Elke computer- en internetgebruiker heeft regelmatig wachtwoorden nodig. Het is heel onverstandig om één of slechts een klein aantal wachtwoorden te gebruiken voor al deze accounts. Ook een kort, makkelijk te onthouden wachtwoord is geen goede keuze. Maar zo ziet u al gauw door de bomen het bos niet meer en wordt het steeds moeilijker om een groeiend aantal lange wachtwoorden te onthouden. Een wachtwoordkluis biedt uitkomst voor dit probleem. Wij leggen u uit hoe u de gratis wachtwoordkluis KeePass inricht en gebruikt.

Vanaf een bepaald aantal wachtwoorden kunt u ze niet meer allemaal onthouden, zeker niet als het om lange, ingewikkelde wachtwoorden gaat. In plaats daarvan voert u beter al uw wachtwoorden in KeePass in, die deze opslaat in een versleuteld bestand. Dit bestand, de wachtwoordkluis, wordt versleuteld met een hoofdwachtwoord. U hoeft dus nog maar één wachtwoord te onthouden, waarmee u al uw andere wachtwoorden kunt ontsluiten.

Om het overzicht te behouden kunt u uw wachtwoorden in groepen onderverdelen, zoals websites, e-mail, internetbankieren enzovoort, zodat u niet altijd door een lange lijst van wachtwoorden moet scrollen. Wanneer u het benodigde wachtwoord gevonden hebt, kunt u dit eenvoudig - door te slepen en neer te zetten - laten invullen in het wachtwoordveld in uw browser of een ander programma.

U kunt de database met uw wachtwoorden op elk moment naar een andere computer verplaatsen of er een back-up van maken. Kortom, u hoeft enkel op dit bestand te letten om uw wachtwoorden niet te verliezen. Bovendien kan KeePass het bestand exporteren naar allerlei formaten en kan het ook wachtwoordbestanden in een twintigtal formaten importeren, zodat u niet voor altijd aan KeePass gekluisterd bent. In plaats van zelf uw wachtwoorden te verzinnen, kunt u KeePass ook automatisch een sterk wachtwoord laten genereren wanneer u een nieuw wachtwoord nodig hebt. Aangezien u dankzij KeePass uw wachtwoorden toch niet meer hoeft te onthouden, kunt u ze immers veel complexer maken. KeePass heeft heel wat geavanceerde mogelijkheden om uw wachtwoorden te beheren, in deze cursus laten we u zien hoe u ermee werkt.

©PXimport

Gebruik KeePass om uw wachtwoorden op een veilige plek te bewaren.

Een goed wachtwoord?

Een goed wachtwoord kan niet door iemand anders geraden worden. Uit den boze zijn dus namen of geboortedata van u, uw partner, kinderen of huisdieren, uw favoriete muziekgroep of voetbalploeg enzovoort. In het ideale geval is een wachtwoord een willekeurige opeenvolging van tekens, een mix van hoofdletters, kleine letters, cijfers, leestekens en andere speciale tekens. Maak een wachtwoord ook altijd zo lang mogelijk, maar toch kort genoeg om te onthouden. Een wachtwoord van acht tekens lang is bijvoorbeeld niet lang genoeg. Er bestaat immers software die alle mogelijke wachtwoorden tot een bepaalde lengte uitprobeert. Is uw wachtwoord niet zo lang, dan is het aantal mogelijkheden voor de huidige computers beperkt genoeg om uw wachtwoord in relatief korte tijd te kunnen kraken. Twaalf tekens is eigenlijk het minimum en voor het hoofdwachtwoord van KeePass raden we zelfs nog meer aan, bijvoorbeeld twintig. Wanneer u in KeePass een wachtwoord ingeeft, wordt de kwaliteit (sterkte) van het wachtwoord in bits getoond: 64 bits is een absoluut minimum, en de wachtwoorden die KeePass automatisch genereert hebben een kwaliteit van meer dan 100 bits.

1. Aan de slag

Voor deze cursus gebruiken we de Professional Edition van KeePass. Ga naar KeePass.info, klik links op Downloads en kies voor Portable KeePass 2.18 (ZIP Package) - of een nieuwere versie indien beschikbaar. Pak het bestand uit op een locatie naar keuze. Klik vervolgens links op Translations en klik achter Dutch op [2.x]. Pak het zip-bestand uit en kopieer het bestand Nederlands.lngx naar de map waarin u KeePass gezet hebt. Start KeePass op en kies in het menu View / Change Language als taal Dutch en herstart KeePass, waarna u alles in het Nederlands te zien krijgt.

KeePass onder Mac OS X en Linux

Officieel ondersteunt KeePass enkel Windows, maar het programma is opensource, waardoor iedereen de broncode ook op andere besturingssystemen kan compileren. Daardoor bestaan er ook onofficiële versies voor Mac OS X en Linux. U moet eerst Mono versie 2.6 of hoger installeren en dan de instructies voor uw Linux-distributie volgen of de Mac OS X versie downloaden op KeePass. Er bestaat ook KeePassX, een KeePass-kloon die op Windows, Linux en Mac OS X draait en in heel wat Linux-distributies rechtstreeks vanuit de pakketbeheerder geïnstalleerd kan worden.

©PXimport

Op de website van KeePass vindt u diverse versies voor andere systemen dan Windows.

Portable KeePass

We maken in deze cursus gebruik van de portable versie van KeePass, die u niet installeert. U neemt deze versie op een usb-stick mee en kunt het programma op elke computer opstarten. Download hiervoor gewoon het zip-bestand van KeePass en pak alle bestanden uit op de usb-stick. Updaten gaat even eenvoudig: kopieer gewoon alle nieuwe bestanden over de oude heen. Portable KeePass houdt alle instellingen bij op de usb-stick zelf, zodat u overal uw aangepaste instellingen behoudt, op welke computer u het programma ook uitvoert. En dat geldt uiteraard ook voor uw wachtwoorden: het wachtwoordbestand staat op de usb-stick, zodat u overal al uw wachtwoorden bij de hand hebt. Als u vaak op verschillende computers werkt waarop u heel wat wachtwoorden moet ingeven, dan loont het dus de moeite om een usb-stick met Portable KeePass aan te maken en hierin al uw wachtwoorden te bewaren.

2. Database aanmaken

U moet nu eerst een nieuwe wachtwoorddatabase aanmaken, waarin al uw wachtwoorden opgeslagen worden. Klik daarvoor op Bestand / Nieuw. Kies eerst de locatie van uw database. Het venster dat daarna verschijnt, vraagt u om een hoofdwachtwoord of een sleutelbestand. Kies om te beginnen enkel een hoofdwachtwoord. Aangezien al uw wachtwoorden met dit wachtwoord versleuteld worden, is het heel belangrijk dat dit hoofdwachtwoord sterk is (zie ook het kader 'Een goed wachtwoord?'). Iemand die dit hoofdwachtwoord kan raden of kan kraken omdat het te kort of te eenvoudig is, krijgt immers toegang tot al uw wachtwoorden. Overdrijf echter niet: u moet dit wachtwoord wél kunnen onthouden, want als u het vergeet bent u al uw wachtwoorden kwijt!

Typ dus uw hoofdwachtwoord in en herhaal het, klik op OK en daarna nog eens OK (de database-instellingen laten we voorlopig op hun standaardwaarden staan). U krijgt het hoofdvenster van KeePass te zien, met links de verschillende groepen wachtwoorden en rechts de wachtwoorden in de geselecteerde groep. KeePass maakt zelf al een aantal standaardgroepen aan, maar u kunt deze gerust verwijderen en zelf uw eigen groepen aanmaken.

©PXimport

Vanaf nu moet u enkel nog dit ene hoofdwachtwoord onthouden.

©PXimport

KeePass maakt automatisch al een aantal groepen aan om uw wachtwoorden in onder te verdelen.

3. Wachtwoord toevoegen

Een wachtwoord aan de KeePass-databank toevoegen is eenvoudig. Rechtsklik in het rechterpaneel van KeePass en kies Invoer toevoegen of gebruik de Insert-knop op uw toetsenbord. Nu verschijnt er een popup-venster waarin u allerlei informatie kunt ingeven: het wachtwoord uiteraard, maar ook een titel (hoe onthoudt u anders waarvoor dit wachtwoord dient?), een url (als het een wachtwoord voor een website is), een gebruikersnaam (die zal immers ook wel eens variëren), opmerkingen enzovoort. Uiteraard hoeft u niet bij elk wachtwoord al die velden in te vullen, vul enkel in wat relevant is en klik op OK. De andere tabbladen laten we voorlopig voor wat ze zijn. Vergeet na het toevoegen van een wachtwoord echter niet om in het menu Bestand op Opslaan te klikken om de wachtwoorddatabase op te slaan.

Als u eenmaal een wachtwoord hebt opgeslagen, kunt u hier allerlei acties mee uitvoeren door erop te rechtsklikken. Een basistaak is bijvoorbeeld het wachtwoord of de bijbehorende gebruikersnaam kopiëren naar het klembord, zodat u deze daarna kunt plakken in het juiste invoerveld in een ander programma. Als u een url bij een wachtwoord opgeslagen hebt, kunt u vanuit het rechtermuisknopmenu de link openen in uw browser. Een nog snellere manier is door middel van klikken en slepen: u kunt een wachtwoord of gebruikersnaam slepen van KeePass naar een ander programma.

©PXimport

Voer uw wachtwoord en de bijbehorende informatie in.

©PXimport

Open de website waarvoor u een wachtwoord wilt ingeven.

4. Automatisch

KeePass is niet alleen een wachtwoordbeheerder, maar kan ook een deel van het handwerk bij het invullen van wachtwoorden overnemen. We zagen al dat u bij een wachtwoord een url kan opslaan in de wachtwoorddatabank en dat u KeePass kunt vragen om die url te openen in uw browser. KeePass gaat echter nog verder: u kunt met de Auto-typen functie zelfs opgeven dat KeePass specifieke toetsindrukken aan een venster doorgeeft, zoals (wat standaard ingesteld staat) uw gebruikersnaam, daarna een Tab, daarna het wachtwoord en daarna Enter om aan te melden. Zo spaart u heel wat toetsindrukken en knippen/plakken-acties uit en voert u nog sneller uw wachtwoorden in! Om auto-typen in te schakelen, kiest u Invoer bekijken/aanpassen in het contextmenu van een wachtwoord en stelt u dan de gewenste toetsindrukken in het tabblad Auto-typen in. U kunt zelfs verschillende toetsindrukken kiezen voor verschillende vensters, op basis van de venstertitel.

Wanneer u het wachtwoord automatisch wilt laten invoeren, klikt u op het venster van het programma waarvoor u het wachtwoord wilt invullen (of kiest u in KeePass om de url te openen), schakelt u over naar KeePass, rechtsklikt u op het wachtwoord en kiest u Voer Auto-typen uit. Het vorige venster wordt dan naar de voorgrond gebracht en KeePass typt automatisch de opgegeven toetsen in. Auto-typen ondersteunt nog heel wat geavanceerde functies, lees hiervoor de documentatie op KeePass.info maar eens.

©PXimport

KeePass kan automatisch uw gebruikersnaam en wachtwoord intypen.

5. Plugins

De functionaliteit van KeePass kan uitgebreid worden met behulp van plug-ins. Let wel op dat u kiest voor plug-ins die ondersteund zijn door KeePass 2.x (de Professional-editie die we hier gebruiken), wat u aan het blauwe icoontje ziet. U vindt er onder andere plug-ins die automatisch uw wachtwoorddatabase back-uppen naar bijvoorbeeld Dropbox of andere online opslagdiensten. Ook zijn er allerlei converters, evenals integratie van de KeePass-database in browsers zoals Firefox, Internet Explorer of Chrome. Als u een plug-in wilt installeren, downloadt u het zip-bestand en pakt u de bestanden uit in de map waarin KeePass geïnstalleerd is of een submap daarvan. Als u daarna KeePass herstart, zal het programma de plug-in automatisch herkennen en meeladen. Pas wel op met installeren van een plug-in vanuit andere websites dan die van KeePass. Kunt u deze vertrouwen? Om zeker te zijn dat een plug-in niet het programma KeePass zelf kan aanpassen, installeert u KeePass best als Administrator, stelt u de KeePass-map in als Alleen-lezen en draait u KeePass als gewone gebruiker zonder Administrator-rechten.

©PXimport

Op de website van KeePass zijn heel wat plug-ins te vinden die de functionaliteit uitbreiden.

6. Nog veiliger

De standaardfunctionaliteit van KeePass die we tot nu toe uit de doeken gedaan hebben, is heel gebruiksvriendelijk en toch vrij veilig. Het wachtwoordbestand wordt bijvoorbeeld aan de hand van uw hoofdwachtwoord met AES-256 (Advanced Encryption Standard met 256bit-sleutels) versleuteld; een veilig encryptiealgoritme. KeePass heeft echter nog meer in zijn mars voor wie nog meer aandacht aan beveiliging wil schenken. Zo zagen we bij het aanmaken van een KeePass-databank dat het mogelijk is om in plaats van een hoofdwachtwoord een sleutelbestand te kiezen of aan te maken, om de databank mee te versleutelen. Zo'n sleutelbestand is op zich niet veiliger, want dit kan gestolen worden. Maar KeePass kan ook beide methodes combineren: om toegang tot de wachtwoorden in de databank te verkrijgen moet u dan niet alleen het hoofdwachtwoord invullen, maar ook het sleutelbestand op uw computer (of usb-stick) hebben staan. Dat maakt het heel wat moeilijker voor een derde om uw wachtwoorden te stelen. Hij moet dan niet alleen uw hoofdwachtwoord weten, maar ook het sleutelbestand gestolen hebben.

KeePass heeft ook een functie ingebouwd om keyloggers en klembordspionnen om de tuin te leiden: Auto-typen via twee kanalen. Hiermee worden de wachtwoorden en toetsindrukken van de Auto-typen functie gedeeltelijk als automatisch getypte tekst ingevoerd en gedeeltelijk via het klembord gekopieerd. Zowel een keylogger als een klembordspion ziet dus maar een deel van uw wachtwoord.

©PXimport

Laat KeePass een willekeurig sleutelbestand aanmaken.

Wachtwoordhygiëne

Vaak wordt gezegd dat een wachtwoord eigenlijk is als een tandenborstel: omwille van hygiënische redenen deelt u deze niet met anderen en moet u deze regelmatig vervangen. Schrijf uw wachtwoord nooit op een briefje als u het niet kunt onthouden, zo'n briefje kan natuurlijk door iemand anders gevonden worden. Om de gevolgen van wachtwoordverlies tegen te gaan, is het aan te raden om regelmatig uw wachtwoord te veranderen: als er in tussentijd toch iemand de hand heeft kunnen leggen op uw wachtwoord, heeft hij daar na de verandering niets meer aan. Gebruik ook nooit hetzelfde wachtwoord voor meerdere diensten: want wie uw gebruikersnaam en wachtwoord van één dienst te pakken heeft gekregen, probeert deze gegevens gegarandeerd uit bij andere diensten.

7. Wegwerpwachtwoorden

KeePass ondersteunt ook TAN's (transaction authentication numbers). Dit zijn codes die maar eenmalig geldig zijn, een systeem dat vaak gebruikt wordt op websites voor internetbankieren. Het voordeel is dat de veiligheid gegarandeerd is als iemand een TAN onderschept, want deze is slechts één keer geldig. In KeePass kunt u TAN-codes toevoegen door in het menu Extra op Wizard TAN te klikken, en daarna alle TAN-codes die u hebt, in te geven. Deze verschijnen in de lijst met wachtwoorden. Zodra u een TAN-code gebruikt, bijvoorbeeld door Kopieer wachtwoord te kiezen in het contextmenu, wordt er een rood kruisje bij getoond om het wachtwoord als vervallen aan te duiden, zodat u ziet dat u deze TAN-code nadien niet meer kunt ingeven.

©PXimport

Voer op voorhand een aantal TAN's in die u later kunt gebruiken om aan te melden.

©PXimport

Deze TAN's hebt u al gebruikt.

8. Willekeurig wachtwoord

Tot nu toe zijn we er altijd van uitgegaan dat u zelf uw wachtwoorden koos. We hebben het al even genoemd: u kunt er ook voor kiezen om een wachtwoord te laten genereren door KeePass. Het wachtwoord is dan veel onvoorspelbaarder (en sterker) dan een wachtwoord dat u zelf verzint (en kunt onthouden). Helaas leggen heel wat websites beperkingen op aan welke tekens er zoal in een wachtwoord mogen staan, terwijl andere juist vereisen dat er een specifieke mix van tekens in voorkomt. Gelukkig heeft KeePass ook hiervoor een oplossing: u kunt bepaalde patronen definiëren waaraan automatisch gegenereerde wachtwoorden moeten voldoen. Als u een nieuw account aanmaakt bij een willekeurige website, maakt u in KeePass een nieuwe invoer aan. Geef het patroon op dat de website vereist, genereer het veilige wachtwoord, registreer u hiermee bij de website en sla de invoer in KeePass op. Wanneer u in het vervolg op de site wilt inloggen, opent u KeePass en kopieert u het wachtwoord. Hierdoor kunt u nu altijd op de website aanmelden met een veilig wachtwoord, dat veel te moeilijk is om te onthouden.

©PXimport

Laat KeePass automatisch willekeurige wachtwoorden genereren.

9. Beheer uw wachtwoorden

Eigenlijk kan tegenwoordig niemand meer zonder wachtwoordbeheerder. Meer dan een vijftal wachtwoorden is al lastig te onthouden. Zodra u er meer nodig hebt, gaat u compromissen maken die uw internetveiligheid niet ten goede komen. U gebruikt bijvoorbeeld hetzelfde wachtwoord voor meerdere accounts of u kiest een kort en gemakkelijk te onthouden wachtwoord, of u kiest hetzelfde basiswachtwoord met een getal of woord eraan geplakt dat verschilt per account. Als u merkt dat u zich aan één van deze fouten bezondigt, dan is het tijd om een wachtwoordbeheerder te gebruiken. KeePass is heel gebruiksvriendelijk en daarom een goede keuze. Bovendien kan KeePass zelf veilige wachtwoorden genereren, waardoor u al uw accounts goed beveiligt. U hoeft dan nog slechts één wachtwoord te onthouden om al uw wachtwoorden te ontsluiten. Waar wacht u nog op?

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).