Als je eenmaal je nieuwe iPhone hebt aangeschaft, lijkt je oude toestel wel een antiek apparaat. Je kunt er niet meer mee whatsapp'en, Facebook werkt veel te traag en de meest recente versie van iOS draait er niet meer op. Toch zijn nog genoeg manieren om het apparaat zinvol in te zetten.

In deze workshop gaan we aan de slag met een oude iPhone 3G. Misschien ken je het nog wel, de iPhone met ronde hoeken die een beetje zwaar in de hand ligt. Het lijkt alweer eeuwen geleden dat deze iPhone werd geïntroduceerd, maar vergis je niet: in de zomer van 2008 was dit apparaat hypermodern.

Veel van de stappen in deze workshop zijn ook toe te passen op bijvoorbeeld een iPhone van de eerste generatie en uiteraard kun je met een nieuwere iPhone 3GS, 4, 4S of 5 dezelfde dingen doen. Je kunt natuurlijk je iPhone verkopen via bijvoorbeeld Marktplaats en Apple biedt zelf ook een recycleprogramma aan, maar voor onze iPhone 3G zouden we van het bedrijf uit Cupertino het luttele bedrag van 9 euro krijgen.

Je leest het goed: 9 euro voor een goed functionerende iPhone met een harde schijf van 16 gigabyte, inclusief het netsnoer. Alleen de achterkant van de iPhone is een beetje beschadigd. Dat lijkt ons geen economisch zinvolle beslissing en daarom gaan we aan de slag om de iPhone weer zinvol te kunnen gebruiken.

©PXimport

1 Sneller maken

Onze iPhone 3G kan maximaal iOS 4.2.1 draaien. In tegenstelling tot vorige besturingssystemen voelt 4.2.1 echter langzaam aan. Er is een aantal tips om je iPhone sneller te maken. De 3G ondersteunt geen multitasking, maar bij een nieuwere iPhone is het handig om alle apps te sluiten door te dubbeltikken op de thuisknop en op een app in de onderste rij te drukken totdat je met het kruisje de app kunt sluiten.

Zet de iPhone uit door de sluimerknop een paar seconden in te drukken tot de tekst Zet uit verschijnt. Wis bij Instellingen / Safari je geschiedenis, cookies en gegevens en zet alle opties bij Instellingen / Algemeen / Zoekresultaten uit.

©PXimport

Zet alle opties uit om je iPhone sneller te laten lopen.

2 Reservetelefoon

Het is handig om een tweede iPhone achter de hand te hebben voor als je bijvoorbeeld op vakantie gaat. Zeker als je gaat kamperen of trips in de wildernis wilt maken, neem je beter niet je nieuwe iPhone 5s mee. Als je 3G-model al ontgrendeld is (via een sim-unlock), kun je er gewoon een simkaart van een buitenlandse provider instoppen, zodat je in het buitenland goedkoop kunt bellen en internetten.

Wil je je eigen simkaart uit je iPhone 5s gebruiken, denk er dan wel aan dat in de sleuf van de iPhone 3G alleen een mini-sim past. In de iPhone 5s zit een nanosim, de iPhone 4 werkt met een microsim. Vraag eventueel bij je provider of je een extra simkaart kunt krijgen.

©PXimport

In de iPhone 4 en 4S zit een micro-sim-kaart.

3 VoIP-telefoon

Je kunt je oude iPhone ook als speciale VoIP-telefoon gebruiken. Met een VoIP-dienst maak je gesprekken via een internetverbinding. Bekende apps hiervoor zijn bijvoorbeeld Skype of FaceTime. Een voordeel kan zijn dat je zo je batterij van je nieuwe iPhone niet belast.

Je kunt je iPhone 3G dan gewoon thuis laten liggen zodat je hele familie deze telefoon kan gebruiken om goedkoop met familie in Nieuw-Zeeland te bellen. Zet de iPhone in een dockingstation zodat het altijd opgeladen is en je gebruikt het als veredelde vaste huistelefoon.

©PXimport

Skype is het populairste VoIP-programma.

4 Muziekspeler

Een iPhone die langzaam is geworden en waar je geen moderne apps meer op kunt draaien, kan nog altijd dienst doen als mobiele mp3-speler. Een iPhone 3G heeft 8 of 16 gigabyte ruimte, dit is genoeg voor uren muziek. Synchroniseer je iPhone met je iTunes-bibliotheek en laad al je mp3's op de iPhone.

Schaf een goedkoop tulp-naar-mini-jack kabeltje aan en plug je iPhone op je stereo-installatie in de huiskamer aan, neem het mee naar de hifi-set op de studeerkamer of stop het in je zak als je gaat joggen.

©PXimport

Tover je iPhone om tot draagbare muziekspeler.

05 Streaming

Een andere optie is om een streaming-muziekdienst zoals Spotify of Deezer op je iPhone te installeren. Voor een vast bedrag per maand luister je onbeperkt naar muziek. Sluit je iPhone met een kabel op je stereo aan of stuur de muziek draadloos naar AirPlay-luidsprekers, een AirPort Express of Apple tv.

Hiervoor heeft je iPhone wel minstens iOS 4.3 nodig, op onze oude iPhone 3G werkt dit dus niet. Heeft je oude iPhone iOS versie 5.0, dan kun je de app Wifi2Hifi installeren. Op je Mac installeer je het gelijknamige programma en als je nu muziek afspeelt op je Mac, kun je dit draadloos naar je iPhone sturen.

©PXimport

Met de Spotify-app stream je de muziek naar een AirPort Express, Apple tv of naar draadloze AirPlay-luidsprekers.

In de auto

Heb je je iPhone volgeladen met muziek, leg het dan in de auto neer en sluit het aan op je autoradio. Je kunt er zelfs een speciale houder voor kopen en de kabels wegwerken zodat je je eigen muziekbibliotheek altijd in de auto hebt. Het grote voordeel is dat je in deze iPhone geen simkaart hoeft te doen en je dus ook niet gebeld kunt worden tijdens het luisteren.

Maar zit er toch nog een simkaart in met actief internetabonnement, dan kun je er voor kiezen om je iPhone als navigatieapparaat te gebruiken. Installeer hiervoor bijvoorbeeld de app GPS Navigatie 2 van skobbler voor een paar euro.

©PXimport

Gebruik je iPhone als muziekspeler of navigatieapparaat in de auto.

06 Camera

Je oude iPhone mag dan geen geweldige camera hebben, bruikbaar is het wel. Ook voor oudere modellen zijn genoeg accessoires te vinden om je iPhone als camera te gebruiken.

Op de website www.photojojo.com vind je een heleboel lenzen, flitsers en andere handige gereedschappen om je iPhone in een professionele camera om te toveren. Je hebt niet het risico dat je gebeld wordt terwijl je een prachtige foto aan het maken bent. De meeste accessoires werken het beste op een iets recentere iPhone zoals de 4, 4S of 5.

©PXimport

Photojojo levert speciale lenzen voor je iPhone.

07 Bewakingscamera

Ben je vaak van huis en wil je weten wat je huisdieren zoal uitspoken als je een dag niet thuis bent? Installeer dan de app Manything op je iPhone. Opnames worden meteen verstuurd naar je Manything-account en vanaf een andere computer of iPhone kun je bekijken wat de iPhone thuis heeft opgenomen.

Je hebt een Manything-account nodig, 1 gigabyte per maand is gratis, wil je meer dan kun je voor een paar euro per maand meer serverruimte kopen. Manything is beschikbaar voor iOS 5 en hoger.

©PXimport

Met Manything maak je van je oude iPhone een bewakingscamera.

08 Wekker

Veel mensen gebruiken hun iPhone als wekker, maar velen van ons kennen het probleem dat je soms vergeet het geluid van je iPhone uit te zetten. Resultaat: een aangeschoten vriend belt je om twee uur 's nachts, terwijl jij om zeven uur op moet. Een beter idee is om je reguliere iPhone gewoon in de huiskamer te leggen.

Op je oude iPhone installeer je een goede wekker-app en je zorgt dat je er geen sim-kaart in hebt zitten en geen apps als WhatsApp of Facebook op hebt staan. Er zijn zelfs speciale wekkerhouders voor je iPhone te krijgen. Goede nacht!

©PXimport

De Snooze is een te gekke behuizing voor je iPhone als wekker.

09 Game-console

Laat je iPhone 5s thuis liggen en gebruik je oude iPhone als ultiem gamingapparaat. Veel geavanceerde spellen hebben tenminste iOS 6 of hoger nodig, maar veel simpele spellen doen het prima op een ouder besturingssysteem.

Je kunt al je spelletjes op je nieuwe iPhone verwijderen om ruimte te besparen en je hoeft niet bang te zijn dat je batterij na een uur alweer leeg is omdat je teveel levels van Angry Birds in de trein hebt zitten spelen. Veel spellen lopen nog zeer soepel op een iPhone 3G of 3GS.

©PXimport

Een oude iPhone inrichten als game console zorgt ervoor dat je nieuwe iPhone niet zo snel leeg raakt.

10 Afstandsbediening

Je iPhone is dankzij zijn touchscreen en internetverbinding een ideale afstandsbediening voor allerlei dingen in en om het huis. Met de gratis app Remote van Apple tover je je iPhone om in een afstandsbediening voor je iTunes-bibliotheek op je computer of je Apple tv. Je kunt ook een RedEye-accessoire voor je iPhone kopen. Plug de RedEye mini in de koptelefoonaansluiting van je iPhone en installeer de RedEye-app. De app kent duizenden apparaten en via de accessoire zend je een infraroodsignaal naar bijvoorbeeld je dvd-speler, je televisie of je hifi-set.

De RedEye mini is speciaal gericht op oudere iPhone-versies, getuige de ondersteuning voor iOS 3. Verder kun je je iPhone gebruiken om allerlei dingen te besturen via bluetooth. Lego Mindstorms EV3 maakt van je iPhone bijvoorbeeld een afstandsbediening voor Lego-robots en kleine drones zijn eveneens te besturen via Bluetooth of wifi. Veel domotica-systemen ondersteunen ook oude iPhones om lampen en apparaten in huis mee te kunnen besturen.

©PXimport

Met de RedEye mini bestuur je je apparaten in huis.

11 Jailbreak

Als je meer uit je iPhone wilt halen, kun je ook overwegen om je apparaat te jailbreaken. Hiervoor is wel een beetje kennis vereist, maar gelukkig zijn er duidelijke handleidingen te vinden op internet. Een simpele manier om je iPhone 3G sneller te laten functioneren, is om de Whited00r-jailbreak uit te voeren.

Hiermee lijkt het opeens of je iOS 6 op je oude iPhone hebt, je iPhone 3G is er zelfs sneller door geworden. Om een jailbreak uit te voeren, heb je een computer nodig. Ga naar www.whited00r.com en klik op het model van je iPhone.

©PXimport

Na een jailbreak kun je veel meer instellingen wijzigen in iOS.

12 Whited00r

Op de website van Whited00r staat duidelijk beschreven hoe de jailbreak werkt. Belangrijk is echter dat je van tevoren van al je data een reservekopie maakt in iTunes. Mocht de jailbreak niet werken, dan kun je in de meeste gevallen je iPhone herstellen en de oude reservekopie terug kopiëren naar je apparaat.

Na installatie van Whited00r heb je eveneens de alternatieve app store Cydia op je iPhone staan. Hier kun je interessante apps downloaden die alleen voor een iPhone met jailbreak beschikbaar zijn.

©PXimport

Cydia is de onofficiële app store voor een iPhone met jailbreak.

Garantie?

Als argument tegen jailbreaken wordt vaak gebruikt dat het je garantie doet vervallen. Ooit was dat waar, maar inmiddels zijn er al diverse juridische uitspraken geweest die het tegendeel hebben bewezen. En zelfs al zou het je garantie aantasten, dan moet zo'n jailbreak wel te bewijzen zijn. Het voordeel van de apparaten van Apple is dat je altijd terug kunt naar de fabrieksinstellingen, zélfs na een jailbreak.

Voor je garantie hoef je een jailbreak dus niet te laten, tenzij de hardware stuk gaat en je niet meer in staat bent om de originele firmware terug te zetten, voor je de iPhone retourneert aan Apple. In principe is een jailbreak echter altijd omkeerbaar en heb je voor je garantie niets te vrezen.

©PXimport

Wees je bewust van de risico's voor je aan een jailbreak begint.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).