Freewaremakers zijn meestal enthousiaste computergebruikers die niet programmeren uit winstbejag, maar hun vaardigheden inzetten om iets te verbeteren. Dankzij de gratis programma’s wordt computeren leuker en handiger! We bespreken de beste freeware van dit moment en nieuwe versies van ‘evergreens’.

Elke maand zetten we de beste freeware voor je op een rijtje. Je vindt de volledige lijst hier!

Tip 01: Geleerd

Geschikt voor: Windows 7, 8.x, 10

We kennen in het Nederlands het woord ‘boekenwijsheid’, een denigrerende term voor kennis die uit een boek is opgedaan, maar niet aansluit bij de werkelijkheid. Toch valt er uit (studie)boeken heel veel te leren, maar zo nu en dan zijn die teksten onhandelbare bakstenen. Misschien is dat dan ook wel een van de redenen voor de populariteit van de flashcards; kaartjes met op de voorkant een vraag en op de achterkant het antwoord. Ideaal voor allerlei kennis die erin gestampt moet worden, zoals vreemde woorden, vervoegingen, formules, de botten, spieren en pezen in het menselijk lichaam enzovoort.

Het fraaie programma Anki is enorm veelzijdig. De kaartjes die je erin maakt hoeven niet alleen maar tekst bevatten, maar kunnen ook bestaan uit opgemaakte formules en kunnen zelfs beeld en geluid hebben. Al neemt dit niet weg dat het maken van een set kaartjes voor een bepaald onderwerp een flinke klus is. Daarom is het de moeite waard om eerst (vanuit het programma) te kijken welke sets kaarten al door anderen zijn gemaakt, deze te downloaden en zo nodig aan te passen.

©PXimport

Tip 2: Fotogeniek

Geschikt voor: Windows XP, Vista, 7, 8.x, 10

Aan gratis fotobewerkers geen gebrek, maar iedere gebruiker heeft een andere behoefte. Waar de een slechts af en toe een foto hoeft op te lappen en daarvoor een eenvoudig programma zoekt dat zo veel mogelijk automatisch doet, wil de fanatiekere hobbyfotograaf graag de hele gereedschapskist met alle denkbare foefjes op zijn plaatjes kunnen loslaten. Voor die laatste doelgroep is er PhotoDemon. Dit programma biedt een enorme collectie professioneel gereedschap om foto’s handmatig en deels automatisch op te fleuren. Daarvoor bevat het een grote collectie kleurenfilters, een ruim aanbod aan effecten en de mogelijkheid om met lagen te werken en deze op allerlei manieren te mengen. PhotoDemon heeft als voordeel ten opzichte van een aantal concurrenten dat het ook nog op oudere Windows-versies werkt en bovendien is het programma compact en portable. Kortom: een echte aanrader!

©PXimport

Tip 03: Letterlijk

Geschikt voor: elk systeem

Windows wordt standaard geleverd met een flink aantal lettertypen die uitstekend voldoen als je een brief, rapport of andersoortige tekst wilt schrijven. Enkele fonts lenen zich voor het maken van een uitnodiging of affiche, maar heb je een specifieke stijl in je hoofd, dan is de kans niet groot dat je die in Windows terug gaat vinden. Gelukkig zijn er volop websites waar je lettertypen gratis kunt downloaden. Een website waar je ruim 60.000 verschillende lettertypen kunt vinden, is fontspace.com. Ben je op zoek naar ‘iets’, dan is dat in zo’n enorm aanbod onbegonnen werk, ware het niet dat je wel op naam kunt zoeken. Maar eigenlijk kennen alleen drukkers en beroepstypografen veel namen uit hun hoofd. Gelukkig is het kolossale aanbod onderverdeeld in rubrieken. Je vindt ze via het menu Browse. Zoals je kunt zien, heeft elke hoofdcategorie nog een eigen onderverdeling. Zo vinden we bij Decorative stijlen zoals handschrift (Handwriting) en schrijfmachineletters (Typewriter) terug. Zie je de stijl niet waar je naar op zoek bent, scrol dan naar beneden en klik op all font categories. Daar vind je het complete aanbod aan categorieën, zo’n 23.000. Betekent dat dan dat er per categorie maar een paar lettertypen te vinden zijn? Nee hoor, vaak zijn het er meer dan 100, want elk lettertype kun je via meerdere trefwoorden te vinden.

©PXimport

Tip 04: Grootheid

Geschikt voor: Windows 7, 8.x, 10

Wanneer we Windows Verkenner gebruiken in de detailweergave verschijnt achter elk bestand keurig de grootte. Die kolom blijft achter mapnamen echter angstvallig leeg. Gelukkig bestaan er verschillende programma’s om ook hier inzicht in te krijgen. Sommigen gaan daarbij grafisch helemaal los terwijl anderen het visueel wat soberder houden. Tot die laatste categorie behoort MeinPlatz. Soberheid is overigens niet synoniem voor een gebrek aan informatie. MeinPlatz geeft namelijk de relatieve grootte weer in een subtiel staafdiagrammetje, maar wie verder naar rechts scrolt, ziet ook de grootte in bytes, kilobytes, megabytes en gigabytes. Daarnaast toont het programma het aantal bestanden en submappen in een map en gegevens zoals de aanmaakdatum.

Gebruik je het programma bijvoorbeeld om de totale grootte van alle videobestanden te vinden, dan kun je bestandstypen insluiten gescheiden door een komma, bijvoorbeeld *.avi, *.mp4. Ook kun je bepaalde bestandstypen uitsluiten van de telling. Het is helaas niet mogelijk deze criteria voor hergebruik op te slaan.

MeinPlatz kun je downloaden als gewoon installatiebestand of als portable versie in zowel een 32- als een 64bits-versie.

©PXimport

Tip 05: Wakend oog

Geschikt voor: Windows XP, Vista, 7, 8.x, 10

Wanneer je een bestand in een map opslaat of een bestand in een map wijzigt, dan is dat een bewuste handeling en weet je wat er gebeurd is. Maar op elke pc gebeurt ook van alles volautomatisch, of dat nu gewenst is, zoals het maken van een back-up, of niet, wanneer je last hebt van ransomware. Het breed inzetbare FolderChangesView houd in de gaten wat er allemaal op je pc gebeurt.

Zo zou je FolderChangesView (FCV) prima in kunnen zetten om zelf een map met lokbestanden te maken en te monitoren als je vermoedt dat je ransomware op je pc hebt, maar FCV kan ook voor je nagaan of iemand iets op je pc heeft gedaan toen je even weg was, of controleren of een back-up of automatische download klaar is. Ook kan FCV in netwerkmappen (denk aan een nas) snuffelen. Om FCV zijn werk te laten doen, moet je om te beginnen één of meer mappen opgeven die moeten worden bewaakt. Helaas beschikt het programma zelf niet over een dialoogvenster voor het selecteren van een map, maar in Windows 10 kun je in Verkenner naar een map gaan, rechtsklikken in de adresbalk en kiezen voor Adres als tekst kopiëren om de juiste map te selecteren. Je kunt meerdere mappen opgeven en zelfs bestandstypen aangeven die je wel of juist niet wilt volgen.

©PXimport

Tip 06: Ruimtelijk

Geschikt voor: Windows 7, 8.x, 10

Madame Tussauds maakte haar eerste wassen beelden van beroemdheden die als gevolg van de Franse Revolutie onder de guillotine belandden. Later werd het vervaardigen van zulke levensechte figuren een minder lugubere aangelegenheid en lieten de groten der aarde zich vrijwillig vereeuwigen. Wat vroeger het wassen beeld was, is nu het 3D-model. Bij verschillende bedrijven kun je jezelf al voor enkele tientallen tot honderden euro’s laten vereeuwigen. Beetje prijzig wel. Al zijn er tegenwoordig ook opties voor doe-het-zelvers, zoals het uitgebreide, maar complexe Meshroom. De theorie achter Meshroom is simpel: fotografeer een object waarvan je een 3D-model wilt maken van alle kanten (liefst in kleine stapjes), stop die afbeeldingen in het programma en dat levert vervolgens een model dat je kunt importeren in 3D-software en dus ook in programma’s die een 3D-printer kunnen aansturen. De praktijk is uiteraard wel wat ingewikkelder, want het is bepaald geen eenvoudige klus. Wel kun je allerlei instellingen aanpassen om tot het perfecte resultaat te komen. Het programma vergt de nodige studie, maar er zijn op YouTube heel veel video-tutorials te vinden.

©PXimport

Tip 07: Beestachtig goed

Geschikt voor: Windows 7, 8.x, 10

Al sinds het oude dos-tijdperk vinden mensen dat bestandsbeheer met een dubbel venster prettiger werkt dan met een enkel venster. Dat Microsoft zo’n mogelijkheid nooit in Windows heeft gestopt, blijft dan ook een van de grootste mysteries van onze tijd. Wel betekent dit dat er genoeg ruimte is voor alternatieven voor Verkenner, zowel gratis als commercieel. Het grote gratis aanbod heeft er zelfs voor gezorgd dat het aanvankelijk betaalde Atap Salamander tegenwoordig gratis is.

Salamander is een zeer veelzijdige vervanger voor Verkenner. Natuurlijk kun je het programma in eerste instantie gebruiken om bestanden en mappen op een veel overzichtelijkere manier te kopiëren en verplaatsen, maar Salamander heeft veel meer in zijn mars. Zo kun je de inhoud van allerlei bestandstypen zien, bestanden coderen en converteren, op verschillende wijzen hernoemen en vergelijken. Een deel van de geavanceerde functies wordt geleverd door plug-ins en deze collectie kun je via het forum op de site van de makers zelfs nog uitbreiden. Tot slot biedt Salamander een script-functie waarmee je veelvoorkomende taken kunt automatiseren.

©PXimport

Tip 08: 8(8)

Geschikt voor: Windows 7, 8.x, 10

In Windows 7 hadden we gadgets, kleine programmaatjes die je aan de zijkant van het Bureaublad kon zetten om bijvoorbeeld de tijd of de processorstatus in de gaten te houden. Microsoft is daarmee gestopt, maar wie zoiets toch prettig vindt, kan terecht bij 8GadgetPack. De naam is een beetje misleidend, want waar het ooit begon met acht gadgets, zijn het er ondertussen heel wat meer. Het zijn er nog geen 88, maar dat aantal komt wel in zicht. De collectie bevat naast de al genoemde onderdelen, gadgets om het weer in de gaten te houden, eenheden te converteren, memo’s te maken en mail te checken. 8GadgetPack bevat niet alleen maar serieuze zaken, er zijn ook de nodige onderhoudende gadgets, zoals een radio, een plaatjespuzzel en zelfs een mini-piano. Na installatie verschijnen de drie populairste gadgets aan de rechterkant van het scherm en vervolgens kun je daar je eigen favorieten aan toevoegen. Bovendien heeft elke gadget ook nog zijn eigen instellingen.

©PXimport

Tip 09: Bestandsinfo

Geschikt voor: Windows 7, 8.x, 10

Naast de informatie die standaard in Verkenner getoond wordt, zoals bestandsgrootte en -datum, bevatten bestanden vaak nog veel meer type-afhankelijke informatie. Zo bevatten mp3-bestanden vaak mp3-tags met gegevens over de artiest, het album enzovoort en bevatten foto’s exif-data waarin zaken zoals de gebruikte camera en sluitertijd zijn opgeslagen. Wie met rechts klikt op een van de kolommen in de detailweergave van Verkenner kan uit een groot aantal van deze zogeheten metatags kiezen.

Metadata++ beschikt echter over veel meer tags. Al is het programma niet alleen maar bedoeld voor het bekijken van deze gegevens, je kunt ze er ook mee wijzigen, verwijderen (denk aan het verwijderen van exif-data uit foto’s die je online zet), printen, importeren en exporteren. Naast bekijken en bewerken biedt het programma de mogelijkheid om de metadata van grote groepen bestanden tegelijk te doorzoeken en kun je bestanden op basis van tags sorteren. Tot slot kun je met Metadata++ zelfs bestandstypes van tags voorzien die dat normaliter niet ondersteunen.

©PXimport

Tip 10: Fotogeniek II

Geschikt voor: elk systeem

De fotobewerker PhotoDemon (tip 2) is een uitstekend product, maar er kleven twee nadelen aan voor een gebruiker die maar zelden foto’s bewerkt. Ten eerste heeft het programma zijn eigen manier van werken, en ten tweede moet je het op je pc installeren. Wie slechts zo nu en dan een foto hoeft te bewerken, komt al snel terecht bij een van de vele online diensten. Denk je nu al dat je op termijn vaker foto’s gaat bewerken, bijvoorbeeld omdat je nu nog een beginnend fotograaf bent, dan kom je als vanzelf uit bij Photopea. Deze online fotobewerker heeft namelijk een gebruikersinterface die heel veel lijkt op die van de moeder aller fotobewerkers: Photoshop. Ook veel functionaliteiten komen overeen, voor wie weleens met Photoshop heeft gewerkt. Dat betekent onder andere dat je met aparte lagen voor zowel objecten als bewerkingen kunt werken. Zulke aanpassingslagen maken het zelfs mogelijk om contrast en kleurtonen eindeloos aan te passen, ook al ben je al vele stappen verder in het bewerkingsproces.

©PXimport

Tip 11: Sneltoets

Geschikt voor: Windows 7, 8.x, 10

Windows kent een enorme hoeveelheid sneltoetsen om zonder omwegen allerlei acties uit te voeren. De meeste gebruikers kennen er echter maar een paar uit het hoofd. Wie zelf sneltoetsen bedenkt voor bepaalde taken, zal ze makkelijker onthouden en dat is precies wat je met Lintalist kunt doen. Het aardige is dat je in Lintalist niet alleen sneltoetsen aan acties kunt koppelen, maar ook kleine tekstfragmentjes. Zo zou je het programma kunnen leren om altijd ‘Nederland’ in te voeren wanneer je ‘nl’ typt. Sneltoetsen of tekstfragmenten die aan een actie zijn gekoppeld, heten snippets en worden bewaard in bundels. Hierdoor kun je verschillende collecties voor verschillende doeleinden gebruiken en raak je niet snel door de beschikbare toetscombinaties heen. Je kunt ook scripts maken – zelfs met variabelen – die zelf naar de context kijken (met name in welk programma je de snippet oproept) en dan de juiste bundel oproepen.

©PXimport

Tip 12: Bij hoog en laag

Geschikt voor: elk systeem

In ons laaggelegen kikkerlandje is het een goed idee om in de gaten te houden hoe snel (en of) de zeespiegel stijgt, zodat we niet op een dag plotseling met natte voeten achter de pc zitten. Op de Actuele Hoogtekaart Nederland is de hoogte van elke plek in ons land in detail vastgelegd en met de online AHN-Viewer kun je deze gegevens bekijken. De kaart is zodanig gedetailleerd dat je kunt inzoomen op je eigen huis om te zien of de straat waaraan je woont onder of boven NAP ligt en hoeveel precies. Ook kun je op gebouwen klikken om hun hoogte te achterhalen en zelfs bij bomen lukt dat aardig. Om het navigeren te vereenvoudigen is er ook een wegenkaart en een luchtfoto beschikbaar.

©PXimport

Gevaarlijk?

Niet te snel klikken

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).