Het kabinet heeft eind 2009 voorgesteld een einde te maken aan de mogelijkheid om auteursrechtelijk beschermde films en muziek buiten de verkoopkanalen om legaal te kunnen downloaden. De afspeelmogelijkheden voor zulke bestanden worden echter steeds uitgebreider, bijvoorbeeld door de manier waarop mediaspelers zich ontwikkelen. Profiteer daar van, zolang het nog kan!

Dit artikel bestaat uit twee pagina’s:

Pagina 1 (huidige pagina)

- De mogelijkheden

- Download-websites

- Downloadmethodes

- Bittorrent

- Usenet

- Soulseek

- eMule

Pagina 2 (Online communities)

- De grote jongens

- NoProbs

- Forgive Them All

- X2L

- TwilightNZB

- NZBindex

- Mininova

- Isohunt

- Btjunkie

Weinig onderwerpen zijn zo controversieel als het downloaden van muziek- en filmbestanden. Sommige gebruikers zweren erbij en zien het gratis van internet plukken van muziek en films als een verworven recht, terwijl tegenstanders het als asociaal beschouwen en over diefstal spreken. Voorlopig is het downloaden onder bepaalde voorwaarden toegestaan. In dit dossier laten we zien op welke wijze u films en muziek kunt downloaden en waar u de leukste bestanden vindt. Over het algemeen levert het downloaden zelf geen technische problemen op. Die ontstaan vaak pas als iedereen met een zak chips klaarzit voor de televisie, terwijl u verwoede pogingen doet om het geluid aan de praat te krijgen of de ondertiteling tevoorschijn te toveren. In dit artikel bieden we u ook tips om dergelijk ongemakken op te lossen.

Opgelet

Wat mag (downloaden) en wat niet mag (verspreiden) is ­duidelijk. Programma’s als Bittorrent worden gemakkelijk ­verkeerd gebruikt. Let op met auteursrechtelijk beschermd werk en ­realiseer dat ook artiesten en filmmakers een ­vergoeding voor hun werk verdienen. Over de ontwikkelingen in de ­toekomst, leest u meer op pagina 34.

De mogelijkheden

De situatie in Nederland kan op zijn minst opmerkelijk worden genoemd. In tegenstelling tot in veel andere landen is het hier mogelijk om legaal films en muziek te downloaden, dankzij de wet op het auteursrecht uit 1912. Daarbij is er een manier bedacht om artiesten te compenseren via heffingen op blanco mediadragers, zoals beschrijfbare dvd’s. Deze heffing wordt geïnd en uitbetaalt door Stichting de Thuiskopie, maar de boekhouding van deze organisatie is zo ondoorzichtig dat het systeem in het verleden zelfs tot vragen in de Tweede Kamer heeft geleid. Het huidige kabinet heeft het voorstel gelanceerd om de genoemde heffingen op termijn af te schaffen en het downloaden vervolgens te verbieden. Op dit moment is het echter nog steeds mogelijk om legaal te downloaden, mits u daarbij niet voor een methode kiest waarbij bestanden automatisch worden verspreid. Dat laatste gebeurt bij de meeste peer-to-peer (p2p) programma’s, zoals LimeWire, eMule of Bittorrent. Bij gebruik van methodes als usenet, XDCC of ftp komen de bestanden die u binnenhaalt van een centraal opslagpunt, daarbij is er dus géén sprake van verspreiding. Het is wel jammer dat methodes als Bittorrent en eMule in een kwaad daglicht zijn komen te staan doordat ze vaak op een illegale manier worden toegepast. Ze bieden een bijzonder efficiënte mogelijkheid voor het verspreiden van legale bestanden. Overigens moet u er bij dit alles rekening mee houden dat het downloaden van software in vrijwel alle gevallen verboden is, welke methode u ook gebruikt.

©PXimport

Niets is zo vervelend als een film die niet wil starten terwijl iedereen klaar zit om hem te bekijken.

Download-websites

In Nederland worden de belangen van de entertainmentindustrie ­behartigd door Stichting Brein. Na jarenlang achterhoedegevechten te hebben geleverd, heeft deze stichting inmiddels de wind flink in de rug. Onder de dreiging van enorme claims worden Bittorrent-websites met bosjes tegelijk gesloten. De mensen achter Mininova durfden het aan om de strijdbijl op te nemen tegen het leger juristen van Brein, maar gingen kansloos ten onder. Eenzelfde lot was The ­Pirate Bay beschoren. Brein richt zijn pijlen inmiddels op usenet. Sinds vorig jaar zitten Brein en usenetcommunity FTD elkaar in de haren. Het einde van de bodemprocedure die hierbij wordt gevoerd is nog lang niet in zicht. Inzet is de vraag of het wel of niet legaal is om een verwijzend programma als FTD te gebruiken. Een antwoord hierop wordt ergens dit jaar verwacht.

Downloadmethodes

Doorgaans bepaalt de tijdgeest welke downloadmethodes het meest in zwang zijn. Vroeger werden vooral p2p-netwerken als Napster en Kazaa gebruikt, maar deze zijn voor een groot deel verdwenen. In Nederland zijn met name usenet en Bittorrent ervoor in de plaats gekomen. Dat neemt niet weg dat peer-to-peer-netwerken nog steeds goed functioneren. Programma’s als LimeWire, eMule, Soulseek en XDCC Catcher blijven populair, al worden ze vooral in internationaal verband gebruikt.

Bittorrent

Ooit genereerde Bittorrent meer dan de helft van al het internetverkeer. Dat geeft wel aan dat deze downloadmethode goed werkt en een efficiënt verspreidingsmechanisme vormt. Het nadeel van Bittorrent is dat u verplicht bent om bestanden te delen en dat vormt een beperking op de downloadmogelijkheden. uTorrent is een goed Bittorrent-programma. Het is te downloaden via utorrent en werkt ook in het Nederlands.

©PXimport

Bittorrent werkt goed, maar het is controversieel. uTorrent is een van de bekendste Bittorrent-programma’s.

Usenet

Ook om usenet kunnen we niet heen. De redenen zijn simpel: het aanbod is enorm, de kwaliteit is relatief goed, de downloadsnelheid is vaak hoog en het gebruik van usenet is in juridische zin veilig. Bovendien zijn er veel communities (gemeenschappen) op internet die zich richten op het in kaart brengen van het usenet-aanbod. Het systeem kent echter ook twee nadelen: het is vaak onduidelijk wat er is geplaatst en het gebruik ervan is niet helemaal gratis. U moet toegang hebben tot een nieuwsserver die binaire groepen voert. Daarvoor komt u al snel uit bij betaalde nieuwsdiensten die tussen de vijf en tien euro per maand kosten. Verderop in dit artikel komt het usenetprogramma SABnzbd+ aan bod, dat u kunt downloaden via sabnzbd.

Soulseek

Bent u vooral geïnteresseerd in het downloaden van muziek? Dan loont het de moeite om Soulseek eens uit te proberen. Dit programma is veel meer dan louter een downloadprogramma, het biedt ook een uitgebreide zoekmogelijkheid en er zijn chatrooms ingebouwd. Het is daarmee en community en een downloadprogramma ineen en kent een grote schare aanhangers. U kunt zelf aangeven wat u wilt delen, en dat is wel zo veilig. Als u besluit helemaal niets te delen zal dat echter snel een ban opleveren. Het programma is te vinden op slsknet

©PXimport

Voor muziekliefhebbers is Soulseek een aanrader, maar houd er wel rekening mee dat het programma volledig Engelstalig is.

eMule

Voor de echte peer-to-peer-liefhebber is eMule nog altijd een prettig programma. Handig aan eMule is dat u er direct mee kunt zoeken en dat het een gigantisch aanbod heeft. Wel is deze methode minder geschikt voor het binnenhalen van grote bestanden zoals films. Een goed alternatief voor eMUle is LimeWire, waarvan de laatste versie direct bij de configuratie al de mogelijkheid biedt om het delen van gedownloade bestanden te verhinderen. eMule vindt u hier en LimeWire vind u hier. eMule is freeware en LimeWire kent een gratis Basic-versie.

Online communities

Downloaders staan er niet alleen voor. Er zijn veel communities op internet waar informatie wordt uitgewisseld over welke films en muziek op welke locaties kunnen worden gevonden en wat de kwaliteit van de betreffende bestanden is. Welke downloadmethode u ook gebruikt, het is altijd zinvol om een passende community te zoeken. Door er goed rond te kijken weet u beter wat u downloadt. Bij de meeste gemeenschappen wordt commentaar achtergelaten door andere downloaders, waardoor het snel duidelijk wordt of het zin heeft om bepaalde bestanden binnen te halen. Is die ene film die u op het oog hebt bijvoorbeeld wel van goede kwaliteit en zijn de bijbehorende zip- of rar-bestanden met een wachtwoord beschermd? Ook worden er regelmatig virus­meldingen geplaatst, en het is uiteraard prettig als u vooraf al weet dat een bepaald bestand besmet is. Auteursrechtenorganisaties zijn behoorlijk actief met het bestrijden van deze gemeenschappen, de kans bestaat dus dat niet alle in dit artikel genoemde communities nog bestaan als u dit leest. Als u actief lid wilt worden van een community is het raadzaam om uzelf eerst vertrouwd te maken met de regels en gebruiken die er gelden. Over het algemeen wordt het niet gewaardeerd als u voor de hand liggende vragen stelt die al in de FAQ worden beantwoord.

De grote jongens

Usenet wordt in Nederland gedomineerd door de FTD-community, die meer dan een half miljoen leden telt. Het bijbehorende programma kunt u downloaden van ftd. Een zinvolle aanvulling is Koala FTD Search, dat de mogelijkheid biedt om bij een post direct een nzb-bestand te maken. Koala FTD Search kunt u downloaden via koalabear. Een andere grote speler is ftnforum, met posts die zijn te vinden op ftn2day. De website kent leuke mogelijkheden, zoals het aanmaken van filters en het opslaan van favorieten. Nog een grote community waarvan de naam met ‘FT’ begint is FTR, te vinden op ftrforum. Ondanks zijn grote ledenaantal is deze community wat minder actief. Dat heeft mogelijk te maken met de voorwaarde dat u eerst een bepaald aantal reacties moet hebben gegeven voordat u toegang krijgt tot de post-informatie die u nodig hebt om te kunnen downloaden. Bij alle drie de genoemde communities dient u zich eerst te registreren voordat u toegang krijgt tot de posts.

©PXimport

FTR heeft veel leden, maar op het forum is het wat stil in vergelijking met de fora van andere communities.

NoProbs

Met ruim vijfduizend registraties behoort NoProbs niet tot de grootste communities, maar de leden zijn behoorlijk actief, met name in de filmsectie. Leuk is dat er een speciale hoek is ingericht met een enorm aanbod aan kinderfilms en dat er ruimte is voor speciale thema’s zoals ‘kerst’. Helaas biedt NoProbs geen previewmogelijkheid. Pas als u zich registreert, kunt u zien wat deze gemeenschap biedt. Verder is er geen directe link naar een nzb-website, maar nadat u op de bedankknop klikt wordt de naam vrijgegeven van een bestand waar u mee aan de slag wilt. Daarmee kunt u op binsearch of nzbindex zelf een nzb-bestand aanmaken.

©PXimport

NoProbs heeft geen groot ledenaantal, maar kent een actief forum met leuke thematische secties.

Forgive Them All

Met meer dan 125.000 leden is FTA, te vinden op ftaclub, een van de grotere ‘FT’-usenetcommunities. FTA biedt een enorm aanbod aan recente films. Ook worden er dagelijks tientallen nieuwe cd’s geplaatst en dat maakt FTA tot een interessante gemeenschap. Registratie is wederom verplicht en u dient een bedankje te plaatsen voordat u bestandsnamen krijgt te zien. Het forum is te vinden op ftaclub.

©PXimport

Usenetcommunity FTAClub is met ruim 125.000 leden een van de grotere spelers.

X2L

Aan de startpagina van X2L is niet te zien dat het om een usenetwebsite gaat, maar na registratie wordt dat snel duidelijk. Achter het inlogscherm is een levendig forum verscholen, compleet met een watchlist om interessante posts te kunnen volgen en directe koppelingen naar nzb-websites. De forumdelen die geen betrekking hebben op films, zijn overigens veel stiller dan de rest van deze gemeenschap.

TwilightNZB

TwilghtNZB heeft een actief forum met een overzichtelijke indeling. Leuk zijn de mogelijkheden om direct naar de actiefste en meest bekeken threads te springen. Als u een donatie geeft, kunt u direct postinformatie zien zonder dat u een reactie of een bedankje achter hoeft te laten. Opvallend is de evenwichtige verdeling in de aandacht voor films en muziek. Voor beide bestandsgroepen kunt u prima op deze website terecht. Surf naar TwilightNZB om u te registreren.

NZBindex

NZBIndex is geen echte gemeenschap, maar als u weet welke film of muziek-cd u wilt hebben, kunt u er met behulp van deze index direct naar zoeken. Surf naar nzbindex en typ de naam van de artiest of de film die u zoekt. In veel gevallen krijgt u vervolgens direct goede en bruikbare resultaten te zien. Alternatieven voor NZBIndex zijn binsearch en yabsearch. Deze websites zijn ook prima te gebruiken in combinatie met communities die geen directe links naar nzb-bestanden aanbieden. Met behulp van de genoemde websites kunt u deze bestanden zelf handmatig aanmaken.

Mininova

Nadat de makers in november 2009 moesten stoppen met het verspreiden van torrents, leek het er op dat er niets meer van Mininova overbleef. Toch is dat niet helemaal het geval. Er is namelijk een Content Distribution System, dat artiesten de mogelijkheid biedt om hun werk op een eenvoudige manier te verspreiden. De bedoeling is dat dit volledig legaal gebeurt, en dat downloadt wel zo prettig. Een minpunt is dat het aantal bezoekers van Mininova in elkaar is gestort, waardoor het wat langer kan duren voordat u muziek of films binnen krijgt.

Isohunt

Isohunt ligt onder vuur van de Canadese collega’s van Brein, maar het is een bijzonder prettige website voor wie torrents wil vinden. Een handige optie is dat er commentaar kan worden achtergelaten, een mogelijkheid die gretig wordt gebruikt. Dat heeft als voordeel dat u weet wat de kwaliteit van de bestanden is, nog voordat u ze hebt gedownload.

©PXimport

Isohunt is een van de grootste Bittorrent-websites, maar een minpunt is dat er veel reclame op staat.

Btjunkie

Btjunkie is een van de grootste bittorrent-zoekwebsites. Een zogenoemde ‘spider’ indexeert torrents, op zowel privé als open trackers en het resultaat wordt op overzichtelijke wijze gepresenteerd. Belangrijker dan de half miljoen torrents die volgens de makers wordt aangeboden, is het grote aantal deelnemers. Het komt vaak voor dat torrents door honderden of zelfs duizenden ‘seeders’ worden ondersteund en dat heeft tot gevolg dat u in een mum van tijd de gevraagde bestanden binnen hebt. Als u wilt reageren is registratie verplicht, maar torrents downloaden lukt ook zonder registratie. Let wel goed op, want er staan bijzonder veel storende reclamelinks om de torrents heen.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).