Het databaseprogramma Access ontbreekt in de meeste edities van Office 2007. Maar wist u dat Excel ook speciale functies biedt om het voor databases te gebruiken? Houd uw adressenlijst of andere verzameling voortaan bij in Excel.

Het databaseprogramma Access ontbreekt in de meeste edities van Office 2007. Maar wist u dat Excel ook speciale functies biedt om het voor databases te gebruiken? Houd uw adressenlijst of andere verzameling voortaan bij in Excel.

Stap 1

©CIDimport

Om Excel als database te gebruiken, moeten de gegevens op een bepaalde manier zijn ingedeeld. Voer per rij alle gegevens in van een enkel item, bijvoorbeeld alle gegevens van een persoon of van een boek. In databasetermen heet die groep gegevens een record. Elke kolom moet dezelfde soort informatie bevatten voor alle items, een kolom bevat bijvoorbeeld alle voornamen van personen of alle titels van boeken. De kolom is een veld van de database. Voor het gemak kunt u op rij 1 het beste de veldnamen zetten, zoals Voornaam of Boektitel. Lege rijen moet u verwijderen. Het resultaat ziet eruit als in de afbeelding.

Stap 2

©CIDimport

Nu moet u Excel laten weten dat het bij deze gegevens om een database gaat. In Excel 2007 wordt dit een tabel genoemd. Zet de celaanwijzer in een van de cellen van het gegevensbereik en ga in het lint naar het tabblad Invoegen. Klik in de groep Tabellen op de knop Tabel.

Stap 3

©CIDimport

Controleer in het dialoogvenster Tabel maken of het juiste cellenbereik automatisch is geselecteerd. Dit gebied wordt op het werkblad aangegeven door een stippellijn. Overschrijf desnoods het bereik in het invoervak of klik op het knopje rechts in dit invoervak en selecteer daarna het juiste bereik. Klik nog een keer op het knopje om het hele dialoogvenster te zien. Vergeet niet om het selectievakje De tabel bevat kopteksten te markeren als u veldnamen op de eerste rij hebt gezet. Zodra u op OK klikt, worden de gegevens opgemaakt met een tabelstijl. Excel weet nu dat het om een database gaat.

Stap 4

©CIDimport

Als de celaanwijzer in een tabel staat, zoals nu het geval is, verschijnt automatisch het aanvullende tabblad Ontwerpen. Met dit tabblad kunt u een andere stijl kiezen voor de tabel of andere zaken aanpassen. Kies een stijl die u mooi vindt en waarbij u de gegevens goed kunt lezen. De optie Totaalrij kan van pas komen om totalen te laten berekenen. Klik in een cel van de totaalrij en gebruik het pijltje om in die cel iets anders dan een totaal te laten berekenen. Typ een naam voor uw database in het invoervak Tabelnaam, dat kan handig zijn bij verwijzingen binnen Excel.

Stap 5

©CIDimport

U kunt databasegegevens rechtstreeks in de tabel wijzigen en nieuwe gegevens invoeren op de eerste lege rij onder de tabel. De nieuwe gegevens krijgen automatisch dezelfde stijl als de tabel. Maar invoeren op de eerste lege rij werkt niet als er een totaalrij wordt getoond. Een invoerformulier werkt wel en is sowieso gemakkelijker bij een uitgebreide database. Op zo'n formulier ziet u alle velden in een oogopslag en hoeft u niet horizontaal te scrollen. U moet wel eenmalig een knop toevoegen voor het formulier. Klik op het pijltje op het einde van de werkbalk Snelle toegang en kies Meer opdrachten. Selecteer onder Kies opdrachten uit: de optie Opdrachten die niet in het lint staan en voeg het item Formulier... toe aan de werkbalk.

Stap 6

©CIDimport

Open een formulier voor uw database met de knop die u in de vorige stap hebt toegevoegd. Via dit formulier kunt u records wijzigen, verwijderen of nieuwe maken en bladeren door uw database. Wijzigen doet u in de invoervakken, voor verwijderen en nieuwe maken gebruikt u de knoppen rechtsboven. Let op dat u de Tab-toets of de muis gebruikt om naar een volgend veld te gaan, met de Enter-toets bewaart u het huidige record. Met de knop Herstellen maakt u wijzigingen in het huidige record ongedaan. Handig van het formulier is dat u via de knop Criteria snel bepaalde records kunt zoeken. Klik op de knop en typ (een deel van) de gezochte tekst in een invoervak. Klik daarna op Volgende zoeken en herhaal dit steeds om naar de volgende treffer te gaan. Rechtsboven ziet u hoeveel treffers er gevonden zijn. Klik opnieuw op Criteria als u de zoektermen wilt verwijderen of klik op Sluiten om het formulier te sluiten.

Stap 7

©CIDimport

U kunt de gegevens in uw database eenvoudig sorteren. Ga in het lint naar het tabblad Gegevens. Plaats de celaanwijzer in het veld (de kolom) waarop u wilt sorteren. Klik vervolgens in de groep Sorteren op Sorteren van A naar Z of van Z naar A. Wilt u sorteren op een bepaald veld (bijvoorbeeld Achternaam) en binnen die sortering op een tweede veld? Klik dan op de knop Sorteren om het gelijknamige dialoogvenster te openen. Geef daarin eerst de gewenste Kolom en Volgorde op voor de hoofdsortering. De vervolgkeuzelijst Sorteren op moet zijn ingesteld op Waarden. Klik nu op Niveau toevoegen en stel het tweede sorteerniveau in op dezelfde manier. Klik tot slot op OK om de database te sorteren. U heft de sortering op met de knop Ongedaan maken of door een nieuwe sortering te kiezen.

Stap 8

©CIDimport

Wilt u alleen bepaalde records uit de database laten weergeven? Dit zogeheten filteren gaat ook heel vlot met Excel. Gebruik filteren bijvoorbeeld in een boekendatabase om alleen bepaalde genres te laten weergeven. Om te filteren op een bepaald veld, klikt u op het pijltje rechts van de bijbehorende kolomkop (in dit voorbeeld: Genre). Vink vervolgens in het grote vak de items aan die u wilt zien en klik daarna op de knop OK. Rijen die niet overeenstemmen met het filter worden verborgen, wat u kunt zien aan ontbrekende rijnummers. Bovendien verschijnt bij het pijltje naast de kolomkop een filterpictogram, waaraan u kunt zien dat de database op dat veld gefilterd is. Om het filter op te heffen, klikt u op het pijltje en kiest u Filter uit … wissen. Een gefilterde database kunt u naar wens sorteren en afdrukken. U kunt trouwens verschillende velden tegelijk filteren om alleen de records te vinden die aan al die filters voldoen. Om in één keer alle filters uit de tabel te verwijderen, gaat u in het lint naar het tabblad Gegevens en klikt u in de groep Sorteren en filteren op de knop Wissen.

Stap 9

©CIDimport

In sommige situaties kan een ander type filter, een tekstfilter, van pas komen. Daarmee kunt u bijvoorbeeld een adressenlijst filteren op alle records waarvan de postcode begint met 38. De naam tekstfilter is misschien misleidend, want het komt dus ook van pas bij velden met cijfers of datums. Om een tekstfilter in te stellen, klikt u op het pijltje rechts van de kolomkop en vervolgens op Tekstfilters. Kies in dit submenu een geschikte voorwaarde, bijvoorbeeld Begint met. Het dialoogvenster Aangepast AutoFilter verschijnt. In dit venster mag u twee voorwaarden opgeven, die u kunt combineren met de keuzerondjes En en Of. Klik op OK om het filter toe te passen. Een tekstfilter verwijdert u op dezelfde manier als bij de vorige stap. Excel maakt trouwens geen onderscheid tussen hoofdletters en kleine letters bij tekstfilters of andere filters.

Stap 10

©CIDimport

Hebt u nog niet genoeg aan de al genoemde filtermogelijkheden voor uw Excel-database? Dan kunt u een uitgebreid filter maken. Voeg hiervoor enkele lege rijen in boven de tabel. Klik met rechts op de eerste rijkop, kies Invoegen in het snelmenu en herhaal dat een keer of vijf. Kopieer via het snelmenu de rij met de veldnamen en voeg die in als eerste rij. Op de rijen daaronder kunt u nu criteria voor de velden (kolomtitels) opgeven. Criteria op dezelfde rij worden gecombineerd, een record moeten dus aan alle voorwaarden op een rij voldoen. Criteria op andere rijen leveren extra groepen records op (records die aan een van de rijen voldoen). In plaats van delen van de tekst, kunt u ook voorwaarden gebruiken. Geef bijvoorbeeld < 100 op om getallen beneden de 100 te vinden of > 01-01-2009 voor data na 1 januari 2009.

Stap 11

©CIDimport

Nadat u het filter hebt gemaakt, kunt u het toepassen. Plaats de celaanwijzer in de tabel. Ga in het lint naar het tabblad Gegevens en klik in de groep Sorteren en Filteren op Geavanceerd. In het dialoogvenster Uitgebreid filter klikt u op het knopje rechts in het vak Criteriumbereik en vervolgens selecteert u de rijen waarin criteria zijn opgegeven, plus de rij met veldnamen daarboven. Klik na het selecteren weer op het knopje. Controleer of het Lijstbereik klopt en pas dit anders op dezelfde manier aan. Zodra u op OK klikt, wordt de tabel gefilterd op basis van de criteria die u (bij stap 10) hebt opgegeven. U verwijdert een uitgebreid filter weer met de knop Wissen, in het lint. Met de mogelijkheden uit deze workshop kunt u zelf uw database maken in Excel en naar hartenlust records invoeren, wijzigen, opzoeken, sorteren en filteren. Daarmee biedt Excel toch aardig wat mogelijkheden als databaseprogramma.

Jokertekens gebruiken

Bij het opgeven van criteria voor een formulier (stap 6), maar ook in criteria voor een uitgebreid filter (stap 10) kunt u zogeheten jokertekens gebruiken. Typ een vraagteken op de positie waar een willekeurig teken mag staan. Zo levert J?nsen als resultaten Jansen en Jensen. Gebruik een sterretje op de positie van een willekeurig aantal tekens: met Jan*en vindt u Jansen en Janssen (maar ook Janussen). Zet het teken ~ voor een jokerteken (of voor een tweede teken ~) om daarnaar te zoeken (gebruik bijvoorbeeld ~? om naar een vraagteken te zoeken).

Deze workshop is afkomstig uit Computer Idee nummer 13, jaargang 2009.

Met de vertrouwelijke modus in Gmail kun je gevoelige e-mails beter beveiligen. Je bepaalt zelf hoe lang een bericht te bekijken is en of de ontvanger extra stappen moet zetten om het te openen. Dat kan handig zijn bij privégegevens, zakelijke documenten of andere informatie die niet onnodig in een inbox moet blijven staan.

Wat je met de vertrouwelijke modus kunt doen

Met de vertrouwelijke modus geef je een e-mail een soort digitale houdbaarheidsdatum. Je kunt instellen dat een bericht na bijvoorbeeld een dag, een week of een jaar automatisch verdwijnt. De ontvanger kan de inhoud niet zomaar kopiëren, doorsturen, downloaden of afdrukken. Wil je nog een extra veiligheidslaag, dan kun je een sms-verificatie toevoegen. De ontvanger krijgt dan een code op zijn telefoon die nodig is om het bericht te openen.

Belangrijk om te weten: de inhoud wordt niet volledig versleuteld zoals bij sommige beveiligde maildiensten. Gmail bewaart het bericht op de eigen servers. Bij Gmail-gebruikers verschijnt het in hun inbox, bij andere e-maildiensten ontvangt de ontvanger een link naar een beveiligde Google-pagina.

©ID.nl

Zo zet je de vertrouwelijke modus aan op desktop

Wil je de vertrouwelijke modus gebruiken in de webversie van Gmail? Volg dan deze stappen:
1. Klik op Opstellen voor een nieuwe e-mail.
2. Onderaan het venster zie je een pictogram van een slotje met een klokje. Klik hierop.
3. Stel de vervaldatum in en kies of je sms-verificatie wilt inschakelen.
4. Klik op Opslaan en schrijf je e-mail.
5. Verstuur het bericht zoals normaal.
Je kunt na verzending altijd teruggaan naar het bericht in je map Verzonden om de toegang in te trekken, mocht dat nodig zijn.

Zo werkt het in de Gmail-app

Ook op je telefoon of tablet is de vertrouwelijke modus beschikbaar:
1. Tik op Opstellen voor een nieuwe e-mail.
2. Tik rechtsboven op de drie puntjes en kies Vertrouwelijke modus.
3. Bepaal de vervaldatum en zet eventueel sms-verificatie aan.
4. Tik op Opslaan en verzend je e-mail.
De instellingen gelden alleen voor dat specifieke bericht.

👍 Wel gebruiken wanneer...

👍 je tijdelijk gevoelige info deelt (bijv. wachtwoorden, contracten)
👍 je wilt dat de ontvanger geen bestanden downloadt, print of doorstuurt
👍 je alleen controle wilt behouden over wie het bericht ziet en wanneer

👎 Niet gebruiken wanneer...

👎 je volledige privacy of end-to-end-beveiliging nodig hebt
👎 je écht niet wilt dat de inhoud bewaard wordt (want in de vertrouwelijke modus kan nog steeds een schermafbeelding worden gemaakt)
👎 de inhoud volledig privé moet blijven, ook voor Google

De vertrouwelijke modus is dus vooral nuttig wanneer je grip wilt houden op wie toegang heeft tot bepaalde informatie en voor hoe lang. Denk aan het delen van een contract dat na ondertekening niet meer nodig is, of een tijdelijk wachtwoord dat je na gebruik intrekt. Houd er wel rekening mee dat Google de inhoud opslaat en dat iemand altijd nog een screenshot kan maken. Zie het als een extra laag beveiliging, niet als volledige bescherming.

Valkuilen en risico's

Veel gebruikers gaan er onterecht van uit dat de vertrouwelijke modus volledige versleuteling biedt. Dat is niet het geval: Google kan de inhoud nog steeds inzien en bij externe ontvangers wordt het bericht via een link geopend. Gebruik de functie daarom alleen als beperkte toegang belangrijker is dan absolute privacy. Ook sms-verificatie wordt soms overschat. Het voegt wel veiligheid toe, maar sms is niet waterdicht. Bij sim-swapping of toegang tot de telefoon kan de code alsnog onderschept worden. Een alternatief is om het wachtwoord of de toegangscode via een ander kanaal te versturen.

Een veelgemaakte fout is dat gebruikers vergeten de toegang in te trekken zodra de informatie overbodig is. Een vervaldatum helpt, maar soms blijft een bericht toch langer zichtbaar dan nodig. Zet daarom een herinnering in je (digitale) agenda om dit handmatig te doen. Ook wordt vaak gedacht dat het blokkeren van downloaden, printen en doorsturen voorkomt dat de inhoud wordt vastgelegd. In werkelijkheid kan de ontvanger nog steeds een schermafbeelding maken of de tekst overschrijven. Verstuur daarom geen informatie die echt niet mag uitlekken.

Let ook op dat de vertrouwelijke modus geen bescherming biedt tegen interne lekken binnen een organisatie: een collega die het bericht ontvangt, kan de inhoud nog steeds delen. Daarnaast kan het uiterlijk van een vertrouwelijke-modus-mail worden nagebootst door phishingcriminelen. Controleer daarom altijd de URL voordat je inlogt op een Google-pagina. Tot slot geldt dat bijlagen in deze modus altijd via Google's omgeving worden geopend. Bij externe ontvangers kan dat tot verwarring leiden, zeker als ze geen Gmail-account hebben.

Meer beveiliging nodig?

Als je maximale bescherming wilt, zijn er betere opties. Diensten als ProtonMail en Tutanota bieden end-to-end-versleuteling, waarbij alleen verzender en ontvanger de inhoud kunnen lezen. In zakelijke Gmail-omgevingen is S/MIME een optie, mits er certificaten zijn ingesteld. Je kunt ook gevoelige bestanden versleutelen in een zip- of pdf-bestand en dit beveiligen met een wachtwoord dat je via een apart kanaal deelt.

Iedereen weet dat je Google Maps kunt gebruiken om van punt A naar B te komen. Minder bekend in deze navigatie-app is de functie om de afstand tussen twee willekeurige plekken op aarde te meten. Bovendien kun je de afstand bepalen van een pad met verschillende locatiepunten en zelfs oppervlakten berekenen kost geen enkele moeite.

Wanneer je een locatie in Google Maps bekijkt, wil je uiteraard ook weten hoe ver het is. Dan kun je beslissen of je te voet, met de fiets of met de auto gaat. Die afstand is geen probleem, want Google Maps meet altijd. Heb je de routebeschrijving opgevraagd op een mobiel toestel, dan lees je niet alleen de geschatte reistijd, ernaast staat ook de afstand tussen de huidige locatie en de bestemming. Je kunt hierbij tussen vervoermiddelen wisselen en dan passen de reistijden en afstanden zich automatisch aan. Soortgelijke details over de afstand tot de bestemming kun je ook op de pc bekijken. Net als bij de mobiele versie zoek je de bestemming of klik je erop op de kaart en klik je op de knop Route om de vervoermiddelen en afstanden te vergelijken.

Afstand tussen twee punten

Om een afstand tussen twee punten te meten op een Android-toestel of iPhone zoek je eerst de locatie op de kaart. Daarna houd je de vinger ingedrukt totdat de rode pin verschijnt. Veeg omhoog vanaf de onderkant van het scherm om de aanvullende informatie over de locatie te zien. Selecteer de optie Afstand meten. Hiermee lees je de afstand in vogelvlucht.

Er verschijnt een zwart cirkeltje met blauwe stippellijn die deze locatie met het rode punt verbindt. Wanneer je de vinger naar rechts op het scherm veegt, bewegen de stippen naar links. Je verschuift dus de kaart om de tweede locatie vast te leggen. Telkens verschijnt de afstand linksonder op het scherm.

Plaats een locatiepunt en de afstand verschijnt linksonder.

Meer punten toevoegen

Het is mogelijk om het aantal punten waartussen Google Maps de afstanden meet, uit te breiden. Dit doe je door te tikken op de optie Punt toevoegen rechtsonder en dan begin je op dezelfde manier met het toevoegen van een nieuwe locatiepunten. Nadat je deze optie hebt geselecteerd, plaats je een zwarte cirkel op de derde locatie. De som van de afstanden tussen alle punten die je op die manier hebt toegevoegd, wordt onderaan weergegeven.

Door punten toe te voegen, worden de tussenliggende afstanden opgeteld.

Terug naar af

Nadat je een reeks punten hebt geplaatst, is het mogelijk om telkens het laatste toegevoegde punt te verwijderen door bovenaan het scherm op de knop Ongedaan maken te tikken. Dat is een terugwijzend pijltje. Om in één keer alle tussenliggende punten te verwijderen, gebruik je rechtsboven de menuknop. Dat zijn de drie puntjes en dan kies je Wissen. Ben je klaar, dan gebruik je bovenaan de knop Terug en zo beland je opnieuw in de gewone Google Maps-weergave.

Met de opdracht Wissen verwijder je één keer alle tussenliggende punten.

Op de desktop

In de webversie op je laptop kun je de afstand nog nauwkeuriger meten. Om punt A te markeren klik je met de rechtermuisknop op het beginpunt en kies je de optie Afstand meten. Daarna beschik je over een zwarte markeercirkel om het volgende punt aan te duiden. Voeg zoveel extra meetpunten toe als je wilt. Je hoeft alleen maar op de volgende plek op de kaart te klikken om de afstand te zien vanaf het laatste punt waarop je hebt geklikt. En de totale afstand lees je weer onderaan.

Met de rechtermuisknop kun je op de desktop een meting wissen.

Oppervlakte meten

Verkopers van zonnepanelen en robotmaaiers weten het maar al te goed. Met Google Maps kun je ook heel snel oppervlakten meten. Zoek eerst het adres op Google Maps zodat je in vogelperspectief het eigendom ziet. Klik dan met de rechtermuisknop op het punt waar je wilt starten en kies Afstand meten. Klik na klik kun je nu met de linkermuisknop de dakrand, de perceelsgrens of het grasveld volgen tot je weer bij het startpunt bent om het pad te sluiten. Voor een nog nauwkeuriger resultaat kun je later nog extra markeringen toevoegen. Klik daarvoor op een willekeurig punt op de meetlijn en sleep de markering naar de locatie waar je die wilt hebben. Je leest dan niet alleen de lengte van de getekende lijn, maar ook de oppervlakte.

Sluit het pad en de totale oppervlakte lees je onderaan.

 Hoogtelijnen

Google Maps toont niet zomaar de hoogtes voor alle locaties. Deze informatie is voornamelijk beschikbaar voor bergachtig terrein. Als je gaat hiken in zo’n gebied is het natuurlijk wel verstandig om een idee van de hoogte te krijgen. Voer eerst een locatie in de zoekbalk in. Daarna beweeg je op de desktop de muisaanwijzer over het pictogram Lagen in de linkerbenedenhoek van de kaart.

Op een smartphone tik je op Lagen in de rechterbenedenhoek van de kaart. Op beide manieren kun je dan in het pop-upmenu de optie Terrein selecteren, tik op de X om dit menu te sluiten. Daarna moet je inzoomen tot je de contouren van de hoogtelijnen ziet verschijnen. De getallen komen pas bij een bepaald zoompercentage in beeld en als je te veel inzoomt verdwijnen ze opnieuw. Het is dus even zoeken naar het juiste zoompercentage.

Je moet goed kijken om de hoogtelijnen te zien.

Afstanden in Google Earth

Nog duidelijker zijn de afstanden en het hoogteprofiel in Google Earth, het slimmere broertje van Google Maps. Om deze mogelijkheden aan te spreken heb je de Pro-versie nodig, die trouwens gratis is. Er is een webversie, een mobiele versie en een desktop-variant. We gebruiken in dit voorbeeld de laatste. Na de installatie open je het programma en zoek je de locatie waar je een route wilt tekenen en meten. Je kunt de kaart verschuiven en inzoomen tot je het traject dat je wilt aanbrengen duidelijk in beeld krijgt. Je kunt zo’n pad op twee manieren tekenen: door middel van de knop Pad toevoegen of met de knop Liniaal tonen. We kiezen in dit voorbeeld voor de laatste. In deze optie verschijnt er een pop-up waar je het tabblad Pad kiest. Laat deze pop-up openstaan. Vervolgens klik je op de plaats waar het pad begint en daarna ga je verder door te klikken. Google Earth plaatst rode locatiepunten bij iedere muisklik en het pad zelf is getekend in een gele lijn. In het pop-upvenster volg je de afstanden.

Met iedere muisklik breid je het pad uit en volg je de lengte in de pop-up.

Hoogteprofiel

Het wordt pas helemaal mooi als je in dit pop-venster de optie Hoogteprofiel tonen aanvinkt. Hierdoor krijg je onderaan een grafische weergave van de hoogteverschillen op het getekende pad. Wanneer je ergens op het pad klikt, verschijnt een rode pijl op deze locatie. Je kunt dan in het profiel volgen hoe hoog het daar is. Dat werkt ook andersom. Veronderstel dat je in het hoogteprofiel ergens een opvallend hoogteverschil ziet, dan selecteer je deze locatie in de grafiek en bovenaan zal de rode pijl deze plaats op de kaart aanduiden.

De rode pijl op de kaart komt overeen met de selectielijn in het hoogteprofiel.

Meetwaarden

Klik in het pop-upvenster op de knop Opslaan zodat je dit pad een naam en een beschrijving kunt geven. In dit venster bepaal je in het tabblad Stijl de kleur en de lijndikte van het pad. Bij Hoogte kun je kiezen hoe de hoogte wordt gemeten. Hou het hier bij de standaardoptie Vast aan de grond. En in het tabblad Meetwaarden kies je de meeteenheid die wordt gebruikt voor de lengtemeting: meter, kilometer, inch, voet, mijl, …

Bepaal de kleur en de dikte van het pad.