Zo maak je je eigen jaaroverzicht
Het is een feit dat we met z’n allen een drukker en gehaaster leven leiden dan pakweg twintig jaar geleden. Goed vooruitplannen kan dan enorm helpen om rust in de tent te krijgen. Maar hoe doe je dat? Wij geven je vijftien tips/apps voor het maken van een eigen jaaroverzicht.
Geniet, en plan met mate
Mensen hebben de neiging om te proberen het leven zoveel mogelijk te beteugelen, de controle (of in elk geval de illusie daarvan) naar ons toe te trekken. Het risico is dan ook dat als je je jaar vooruit gaat plannen, je het te vol plant. Vergeet niet dat het leven doet waar het zin in heeft, bouw ook ruimte in voor onverwachte dingen of voor gewoon een paar dagen helemaal niks doen. Plannen geeft rust, maar té strak inplannen zorgt juist voor extra stress.
1 Google Agenda
We beginnen bij de basis: je online agenda. Eén van de beste platformen voor het bijhouden van je agenda is Google Agenda. De dienst is rechtstreeks gekoppeld aan je Gmail-adres (handig als je Gmail gebruikt) en is ook dikke vriendjes met je Android-toestel. Een jaarplanning maken is zo eenvoudig als inloggen en al je afspraken inplannen. Sinds enige tijd is de nieuwe weergave beschikbaar. Daarin klik je rechtsboven in het uitklapmenu op Jaar om de jaarweergave te zien. Je kunt eenvoudig alle feestdagen importeren door in het linkerdeel (onder de maandweergave) te klikken op het plusje en te kiezen voor Door interessante agenda’s browsen.
©PXimport
2 Apple Agenda
Hoewel je de Agenda van Apple prima kunt bereiken via de website van iCloud, zullen de meeste mensen de dienst toch gebruiken als app op hun iPhone, iPad of Mac. Wil je in de Apple-agenda een jaarkalender maken, dan raden we aan dit (waar mogelijk) vanuit de app op de Mac te doen, simpelweg omdat grote hoeveelheden data invoeren nu eenmaal beter werkt op een computer dan op een smartphone. Handig is dat je diverse agenda’s aan kunt maken (voor verschillende onderdelen van je leven), zodat je goed kunt filteren.
©PXimport
3 Outlook Agenda
Werk je veel op een pc en gebruik je Outlook als e-mailclient dan raden we de Outlook Agenda aan, simpelweg omdat het handig is om dezelfde client te gebruiken voor mail én agendazaken. Interessant aan Outlook Agenda is dat je, net als in Google en Apple Agenda, verschillende agenda’s tegelijkertijd kunt bijhouden, maar dat je ze ook tegelijk naast elkaar kunt tonen. Zo heb je in één klap een goed overzicht van alles dat er speelt.
©PXimport
4 Fantastical 2
Een app waar wij zelf graag een jaaroverzicht in maken, is Fantastiscal 2. De app is niet gratis (5,49 euro voor je smartphone, 54,99 euro voor Mac, helaas niet voor pc beschikbaar) maar als je écht heel veel te plannen hebt, is dat z’n geld dubbel en dwars waard. Naast een uitgebreide jaarweergave, kun je in de dag-, week- en maandweergave heel eenvoudig zien welke afspraken elkaar overlappen of dicht bij elkaar in de buurt komen. Zo kun je stress makkelijker voor komen door even rust te bouwen tussen alle kleurtjes.
©PXimport
5 CloudCal
Een app waar we ook erg enthousiast over zijn, is CloudCal. Deze app werkt niet met vlakken, maar met cirkels. Een volle cirkel om een dag betekent dat een activiteit de hele dag duurt, een kwart-cirkel een kwart-dag enzovoort. Zo kun je dus in het jaaroverzicht niet alleen zien op welke dag je iets te doen hebt, maar ook hoeveel die afspraak van je zal vergen. CloudCal is momenteel helaas alleen beschikbaar voor Android, de basisversie is volledig gratis.
©PXimport
6 TinyCal
De kalender-diensten en apps die we tot nu toe hebben genoemd zijn allemaal redelijk druk qua interface, zelfs de agenda van Apple. Soms heb je echter behoefte aan iets dat lekker compact is, zodat je er niet een compleet programma voor hoeft te openen. TinyCal is zo’n programma, helaas alleen voor macOS. De kalender verschuilt zich in de menubalk van je besturingssysteem en heeft Google-integratie. Vul dus je gehele jaarplanning op de site van Google in, en bekijk die vervolgens simpel via TinyCal.
©PXimport
7 Excel Sjabloon
We zijn eraan gewend dat digitale kalenders ons altijd op de hoogte stellen van onze afspraken, maar noodzakelijk is dat natuurlijk niet. Als je wel wilt profiteren van het digitale aspect, maar niet voortdurend herinnerd wilt worden, dan kun je ook gewoon een kalender maken in Excel. Start Excel, maak een nieuw document en typ jaarkalender in het veld Onlinesjablonen zoeken. Er worden nu allerlei sjablonen getoond die je gratis kunt gebruiken. Je vult ze eenvoudig in, bepaalt zélf het uiterlijk (groot voordeel) én kunt de kalender opslaan of uitprinten.
©PXimport
8 Numbers Sjabloon
Ook Apple heeft natuurlijk een spreadsheetprogramma, Numbers en daarin vind je eveneens een sjabloon voor een jaarkalender. Die werkt echter net iets anders. Klik op Nieuw en kies onder het kopje Persoonlijk voor Jaarkalender. Je krijgt nu een kalender uit 2014 te zien met slechts één maand. Wanneer je klikt op het jaartal kun je dit echter aanpassen, en alle dagen veranderen netjes mee. Zo kun je per maand een kalenderblad maken en opslaan of uitprinten.
©PXimport
9 Todoist
Todoist is een app die bedoeld is voor mensen die graag een lijst maken met zaken die ze moeten doen op een dag, maar de app leent zich stiekem ook uitstekend voor het maken van een jaaragenda. De app is slim, dus als je ‘naar de tandarts op 14 maart’ intypt, dan wordt 14 maart automatisch als datum geregistreerd. Zaken als ‘herhaal elke maand’ begrijpt de app ook. Beschikbaar als app voor je smartphone als website én als browserextensie, zodat je ook eenvoudig afspraken uit je mail kunt plukken. We zijn erg blij met de zeven-dagen weergave, zodat je direct ziet wanneer je een paar dagen niets hoeft te doen.
©PXimport
10 Evernote
We gebruiken Evernote tegenwoordig lang niet meer zo vaak als vroeger, om de simpele reden dat Evernote vroeger een van de weinige echte cross-platform-diensten was, en dat is tegenwoordig wel anders. Toch kun je in Evernote, net als in Excel en Numbers, eenvoudig een kalender maken, die je ook nog eens kunt delen. Surf hiernaartoe, kies het sjabloon dat je handig vindt en vervolgens op Save to Evernote. Je hebt nu een uitgebreide kalender die je kunt bewerken. Handig om snel een jaaroverzicht te maken voor bijvoorbeeld een vereniging, inclusief gekoppelde bestanden, andere notities en meer.
©PXimport
11 Facebook-integratie
Een jaarkalender maken is veel werk, helemaal als je ook nog alle verjaardagen van je vrienden en familie daarin wilt opnemen. Als je gebruikmaakt van Facebook, dan kun je jezelf heel wat werk besparen. Klik in Facebook in het linkerdeelvenster op Evenementen en rechtsklik vervolgens helemaal rechtsonder onder Geplande evenementen op Verjaardagen en kies voor Linkadres kopiëren. Ga nu naar de kalenderdienst of -app die je gebruikt en zoek de optie waarmee je een kalender kunt toevoegen. Kies daarbij voor het toevoegen van een kalender via internet (of via een webadres). Plak de gekopieerde link en alle verjaardagen worden toegevoegd.
©PXimport
12 Spraakbesturing
Het maken van een jaaragenda wordt (terecht) vaak gezien als een hels karwei. Niet zo vreemd, de kans dat je meer dan honderd afspraken moet invoeren in een jaar is groot. Als extra tip willen we je meegeven dat je dat niet per se met de hand hoeft te doen. Spraakbesturing is tegenwoordig behoorlijk geavanceerd en afspraken toevoegen kan prima terwijl je bijvoorbeeld in de file staat. We hebben het dan over stemcommando’s en file, niet over handmatige invoer en snelweg. Je probeert immers je jaar te plannen, niet je begrafenis.
13 Kalender delen
Het grote voordeel van een digitale kalender is dat je die kunt delen met bijvoorbeeld gezinsleden, huisgenoten, vrienden, leden van een vereniging enzovoort, zodat ze zelf ook data kunnen invullen en iedereen altijd op de hoogte is. Dat kan voor een jaaroverzicht ideaal zijn, want iedereen weet waar hij/zij aan toe is.
©PXimport
14 Werklast delen
Een groot voordeel van een gezamenlijke agenda, is ook dat iedereen afspraken kan invoeren. Dat scheelt jou een hoop tijd. Als je een agenda deelt met je gehele vereniging, dan kun je eenvoudig (via een kalender-item, ha!) een oproepje doen of iedereen zijn/haar belangrijke data even in wil voeren. Zo benut je de kracht van de cloud ten volle.
©PXimport
15 Klassieke kalender
Tot slot willen we nog benadrukken dat een jaarkalender niet altijd digitaal hoeft te zijn. Ook een klassieke kalender (die je koopt of zelf uitprint met behulp van een Excel-sjabloon) heeft specifieke voordelen. Zo heb je niets aan een digitale kalender als je zelden je smartphone gebruikt, of als je niet dagelijks je mail/agenda opent. Een ouderwetse jaarkalender die je naast je computer zet of aan de muur hangt, kan zélfs in dit digitale tijdperk nog altijd de beste oplossing zijn. En wil je niet al te veel tijd erin steken? Vergeet dan niet dat een kalender er niet uit hoeft te zien als een klassieke kalender, je kunt in Word of Excel ook gewoon een lijst maken met al je afspraken onder elkaar.
