen. Maar je kunt de bestanden ook naar dat vak slepen of gewoon naar een willekeurige pagina in Paperless in de browser. Een andere manier is om ze in de consume-map te plaatsen. Als je een scanner gebruikt, kun je ervoor zorgen dat de scanner ze zelf in die map zet.

Na het uploaden wordt het bestand verwerkt. Op je dashboard zie je een melding van verwerkte documenten. Ook worden de gegevens bij Statistieken bijgewerkt. Als voorbeeld hebben we enkele handleidingen toegevoegd, inclusief enkele gescande documenten.

Via de beheerdersomgeving kun je documenten uploaden.

8 Gegevens voor documenten

Normaal ben je wellicht gewend om bestanden in mapjes onder te verdelen. In Paperless werkt dat anders, maar ben je wel veel flexibeler, omdat je allerlei details kunt invullen waar je vervolgens op kunt filteren. De belangrijkste details zijn documenttype, correspondent en labels.

Via het documenttype geef je aan wat voor soort document het is, zoals een contract, factuur, handleiding of polis. Een correspondent is in feite de afzender of partij die het document heeft verstuurd, zoals KPN bij een telefooncontract. Met labels kun je vrijelijk verdere details verstrekken om op te filteren. Tijdens het bewerken van een document kun je onder andere nieuwe labels toevoegen, maar je kunt ze ook beheren via de opties in het menu onder Beheren.

Je kunt allerlei informatie toevoegen in de vorm van labels.

9 Documenten bewerken

Als je naar Documenten gaat, zie je de toegevoegde documenten die je individueel of in bulk kunt bewerken. Hoewel tekst bijvoorbeeld al doorzoekbaar is, is het zinvol om gegevens van documenten aan te vullen. Onder elk document zie je opties om deze te openen, een preview te bekijken of te downloaden.

Open eerst een document. Je ziet rechts een voorbeeld en links kun je gegevens aanpassen. Op het tabblad Details kun je correspondenten, documenttypes en labels kiezen. Gebruik het plusteken voor nieuwe details, zoals een nieuw label. Verder kun je een serienummer voor je archief opgeven, wat je kan helpen om het makkelijker terug te vinden. Merk op dat je in de navigatiekolom steeds een lijst met documenten ziet die momenteel zijn geopend voor bewerking.

Je kunt per document gegevens toevoegen.

10 Zoeken en filteren

Heb je een aantal documenten bewerkt, dan kun je wat beter de zoek- en filteropties gaan verkennen onder Documenten. Bovenaan kun je uit drie weergavestijlen kiezen: als lijst, of als kleine of grote kaart. Via de zoekbalk kun je de titel of inhoud van de tekst doorzoeken. En via filters kun je bijvoorbeeld bepaalde documenttypen of labels zichtbaar maken, of een datumbereik kiezen.

Heb je bijvoorbeeld voor handleidingen het documenttype handleiding gebruikt en het label camera voor camerahandleidingen, dan kun je deze via dit documenttype en label eenvoudig boven water halen. Je kunt ook labels uitsluiten, bijvoorbeeld: alle documenten met het label camera, maar niet met het label drone. Wil je terug naar een weergave met alle documenten, dan kies je Filters terug zetten.

Via filters kun je in detail de gewenste documenten naar voren halen.

11 Weergave opslaan

Een combinatie van filters kun je handig als een zogenoemde weergave opslaan. Stel dat je de camerahandleidingen vaak nodig hebt. Dan maak je de selectie zoals in de vorige stap. Daarna kies je rechtsboven voor Weergaven en vervolgens Opslaan als. Vul nu een naam in voor de weergave en vink naar voorkeur de opties Toon in de zijbalk en Toon op het dashboard aan, om hier nog sneller toegang toe te krijgen.

Een weergave kun je opslaan als je die vaker nodig hebt.

12 Foutmeldingen oplossen

We liepen bij één document tegen een foutmelding aan bij het renderen door Ghostscript. Dit komt omdat het gerelateerde OCRmyPDF strikter is geworden in hoe het omgaat met renderfouten bij conversies. Als Ghostscript een fout tegenkomt, zal OCRmyPDF de verwerking stoppen. Wil je dat het doorgaat met een mogelijk onbetrouwbaar resultaat? Dan kun je een aanpassing in het bestand docker-compose.yml maken. Voeg bij de container genaamd webserver, onder het kopje environment, de volgende regel toe:

PAPERLESS_OCR_USER_ARGS: '{"continue_on_soft_render_error": true}'

Dit heeft in onze situatie het probleem verholpen. Merk op dat Paperless het originele document standaard ook behoudt. Importproblemen kun je overigens terugzien onder Bestandstaken en foutmeldingen zie je onder Logbestanden. Ook kun je de logs via Docker bekijken. Met docker ps zie je een lijst met actieve containers. Geef daarna de opdracht docker logs gevolgd door de ID of naam van de container, bijvoorbeeld:

docker logs paperless-webserver-1

Heb je een ander probleem? Paperless heeft op de website een sectie met mogelijke problemen en oplossingen.

Via de opdrachtprompt kun je uitgebreide logbestanden bekijken.

Geavanceerde mogelijkheden

Er zijn nog enkele geavanceerde mogelijkheden, die in sommige situaties nuttig zijn. Zo kun je een opslagpad kiezen. Dat is in feite de locatie waar het document fysiek wordt opgeslagen in het bestandssysteem. Ook kun je rechten instellen, waarmee je kiest wie de eigenaar is en welke gebruikers of welke groep gebruikers het document mogen bekijken en/of bewerken.

Onder Aangepaste velden kun je zelf velden toevoegen met een naam en gegevenstype. Hier kun je desgewenst ook op filteren. Voor je handleidingen zou je bijvoorbeeld een aangepast veld van het type boolean kunnen maken, waarmee je aangeeft of je het bewuste apparaat nog gebruikt. Daarna kun je filteren op alleen de gebruikte apparaten.

Onder Workflows kun je aangepaste regels instellen die helpen bij het organiseren en verwerken van documenten. Verder kun je een e-mailaccount toevoegen, om documenten die je per e-mail ontvangt automatisch te verwerken, met specifieke regels.