Workshop Dropbox
Dankzij Dropbox hebt u overal uw documenten, bestanden en zelfs programma's bij de hand. Nadenken over synchroniseren, usb-sticks of documentversies is verleden tijd. Met Dropbox beschikt u altijd over dezelfde documenten, wachtwoorden en webbrowser(s), inclusief alle instellingen en uitbreidingen.
Dropbox installeren
Dropbox
Dropbox bestaat uit een programma dat u op uw computers installeert plus een gratis dienst op internet. Het programma maakt de map My Dropbox aan en zorgt ervoor dat deze synchroniseert met een server op internet. Technische kennis is hiervoor niet vereist; u hebt alleen een gratis account nodig. Overal waar u Dropbox installeert, krijgt u toegang tot de bestanden in de map My Dropbox. Hier hoeft u niet naar om te kijken: alles gaat automatisch. Dit maakt Dropbox tot de ideale vervanger van usb-sticks.
©PXimport
Dropbox
Dropbox is een soort usb-stick op internet die u altijd bij u hebt. Bestanden staan in de map My Dropbox op uw eigen computer en worden slim gesynchroniseerd via de Dropbox-server. Hier merkt u helemaal niets van! Dankzij Dropbox hebt u altijd uw belangrijkste bestanden bij de hand.
Instellen en vergeten
Op elke computer met Dropbox beschikt u over uw documenten en andere bestanden die u opslaat in My Dropbox. De map My Dropbox op uw notebook is dus identiek aan de map My Dropbox op uw desktop-pc én alle andere computers waarop u Dropbox installeert. Zodra u weer online bent, worden wijzigingen verwerkt.
Ook portable apps krijgen dankzij Dropbox oneindig veel toepassingsmogelijkheden. Portable apps zijn volledige webbrowsers, tekstverwerkers, systeemtools en grafische software die u kunt gebruiken vanaf een usb-stick.
©PXimport
Portable apps
Dropbox is niet alleen geschikt voor documenten, u kunt er ook draagbare apps in draaien, zoals handige systeemhulpjes en zelfs complete browsers. Zo beschikt u op al uw pc's over exact dezelfde Firefox- of Chrome-browser inclusief alle uitbreidingen, favorieten en wachtwoorden.
Samenwerken
Een Dropbox is alleen voor u toegankelijk, maar ook samenwerken behoort tot de mogelijkheden. U kunt in My Dropbox een map aanmaken en anderen uitnodigen om bestanden in deze map te bekijken, aan te maken en te bewerken. De genodigde krijgt per mail een uitnodiging om Dropbox te installeren. In zijn/haar Dropbox verschijnt vervolgens de gedeelde map. Alle wijzigingen worden automatisch over en weer verwerkt. Conflicten worden opgemerkt en opgelost: u raakt dus nooit een wijziging kwijt. Daarnaast houdt Dropbox bestandsversies en wijzigingen bij.
©PXimport
Map delen
Samenwerken aan een project? Met enkele muisklikken deelt u bestanden via internet. Wijzigingen en nieuwe bestanden worden automatisch bijgewerkt aan de hand van de versies in de Dropbox van uw vrienden of collega's.
Standaardmap
Dropbox werkt onder Windows, Linux en Mac OS, en er is ook een iPhone-app. Ga naar Dropbox en installeer het programma via Download Dropbox. Kies voor I don't have a Dropbox account en doorloop de registratie. Dropbox maakt standaard de map My Dropbox aan in (Mijn) Documenten. Om problemen met paden te voorkomen, is het verstandig om deze map aan te passen zodat uw Dropbox op elke computer hetzelfde pad heeft. Kies voor I want to choose where to put my Dropbox folder en wijs uw C-schijf aan. Uw Dropbox-map is zo bereikbaar via C:\My Dropbox.
©PXimport
Op andere pc's
Dropbox is klaar voor gebruik. Er staat een snelkoppeling naar C:\My Dropbox op uw bureaublad. U kunt hierin direct bestanden plaatsen en eventueel de voorbeeldmappen verwijderen die tijdens de installatie werden aangemaakt. Installeer Dropbox nu op al uw computers. Geef aan dat u al over een account beschikt met I already have a Dropbox account en voer uw mailadres/wachtwoord in. Let op dat u ook de map My Dropbox verplaatst naar C. Zo blijft de locatie van bijvoorbeeld een configuratiebestand als settings.ini op al uw computers via hetzelfde pad bereikbaar.
©PXimport
Automatisch starten
Dropbox start vanaf nu automatisch en zorgt ervoor dat alle documenten, mappen of wat u maar bewaart in C:\My Dropbox worden gesynchroniseerd. Ondanks dat Dropbox ook offline kan werken (de bestanden staan immers op uw computer), is het toch verstandig om Dropbox niet af te sluiten. Dit voorkomt conflicten. Dropbox is zichtbaar als een blauw icoontje in uw systeemvak. Onder Windows 7 wordt het icoontje standaard verborgen. Klik op het omhooggerichte pijltje van uw systeemvak en kies Aanpassen. Stel voor Dropbox Pictogram en meldingen weergeven in.
©PXimport
Omzeil Dropbox-beperkingen
Maximale omvang
De maximale omvang van het gratis Dropbox-account is 2 GB. Dit is voor de meesten van ons ruim voldoende. Tegen betaling kunt u de capaciteit upgraden, maar het kan ook gratis, door vrienden uit te nodigen om Dropbox eveneens te gebruiken. Open uw Dropbox-account via Dropbox, klik op Get extra space free, stuur de link door per mail en u verdient 250 MB.
©PXimport
Veel (grote) bestanden
Dropbox werkt minder goed met grote bestanden. Als u bijvoorbeeld een wijziging aanbrengt in een Photoshop-bestand van 30 MB, moet het complete bestand gesynchroniseerd worden. Het downloaden naar andere pc's waarop Dropbox actief is, verloopt vlot, maar door de lage uploadsnelheid van de meeste verbindingen gaat het andersom minder snel. Dit hoeft geen probleem te zijn, maar houd daar wel rekening mee!
©PXimport
Synchronisatieproblemen
Het is aan te raden om Dropbox niet af te sluiten. Als u op twee pc's aan hetzelfde bestand werkt terwijl Dropbox is uitgeschakeld, kunnen er bestandsconflicten optreden. Dropbox ziet dat beide bestanden nieuwer zijn dan het originele bestand. In dit geval wordt er een kopie gemaakt van het bestand met de toevoeging conflicted copy datum. Er gaat dus niets verloren en u kunt het conflict handmatig oplossen.
©PXimport
Bestanden en mappen delen
Map aanmaken en delen
Dropbox biedt de mogelijkheid om de inhoud van een willekeurige map te delen met anderen. Hiervoor wordt een uitnodiging verstuurd per mail. Als de ontvanger nog geen Dropbox heeft, kan hij een account aanmaken. De map verschijnt automatisch in de My Dropbox-map van de ontvanger. Ga naar C:\My Dropbox en maak een nieuwe map aan. Klik met rechts op deze map en kies Share this folder. Uw browser wordt opgestart en u logt automatisch in op uw persoonlijke Dropbox-pagina op internet.
©PXimport
Uitnodigen via mail
De naam van de map verschijnt in uw webbrowser. Voer in het bovenste veld het mailadres in van degene met wie u de map wilt delen. Onder in beeld kunt u een korte tekst typen. Dit is handig als u iemand uitnodigt die niet bekend is met Dropbox. Via de knop Share folder wordt de uitnodiging verstuurd. Dropbox houdt bij met wie u bepaalde mappen deelt. Surf hiervoor naar Dropbox en klik op de knop Share. De lijst met gedeelde mappen verschijnt links in beeld onder Shared folders.
©PXimport
Status gedeelde mappen
Klik in uw webbrowser op een gedeelde map (links in beeld). Onder Shared Folder Members staat met welke personen de map gedeeld is en hoe lang geleden dat was. Als u een persoon wilt verwijderen, klikt u die persoon aan en kiest u Kick out. Met de knop Invite more people kunt u nieuwe mensen toevoegen die toegang krijgen tot de gedeelde map. Met de knop Unshare this folder heft u de gedeelde map op. De bestanden blijven wel op uw computer staan, maar wijzigingen worden niet meer gesynchroniseerd met derden.
©PXimport
Dropbox optimaliseren
My Dropbox alsnog verplaatsen
Als u bij de installatie van de Dropbox de standaardlocatie van My Dropbox niet hebt gewijzigd, kunt u dit achteraf alsnog aanpassen. De naam van de map My Dropbox is vast: die kunt u niet veranderen. Sluit alle geopende documenten en programma's. Klik met rechts op het Dropbox-icoontje in uw systeemvak en open de instellingen van uw Dropbox met de optie Preferences. Kies het tabblad General en klik bij Dropbox folder location op Move. Selecteer uw C-schijf en bevestig met OK. De map My Dropbox wordt verplaatst.
©PXimport
Lokaal synchroniseren
Het synchroniseren van de map My Dropbox (en eventueel de mappen die u deelt met anderen) verloopt via internet. Dit heeft als voordeel dat uw Dropbox overal wordt bijgewerkt waar u een actieve internetverbinding hebt. Als de computers zich in hetzelfde (draadloze) netwerk bevinden, gaat het synchroniseren nog sneller dankzij LAN sync. Open de instellingen van uw Dropbox (zie vorige stap) en zorg ervoor dat Enable LAN sync aangevinkt is. Als u bijvoorbeeld uw notebook en desktop-pc gelijktijdig aan hebt staan, worden wijzigingen 'intern' verwerkt.
©PXimport
Dropbox-meldingen
Telkens wanneer uw Dropbox één of meer bestanden bijwerkt op uw computer, krijgt u hiervan een pop-upmelding. Deze optie is standaard actief, maar kan bij veelvuldig gebruik behoorlijk hinderlijk zijn. Open de instellingen van uw Dropbox en verwijder het vinkje bij Show system tray notifications. Zodoende wordt de stille modus actief. Als u toch wilt zien wat er zoal in uw Dropbox wordt bijgewerkt, klikt u met rechts op het Dropbox-icoontje. Achter de optie Recently changed files ziet u welke bestanden het laatst zijn bijgewerkt.
©PXimport
My Dropbox openen
De map My Dropbox is een 'echte' map, en dus kunt u deze eenvoudig openen. Blader via Start / (Deze) Computer naar uw C-schijf en open de map door erop te dubbelklikken. Maak eventueel een snelkoppeling aan op uw bureaublad (standaard actief na installatie). Als u geen liefhebber bent van extra icoontjes op uw desktop, kunt u de map My Dropbox ook openen via het Dropbox-icoontje in uw systeemvak. Dubbelklik hierop en de inhoud van de map wordt getoond in de Verkenner.
©PXimport
Toegang tot uw Dropbox
Dropbox op het web
Dropbox verzorgt de synchronisatie tussen meerdere pc's via de map My Dropbox. Ook zonder het programma kunt u bij uw bestanden komen, zelfs als uw pc's uitstaan. Ga naar Dropbox en meld u aan. De inhoud van My Dropbox verschijnt direct in beeld, inclusief alle bestanden en mappen. U kunt door de mappen bladeren en bestanden downloaden.
©PXimport
Vorige bestandsversie
Een groot voordeel is dat u altijd een reservekopie hebt van vorige bestandsversies. Klik met rechts op een bestand waarvan u een eerdere versie wilt herstellen en kies Dropbox / View previous versions. Uw browser wordt gestart en u ziet precies wanneer en door wie het bestand is aangepast. Vink een oudere versie aan en kies Restore. De vorige versie wordt hersteld op de originele locatie in My Dropbox.
©PXimport
Meeverhuizen
My Dropbox synchroniseert via een server waar eveneens kopieën van uw bestanden worden bewaard. Dit heeft als voordeel dat u ook bij uw bestanden kunt via Dropbox, en dat uw Dropbox met u meeverhuist als u een nieuwe pc aanschaft. Installeer Dropbox via de site, voer uw naam/wachtwoord in en uw bestanden komen automatisch binnen.
©PXimport
Dropbox-toepassingen
Portable apps
Op de website Portableapps zijn talloze programma's te vinden die u direct kunt gebruiken vanuit uw Dropbox. Hierdoor beschikt u op al uw computers over handige hulpprogramma's en andere veelgebruikte software. De pakketjes zijn dusdanig geconfigureerd dat er geen installatie nodig is. Het enige wat u hoeft te doen, is de inhoud uitpakken in een submap in C:\My Dropbox. In tegenstelling tot bij standaardprogramma's worden er geen snelkoppelingen gemaakt in uw startmenu of bureaublad. Maak de snelkoppeling naar het programmabestand (.exe) handmatig.
©PXimport
Portable browser
Het fijne aan draagbare apps is dat ze geen registeraanpassingen vereisen. In de praktijk is dit ideaal voor een browser. Er zijn versies van onder andere Firefox en Google Chrome beschikbaar. Een nadeel is dat u de browser niet als standaardbrowser kunt kiezen, maar verder geniet u van alle voordelen: dezelfde favorieten, geschiedenis, wachtwoorden en add-ons.
Overal dezelfde spelling
Als u de woordenlijst in Word hebt aangepast, kunt u op al uw pc's dezelfde lijst gebruiken. Maak de map Woordenlijst aan in My Dropbox. Om custom.dic te vinden, gebruikt u Ctrl+R. Geef de opdracht %appdata%\Microsoft\UProof of, als u een Office-versie vóór 2007 gebruikt, %appdata%\Microsoft\Proof. Kopieer custom.dic naar C:\My Dropbox\Woordenlijst.
©PXimport
Aangepaste woordenlijst
Om in Word 2007 voortaan de aangepaste woordenlijst uit uw Dropbox te gebruiken, klikt u op de ronde Office-knop en kiest u Opties. Klik nu op Controle en vervolgens op Aangepaste woordenlijsten om het gelijknamige onderdeel te openen. Gebruik de knop Bladeren achter Pad naar en selecteer het bestand custom.dic in C:\My Dropbox\Woordenlijst.
©PXimport
Firefox Portable in een Dropbox
Werking
Firefox is vooral vanwege de veelzijdige uitbreidingen (add-ons) een zeer geliefde webbrowser. De draagbare variant doet qua functionaliteit niet onder voor de reguliere versie. Door de browser in uw Dropbox onder te brengen, kunt u Firefox op alle computers gebruiken. Dit heeft vele voordelen. Als u een plug-in installeert of wachtwoord opslaat op uw desktop-pc, zijn deze gegevens ook beschikbaar op uw notebook en omgekeerd. Ook uw bladwijzers zijn nu eindelijk overal hetzelfde! Zoek op Portableapps naar Firefox. De Nederlandstalige versie staat onder Languages.
©PXimport
Installatie Firefox Portable
Portable apps hoeft u niet te installeren: uitpakken via de speciale wizard volstaat. Let op dat u de juiste map kiest! Standaard is dit \FirefoxPortable. Verander dit in C:\My Dropbox\FirefoxPortable. Open deze map via Start / (Deze) Computer en klik met rechts op FirefoxPortable.exe. Kies Kopiëren naar / Bureaublad snelkoppeling. Start de portable versie één keer op en sluit deze weer af. Op uw andere computers komen de bestanden van de Firefox-browser automatisch binnen; u hoeft alleen nog een snelkoppeling aan te maken.
©PXimport
Firefox-profiel overzetten
Als u Firefox al gebruikt, kunt u de instellingen, uitbreidingen, wachtwoorden en bladwijzers overzetten. Het kopiëren van de profielmap is vaak voldoende. Gebruik de toetsencombinatie Ctrl+R en geef de opdracht %APPDATA%\Mozilla\Firefox\Profiles. U komt bij een submap met uw profielbestanden. Open deze map en selecteer alle bestanden met Ctrl+A. Kopieer de selectie met Ctrl+C. Open met de Verkenner de profielmap van Firefox Portable: C:\My Dropbox\FirefoxPortable\Data\profile. Kopieer alle bestanden nu naar Firefox Portable via Ctrl+V en overschrijf alles.
©PXimport
Verwijderen
Start Firefox Portable op via de snelkoppeling op uw bureaublad en controleer of de migratie gelukt is. Als het goed is, heeft de portable versie nu alle instellingen overgenomen en zijn uitbreidingen, wachtwoorden en bladwijzers beschikbaar. De geïnstalleerde versie werkt probleemloos naast de draagbare versie en omgekeerd. Om verwarring te voorkomen, raden we echter aan om alleen de draagbare versie te gebruiken. Sluit Firefox Portable af en verwijder de geïnstalleerde versie van Firefox via uw Configuratiescherm. Herhaal dit voor alle computers waarop u Firefox Portable gebruikt.
©PXimport
Google Chrome Portable
De voordelen van een draagbare browser in een Dropbox zijn groot, maar er is ook een nadeel. Het is niet eenvoudig om een portable browser als standaardwebbrowser in te stellen. Een snelkoppeling op het bureaublad, in het startmenu of waar dan ook verhelpt dit euvel. Voor Google Chrome-liefhebbers is er goed nieuws: ook hier kunt u een draagbare versie van downloaden via Portableapps. Deze krijgt steeds meer uitbreidingen en wordt zo een interessant en vooral sneller alternatief voor Firefox.
©PXimport
Regelmatig opschonen
Webbrowsers hebben een olifantengeheugen als het gaat om uw surfgedrag op internet. Naast geschiedenis en cookies blijven ook resten van sites bewaard in de cache. De omvang van deze resten kan behoorlijk oplopen en onnodig veel ruimte van uw Dropbox opslokken. Maak regelmatig uw cache schoon om dit te voorkomen. In Firefox kiest u in het menu Extra voor Recente geschiedenis wissen. In Google Chrome bereikt u hetzelfde via het gereedschapsicoontje, waarna u Opties / Geavanceerde opties / Browsergegevens wissen kiest.
©PXimport
