Ben je zuinig op je gegevens? Neem geen genoegen met de standaardinstellingen in Windows 10 en zorg voor échte bescherming van je gegevens. Op het gebied van privacy valt er nog flink veel winst te behalen en wij leggen je haarfijn uit hoe je hiervoor te werk gaat.

Tip 01: Privacy in Windows 10

De afgelopen jaren heeft Microsoft flink gesleuteld aan de privacyopties in Windows 10. En eerlijk is eerlijk: op het gebied van instelmogelijkheden en duidelijkheid hebben de makers een flinke verbetering doorgevoerd. Controleer of de privacyopties zo min mogelijk persoonlijke gegevens delen. Je vindt de privacyopties in het instellingenvenster van Windows (Windows-toets+I). Kies voor Privacy. We beginnen in de sectie Algemeen. In dit venster vind je vier opties, waarvan de kans groot is dat sommige zijn ingesteld op Aan. Hier brengen we verandering in. Zet elke optie op Uit. De secties onder Algemeen open je ook. Bij Spraak zet je de schuif ook op Uit, net als bij Persoonlijke instellingen voor handschrift en typen. In het onderdeel Diagnostische gegevens en feedback wordt bepaald hoeveel gegevens over jouw computergebruik worden gedeeld met Microsoft. Deze gegevens worden gebruikt door Microsoft om eventuele fouten op te sporen en daarmee Windows te verbeteren. Deel je liever niet te veel gegevens (zoals de informatie over bezochte websites en het gebruik van apps), dan kies je in dit onderdeel voor Basis. In deze modus wordt alleen basisinformatie over de computer gedeeld. In de twee onderdelen eronder (Handschrift en typen verbeteren en Ervaringen op maat) zorg je ervoor dat de schuif ook staat op Uit.

©PXimport

Tip 02: Diagnostische info

De recente versies van Windows 10 hebben de mogelijkheid om te tonen welke persoonlijke gegevens in de loop van de tijd over je zijn verzameld. Je vindt deze mogelijkheid in het instellingenvenster Privacy, in de sectie Diagnostische gegevens en feedback. Blader naar het onderdeel Diagnostische gegevens weergeven. Standaard is de instelling die dit aangeeft uitgeschakeld en daar brengen we snel verandering in. Zet de schuif op Aan en klik vervolgens op De viewer voor diagnostische gegevens openen. Helaas is de viewer niet heel gebruiksvriendelijkheid, maar als je de tijd neemt om het bestand door te nemen, zie je uiteindelijk wel welke gegevens worden gedeeld. Je krijgt daarmee een goed beeld van de hoeveelheid en het soort gegevens dat wordt gedeeld. Nu je een beeld hebt van de verzamelde gegevens en in de vorige stappen zoveel mogelijk opties hebt afgeschermd, kun je ervoor kiezen om persoonlijke gegevens die in het verleden zijn verzameld, te verwijderen. In de sectie Diagnostische gegevens verwijderen klik je op de knop Verwijderen. Ook gegevens die op servers van Microsoft zijn opgeslagen, worden bij deze actie verwijderd. Mogelijk wordt niet alle informatie verwijderd. Om hiervan een beter beeld te krijgen, open je je persoonlijke privacydashboard (zie tip 4).

©PXimport

Tip 03: Geen vragen meer!

Soms vraagt Windows je uit het niets naar je ervaring, bijvoorbeeld met een onderdeel van het besturingssysteem. Standaard is deze ‘optie’ ingeschakeld als automatisch. Heb je hieraan geen behoefte, verbied Windows dan om naar feedback te vragen. In het instellingenvenster Privacy kies je voor Diagnostische gegevens en feedback. In de sectie Frequentie van feedback kies je in het menu voor Nooit. Je wordt hierna niet meer lastiggevallen.

©PXimport

Tip 04: Persoonlijk dashboard

Best belangrijk, maar helaas weinig bekend: het privacydashboard van Microsoft, waarin je ziet welke gegevens van je worden verzameld binnen je Microsoft-account. Voor ons doel belangrijk om hier een kritische blik op te werpen. Je vindt het dashboard op de site van Microsoft. Het bestaat uit vijf tabbladen. Op de tab Overzicht zie je die verschillende activiteiten en welke gegevens hier worden verzameld. Zo is er bijvoorbeeld het onderdeel Zoekgeschiedenis, waarin je kunt zien op welke items je hebt gezocht. Of Locatieoverzicht, waarin wordt bijgehouden waar je je hebt begeven. Al deze gegevens kun je wissen. Als je het overzicht hebt geopend, kies je voor Activiteit wissen. Deze optie vind je in de rechterbovenhoek van het venster. Om in één keer alle overzichten van activiteiten te zien, klik je op Activiteitenoverzicht. Net als bij andere online diensten, zoals Facebook, heb je bovendien de mogelijkheid om een kopie van alle gegevens te downloaden, die je lokaal kunt opslaan. Kies dan voor Uw gegevens downloaden en klik op Nieuw archief maken.

©PXimport

Tip 05: Persoonlijke reclame

In het privacydashboard vinden we nog een ander belangrijk onderdeel: Advertentie-instellingen. Op basis van je computergebruik kunnen adverteerders persoonlijke aanbiedingen doen. Niet iedereen is hiervan gediend. Via deze pagina kun je daar een einde aan maken. Klik op Advertentie-instellingen. In de sectie Aangepaste advertenties weergeven in uw browser zet je de schuif op Uit. Ook de optie Advertenties weergeven die interessant voor u zijn schakelen we uit. Hiermee voorkom je dat gegevens over je zoek- en surfactiviteiten worden gebruikt voor het tonen van advertenties.

©PXimport

Tip 06: Hulp van buitenaf

We nemen geen genoegen met de standaardinstellingen en -programma’s in Windows. De makers van O&O ShutUp10 hebben als doel om je als Windows-gebruiker meer controle te geven over je persoonlijke gegevens. Prettig is dat je het programma gratis mag gebruiken en je het ook niet hoeft te installeren. Nadat je het hebt gedownload en gestart, vind je in het hoofdvenster de verschillende categorieën waarin de beveiligingsopties zijn ondergebracht. Zo is er onder andere een categorie Privacy, een categorie Microsoft Edge en Windows Settings. Onder elke categorie vind je de bijbehorende beveiligingsinstellingen. Door op een instelling te klikken, verschijnt een grijze balk met uitleg over de optie. Neem nu alle privacyinstellingen door. Wil je een instelling blokkeren (zodat deze niet meer actief is), dan klik je op het schuifje links van de instelling. Handig is het zoekvak rechtsboven in het venster, waarmee je specifieke instellingen kunt vinden.

Tip 07: Wel of niet aanbevolen

Soms is het lastig om te bepalen welke invloed het in- of juist uitschakelen van een privacyinstelling heeft. Dat weten de makers van ShutUp10 ook en daarom hebben zij dit per instelling bepaald. In de kolom Recommended (uiterst rechts in het venster) zie je per optie of deze wel of niet wordt aanbevolen. Lees je Yes, dan kun je deze optie uitschakelen. Lees je Limited, dan is het zelf af te wegen of het verbieden van de instelling de moeite waard is. Bij No kun je de instelling beter ongemoeid laten. Als je volledig vertrouwen hebt in de opvatting van de makers, kun je hun voorkeuren direct overnemen voor je eigen computer. Kies voor Actions / Apply only recommended settings. Wil je rigoureuzer te werk gaan, dan kun je ook de limited-opties activeren: kies voor Actions / Recommended and somewhat recommended settings. Gewoon álles verbieden gaat via de keuze Actions / Apply all settings. Deze laatste instelling raden we niet aan: daarmee worden ook instellingen uitgeschakeld die de privacy wél ten goede komen.

©PXimport

Zekerheid voor alles

Tip 08: Instellingen bewaren

Gebruik je meerdere computers waarop je O&O ShutUp10 wilt uitvoeren? Je kunt gemaakte instellingen exporteren en ze vervolgens importeren op een andere computer. Dit bespaart kostbare tijd en je zorgt ervoor dat de instellingen op alle computers gelijk zijn. In het hoofdvenster van O&O ShutUp10 kies je voor File / Export settings. Geef een geschikte bestandsnaam op en klik op Opslaan. Het resulterende bestand kun je vervolgens op de andere computer importeren. Kies op die computer in O&O ShutUp10 voor File / Import settings en wijs het eerder gemaakte bestand aan. De instellingen worden overgenomen.

©PXimport

Tip 09: Data versleutelen

Bij een optimale privacy hoort ook een optimale beveiliging van je documenten en andere bestanden. Om je bestanden veilig achter slot en grendel te zetten, zetten we de hulp in van een extern programma: VeraCrypt. Dit programma maakt gebruik van een unieke ‘identifier’, zoals een wachtwoord, en combineert dat met een versleutelingsalgoritme. Dat laatste zorgt ervoor dat je bestanden onleesbaar worden. Met het wachtwoord maak je de gegevens weer bruikbaar. Geen enkele beveiliging is waterdicht, maar met goede versleuteling zijn je gegevens wel een stuk veiliger. Prettig aan VeraCrypt is dat het programma opensource is en continu wordt verbeterd. Je bepaalt zelf welke bestanden je versleutelt. Met VeraCrypt heb je de mogelijkheid om de volledige schijf te versleutelen of juist alleen specifieke gedeelten. Dat kan handig zijn als je een gedeelte van de schijf wilt reserveren voor vertrouwelijke bestanden. VeraCrypt maakt dan een ‘Encrypted File Container’ aan. Om toegang tot deze ‘afgesloten ruimte’ te krijgen, maak je gebruik van een wachtwoord.

©PXimport

Tip 10: Volume maken

Voordat je aan de slag gaat met het versleutelen van je bestanden, zorg je eerst voor een reservekopie van je bestanden. Het is belangrijk dat je eerst bekend raakt met de werking van VeraCrypt en voorkomt dat je per ongeluk de toegang tot je kostbare bestanden kwijtraakt. Ben je volledig bekend met de werking, dan kun je de reservekopie (met de bestanden die immers nog niet zijn versleuteld) naar eigen inzicht verwijderen of opbergen in een kluis waar ze alsnog veilig zijn. Maak de reservekopie van de bestanden bijvoorbeeld op een externe schijf.

Alles in orde? Dan is het tijd om verder te gaan met VeraCrypt. Eerst maken we een nieuw volume aan. Klik op de knop Create Volume. Een wizard loodst je door de stappen. Bepaal welk deel je wilt afschermen. Wil je een specifiek gedeelte afschermen, dan kies je Create an encrypted file container. Naar deze optie gaat onze voorkeur uit: je zorgt hiermee voor een veilige omgeving, maar houdt de flexibiliteit van snelle toegang tot onderdelen die je niet per se hoeft te versleutelen. Wil je een volledige partitie of de hele schijf versleutelen, dan kies je voor Encrypt a non-system partition/drive. Wil je ook dat Windows zelf wordt versleuteld, dan is er de optie Encrypt the system partition or entire system drive. Dit betekent uiteraard wel dat er om een wachtwoord wordt gevraagd zodra je de computer opstart, voordat Windows wordt geladen. Bevestig je keuze met een klik op Next.

©PXimport

Tip 11: Volumes verbergen

VeraCrypt biedt de mogelijkheid om de versleutelde volumes te verbergen. Ze zijn dan niet zichtbaar in bijvoorbeeld Windows Verkenner. Wij kiezen voor Standard VeraCrypt volume. Klik op Next en geef aan op welke locatie het versleutelde volume moet worden opgeslagen. Dat kan op de vaste schijf zijn of op een externe medium zoals een usb-stick. Klik op Next. Voor de versleuteling van bestanden ondersteunt VeraCrypt meerdere algoritmen. Je krijgt dan ook de keuze van welk algoritme je gebruikt wilt maken. Het veranderen van het standaardalgoritme is niet nodig voor de gemiddelde gebruiker: wij kiezen dan ook voor de geselecteerde versleuteling. Klik op Next. Hierna geef je aan hoe groot het versleutelde volume mag zijn, bijvoorbeeld 2 GB of 1 TB. Zorg ervoor dat je een omvang kiest die ook beschikbaar is op de schijf waarop je de versleutelde bestanden onderbrengt. Klik op Next om te bevestigen.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).