Uw FAQman is dol op gratis software waarmee tóch professioneel kan worden gewerkt. Want waarom veel  geld uitgeven als u met gesloten beurs uw ding óók gedaan krijgt? Ofwel: doe uw voordeel met onze alternatieven voor bekende commerciële programma’s!

©CIDimport

Voordat we beginnen met al die gratis alternatieven, moeten we vooraf even een paar dingen met elkaar doornemen. Zo mag je van een freeware- of open source-programma natuurlijk nooit verwachten dat het net zo goed als (of beter dan) de betaalde grote broer is. In de praktijk zult u dan ook ervaren dat de ‘vervangers’ vaak wat grover en soberder zijn uitgevoerd; iets wat meestal te maken heeft met het kleinere aantal programmeeruren dat er in de ontwikkeling en finetuning is gestoken. Maar… in precies diezelfde praktijk zult u ook zien dat ‘underground-’ programma’s erg eigenzinnig kunnen zijn en daarom leuke uitstapjes durven maken! Denk daarbij aan een stoere grafische interface, totaal nieuwe mogelijkheden of een compleet afwijkende workflow. Wél moet u rekening houden met de mogelijk verplichte aanwezigheid van runtime-bibliotheken zoals het .NET Framework en Java, maar dat merkt u vanzelf wel. Ook kunnen alternatieven onderling leentjebuur spelen, wat neerkomt op doorborduren op het – alweer freeware of open source – werk van de collega’s.

Het werken met alternatieven heeft behalve dat het gratis is nog twee belangrijke voordelen. Om te beginnen kunt u eens ruiken aan de mogelijkheden die de software in kwestie te bieden heeft. Als u bijvoorbeeld nog nooit een videofilm hebt bewerkt, moet u dat zeker eerst gratis proberen. Iets wat ook geldt voor DTP’en oftewel het opmaken van (A4-)pagina’s. Dat kan tijdrovend, geestdodend, moeilijk en dus niet leuk zijn. Zonde als u dan al honderden euro’s aan een duur pakket gespendeerd hebt.

Verder hoeft u geen wroeging te hebben als u een alternatief aan kant schuift. Bevalt het om wat voor reden dan ook niet? Dan gewoon weer van uw computer afgooien! En als het alternatief tijdens het verwijderen tegensputtert, dan is daar altijd nog ‘Revo Uninstaller’, dat zelf weer een alternatief is voor de weggooitool van het Configuratiescherm van Windows.

Microsoft Office

Het eerste programma dat we aanpakken is natuurlijk Microsoft Office. De bekendste onderdelen zijn Word, Excel, PowerPoint en Outlook. Minder bekende onderdelen zijn Access (database), OneNote (notities) en Publisher (desktop publishing). Office is héél compleet en dat betekent dat de alternatieven van goeden huize moeten komen om een kans te maken.  

Verreweg het belangrijkste criterium bij het in gebruik nemen van een andere kantoorsuite is de compatibiliteit met de bestandsformaten van Microsoft Office. Als er geen onderlinge inwisselbaarheid mogelijk is, moet u er niet aan beginnen. Dat is logisch, want u zult ervaren dat veel andere computergebruikers blijven volharden in het gebruik van Microsoft Office.

Google Docs

Dit is een serieuze online concurrent voor Microsoft Office, vooral ook omdat u razendsnel en in de ‘cloud’ kunt beschikken over al uw documenten. Tip: draai Google Docs ook eens in de Chrome-browser!

docs.google.com

LibreOffice

Deze office suite is – zoals we mogen verwachten – volledig compatible met de collega’s. Een forse download, maar daarna een gevoelsmatig slank en snel totaalpakket met daarin uiteraard de belangrijkste mogelijkheden.

www.libreoffice.org

Office Web Apps

Het online Office-alternatief van Microsoft zelf. Word, Excel, PowerPoint en OneNote werken samen met SkyDrive en uw Live-account. Met een snelle internetverbinding echt een serieus alternatief voor de betaalde versie van dezelfde software.                      

office.microsoft.com

OpenOffice.org

De bekende Microsoft Office-tegenhanger waar al veel over is gepubliceerd. Waarom OpenOffice.org nog niet is doorgebroken is een raadsel, want hier wordt me toch een gratis standaard neergezet! Wel zou u, door de vele mogelijkheden, OpenOffice.org als overcompleet kunnen ervaren.  

www.openoffice.org

SoftMaker Office 2008

Dit summier gehouden pakket concentreert zich rond een tekstverwerker, een spreadsheet en een presentatieprogramma.         

www.softmakeroffice.com

Word

Voor veel computergebruikers is Word het gezicht van Microsoft Office. Sterker nog, voor die mensen is Word het enige onderdeel van Office waarmee ze werken! Het bestaat al heel lang (sinds Dos), er zijn al heel veel serieuze upgrades langs-gekomen en je moet ze de kost geven die de 2003-versie van Microsoft Word nog altijd de beste vinden. Goed, nu dus een alternatief… waarbij vooral belangrijk is dat het oude doc- en het nieuwe docX-bestandsformaat in ere gehouden worden!

AbiWord

Een van de leuke features van AbiWord is het gezamenlijk kunnen werken aan een en hetzelfde document. Verder is het een vrij complete tekstverwerker die niet moeilijk te doorgronden is.

www.abisource.com

Buzzword

Hier gaat het om de online-tekstverwerker die bij acrobat.com hoort. Goed te vergelijken met de gelijksoor-tige webapplicaties van Google Docs en Office Web Apps.      

www.buzzword.com

Jarte

Een compacte tekstverwerker die zeer eenvoudig portable kan worden gemaakt; is handig op de usb-geheugenstick. Een grappige interface die u even moet snappen voordat u lekker met dit programma kunt werken. Beslist compleet.

www.jarte.com

Lyx

Weet je nog wel oudje? Lyx geeft het oerdegelijke TeX/LaTeX een visuele slinger en slaagt erin om een prettig be-dienbare tekstverwerker te zijn. Grafisch mooi uitgevoerd en met opmerkelijke (formule-) opmaakmogelijkheden.

www.lyx.org

Zoho Writer

Een online tekstverwerker met mogelijkheden om documenten te delen en te bloggen. Importeren en exporteren kan van en naar zo’n beetje alles.

writer.zoho.com

Excel

Alweer vele jaren geleden was het Lotus 123 dat de klok luidde, maar die klepel is voorgoed gevallen. Rekenen doen we tegenwoordig met Excel. Het programma kent nogal wat uitvoeringen, maar hier wint de 2003-versie het nu eens niet van de moderne varianten en dat heeft vooral te maken met de grootte die u de werkbladen kunt geven. Wie zich achter de schermen van Excel begeeft op het niveau van de formulieren en de scripttaal, maakt kennis met een heuse programmeer-omgeving waarin je volledige kantoorapplicaties kunt bouwen. Maar vóór de schermen is het nog altijd ouderwets rekenen geblazen!

EditGrid

Dit is een prima online spreadsheet met veel mogelijkheden om samen te werken met andere gebruikers. Ook kunt u een rekenblad dat u hebt aangemaakt inbedden in een webpagina.    

www.editgrid.com

Gnumeric

Gnome, dat riekt naar Linux – en dat kan afschrikken. Niet nodig, want Gnumeric installeert eenvoudig en functioneert goed. Een mooi voorbeeld van een ouderwets degelijk rekenprogramma.

projects.gnome.org/gnumeric

PlanMaker

Even een uitstapje naar een onderdeel van het al eerder genoemde SoftMaker Office. PlanMaker is een strakke en snelle spreadsheet die zeer goed overweg kan met Excel-bestanden. Leuke grafische mogelijkheden en een goede export naar pdf.                      

www.softmakeroffice.com

Sheetster

Het online Sheetster is mooi om te zien en uitgevoerd met fraaie knoppen. Mailen en delen is mogelijk. Een werkblad kan naar de pc worden gedownload in diverse formaten.        

www.sheetster.com

SpreadsheetLIVE

Zo op het eerste gezicht is dit het meest complete spreadsheetprogramma dat momenteel op internet draait. Veel formules en veel analyse-mogelijkheden.

www.spreadsheetlive.com

Photoshop

Adobe Photoshop is natuurlijk de standaard waartegen alle andere fotobewerkingspakketten worden afgezet. Alleen, voor Adobe Photoshop heb je een serieus zware pc nodig en – dat zal weinig schelen – 99 procent van de mogelijkheden wordt nooit en te nimmer gebruikt door de modale fotobewerker! U gaat toch ook geen John Deere-tractor kopen als u het afkunt met een heggenschaar van Black & Decker?

We zoeken dus alternatieven die de basisfuncties van fotobewerken bieden: uitsneden maken, vergroten en verkleinen, kleuren bijwerken, filters gebruiken, retoucheren en vooral de bekende grafische bestandsformaten kunnen gebruiken.

De rest is allemaal extra, maar het slim kunnen selecteren van beeldonderdelen en het ondersteunen van lagen is wel zo lekker!

GIMP

Een geweldige fotobewerkingsprogramma met enorm veel opties, maar met een wat afwijkende bedieningsvorm waar u beslist even aan moet wennen. Eenmaal gewend wilt u mogelijk niets anders meer.

www.gimp.org

Paint.NET

Een verrassend snelle en compacte tool die is voorzien van alle basisingrediënten voor het kunnen bewerken van foto’s. Goed te vergelijken met de oude versies van Paint Shop Shop Pro, toen dat programma nog van Jasc was. En dat is een aanbeveling!   

www.getpaint.net

Photofiltre

Zo af en toe vinden we iets moois op internet en Photofiltre is zoiets moois. Prima selectiemethoden en veel leuke filters zorgen ervoor dat u deze software beslist wilt installeren en proberen!

photofiltre.free.fr

Photoscape

De interface is compleet anders dan u gewend bent, maar verder is dit een prima – en ook Nederlandstalige – fotobewerkingsprogramma dat iedereen kan snappen. Erg leuk!    

www.photoscape.org

Picasa

Picasa hoort eigenlijk niet thuis in dit rijtje, maar ook mag toch het niet ontbreken. Niet overdadig voorzien van fotobewerkingsmogelijkheden, maar voor de modale gebruiker is toch alles aan boord. De koppeling met Picasa Web Albums (picasaweb.google.com) is handig.

InDesign

Voor dtp-werkzaamheden zijn er nogal wat commerciële spelers in de markt. We noemen QuarkXPress , Corel Ventura en Adobe FrameMaker. Adobe InDesign is de écht grote jongen op dit vlak. Met dtp-software maakt u mooie – vaak A4 – pagina’s op, van full color modeglossy’s tot zwart/wit clubblaadjes. Gelukkig kan dat ook met minder dure programma’s dan bovenstaande jongens…

Houd er rekening mee dat de bestandsformaten van dtp-programma’s onderling meestal niet uitwisselbaar zijn. Een vereiste is in ieder geval dat u pdf-bestanden kunt exporteren, want met die pdf’jes gaat u namelijk naar de drukker of – dat kan ook – de copyshop.

Fatpaint

In de browser – en dan bij voorkeur Firefox – kunt u de mooiste ontwerpen maken. Beslist niet alleen bedoeld voor A4 en met veel leuke instructiefilmpjes.

www.fatpaint.com

Formatpixel

Alweer een online publishing tool. Prima uitgevoerd, maar een snelle internetverbinding is toch wel een vereiste. Logisch: het opmaken van allerhande pagina’s vereist wel wat bandbreedte.    

www.formatpixel.com

RagTime Solo

Een kantoor-suite en een dtp-programma ineen. Daarom is deze software niet gemakkelijk onder één noemer te vatten. Wel even zoeken op bijvoorbeeld www.download.com, want op de site van Ragtime zelf wordt dit gratis pareltje niet aangeboden!

www.ragtime-online.nl

Scribus

Een mooi en degelijk dtp-pakket dat gewoon op uw eigen pc draait. Nederlandstalig uitgevoerd en rijkelijk voorzien van professionele mogelijkheden. Tekstueel zeer compleet (afbeelding 8). Een voorbeeld van de kracht van open source!  

www.scribus.net

Serif Pageplus SE

Sympathiek: een  ‘Starter Edition’ van Serif Pageplus,voor het opmaken van pagina’s. Met voldoende mogelijkheden voor de normale thuisgebruiker.

www.freeserifsoft ware.com/software/PagePlus

Dreamweaver

Als u een geweldige html-editor zoekt, dan valt uw keuze al snel op Dreamweaver. Daarmee doen we dit programma tekort, want dit Adobe-programma is natuurlijk veel meer dan alleen een html-editor: het is echte web design software. Ook de koppeling van Adobe Dreamweaver met cms-producten als Drupal, Joomla en WordPress moet worden genoemd, want ook dat is een serieus argument om juist met dit programma te gaan werken. Maar… voor internet maakt het niet uit met welke html-editor uw site is gemaakt – als de html-code maar klopt. En die kunt u – als u dat per se wilt – zelfs met het Kladblok van Windows maken! Toegegeven, dat Kladblok van Windows is bepaald géén alternatief voor Adobe Dreamweaver. Met onderstaande programma’s kunt u beter uit de voeten.

Amaya

Gemaakt door een organisatie die zich ernstig bezig houdt met de geldende html-standaard, is dit niet alleen een prima html-editor (met ook voor de professional enkele leuke mogelijkheden), maar ook een goede tool om uw bestaande webpagina’s te controleren. Keurt Amaya het goed? Dan is het dat ook!

www.w3.org/Amaya

HTML-kit

Eindelijk een html-editor die uw webpagina’s lekker compact houdt, want er wordt geen overbodige en ongewenste troep toegevoegd. Intussen achter de schermen knutselen en voor de schermen kijken hoe dat uitpakt.                                                                 

www.chami.com

KompoZer

Niet alleen een fraaie WYSIWYG-editor voor webpagina’s, maar ook een diagnoseprogramma waarmee u geweldig inzicht krijgt in de opmaakstructuur van uw html-code.                                                         

kompozer.net

Serif Webplus SE

Softwaremaker Serif is de beroerdste niet als het aankomt op een ‘Starter Edition’ van een groter gastheerprogramma. Alhier een html-editor voor de – eenvoudige – rest van ons.

www.freeserifsoftware.com/software/WebPlus

SharePoint Designer 2007

Een weggevertje van Microsoft dat er wezen mag. Gebaseerd op Microsoft FrontPage gaat u met een echte zwaargewicht aan het werk.

www.microsoft.com (en dan zoeken in het Downloadcentrum)

Adobe Premiere Pro

Digitale video nu is wat de foto zo’n tien jaar geleden was: ‘heet!’ YouTube heeft het knutselen met videomateriaal in een stroomversnelling gebracht. Immers, iets dat je ‘nu’ filmt en edit kan over vijf minuten door iedereen op de hele wereld worden bekeken! Dat het filmen en editen van bewegende beelden een stuk moeilijker en tijdrovender is dan het bewerken van een stilstaande foto, hebt u vanzelfsprekend al ervaren – denk alleen al maar aan de synchronisatie van de scèneovergangen en het geluid.? Enfin, de software die u het leven met videofilms sterk vergemakkelijkt is Adobe Premiere Pro. Op videogebied is Adobe Premiere Pro – bijna – net zo groot als Adobe Photoshop op fotogebied, dus dan weet u in welke hoge regionen we ons begeven. Voor videobewerking belangrijk is: het kunnen werken met meerdere sporen, het kunnen toepassen van naadloze overgangen, het kunnen toevoegen van los geluid en het kunnen uitvoeren naar de belangrijkste videoformaten waaronder avi en flv. Branden naar dvd-video en blu-ray is niet noodzakelijk maar wel gewenst.

Lightworks

Niet te geloven dat dit open source is! Een geweldige video-editor die wel leunt op een apart te downloaden – en ook gratis – videocodec. In dit programma moet u zich serieus verdiepen, maar daar krijgt u dan wel wat voor terug.                      

www.lightworksbeta.com

Windows Live Movie Maker

Het oude Windows Movie Maker – altijd aangeduid met versie 2.6 – en het nieuwe Windows Movie Maker Live – thans in versie 2011 – worden doorgaans onderschat. Is onterecht, mits u zelf een allround brandprogramma bij de hand hebt.                   

explore.live.com

Cinefx

Kijk op de site ook even naar Cineplay en Cinecode, want dat zijn – net als Cinefx – tools die de digitale filmer graag wil hebben! Cinefx zelf is een wat eigenzinnig programma met een alternatieve interface. Niet voor iedereen geschikt.                                                                                  

www.cinefx.org

VirtualDub

Een hulpprogramma waar enorm veel videofilmers enorm veel plezier aan beleven. Wie een beetje speelt met de mogelijkheden, die kan opeens heel veel meer!

www.virtualdub.org

ZS4 Video Editor

Ook op deze website even rondkijken, want er is meer. Daarna direct aan de slag met ZweiStein, want daarvan is ZS de afkorting. Een compleet videobewerkingsprogramma met een wat gekke interface waarvoor u even de tijd moet nemen.                                                               

www.zs4.net 

Dit artikel komt uit Computer Idee nummer 16, jaargang 2011.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).