Googles zoekmachine heeft bij ons een marktaandeel van meer dan 90 procent. Eigenlijk jammer, want er zijn nog heel wat andere zoekmachines en openbare bronnen die meer oog hebben voor je privacy. Ook vinden deze specifieke informatie die je via Google niet of nauwelijks te pakken krijgt. In dit artikel maak je kennis met enkele alternatieve zoekmachines.

Sommige gebruikers zetten meerdere zoekmachines in. Ze proberen het bijvoorbeeld eerst bij Google en als ze daar niet vinden wat ze zoeken, spreken ze ook een zoekmachine als Bing aan. Zogeheten metazoekmachines, oftewel search aggregators, doen dat zelf. Ze geven je zoekterm automatisch door aan meerdere zoekmachines, waarna ze de resultaten ophalen om die opgeschoond in de resultatenlijst te presenteren.

Dogpile is een Engelstalige metasearcher, met een wat woelige geschiedenis van zo’n vijfentwintig jaar. Deze site speelt je zoekterm door aan onder meer Google, Bing en Yahoo. Er zijn zoekrubrieken voor het web, afbeeldingen, video’s en nieuwsberichten. Afgezien van een filter voor expliciete content, zijn er helaas nauwelijks opties om in te stellen. 

Ook Excite bestaat al vele jaren, maar heeft al wel flink aan populariteit ingeboet. De webdienst maakt onder meer gebruik van Bing, maar het is niet zo duidelijk uit welke andere vaatjes de zoekmachine tapt. Net zoals bij Dogpile kun je ook hier zo goed als geen voorkeuren instellen.

©PXimport

Wetenschappelijk

Zoekmachine WolframAlpha heeft zich onmiskenbaar toegelegd op wiskundige en wetenschappelijke berekeningen. Er is zelfs een tooltje beschikbaar waarmee je gemakkelijker wiskundige formules kunt invoeren. Vul je bijvoorbeeld de zoekterm world population growth in, dan krijg je naast een interactieve tabel ook diverse andere demografische data te zien, zoals levensverwachting, jaarlijkse geboortes en verdeling man/vrouw. Je kunt de gebruikte bronnen raadplegen en meteen doorklikken. Op www.wolframalpha.com/examples kun je terecht voor inspirerende voorbeelden.

Beschik je over een Pro-account (vanaf 5,50 dollar per maand), dan heb je meer mogelijkheden tot je beschikking, zoals het aanpassen van de weergave of het downloaden van de onderliggende data in diverse formaten.

Heb je meer met academische publicaties, dan kun je moeilijk buiten Google Scholar, met meer dan tweehonderd miljoen artikelen in de database. Voorheen was er ook nog Microsoft Academic, met een vergelijkbare hoeveelheid artikelen, maar helaas heeft Microsoft eind 2021 de stekker uit het project getrokken. Europese tegenhangers zijn onder meer CORE (200 miljoen documenten) en het Duitse BASE (280 miljoen documenten). Alle databases staan het toe de documenten te exporteren naar onder meer het BibTeX-formaat en bieden links aan naar de volledige tekst in pdf-formaat.

Figshare is ook nog het noemen waard, want in deze database zijn de meeste documenten, verslagen, foto’s en video’s beschikbaar gesteld volgens CC0 of CC BY (zie het kader ‘Creative Commons’). Je kunt hier ook zelf data uploaden.

©PXimport

Creative Commons

In dit artikel vermelden we verschillende vrij openbare bronnen. Dat houdt in dat iedereen daar gratis terecht kan om allerlei informatie te raadplegen. Maar: lees de licentievoorwaarden goed door voordat je gevonden documenten of mediamateriaal zelf gaat gebruiken. 

Om materiaal zonder meer zelf te mogen gebruiken, moet het bijvoorbeeld tot het publieke domein behoren. Denk hierbij aan werken waarvan de auteurs meer dan zeventig jaar geleden zijn overleden. Of het moeten werken zijn die zijn vrijgegeven via een licentie, zoals GFDL (GNU-licentie voor vrije documentatie), CC0 1.0 of CC BY(-SA) (4.0).

CC staat voor Creative Commons, met verschillende licentietypes. Na CC0, waarbij er geen enkele rechten op het werk zitten, zijn de meest ‘vrije’ types CC BY (voor eigen gebruik is alleen een naamsvermelding vereist) en CC BY-SA (hierbij zijn zowel naamsvermelding als ‘gelijk delen’ vereist, wat zoveel betekent als: verspreiden onder dezelfde licentievorm). Meer informatie vind je op www.creativecommons.nl/uitleg.

©PXimport

Artistiek

Bijna elk museum dat zijn naam waardig is, heeft een digitale collectie. Om slechts twee indrukwekkende voorbeelden te geven: het Louvre heeft bijna 500.000 werken opgenomen in zijn digitale collectie en het Museum of the City of New York heeft vele tienduizenden objecten gedigitaliseerd waarmee je het stadsverleden kunt verkennen.

Ben je op zoek naar een kunstwerk? Dan is een goed algemeen vertrekpunt het Canadese Artcyclopedia. Deze zoekmachine oogt niet bepaald artistiek, maar je kunt hier wel terecht voor zo’n 9.000 kunstenaars, verzameld uit bijna 3.000 kunstsites en musea. Je kunt onder meer zoeken op naam (van kunstenaar of museum) en op titel van het werk.

Vergelijkbaar van opzet, maar dan met de focus op Europese (schilder)kunst, is het Hongaarse The Web Gallery of Art, met circa 51.000 werken, geproduceerd door zo’n 4.000 kunstenaars. Je mag de afbeeldingen gratis gebruiken voor persoonlijke en educatieve doeleinden.

Een must om te bekijken, is het Google Arts & Culture Project, met een onlinecompilatie van afbeeldingen van kunstwerken uit musea over de hele wereld. Niet zelden gebeurt dit in verhaalvorm, inclusief virtuele tours.

©PXimport

Literair

Ben je op zoek naar literaire werken, dan kun je niet buiten Google Books. Voor dit project, opgestart in 2004, heeft Google inmiddels wereldwijd onvoorstelbare hoeveelheden boeken gescand en gedigitaliseerd, vooral uit universitaire bibliotheken. Momenteel zouden er uit Nederland alleen al meer dan 600.000 boeken online zijn te raadplegen.

Voor e-books moet je zijn bij Project Gutenberg. Dat bestaat inmiddels uit een collectie van meer dan 60.000 gratis e-books in epub- en mobi-formaat (Kindle). De focus ligt hierbij wel op oudere werken, vooral Amerikaans, die inmiddels tot het publieke domein behoren. 

Wie meer geïnteresseerd is in de klassieke Nederlandstalige literatuur, kan terecht bij de onlinebibliotheek van het Project Laurens Jz. Coster. Alle beschikbare werken zijn vrij van copyright. Er zijn sinds 2001 geen teksten meer toegevoegd, maar de Digitale Bibliotheek voor de Nederlandse Letteren heeft de digitalisering van deze oude werken voorgezet.

Voor de meer hedendaagse e-books en luisterboeken kun je natuurlijk aankloppen bij de onlinebibliotheek, onderdeel van de Koninklijke Bibliotheek.

©PXimport

Visueel

Heb je een afbeelding nodig voor je document of website? De zoekmachines van zowel Google als Bing beschikken weliswaar over een rubriek Afbeeldingen, maar veel van de gevonden resultaten zijn beschermd door copyright. Je moet dan zelf nog filteren op gebruiksrecht of licentie. Dat werkt het best met Bing: via Licentie kun je namelijk een specifiek Creative Commons-type selecteren, zoals Openbaar Domein of Mag worden aangepast, gedeeld en commercieel worden gebruikt.

Slimmer is het om in de onlinecollecties van Pixabay (zo’n 2,5 miljoen foto’s) of Pxhere (zo’n 1,25 miljoen foto’s) naar stockbeeld in hoge resoluties te zoeken. Beide sites bieden namelijk uitsluitend gratis foto’s aan die je commercieel mag gebruiken en zelfs mag bewerken. Op beide websites kun je de resultaten filteren op criteria als type, afdrukstand, thema, afmetingen en kleur. Om een geschikte foto te kunnen downloaden, moet je je wel gratis registreren.

Heb je al een afbeelding, maar ben je op zoek naar iets wat daarop lijkt, dan kan TinEye goed van pas komen. Je uploadt de afbeelding op de website of je verwijst naar de url van de foto en TinEye gaat meteen op zoek naar vergelijkbare exemplaren.

Zowel Bing als Google bieden eveneens zo’n reverse search-functie aan. Bij Bing druk je hiervoor op het knopje Zoeken met behulp van een afbeelding, bij Google is dat Zoeken op afbeelding. Het zal geen verrassing zijn dat zo’n functie ook handig kan zijn om eventuele copyrightovertredingen op te sporen.

©PXimport

Openbaar

Veel informatie bevindt zich in het deepweb (zie het kader onderaan dit artikel ‘Darkweb’) en daar horen vaak ook allerlei openbare en al dan niet vrij te raadplegen databases toe. Een typisch voorbeeld hiervan is het Kadaster. Op basis van een adres kun je tegen betaling allerlei informatie opvragen, zoals van wie het eigendomsobject is, wat de koopsom en hypotheek is, het woningrapport en de kadastrale kaart. Je vindt hier tevens een link naar een topografische tijdreis van zo’n tweehonderd jaar.

Op de website van de Rijksoverheid vind je talloze informatie van de diverse ministeries. Tenzij anders vermeld, is hier de CC0-licentie van toepassing op de aangeboden documenten. Interessant is ook de website van het NGR (Nationaal Georegister). Vul op deze website een zoekterm en de beoogde locatie in waarover je informatie zoekt of open een van de categorieën, zoals natuur en milieu, economie, maatschappij of gezondheid. Je kunt vervolgens de informatie verder verfijnen op bijvoorbeeld Licenties (waaronder Public Domain, CC0 en CC-BY). Alle geselecteerde onderdelen kun je als afzonderlijke lagen aan een landkaart toevoegen.

In België kun je het kadastrale percelenplan gratis raadplegen via CadGIS. Voor gedetailleerdere informatie over je eigen eigendommen, meld je je aan bij MyMinfin. Daarna kun je Mijn woning / Mijn onroerende gegevens raadplegen selecteren. Je kunt ook andere kadastrale uittreksels aanvragen, maar daarvoor moet je betalen.

©PXimport

Darkweb

In dit artikel bespreken we zoekmachines en diensten waarmee je ook het deepweb kunt doorzoeken. Dat zijn informatiebronnen als onlinedatabases, die normaal gesproken alleen via een directe url of ip-adres bereikbaar zijn.

Nog dieper verborgen is het darkweb. Dit bestaat uit een hele reeks hidden services met complexe url’s in het zogeheten .onion-domein. Op www.thehiddenwiki.org vind je een lijst met zoekmachines die binnen het darkweb opereren.

Met Tor2web-proxy’s kun je ook met een gewone browser door het darkweb struinen. Het volstaat hiervoor om in de adressen het domein .onion te vervangen door bijvoorbeeld .onion.ly, .onion.pet of .onion.ws, of door de url te plakken op de webpagina van 4everproxy. Helaas werken zulke omgeleide verbindingen meestal tergend traag en garanderen ze evenmin enige anonimiteit.

Wil je écht het darkweb op, dan heb je de speciale Tor Browser nodig (beschikbaar voor Windows, macOS, Linux en Android). Hiermee kun je zoekmachines als Torch, Ahmia of Haystak aanspreken. Je bent wel gewaarschuwd: illegale of dubieuze websites bevinden zich vaak maar een muisklik van je vandaan.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).