Het bouwen en onderhouden van een eigen website of weblog groeit in populariteit. Volgens een onderzoek heeft inmiddels zo'n zeven procent van de vrouwen en vijf procent van de mannen een weblog. Volgens het blad Emerce ligt het totaal aantal weblogs in Nederland naar schatting inmiddels rond de 600.000. Vreemd?

Het bouwen en onderhouden van een eigen website of weblog groeit in populariteit. Volgens een onderzoek heeft inmiddels zo'n zeven procent van de vrouwen en vijf procent van de mannen een weblog. Volgens het blad Emerce ligt het totaal aantal weblogs in Nederland naar schatting inmiddels rond de 600.000. Vreemd? Nou nee, het bijhouden van een website of weblog is een leuke manier om uw gedachten, hobby, werk of ander tijdverdrijf via internet met anderen te delen. Van de lezers van Computer Idee publiceert 75 procent van de lezers (nog) niet op internet. Benieuwd of dat gaat veranderen na het lezen van dit artikel. Computer Idee geeft praktische tips en helpt u bij het kiezen tussen een website of weblog.

Website versus weblog

Een website is een verzameling webpagina’s gegroepeerd onder een bepaalde webadres, de url (bijvoorbeeld www.computeridee.nl). Eigen pagina's veelal aangeduid met 'homepage', kunt u gerust ook een website noemen, zeker als die site verscheidene achterliggende pagina's bevat, want een homepage is eigenlijk de voorpagina van een website. Websites zijn in verschillende categorieën onder te verdelen. Dit wordt vooral bepaald door de inhoud van de website en de manier waarop die inhoud op een website wordt gepresenteerd.
Een weblog is een bepaald type website, gekenmerkt door zijn vorm en inhoud. Het is eigenlijk een soort digitaal dagboek waarbij de informatie in chronologische volgorde (van nieuw naar oud) wordt gepresenteerd. En omdat het om een soort dagboek gaat, moet een weblog ook regelmatig worden bijgewerkt. Dit betekent dat, anders dan bij veel andere typen website, voor het bijhouden van een weblog eigenlijk ieder dag wat tijd moeten worden vrijgehouden. Bovendien is een weblog zo ingericht dat bezoekers een zichtbare reactie kunnen achterlaten en dat het reageren hierop de eigenaar wat tijd zal kosten. Kortom, persoonlijk en interactief. Ook bij een 'gewone' website kan steeds nieuwe informatie worden toegevoegd. De nadruk ligt echter op de reeds (en steeds) aanwezige (basis)informatie en er is zelden sprake van een chronologische volgorde. Hier zit de meeste tijd in het maken van de website, en minder in het bijhouden ervan.
Weblogs komen voor in veel verschillende soorten en maten. Veel blogs, de bijnaam van weblog, begeven zich op persoonlijk vlak en ontstaan bijvoorbeeld uit een hobby. Iemand die veel reist heeft een 'travellog'. En iemand die gewoon een beetje zijn hart wil luchten houdt een 'lifelog' bij; een online dagboek waarin hij/zij de gebeurtenissen van het dagelijks leven beschrijft. Een relatief nieuwe variant is de 'moblog', een weblog waarbij de nieuwe toevoegingen bestaan uit foto's die zijn gemaakt en verstuurd vanaf een mobiele telefoon. Dit kan onder meer via www.moblog.nl.

Zelf aan de slag

Kiezen: weblog of website?

De keus tussen een weblog en website moet u maken voordat u overweegt hoe u ermee aan de slag gaat of hoe u het internet wilt verrijken. Met het inventariseren van uw wensen kunt u globaal inschatten wat het beste bij u past.

Een weblog kunt u op verschillende manieren beginnen. Het makkelijkste is om dit on-line bij één van de aanbieders te doen. Bekende Nederlandse voorbeelden waar u gratis uw eigen weblog kunt maken zijn: web-log.nl, spaces.live.com en blogger.com. Overal is het een kwestie van aanmelden, inloggen en meteen beginnen. U kunt zelf in grote lijnen bepalen hoe het weblog eruit gaat zien. Bij eventuele vragen maakt u gebruik van de FAQ of Helpfunctie. En als u toch nog problemen hebt, dan zijn vaak andere gebruikers wel bereid om u een handje te helpen. Het grote voordeel van het onderbrengen van uw weblog bij een aanbieder is dat u binnen een paar minuten klaar bent. Nadelen zijn er ook: omdat u bij het bouwen alleen kunt kiezen uit kant-en-klare sjablonen en stijlen bestaat er een grote kans dat uw weblog lijkt op dat van de digitale buurman.
Voor mensen die zelf willen bepalen hoe hun weblog eruit komt te zien en niet bang zijn voor technische hindernissen, is het mogelijk er zelf eentje bouwen. In dat geval moet u een stukje serverruimte reserveren en hierop programmatuur installeren, waarmee u uw eigen weblog gaat ontwerpen. Voorbeelden zijn: Wordpress (wordpress.com) , Textpattern (textpattern.com) of MovableType (movabletype.nl). Er zijn zowel gratis als betaalde oplossingen.
Ook het bouwen van een 'gewone' website kan op verschillende manieren. De meeste internetaanbieders bieden hun abonnees enige serverruimte waarop zij hun creatie kunnen parkeren. Voor het construeren zijn verschillende betaalde en gratis webeditors. Met zo'n editor geeft u aan hoe u het wilt hebben en het programma vertaalt dit in html, de code die het uiterlijk van de pagina bepaalt. First Page 2006 van Evrsoft (www.evrsoft.com) is zo'n gratis programma om webpagina’s te maken. Zowel beginners als gevorderden kunnen hier uitstekend mee uit de voeten.
Het is – net als bij weblogs – ook mogelijk om gemakkelijk online een website te maken. Dit kan onder meer op www.lycos.nl, waar u gratis aan de slag kunt met de speciale online webeditor die het u makkelijk maakt. U kunt een voorbeeldsite selecteren en onder andere zelf uw kleuren kiezen. Verder zijn er nog tal van andere mogelijkheden. Bij problemen schakelt u de hulp van een Super User in. Dat is iemand die zelf een website bij Lycos heeft en al een stukje ervaring heeft opgebouwd.

Zelf hosten

Zoals reeds eerder gemeld geven veel internetproviders hun abonnees een stukje webruimte waar ze een website kunnen plaatsen. Vaak hebt u dan wel een lastig te onthouden domeinnaam zoals www.internetprovider.nl/members/~ajcdijkstra . Daar kunt u wat aan doen door een makkelijke domeinnaam te kiezen bij bijvoorbeeld www.dedijkstraatjes.nl en dit adres door te laten verwijzen naar uw website. U krijgt er dan ook een bijpassend emailadres bij. Dit kan gratis met reclame, en betaald zonder reclame. Gratis webspace van de internetprovider is echter meestal niet geschikt om ingewikkelde weblogsoftware te installeren. Wel kunt u er normale html-pagina's parkeren. Hebt u geen webruimte (bijvoorbeeld omdat u Direct adsl hebt van KPN) dan kunt u al vanaf ongeveer 15 euro per jaar elders webruimte huren. Daar komen dan nog wel de kosten van de domeinnaam bij (jaarlijks ca. 11 euro). Bij www.webhosters.nl kunt u verschillende aanbieders vergelijken op prijs en kwaliteit. U kunt hier klantervaringen bekijken en overzichtelijk zien welke diensten worden geleverd. Tip: wilt u software installeren om daarmee bijvoorbeeld een eigen weblog te beginnen? Controleer dan goed om welke specificaties de software vraagt voordat u zich aanmeldt voor een webhostingpakket.

Do's en don'ts

Vijf top-tips

Bent u klaar om aan de slag te gaan? Computer Idee geeft u vijf handige tips!

U zult niet de eerste zijn die best een website of weblog wilt hebben, maar eigenlijk niet weet wat er daadwerkelijk op moet komen. Kijk in dat geval eerst naar wat anderen zoal doen. In principe is alle informatie bruikbaar voor plaatsing op internet, afhankelijk van uw smaak en interesses en als het natuurlijk niet illegaal is. U kunt uw zielenroerselen delen met de rest van de wereld. Of als u een passie hebt voor postzegels, daarover publiceren en delen met andere verzamelaars. Zelfs uw kopje koffie in de ochtend kan de moeite waard zijn om over te schrijven. Zeker als u er iets grappigs of anderszins opvallends over kunt melden. Vergeet niet dat veel mensen uw teksten onder ogen kunnen krijgen; een spellingcontrole kan dus geen kwaad. Wat u op internet vindt –bijvoorbeeld een leuk filmpje of een handig programma – kunt u ook delen via uw website. Daarbij moet u wel rekening houden met de regels van auteursrechten. Wat u vooral níet op uw website of weblog moet zetten zijn uw persoonlijke gegevens. Het spreekt voor zich dat u uw creditcardnummer niet online plaatst, maar ook uw huisadres of telefoonnummer leent zich niet om op een website te plaatsen. Alleen wanneer u een website voor een bedrijf bijhoudt, zet u deze gegevens op een aparte pagina met contactgegevens.
Wees voorzichtig wanneer u uw e-mailadres op uw website te plaatst: spammers gebruiken speciale software waarmee deze emailadressen worden opgespoord.Voorzie uw website of weblog liever van een zogeheten mailformulier .Hiermee kunnen bezoekers via een speciale pagina contact met u opnemen en maakt u uw mailadres onzichtbaar.

Denk om het copyright!

Als u foto's of afbeeldingen maakt of teksten schrijft, vallen deze onder de Auteurswet. Dit betekent dat uw werk auteursrechtelijk beschermd is. Dit houdt dus ook in dat u andermans creatie(s) niet zomaar zonder toestemming openbaar mag maken. U kunt wel uw interpretatie
van bijvoorbeeld een artikel weergeven, maar niet het artikel letterlijk overnemen. Althans, niet zonder toestemming van de oorspronkelijke auteur. Citeren mag wel, mits u de bron vermeldt of een link plaatst naar de plek waar u dit vandaan hebt gehaald.
Let bij het maken of verfraaien van uw website ook op het gebruik van plaatjes of foto's. Ook hiervoor geldt dat u niet zomaar iets bruikbaars van een ander mag lenen. Maak voor zover mogelijk uw eigen beelden – bijvoorbeeld met behulp van de digitale (telefoon) camera – of neem anders eens een kijkje op cliparts.pagina.nl of clipart.zoeksite.nl waar veel gratis beeldmateriaal te vinden is.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).