Het heeft even geduurd maar eindelijk kunnen we op een prettige manier Nederlandse kranten, tijdschriften en journalistieke websites lezen. Dankzij onder andere De Correspondent en Blendle kan nu iedereen voor relatief weinig geld kwaliteitsjournalistiek op een smartphone krijgen. En er is meer!

Blendle

Tip 01: Inhoud Blendle

Blendle is een nieuw initiatief dat door velen de iTunes voor kranten en tijdschriften wordt genoemd. Het idee is dat je één los artikel per keer koopt, in plaats van een volledige uitgave. De vergelijking met iTunes gaat aardig op: je kunt kosteloos de nieuwste kranten en een aantal tijdschriften doorbladeren. Als je op een artikel klikt, krijg je eerst - eveneens kosteloos - het intro te zien.

Wil je doorlezen, dan betaal je een bedrag tussen de 10 cent en 1 euro. De prijs wordt bepaald door de uitgever. Zo kan een artikel van nrc.next 19 cent kosten, terwijl een vergelijkbaar stuk in de Telegraaf 25 cent kost. Om een artikel daadwerkelijk te lezen, heb je een account nodig. Je kunt je aanmelden met een Facebook-account of je registeren zonder Facebook. In beide gevallen krijg je van Blendle 2,50 euro 'zakgeld' cadeau. Zo kun je de dienst testen.

©PXimport

Tip 01 Lees losse krantenstukken haarscherp op je smartphone.

Tip 02: Opties Blendle

Op de startpagina van Blendle vind je artikelen die gedeeld zijn door de mensen die jij volgt. Na het aanmaken van een profiel krijg je enkele volgsuggesties in beeld. Dit zijn meestal bekende journalisten of opiniemakers. Bij elk profiel zie je hoeveel volger hij/zij heeft en hoeveel artikelen deze persoon deelt. Via Trending zie je welke kranten- en tijdschriftenstukken populair zijn. Tik op Bladeren om zelf de laatste kranten door te nemen. Alle grote nationale en enkele regionale kranten zijn aanwezig, evenals tijdschriften zoals Elsevier, Revu en Viva.

Een aardige optie is Alerts. Hier vul je een trefwoord in, waarna je e-mails krijgt met nieuwe publicaties over dat onderwerp. Is je tegoed van 2,50 euro op? Tik dan op je profielfoto en kies Portemonnee / Tegoed opwaarderen. Als je de eerste keer 10 euro opwaardeert (via PayPal, iDeal of creditcard), dan krijg je nogmaals 2,50 euro cadeau. Blendle heeft (nog) geen app, maar de site werkt uitstekend in de nieuwste mobiele browsers, zoals Firefox, Safari en Chrome.

©PXimport

Tip 02 Blendle kent veel mogelijkheden, maar is toch een overzichtelijke dienst.

De Correspondent

Tip 03: Achtergronden

De Correspondent is een journalistiek medium met kwalitatief hoogstaande achtergrondartikelen en columns van een select groepje journalisten. De teksten worden gepresenteerd op een voor computers, tablets en smartphones fijne manier. Bepaalde zaken worden in de kantlijn extra uitgelegd en met de door De Correspondent zelf gemaakte infographics wordt alles nog duidelijker. Elke dag worden nieuwe artikelen gepubliceerd. Je hebt een lidmaatschap nodig om ze te kunnen lezen, wat je 60 euro per jaar kost. Leden kunnen artikelen wel delen met niet-leden, die dan kosteloos de stukken kunnen lezen. De naam van de deler wordt dan steeds in beeld getoond. Leden kunnen ook op artikelen reageren, wat vaak interessante discussies oplevert.

©PXimport

Tip 03 De Correspondent biedt stevige kost, ook voor de smartphone.

Tip 04: Mobiele tekst

De verhalen van De Correspondent zijn vaak lang (longreads). Op een gemiddeld computerscherm moet je vaak al enkele malen scrollen om het geheel door te nemen, dus op een klein smartphonescherm komt het zeker als een flinke lap tekst over. Gelukkig wordt de lay-out automatisch aangepast aan de vorm van jouw schermpje, waardoor de teksten en afbeeldingen altijd duidelijk en op een fijne manier leesbaar zijn. De Correspondent is alleen te lezen via je (geüpdatete) browser, je kunt er geen app van downloaden. Voor het abonnementsgeld ben je ook verzekerd van reclamevrije teksten, wat een voordeel is voor smartphonegebruikers, reclames zouden het beeld alleen maar verstoren.

©PXimport

Tip 04 Artikelen worden automatisch aangepast aan jouw schermformaat.

eLinea

Tip 05: Per online artikel

De dienst eLinea heeft enigszins wat weg van Blendle, ook hier ligt de focus op het aankopen en lezen van losse artikelen. Je betaalt per artikel bijvoorbeeld 20 of 50 cent, sommige stukken zijn gratis. Toch zijn er grote verschillen tussen Blendle en eLinea. Zo is het aanbod van eLinea veel groter en kun je een 'all you can read'-abonnement afsluiten. Dat doet dus niet meer denken aan iTunes, maar aan Spotify: lees zoveel als je kunt voor een vast bedrag van 9,99 euro per maand.

Als je voor het eerst een eLinea-account aanmaakt, kun je alle artikelen twee dagen gratis lezen. eLinea werkt op basis van onderwerpen en categorieën. Pas daarna kies je een titel van een tijdschrift of krant. Tussen het aanbod vind je titels als Oor, Panorama, maar ook Computer!Totaal en Zoom.nl. Volgens eLinea komen daar binnenkort ook Volkskrant en NRC bij.

©PXimport

Tip 05 Sorteer artikelen op onderwerp of op journalist en betaal per stuk.

Tip 06: Krantenknipsels

Met eLinea verzamel je vrij eenvoudig een hoeveelheid krantenknipsels. Je moet wel eerst een account hebben. Je kunt jouw 'leestegoed' opwaarderen met PayPal, iDeal of creditcard. Het abonnement waarbij je voor een tientje onbeperkt kunt lezen is de eerste maand gratis en is op elk moment op te zeggen. Als je een artikel leest, verschijnt standaard een taakbalk in beeld met vier keuzeknoppen. Het duimpje zorgt ervoor dat je het stuk deelt, waarbij het wordt opgeslagen in Mijn uitgelichte artikelen. Je kunt stukken ook 'bookmarken', door te tikken op het punaiselogo, om ze later nog eens terug te lezen. In de praktijk werken beide functies echter hetzelfde.

Daarnaast is het artikel te delen via sociale media, en is de lettergrootte aan te passen door te tikken op het logo met daarin 'Aa'. Ook eLinea werkt niet via een app, maar gewoon in de browser. De mobiele versie ziet er, in tegenstelling tot Blendle en De Correspondent, wel anders uit dan de pc-editie.

©PXimport

Tip 06 Artikelen in eLinea zijn fijn leesbaar en makkelijk te bewaren op een smartphone.

MyJour

Tip 07: Per merk

Net als Blendle en eLinea is MyJour een dienst waarmee je artikelen uit de media per stuk kunt kopen. Maar de werking is net even anders. Elke deelnemer, zoals Computer!Totaal, Quote en Story, heeft zijn eigen profielpagina. Deze pagina doet denken aan een Facebook-pagina, met informatie over het medium en een profielfoto, met daaronder onlangs gepubliceerde artikelen.

Door op Volg of Volg rubrieken te drukken, komen in het venster Mijn selectie nieuwe updates automatisch tevoorschijn. Druk bij een artikel op de ster en het stuk wordt opgeslagen in Mijn favorieten. Nieuwe media zijn te vinden in Kiosk en Ontdek, terwijl je het laatste nieuws vindt onder Nieuws. Deze nieuwsberichten zijn gratis te lezen.

©PXimport

Tip 07 Volg media en krijg leesaanbevelingen op basis van jouw interesses.

Tip 08: Krediettegoed

In MyJour betaal je niet met euro's, maar met krediettegoed. Als je een account aanmaakt (je kunt eventueel inloggen met Facebook) krijg je gratis 25 credits cadeau. Eén credit staat gelijk aan 6 cent. Sommige artikelen kosten 2 credits (12 cent), andere 14 credits oftewel 84 cent. Dat staat ongeveer gelijk aan de prijzen van Blendle en eLinea. Met iDeal, PayPal, Mister Cash, Bitpay of je creditcard kun je jouw tegoed opwaarderen. Voor 15 euro krijg je 250 credits. MyJour werkt via de browser, maar kan wel gekoppeld worden aan de app Pocket.

Met Pocket kun je artikelen op een later tijdstip lezen, zonder dat je daarvoor een internetverbinding nodig hebt. Dat werkt vrij praktisch voor de momenten waarop je een geen internet of een slecht 3G/4G-bereik hebt. Met je MyJour-account kun je ook reacties plaatsen onder artikelen. Maar omdat het aanbod van artikelen zo groot is, kom je slechts weinig reacties tegen, dit in tegenstelling tot bij Blendle en De Correspondent.

©PXimport

Tip 08 In MyJour koop je voor enkele credits losse artikelen om direct of later te lezen.

Kobo

Kobo is een app die vergelijkbaar is met Zinio. Een verschil is dat je met Kobo ook boeken kunt kopen en lezen. Om optimaal van de dienst gebruik te kunnen maken heb je een account nodig, dat je koppelt aan je creditcard. Elk boek of tijdschrift kun je inkijken voordat je het downloadt naar je mobiel. De prijzen van boeken komen overeen met die van echte boeken.

Het leesgedeelte van Kobo heeft veel extra functies. Zo kun je aantekeningen maken, is het contrast aan te passen en zijn de pagina-overgangseffecten te veranderen. Kobo is ook sociaal: door het account aan je Facebook-profiel te koppelen, kun je met andere lezers in discussie gaan over het leesvoer en kun je aan je vrienden laten zien wat je zojuist hebt gelezen. Kobo is gratis en is verkrijgbaar voor iOS, Android en Blackberry 10.

©PXimport

Kobo is een kiosk en e-booklezer in één.

Zinio

Tip 09: Mobiele kiosk

Zinio is een mobiele kiosk waar je digitale tijdschriften kunt kopen en downloaden. Zinio werkt niet via de browser, je hebt de app nodig. Deze app is gratis verkrijgbaar voor iOS en Android. Je kunt in Zinio in eerste instantie winkelen zonder een account nodig te hebben. Tijdschriften zijn geordend op categorieën, zoals wetenschap&techniek, mannen, vrouwen en reizen. Een groot aantal tijdschriften kun je ook digitaal doorbladeren. Zinio downloadt dan enkele pagina's, die je swypent kunt lezen.

Zinio bevat Nederlandse en Engelstalige magazines. Elk tijdschrift is los aan te schaffen, door heel eenvoudig op een titel te tikken en te kiezen voor Koop. Je kunt er ook voor kiezen om je te abonneren. In dat geval betaal je de kosten voor een bepaalde periode, waarna elke nieuwe editie automatisch voor je wordt gedownload. Je betaalt met creditcard of PayPal.

©PXimport

Tip 09 Vergeet de AKO of Bruna: met Zinio blader je door tijdschriften op je mobiel.

Tip 10: Groot aanbod

In Zinio vind je meer dan vijfduizend titels, maar niet alle tijdschriften zijn direct voor je beschikbaar. Standaard toont Zinio namelijk alleen de Nederlandstalige titels met daarbij nog enkele internationale, Engelstalige tijdschriften. Ben je nu juist op zoek naar bijvoorbeeld een Duits tijdschrift? Roep dan het Zinio-menu op en druk op Instellingen. Kies nu Internationale Winkels en kies het land naar keuze. In dit instellingenscherm vind je nog meer nuttige opties. Zo heeft Zinio standaard ingesteld dat tijdschriften niet gedownload worden over je 3G/4G-verbinding, maar alleen via wifi. Plaats het vinkje bij Downloaden via mobiel datanetwerk om dit aan te passen, maar doe dit alleen als je een grote databundel hebt. Als je geabonneerd bent op een tijdschrift krijg je pushberichten. Deze zijn eventueel uit te schakelen door het vinkje weg te halen naast Meldingen.

©PXimport

Tip 10 Een tijdschrift is in Zinio zó gekocht.

Meer leesvoer

Lezen op je mobiel is steeds normaler. En dus komen er ook steeds meer apps uit waarmee je het laatste nieuws en achtergronden kunt lezen. Met apps als Flipboard, Zite en News360 kun je een op maat gemaakte nieuwslezer creëren, maar de media waaruit je kunt kiezen zijn voor het grootste deel Engelstalig.

Gelukkig zijn voor het Nederlandse kwalitatieve aanbod, onder andere Blendle en eLinea uitgekomen. Maar er zijn meer initiatieven. Zo staan Yournalist.com en Newz.nl op het punt om op een nieuwe manier Nederlands nieuws op je mobiel en tablet te laten lezen. The Post Online (TPO) en NRC Reader (het beste van NRC Handelsblad en NRC Next) zijn al verkrijgbaar als apps op je mobiel.

©PXimport

Yournalist wil alleen voor jou relevant nieuws aanbieden.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).