LibreELEC maakt van iedere (mini-)pc of laptop in een handomdraai een soepele mediaspeler. Met een beetje knutselwerk functioneert het zelfs op een Raspberry Pi of Android-streamer, mocht de interface van die laatste niet voldoen. Na de installatie heb je toegang tot de flexibele gebruikersinterface van het razendpopulaire mediaprogramma Kodi. Kortom: speel al je mediabestanden af en voeg via add-ons de beste streamingdiensten toe.

1 Wat is LibreELEC?

LibreELEC is een besturingssysteem dat is gebaseerd op Linux. Bij een regulier besturingssysteem als Windows of Ubuntu heb je de vrijheid om eigen programma’s te installeren. Bij LibreELEC is dat niet het geval. Na de installatie heb je uitsluitend toegang tot Kodi. Zodra je een apparaat aanzet waarop LibreELEC draait, kom je gelijk in de interface van dit populaire mediaprogramma terecht. Dat werkt uitstekend. Niet voor niets zijn sommige kant-en-klare mediaspelers standaard met Kodi uitgerust, zoals de Eminent EM7580. LibreELEC is dan ook een uitstekend hulpmiddel om zelf een mediaspeler op te tuigen.

©PXimport

LibreELEC vs. OpenELEC

Met OpenELEC bestaat er al jaren een platform om Kodi-spelers te bouwen. Het ontwikkelteam van OpenELEC kreeg echter onenigheid, waarna een deel van de programmeurs zich afsplitsten en hun eigen weg kozen. De geboorte van LibreELEC was daarmee begin 2016 een feit. De verschillen tussen beide Linux-distributies zijn minimaal. Het belangrijkste verschil is dat LibreELEC sneller nieuwe updates vrijgeeft dan OpenELEC. Hierdoor hebben gebruikers meestal eerder toegang tot nieuwe functies.

2 Apparaat kiezen

Je bepaalt eerst op welk apparaat je LibreELEC wilt installeren. Als je nog ergens een oude laptop of pc hebt liggen, kun je die als veredelde mediaspeler gebruiken. Een elegantere oplossing is om een platte mini-pc met het uiterlijk van een mediaspeler te kiezen, zoals een exemplaar uit de Intel NUC- of Gigabyte BRIX-reeks. Je kunt zo’n mini-pc prima in een televisiemeubel kwijt en via een infraroodontvanger bedienen met een afstandsbediening. Fijn is dat LibreELEC ook overweg kan met producten van Raspberry Pi en ODROID. Handig als je een complete mediaspeler tegen een laag budget wilt optuigen. Het is zelfs mogelijk om bestaande Android-boxen met een Amlogic-processor om te bouwen tot een LibreELEC-speler.

3 Opstartbaar opslagmedium

De installatie van LibreELEC voer je uit vanaf een opstartbare usb-stick of sd-kaart. Kijk dus eerst even welke aansluitingen er op de (toekomstige) mediaspeler beschikbaar zijn. LibreELEC stelt een programma beschikbaar waarmee je eenvoudig een opstartbare usb-stick of sd-kaart creëert. Surf hiernaartoe en klik bovenaan op een link om LibreELEC USB-SD Creator te downloaden. Dit programma is voor Windows, macOS en Linux beschikbaar. In Windows dubbelklik je op het exe-bestand, waarna het programma direct opstart.

©PXimport

4 LibreELEC USB-SD Creator

Prik een usb-stick of sd-kaart in de computer. Houd er rekening mee dat LibreELEC USB-SD Creator alle gegevens op dit opslagmedium wist. Belangrijk is dat je bij Kies versie voor jouw hardware de juiste keuze maakt. Voor gebruik van een reguliere (mini-)pc of laptop kies je de optie Generic AMD/Intel/NVIDIA (x86_64) om een opstartbare usb-stick aan te maken. Verder kun je je onder meer een opstartbaar opslagmedium voor Raspberry Pi en Odroid creëren. Maak een keuze en klik bij de tweede stap op Download. Je bladert naar de gewenste opslagmap, waarna je bevestigt met Map selecteren. Bij de derde stap wijs je de juiste usb-stick of sd-kaart aan. Kies als laatste voor Schrijf / Ja.

©PXimport

Amlogic-chipset

©PXimport

5 Bootmenu aanpassen

Hoog tijd om LibreELEC te installeren! Doe de opstartbare usb-stick of sd-kaart in de beoogde mediaspeler en start dit apparaat vanaf het opslagmedium op. Bij een pc of laptop regel je dat door in het instellingenmenu (bios/uefi) de opstartvolgorde te wijzigen. In het geval van een Intel NUC druk je tijdens de opstartfase bijvoorbeeld op F2, maar dat kan bij een ander systeem net zo goed een andere sneltoets zijn. Zorg ervoor dat het juiste opslagmedium bovenaan staat. Meestal herken je een usb-stick of sd-kaart aan de merknaam. Sla de wijzigingen op en sluit het bios of de uefi vervolgens af. Bij pc’s of laptops gebruik je hiervoor doorgaans de sneltoets F10.

©PXimport

6 LibreELEC installeren

Nadat je het bootmenu hebt aangepast, start het systeem opnieuw op. Het logo van LibreELEC verschijnt in koeienletters op het scherm. Selecteer de optie Quick Install of LibreELEC en bevestig met OK. Geef in het volgende scherm aan op welke schijf je het besturingssysteem wilt installeren. Nadat je bevestigt met OK, waarschuwt LibreELEC dat alle bestaande bestanden worden verwijderd. Kies tweemaal voor YES om de installatie definitief te starten. Meestal is de installatie binnen een minuutje afgerond. Verwijder de usb-stick of sd-kaart uit het apparaat en herstart via Reboot het systeem.

©PXimport

7 Eerste instellingen

Zodra je je eigengemaakte mediaspeler voor de eerste keer opstart, verschijnt er een welkomstvenster. Kies voor Next en bedenk onder Hostname een relevante naam voor je mediaspeler. Onder deze naam verschijnt het apparaat namelijk in je netwerk. In het volgende scherm neem je de netwerkinstellingen door. Het beste sluit je een mediaspeler bedraad op het netwerk aan, zodat je zonder haperingen mediastreams binnenhaalt. Klik op Next. Gevorderde gebruikers kunnen het systeem eventueel via het ssh-protocol bedienen. Het samba-protocol is handig wanneer je de Kodi-speler vanaf andere netwerklocaties wilt benaderen, bijvoorbeeld een pc. Via tweemaal Next rond je de introductiewizard af.

©PXimport

8 Taal en tijd

De voertaal binnen LibreELEC is standaard Engels, maar gelukkig wijzig je dat eenvoudig naar het Nederlands. Navigeer achtereenvolgens naar SYSTEM / Settings / Appearance / International. Kies daarna voor Language waarbij je Dutch als standaardtaal instelt. LibreELEC haalt het taalbestand binnen en wijzigt op eigen houtje de interface naar het Nederlands. Verder is het raadzaam om een tijdzone in te stellen, zodat het besturingssysteem het juiste tijdstip weergeeft. Ga links naar Land- en taalinstellingen en kies bij Tijdzone land voor Netherlands.

©PXimport

9 Updaten

Het is belangrijk om LibreELEC up-to-date te houden. Je hebt dan altijd toegang tot een recente editie van Kodi met eventuele nieuwe functies. De makers stellen regelmatig een nieuwe versie van het besturingssysteem beschikbaar. Blader vanuit het hoofdvenster van Kodi naar SYSTEEM / LibreELEC / Systeem. Bij het onderdeel Updates neem je de mogelijkheden door. De optie Automatische updates staat standaard op manual. Wanneer je updates liever automatisch installeert, kies je hier voor auto. LibreELEC haalt met deze instelling alleen stabiele updates binnen, dus je krijgt niet te maken met bètaversies. Via Controleer nu op updates zie je meteen of er toevallig al een nieuwe versie klaarstaat.

©PXimport

Kodi bedienen

10 Video-instellingen

Het is na aansluiting van de mediaspeler nuttig om de video-instellingen even door te nemen. Ga naar SYSTEEM / Instellingen / Systeem / Videohardware en controleer of de ingestelde resolutie klopt. Zeker wanneer je mediaspeler op een televisie is aangesloten, zijn er vaak zwarte randen te zien. Kies voor Beeldkalibratie om daar iets aan te doen. Je gebruikt de pijltjestoetsen op de afstandsbediening of het toetsenbord om de pijl precies in de hoek te manoeuvreren. Druk daarna op Enter of OK en herhaal dit proces voor de volgende pijl. Beweeg vervolgens de balk om de positie van de ondertitels te kiezen. Voor de juiste verhouding zorg je daarna dat het figuur precies vierkant is. Via het kruisje keer je weer terug.

©PXimport

11 Audio-instellingen (1)

We blijven nog even in de systeeminstellingen, want je wilt natuurlijk genieten van fatsoenlijk geluid. Kies links voor Geluidsuitgang en open de optie Apparaat voor geluidsuitvoer. Je bepaalt hier via welke verbinding je mediaspeler audio afspeelt. Wanneer je de mediaspeler via hdmi hebt aangesloten op een receiver, kies je hier de naam van dit audioapparaat. Via Aantal kanalen geef je aan dat je bijvoorbeeld via een 5.1kanaals-audiosysteem geluid wilt afspelen.

©PXimport

12 Audio-instellingen (2)

Alle moderne receivers zijn in staat om zelfstandig bekende surroundformaten te decoderen, zoals dts(-hd) en dolby digital. Vanuit Kodi dien je het geluidsspoor om die reden ongecodeerd door te sturen, waarna je receiver vervolgens de geluidsverwerking afhandelt. Standaard is deze optie binnen de instellingen van Kodi onzichtbaar. We gaan ervan uit dat je nog steeds het menuonderdeel Geluidsuitgang uit de vorige stap hebt geopend. Klik linksonder tweemaal op Instellingenniveau om de expertinstellingen te tonen. Scrol zo nodig een stukje omlaag en markeer de optie Activeer doorvoer. Neem de opties door en bepaal of je dts, dts-hd en/of dolby digital wilt doorvoeren.

©PXimport

13 Ondertitels

Wanneer je graag internationale films of series kijkt, is het gebruik van degelijke ondertitels wel zo prettig. Navigeer vanuit het hoofdmenu naar SYSTEEM / Instellingen / Video / Ondertiteling. Bij Voorkeur ondertitelingstaal kies je voor Dutch. Naar eigen inzicht kun je het lettertype, de grootte en de kleur van ondertitels aanpassen. Sommige mensen prefereren bijvoorbeeld gele ondertitels, omdat witte letters op een lichte achtergrond slecht te zien zijn. Zijn er geen ondertitels beschikbaar, dan kan Kodi die zelfstandig downloaden. Kies onderaan voor Talen van te downloaden ondertiteling en selecteer Dutch. Schakel English uit als je niet zit te wachten op Engelstalige ondertitels.

©PXimport

14 Lokale mediamappen

Voordat je films en series gaat afspelen, geef je eerst aan met welke mappen je een mediabibliotheek wilt opbouwen. De eenvoudigste optie is om films, series en muziek via lokale opslagmedia af te spelen. Sluit bijvoorbeeld een externe schijf, usb-stick of sd-kaart met mediabestanden op het apparaat aan. Ga naar VIDEO’S / Bestanden / Toevoegen video’s en kies voor Bladeren. Navigeer naar Root bestandssysteem / media en open het juiste schijfstation. Nadat je de goede mediamap hebt gevonden, bevestig je met OK. Onderaan geef je deze locatie een relevante naam, bijvoorbeeld Filmmap. Klik daarna op OK.

©PXimport

15 LibreELEC in Windows

Bevat jouw Kodi-speler een interne schijf? Vanaf iedere Windows-pc vul je deze schijf eenvoudig met mediabestanden. Je hebt hiervoor wel het ip-adres van jouw mediaspeler nodig. Je achterhaalt dat door in Kodi te kiezen voor SYSTEEM / Systeeminformatie. Schrijf de getallenreeks op een briefje en open op je Windows-pc de Verkenner. Je typt in de adresbalk \\ip-adres_mediaspeler\, bijvoorbeeld \\192.168.1.20\. Druk daarna op Enter. Als je pc vraagt naar inloggegevens, vul je tweemaal libreelec in. Alle interne mappen verschijnen netjes op het scherm. Via het netwerk kopieer je nu bijvoorbeeld films naar de map Videos.

©PXimport

16 Media-informatie

Een enorm pluspunt van Kodi is dat het mediaprogramma extra informatie en afbeeldingen van films laat zien. Dankzij fraaie filmcovers ziet de mediabibliotheek er aantrekkelijk uit. Bovendien weet je aan de hand van een korte omschrijving waar de film over gaat. Als je de vorige stap volledig hebt doorgenomen, kun je inhoud aan de mediamap toewijzen. Kies onder Deze map bevat voor Speelfilms, Series of Muziekvideo’s. Aan de rechterkant zie je bij welke internetbron Kodi media-informatie ophaalt. Dat kun je wijzigen, hoewel de standaardbronnen prima werken. Via het onderdeel Instellingen kies je bij Voorkeurstaal voor nl. Bevestig tweemaal met OK en geef met Ja aan dat je alle informatie wilt vernieuwen. Vanuit het hoofdmenu heb je nu rechtstreeks toegang tot speelfilms en/of series.

©PXimport

17 Netwerkbronnen

Kodi is ook in staat om netwerkbronnen te benaderen, zoals een pc of nas. Deze functie is bruikbaar als alle mediabestanden op een centrale mediaserver in je thuisnetwerk staan opgeslagen. Kodi herkent eenvoudig upnp/dlna-mediaservers in je netwerk. Blader vanuit het hoofdmenu naar VIDEO’S / Bestanden / Toevoegen video’s. Via Bladeren kies je voor UPnP apparaten. Klik op de netwerkbron waarbij de mediabestanden staan opgeslagen en voeg hiervan de juiste map toe. Bevestig als laatste met OK.

©PXimport

18 Media afspelen

Uiteraard wil je Kodi gebruiken voor het afspelen van films. Kies in het hoofdmenu voor Speelfilms en klik op een titel die je wilt zien. De weergave start direct. Gebruik onderaan de mediaknoppen om bijvoorbeeld hoofdstukken te skippen of te pauzeren. Via het ondertiteling-symbool rechtsonder schakel je ondertitels desgewenst in of uit. Klik zo nodig op het luidsprekertje om het geluidskanaal aan te passen. Op die manier activeer je bijvoorbeeld Nederlandse stemmen en/of dts-surroundgeluid.

©PXimport

Add-ons

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).