Microsoft Office is de absolute standaard als het gaat om kantoorsoftware en bovendien een uitstekende suite. Het is echter niet gratis en alle documenten in de Microsoft-cloud opslaan is ook niet altijd de beste keuze. Alternatieven zijn echter schaars en missen vaak mogelijkheden tot centrale opslag en samenwerking. Een verrassende concurrent is Synology Office dat je gewoon op je nas gebruikt. Wij laten zien hoe.

Tip 01: Software op de nas

Een nas koop je doorgaans vooral vanwege de grote lokale opslagcapaciteit en het gemak om vanaf elk apparaat en op elk moment bij je eigen bestanden te kunnen. Maar een nas kan veel meer, zoals het downloaden van media, het streamen van films en audio en het tonen van foto’s. Minder bekend is dat nas-marktleider Synology een eigen Office-suite heeft die volledig op de nas draait. Zo uitgebreid als Microsoft Office is het niet, maar dat verschil zit vooral in functies van Word en Excel die veel mensen toch al niet gebruiken. Synology Office werkt overigens in een browservenster en is wat dat betreft dus meer te vergelijken met Google Docs dan met de standalone-software MS Office.

©PXimport

Tip 02: De nas voorbereiden

Voordat je begint met de installatie van Synology Office op de nas is het belangrijk de nas te configureren en controleren. Log in op de nas en kijk of er een update beschikbaar is voor de DSM-besturingssoftware via Start / Configuratiescherm / Bijwerken en herstellen. Is er een nieuwe versie, klik dan op Downloaden / Nu bijwerken. De nas zal de software updaten en rebooten. Log daarna opnieuw in en controleer of er mogelijk nog meer updates zijn. Update daarna alle geïnstalleerde packages via Package Center / Geïnstalleerd / Alles bijwerken. Het kan ook geen kwaad packages die je niet meer gebruikt, uit te schakelen of te verwijderen. Klik daarvoor naast de naam van de package en kies in het dropdownmenu voor Stop of Verwijderen.

©PXimport

Is het echt gratis?

Tip 03: Office installeren

Installeer nu Synology Office. Open het Package Center en klik op Alle pakketten. Kies midden in het scherm in het dropdownmenu voor de Collaboration Suite. De selectie van beschikbare packages is nu verkleind tot de packages die te maken hebben met Synology Office. Installeer in elk geval Office, Drive, Chat, Note Station, Calendar en de Toepassingsservice van Synology. De beide mailpakketten zijn optioneel en alleen belangrijk wanneer je ook gaat mailen via de nas. Om een onderdeel te installeren klik je op Installeren en doorloop je daarna eventuele stappen van de installatiewizard.

©PXimport

Een nas is geen back-up

©PXimport

Tip 04: Gebruikers aanmaken

Veel nas-apparaten kennen maar één gebruiker, de admin. Wil je zinnig gebruik maken van Synology Office dan kan dat niet meer. Iedereen die de Office-programma’s gaat gebruiken moet een eigen account hebben op de nas, en dat geldt ook voor jezelf als beheerder. Open het Configuratiescherm van de Synology en kies Gebruiker / Maken / Gebruiker maken. Vul alle velden in voor de eerste gebruiker, vooral Naam, E-mail en Wachtwoord zijn belangrijk. Klik op Volgende en maak hem gebruiker van de groep users en de groep http, maar niet van de admin-groep! Geef de nieuwe gebruiker toegang tot de toepassingen Chat, DSM, Drive en eventueel extra’s als File Station en Universal Search. Ook is het handig de optie Basismap in te schakelen voor elke gebruiker. Klik hiervoor op het tabblad Geavanceerd. Onderin het scherm zet je een vinkje bij Gebruiker basismapservice inschakelen en bepaal je de locatie van de basismappen. Zet ook de optie Prullenmand inschakelen aan, waarmee je de gebruikers de mogelijkheid biedt om weggegooide bestanden te herstellen. Het is ook aan te raden om de optie Dwing gebruikers om het wachtwoord te wijzigen nadat de administrator het wachtwoord opnieuw heeft ingesteld in te schakelen.

©PXimport

Tip 05: Office starten

Om Synology Office te starten open je het hoofdmenu van de nas en start je Drive. Drive opent in een nieuw tabblad van de browser. Hoewel Synology Office een echte concurrent voor Microsoft Office wil zijn, lijkt de manier waarop je het pakket gebruikt meer op Google Docs. Alle programma’s draaien in de browser en je begint niet met het opstarten van een tekstverwerker of rekenprogramma, maar je werkt vanuit de documenten. Drive is dan ook een soort Verkenner voor de documenten en mappen op de nas. In de linker kantlijn van Drive worden de belangrijkste onderdelen weergegeven. Van boven naar beneden zijn dat de toegang tot de map Mijn bestanden waarin de eigen documenten komen te staan, de Teammap waarin documenten van het team kunnen worden geplaats, en daaronder een aantal ‘zoekopdrachten’ zoals Met mij gedeeld, Met anderen gedeeld, Recent, Met ster en Prullenbak.

©PXimport

Tip 06: Document maken

Om een eerste document te maken klik je op Mijn bestanden en daarna op het plusteken linksboven. Je hebt nu de keuze uit het maken van een Document, een Spreadsheet of Dia’s. De namen en kleuren die Synology gebruikt voor deze drie soorten documenten zijn dezelfde als die Microsoft in Office gebruikt voor Word, Excel en PowerPoint. Om een eerste tekstdocument te maken, klik je op Document. De nas opent het nieuwe document in een nieuw tabblad in de browser.

©PXimport

Tip 07: Document bewerken

Na het openen kun je meteen beginnen met schrijven. Moeilijk is dat niet, want de interface van de tekstverwerker in Synology Office lijkt als twee druppels water op die van Word. Een document vullen met tekst en afbeeldingen en het geheel een mooi uiterlijk geven, kost dan ook weinig moeite. Kijk je toch even rond in dit onderdeel van Synology Office dan zie je van boven naar beneden eerst de menu’s waarin alle onderdelen van het pakket een plek hebben. Daaronder de werkbalk met knoppen voor de meestgebruikte onderdelen zoals het lettertype, de lettergrootte, kleur enzovoort. Je kunt een lettertype kiezen door op de knop naast Arial te klikken en in lijst een lettertype te selecteren. Maar je kunt ook een van de alineaopmaakprofielen kiezen via het menu ernaast, door op de knop naast Normale tekst te klikken. Als niet alle functies op deze balk passen, staat er helemaal rechts een dubbele pijl naar beneden. Klik daarop om de extra functies zichtbaar te maken.

©PXimport

Tip 08: Elementen invoegen

Om een afbeelding in te voegen kies je Invoegen / Afbeelding. Bovenin het venster kies je de locatie waar de afbeelding te vinden is. Dat kan je pc, Synology Drive, de nas zelf of een online locatie zijn. Staat de afbeelding op de pc dan kun je die vanaf de pc naar het uploaden-venster in de browser slepen en loslaten. Klik daarna op OK. Je kunt de afbeelding verkleinen en draaien net als in Word. Wil je geen afbeelding maar een tabel invoegen, klik dan op Invoegen / Tabel. Maar je kunt ook de knop voor Tabel invoegen gebruiken op de werkbalk. En er zijn nog veel meer dingen die je op deze manier in het document kunt opnemen zoals vormen, grafieken en commentaren.

©PXimport

Tip 09: Document opslaan

Om een document te bewaren, open je het menu Bestand en kies je Naam wijzigen. Standaard noemt Synology Office namelijk elk nieuw document tot het is opgeslagen ‘Naamloos’. Typ de nieuwe naam in en klik op OK. Je kunt hetzelfde ook doen door op de blauwe naam rechtsboven in het browservenster te klikken. Nu de naam is aangepast, bewaar je het document via Bestand / Opslaan. Of gebruik de sneltoetscombinatie Ctrl+S, want ook die werken hier gewoon. Nadat het document is opgeslagen kun je het ook sluiten. Dat doe je door het browsertabblad af te sluiten. Je bent nu terug in Synology Drive en ziet nu ook in de map Mijn documenten het nieuwe document staan. Op dezelfde manier kun je ook een rekendocument of een presentatie maken en bewaren.

©PXimport

Welke Synology heb je nodig?

©PXimport

Tip 10: Documenten labelen

Je kun je documenten traditioneel in mappen organiseren. Met een klik op het plusteken maak je een nieuwe map aan. Een andere manier is documenten te voorzien van labels. Selecteer het document en klik op Labels. Typ een naam voor het label en klik op Maken. Kies een labelkleur en klik op OK om het label aan het document te koppelen. De gebruikte labels zie je vervolgens ook terug in de linker kantlijn van Drive. Klik op een label en alle documenten met dat label worden getoond. Om een bestaand label aan een document te koppelen, sleep je het in Drive naar het label en laat het daar los. Je kunt daarnaast een document in een favorietenlijst opnemen door er een ster aan toe te kennen. Via het zoekvenster rechtsboven in het scherm kunt je ook nog door alle documenten zoeken op trefwoord of andere kenmerken.

©PXimport

Tip 11: Een document delen

Wil je dat ook anderen een document kunnen lezen of zelfs bewerken, dan begin je ermee het document met die anderen te delen. Klik op Delen en selecteer bij de Privacy-instellingen de manier waarop je wilt delen. Typ dan in het veld Lijst van genodigden de naam van de gebruiker en geef hem of haar specifieke rechten voor dat document. Met beheren wordt de ander volledig mede-eigenaar van het document, maar er zijn ook diverse lagere rechtenniveaus. Via het plusteken kun je meerdere personen rechten geven. Klik vervolgens op Opslaan. De personen met wie je het document deelt, zien het daarna in de map Met mij gedeeld in hun Drive-app staan.

©PXimport

Tip 12: Samenwerken

Bij gedeelde documenten is er meestal ook sprake van wijzigingen en/of commentaren. In de map Met mij gedeeld staan documenten die anderen met jou gedeeld hebben. Na openen kun je doen waarvoor je rechten hebt ontvangen. Via de knop Commentaar invoegen op de werkbalk bovenin het scherm kun je bijvoorbeeld commentaren toevoegen. Deze zijn vervolgens ernaast in de kantlijn te zien. Een document kan ook commentaren bevatten van meerdere mensen. Hierop kun je zelf ook weer reageren. Zo kun je samen met de anderen het gedeelde document verbeteren. Als eigenaar van een document kun je commentaren afvinken wanneer ze zijn behandeld, waarna ze verdwijnen. Is Synology Chat geïnstalleerd op de nas, dan kun je de commentaren ook live in een chat met de andere gebruikers bespreken.

©PXimport

Tip 13: Remote toegang

Om nog makkelijker toegang te krijgen tot de documenten op de nas, biedt Synology enkele handige apps aan. Voor de pc is er Synology Drive dat een map op de computer maakt en synchroniseert met de documenten op de nas. Met een dubbelklik op een van de documenten opent Synology Office in de browser en kun je het document bewerken. Ook zijn er Synology Drive-apps voor Apple- en Android-apparaten. Voor beveiligde toegang via internet biedt de app de Synology QuickConnect aan. Met een paar klikken heb je het allemaal werkend. Elke nieuwe gebruiker die voor het eerst inlogt op Drive op de nas krijgt het aanbod de apps te downloaden en installeren.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).