8 gratis apps om overal mobiel te werken
We werken steeds vaker mobiel. Dat is extra handig als je thuis of op kantoor naadloos kunt overschakelen naar een desktop of laptop. Via handige en slimme apps die gewoon gratis zijn, werk je zo efficiënter en verhoog je de productiviteit.
Tip 01: Tekst en getallen
Als het op werk en productiviteit aankomt, hebben we allereerst behoefte aan een goede tekstverwerker en een app waarmee we spreadsheets kunnen maken. De eerste naam die dan te binnenschiet, is Microsoft Office. Laten de apps Word en Excel nou volledig gratis zijn voor je tablet en smartphone. Dus kun je altijd en overal over je documenten en spreadsheets beschikken en er lekker aan doorwerken. Lees ook: Aan de slag met Office op je iPhone.
Om ze op al je apparaten beschikbaar te hebben, kun je ze het beste online in je OneDrive-opslagruimte opslaan. Zo werk je altijd met de meest recente en volledig bijgewerkte documentversies en zwerven er niet allerlei oudere versies op apparaten rond. Het Microsoft-account dat je ervoor nodig hebt, maak je gratis aan (als je niet al een Microsoft-account hebt). Met een gewone computer thuis of op het werk kun je er uiteraard ook eenvoudig bij. Online bewerken doe je dan vanuit je browser. Of je installeert de Office-programmatuur, maar dat is dan weer niet gratis. Wil je een presentatie maken of aanpassen? Zelfs dat kan nu altijd en overal, want ook van PowerPoint bestaat een gratis app.
Tip 01 Met Word werk je onderweg snel een document bij of maak je een nieuwe aan.
Tip 02: Notities en lijstjes
In het dagelijkse leven komen we duizend en één stukjes losse informatie tegen die we graag willen vastleggen voor later. Alles onthouden lukt niet, daar is het veel te veel voor. Vroeger schreven we alles in een notitieboekje of krabbelden we allerlei aantekeningen op een wirwar van losse velletjes. Met de app OneNote op je tablet en smartphone gaat dat een stuk eenvoudiger en breng je meteen structuur aan. Het is namelijk een gratis digitaal notitieboek waarin je alles kunt opbergen wat je maar wilt. Noem maar op: ideeën, boodschappen, takenlijstjes, tekstfragmenten van een website, plaatjes. Het mooie is dat OneNote ook als gratis app en als gratis programma voor je pc bestaat en je jouw notities ook via een browser kunt benaderen. Zo kun je het dus op een computer, tablet of smartphone gebruiken, maar ook via de browser van een willekeurige computer waarop je maar eventjes werkt.
Tip 02 Alle informatie verzamelen zodat je het altijd en overal bij de hand hebt.
Tip 03: Zakscanner
Er zijn heel wat documenten, formulieren en bonnetjes waar we snel even een kopietje van willen trekken, of die we digitaal willen opslaan en archiveren. Een flatbedscanner neem je wat minder makkelijk mee onder je arm, maar gelukkig krijg je met de gratis app Office Lens (voor Android en iOS) dezelfde functionaliteit. Deze app stelt je in staat om werkelijk overal iets in te scannen met een smartphone. Ook kun je anders informatie vastleggen: maak bijvoorbeeld tijdens een vergadering snel even een foto van een volgeschreven en volgetekend whiteboard. Of fotografeer een sticker met het typenummer van een bepaald apparaat voordat je naar de winkel gaat voor onderdelen. Of neem foto's van een aankondiging, prijslijst of leuke billboard als je die je onderweg tegenkomt. Eenmaal vastgelegd kun je het resultaat omzetten naar een pdf-bestand, versturen via e-mail, opslaan in OneDrive zodat het via elk apparaat beschikbaar is, of direct doorsturen naar OneDrive, PowerPoint of Word.
Tip 03 Scan formulieren, bonnetjes, een whiteboard of andere informatiebronnen.
Tip 04: Later lezen
Gedurende de dag komen we heel wat artikelen, films en foto's op internet tegen die we liefst meteen zouden willen bekijken, maar waar gewoon geen tijd voor is. Want als we alles meteen zouden doornemen, leidt dat veel te veel af en komen we niet meer aan werken toe. Beter is het om alles te verzamelen, zodat we er op een geschikt tijdstip in kunnen duiken. Tijdens de lunchpauze, in de trein of thuis op de bank bijvoorbeeld. Je hoeft al dat interessante materiaal natuurlijk niet zelf te kopiëren en te plakken. Daar gebruik je de gratis app Pocket voor. Vanuit de browser en vele honderden apps op je tablet of smartphone kun je iets rechtstreeks in Pocket opslaan. Op een pc installeer je daar een zogenoemde bookmarklet of extensie voor in de browser. Eenmaal in Pocket kun je veel materiaal offline lezen, maar voor bijvoorbeeld films blijft een internetverbinding nodig. Je opgeslagen materiaal via een computer bekijken kan natuurlijk ook en wel via deze website.
Tip 04 Alles wat je nog wilt lezen en bekijken op één overzichtelijke plek.
Tip 05: Taken
Thuis en op het werk zijn er onvoorstelbaar veel taken en klusjes die gedaan moeten worden. Door de overvloed aan activiteiten dreigen we het overzicht te verliezen. Want wat pak je het eerst aan en hoe breng je structuur aan in je werkzaamheden? Met de gratis app Wunderlist breng je alles wat je moet doen onder in overzichtelijke takenlijsten. Dat schept al direct meer duidelijkheid. Is een taak groot of complex? Dan deel je hem op in subtaken, zodat je niet tegen die grote berg aan blijft hikken. Elke subtaak mag ook weer uit meerdere subtaken bestaan als dat het duidelijker maakt. Aan elke taak of subtaak kun je vervolgens een einddatum, alarm, notitie en enkele opmerkingen of bestanden koppelen. Alles wat je nodig hebt staat dus overzichtelijk bij elkaar en je weet altijd wat je wanneer te doen staat. Nu hoef je deze taken alleen nog maar uit te voeren en af te vinken. Zo ga je als een speer. Wunderlist kun je ook als programma op je pc installeren.
Tip 05 Breng al je taken in beeld zodat ze gegarandeerd uitgevoerd worden.
Tip 06: Afstandsbediening
Hoe vaak gebeurt het niet dat je eigenlijk even bij je computer moet zijn, maar dat je geen zin hebt of niet in de gelegenheid bent om ernaartoe te lopen. Er draait bijvoorbeeld een rekenintensieve taak, of je bent foto's of films aan het uploaden en je hebt geen idee wanneer dat klaar is. Het computerscherm is niet onder handbereik, maar jouw smartphone of tablet natuurlijk wel. Installeer je het gratis TeamViewer Remote Control, dan kun je via je tablet of smartphone gewoon live meekijken met wat er op jouw computer gebeurt. Ook handig als je kennissen of familieleden hebt die regelmatig met problemen of vragen bij je aankloppen. Door eenmalig TeamViewer te installeren, kun je heerlijk op afstand bij hun computers en hoef je de deur niet meer uit om iemand uit de brand te helpen. Uiteraard kun je niet alleen meekijken, maar een computer ook besturen alsof je er echt achter zit. TeamViewer is gratis voor privégebruik. Zakelijk en commercieel heb je een licentie nodig.
Tip 06 Kijk mee en een bestuur een pc op afstand met TeamViewer.
Tip 07: Mail nieuwe stijl
We ontvangen gedurende de dag heel wat mailtjes. Sommige berichten zijn urgent, andere kunnen best even wachten of hebben helemaal geen opvolging nodig. Feit is dat al die mail soms heel wat tijd opslokt en dat er ook weleens iets tussendoor glipt. Gebruik je Google's mailprogramma en wil je slimmer met je e-mail omgaan, dan is het een idee om over te schakelen van Gmail naar Inbox. In deze vrij nieuwe app van Google kun je bijvoorbeeld alle mail wegdrukken waar je later pas naar wilt of kunt kijken, zodat ze tijdelijk uit beeld verdwijnen. Bij dit zogenoemde snoozen kun je een datum en tijdstip, maar ook een locatie opgeven, waarop de e-mail spontaan weer tevoorschijn komt. Je kunt ook herinneringen aan berichten koppelen, bijvoorbeeld dat je iemand wilt bellen of op kantoor aangekomen een bijgesloten document wilt uitprinten. Verder kun je zogenaamde bundels aanmaken, waarin soortgelijke mail automatisch gegroepeerd wordt. Op een computer ga je via de browser naar http://inbox.google.com om met Inbox te werken.
Tip 07 Minder belangrijke mail verdwijnt uit beeld tot je er tijd voor hebt.
Tip 08: Websites maken
Wie heeft er tegenwoordig geen website? Het bouwen van een mooie website kostte vroeger veel tijd en er was veel technische kennis voor nodig. WordPress heeft dat drastisch veranderd. Nu kun jij je volledig concentreren op wat je wilt laten zien, in plaats van je druk te maken over hoe je dat technisch voor elkaar krijgt. Ideeën voor blogs en webpagina's krijg je vast op de meest wilde tijdstippen en plekken. Dan heb je vast niet altijd een computer onder handbereik. Ook is het handig als je altijd bij je website kan om correcties aan te brengen, bijvoorbeeld om een lelijk spelfoutje weg te poetsen. Gelukkig is daar de gratis WordPress-app die je op jouw tablet of smartphone kunt installeren. Zodat je op elk moment en vanaf elke locatie op je gemak nieuwe pagina's en blogs kunt aanmaken. Je hoeft dus niet meer te wachten tot je thuis of op je werk via de browser van je computer toegang hebt.
Tip 08 Je website updaten kan prima via je tablet of smartphone.