Microsoft Outlook is het vertrouwde e-mailprogramma van vele computergebruikers. Misschien gebruik jij dit populaire onderdeel van de kantoorsuite van Microsoft Office ook wel. In dit artikel geven we je enkele van de beste, praktische Outlook-tips.

Net als bij de andere applicaties van Microsofts biedt ook Outlook uitgebreide mogelijkheden. Eigenlijk is deze tool een heuse ‘personal information manager, een softwarepakket dat persoonlijke informatie beheert, zoals e-mails, adressen, agenda’s, takenlijsten en notities. 

In dit artikel doen we wel wat onrecht aan deze krachtpatser, omdat we onze tips beperken tot het e-mailonderdeel. Maar je zult merken dat er hiervoor al heel wat handigheden te noemen zijn. Doe er je voordeel mee! We gaan uit van Microsoft 365, maar de meeste tips gelden ook andere Outlook-varianten.

Wil je overigens nog  veel meer tips, check dan deze Outlooks-cursus!

Back-up van e-mails

Het valt nooit uit te sluiten dat je Outlook-gegevensbestand corrupt geraakt. Af en toe een back-up maken is dus verstandig. Je kunt hiervoor het bestand via de verkenner kopiëren. Dat lukt helaas alleen nadat je Outlook volledig hebt afgesloten. Om de locatie van het bestand te vinden, open je Outlook en ga je naar Bestand / Accountinstellingen / Accountinstellingen. Open Gegevensbestanden, selecteer het postvak en klik op Locatie van map openen. Sluit Outlook af en kopieer het bestand.

Wil je de back-up gebruiken, open dan opnieuw Gegevensbestanden en klik op Toevoegen. Daarna kun je de back-up aanwijzen: de mails zijn beschikbaar in het linkervenster en kun je eventueel naar een ander e-mailaccount kopiëren. Dit lukt alleen met pst-bestanden, zoals bij POP3-accounts.

Als je dat wilt, dan kun je ook ost-bestanden, zoals bij Exchange-accounts, back-uppen naar pst. Ga hiervoor naar Bestand / Openen / Importeren/exporteren en kies Naar een bestand exporteren. Klik op Volgende en selecteer Outlook-gegevensbestand (.pst). Druk nogmaals op Volgende, wijs de bronmap aan, eventueel Inclusief submappen, en volg de verdere instructies.

Nog handiger: met de gratis versie van Safe PST Backup kun je geautomatiseerde en selectieve back-ups van pst-bestanden maken van één Outlook-profiel.

©PXimport

Het is verder mogelijk je e-mailberichten te archiveren. Outlook zelf bevat zo’n archiveringsfunctie, maar het gratis MailStore Home is handiger en veelzijdiger. We houden het hier bij Outlook, maar je kunt ook mails activeren van bijvoorbeeld Thunderbird en Gmail.

Dat gaat in een notendop als volgt. Klik op E-mails archiveren / Microsoft Outlook. Selecteer je Outlook-profiel of een pst-bestand en geef aan welke berichten je wilt archiveren. Klik op Beëindigen en dubbelklik op het ingestelde profiel om de archivering te starten. 

Na afloop is je Persoonlijk archief niet langer leeg en kun je via E-mails zoeken allerlei zoekcriteria instellen om snel de gewenste berichten te vinden. Via E-mails exporteren kun je de gearchiveerde berichten zelfs weer naar je originele of een andere e-mailclient migreren.

©PXimport

Zoekmappen

Stel, je wilt bepaalde berichten snel terugvinden, bijvoorbeeld van een specifieke afzender of met een bepaald trefwoord. Dan heb je verschillende mogelijkheden. Een ervan is een dynamische zoekmap. Rechtsklik in het mappenvenster van Outlook op Zoekmappen en kies Nieuwe zoekmap.

Kies een geschikt criterium of scrol tot bij Een aangepaste zoekmap maken en druk op Kiezen om een eigen filter te creëren. Geef je zoekmap een naam, druk op Bladeren om aan te geven in welk postvak Outlook moet zoeken en klik op Voorwaarden om alle gewenste criteria, op de diverse tabbladen, vast te leggen. Bevestig met OK (3x).

E-mailregels

Je kunt het ook anders aanpakken en ervoor zorgen dat berichten die aan bepaalde criteria voldoen bij het binnenkomen automatisch in een afzonderlijk postvak belanden. Ga hiervoor naar Bestand en kies Regels en waarschuwingen beheren. 

Klik op Nieuwe regel en selecteer de gewenste regel(s). Die verschijnen in het onderste venster met een of meerdere blauwe links, eventueel nadat je op Volgende hebt geklikt.

©PXimport

Kik op zo’n link om de inhoud verder te specificeren. Bevestig met Volgende en stel de eventuele voorwaarden in. Druk nogmaals op Volgende, leg uitzonderingen vast, zoals behalve als het onderwerp specifieke tekst bevat. Druk op Volgende, geef een regelnaam op en plaats eventueel een vinkje bij Deze regel nu toepassen op berichten die al aanwezig zijn in Postvak IN. Rond af met Voltooien.

Het is verder mogelijk regels te exporteren en weer te importeren, bijvoorbeeld naar een andere pc met Outlook. Open hiervoor opnieuw Regels en waarschuwingen beheren, klik op Opties, kies Regels exporteren of Regels importeren en volg de verdere instructies.

Voorwaardelijke opmaak

Het kan handig zijn om berichten van een opvallende opmaak te voorzien, zoals e-mails afkomstig van een bepaalde persoon of met een of ander trefwoord in de onderwerpsregel. Ga hiervoor naar Beeld en kies Weergave-instellingen. Klik op Voorwaardelijke opmaak / Toevoegen. Vul een naam in en klik op Voorwaarde. 

Stel alle gewenste criteria in, op de verschillende tabbladen. Bevestig met OK, klik op Lettertype en stel onder meer font, tekenstijl en kleur in. Druk nogmaals op OK (3x) en probeer je aanpassing uit.

Bewerkte afbeelding

Je kunt afbeeldingen natuurlijk als bijlage meesturen, maar het is ook mogelijk om een plaatje in het bericht zelf op te nemen. Start een nieuwe e-mail en zorg dat je bij Tekst opmaken kiest voor HTML of Tekst met opmaak. Plaats de tekstcursor op een geschikte plek in je bericht en kies Invoegen / Afbeeldingen.

Je kunt kiezen tussen Dit apparaat, (gratis) Stockafbeeldingen en Online afbeeldingen. Selecteer een plaatje en klik bovenaan op Hulpmiddelen voor afbeeldingen / Afbeeldingsopmaak. Je kunt het plaatje nu op allerlei creatieve manieren bewerken.

 Via Afbeeldingsstijlen / Snelle stijlen bijvoorbeeld maak je dat ovaal of zet je het om naar een 3D-knop. Met Artistieke effecten / Opties voor artistieke effecten geef je de afbeelding bijvoorbeeld een schaduw, weerspiegeling of gloed.

©PXimport

Outlook-thema's

Een e-mail krijgt standaard een witte achtergrondkleur voor optimale leesbaarheid, maar je kunt zo’n bericht ook versturen op een leuk briefpapier, dat bijvoorbeeld mooi bij je (bedrijfs)correspondentie past. Start een nieuwe e-mail en ga naar Opties. Klik op Kleuren, Lettertypen en Paginakleur, stel alles naar wens in en voeg eventueel ook al tekst en een logo toe aan je thema.

Ga naar Bestand en kies Opslaan als. In het pad bovenaan tik je %appdata%\microsoft\stationery in. Bevestig met Enter, geef je thema een bestandsnaam en kies bij Opslaan als de optie HTML. Bevestig met Opslaan.

Om dit thema op één bericht toe te passen, start je een nieuwe e-mail, open je Opties en klik je op Thema’s, waar je bij Aangepast je eigen thema selecteert. 

Om het thema standaard op alle uitgaande berichten toe te passen ga je naar Bestand / Opties en open je de rubriek E-mail. Kies Briefpapier en Lettertypen, open het tabblad Persoonlijk e-mailpapier en klik op Thema, waar je ook weer je thema aantreft. Selecteer dit en bevestig met OK. Kies Thema / (Geen thema) als je dit thema weer wilt uitschakelen.

Notificatiegeluid aanpassen

We hebben het oog al goed verwend, maar misschien wil het oor ook wel wat. Wat dacht je van een aangepast geluidje zodra er berichten in je postvak belanden? Open dan eerst Bestand / Opties / E-mail en zet in de rubriek Ontvangst van bericht een vinkje bij Een geluid afspelen.

Om hieraan een eigen geluidje te koppelen, dat je hebt gedownload of zelf hebt gefabriceerd, sluit je Outlook af. Klik op Windows-toets+R en voer je mmsys.cpl sounds uit. Ga naar het tabblad Geluiden en scrol bij Programmagebeurtenissen tot bij Melding bij nieuw e-mailbericht. Daar ga je via Bladeren naar het gewenste wav-bestand.

 Controleer het geluidseffect met de knop Testen en bevestig met Toepassen. Herhaal dit voor de gebeurtenis Melding bij bureaublad-mailbericht en bevestig met OK.

©PXimport

Snelonderdelen

We kunnen ons voorstellen dat je bepaalde stukken tekst wel vaker in een e-mailbericht tikt. Die hoef je echt niet telkens opnieuw in te tikken. Stel je bericht op en selecteer het tekstfragment. Ga naar Invoegen en klik in de rubriek Tekst op Snelonderdelen. Kies Selectie opslaan in de galerij Snelonderdelen en bevestig met OK. Voortaan vind je de tekst netjes terug bij Snelonderdelen.

Je kunt ook efficiënter werken met behulp van ‘snelle stappen’, enigszins vergelijkbaar met macro’s. Ga naar Start en klik op het pijltje bij Snelle stappen. Klik op Nieuwe snelle stap en kies (eventueel) Aangepast, waarna je in een uitklapmenu een of meer bruikbare stappen selecteert. 

Er zijn er in totaal zo’n vijfentwintig, waaronder Naar map verplaatsen en Nieuwe vergadering. Eventueel koppel je hier nog een Sneltoets aan. Rond af met Voltooien en met OK, en probeer het uit via de sneltoets of vanuit het menu bij Snelle stappen.

Inbox opschonen

Na verloop van tijd dreigt een druk postvak uit zijn voegen te groeien. Af en toe de bezem gebruiken, is dus slim. Ga hiervoor tenslotte naar Bestand, selecteer als dat nodig is je Outlook-profiel in het uitklapmenu en kies Hulpprogramma’s / Postvak opruimen. Klik op Postvakgrootte weergeven om te zien hoe groot elk postvak binnen je profiel is.

Je kunt nu gericht gaan zoeken naar items van een bepaalde leeftijd (ouder dan <x> dagen) of grootte (groter dan <x> kB). Bevestig met Zoeken en vul eventueel aan met de filtercriteria op de diverse tabbladen, waarna je op Opnieuw zoeken klikt. In het onderste venster krijg je de gefilterde berichten te zien. 

Selecteer de berichten die je wilt verwijderen en druk op het prullenbak-icoon naast zo’n mail. Die belanden dan even later in de map Verwijderde items. Klik nogmaals op dit icoon en bevestig met Ja om de mails permanent te verwijderen.

©PXimport

Op zoek naar de ultieme verbinding? Acer onthult tijdens CES vier nieuwe netwerkproducten met de nieuwste wifi 7- en 5G-technologie. Van een krachtige Predator-router voor gamers tot slimme mesh-systemen en een mobiele hotspot.

Acer heeft tijdens CES in Las Vegas het assortiment aan netwerk- en connectiviteitsproducten uitgebreid met vier nieuwe apparaten. Het gaat om een 5G CPE-router gericht op gaming, twee wifi 7 mesh-routers voor thuis en kleine kantoren, en een draagbare 5G-hotspot voor mobiel gebruik. Met deze introducties speelt de fabrikant in op de eeuwige vraag naar snellere en stabielere verbindingen, zowel binnenshuis als onderweg. Alle aangekondigde producten maken gebruik van de laatste wifi 7- en 5G-technologieën en zijn bedoeld voor diverse gebruiksscenario's, zoals vaste thuisnetwerken tot flexibel werken op locatie.

©Acer

5G en wifi 7 in één router

De Predator Connect X7S 5G CPE is een router voor gebruikers die hoge eisen stellen aan netwerkprestaties, zoals gamers en streamers. Het apparaat combineert mobiele 5G-connectiviteit met tri-band wifi 7, waarbij gebruik wordt gemaakt van de 2,4GHz-, 5GHz- en 6GHz-banden. Hierdoor kan de router volgens Acer downloadsnelheden tot 4,67 Gbps via 5G ondersteunen, wat vooral relevant is op locaties waar glasvezel ontbreekt of beperkt beschikbaar is. Door meerdere banden tegelijk te benutten, kan de verbinding stabiel blijven wanneer meerdere apparaten actief zijn.

Naast de draadloze mogelijkheden beschikt de Predator Connect X7S over functies die gericht zijn op het beheren van netwerkverkeer. Via Hybrid Quality of Service en ondersteuning voor Intel Killer Prioritization Engine kan bandbreedte worden toegewezen aan toepassingen die gevoelig zijn voor vertraging, zoals online games of videostreaming. De router ondersteunt zowel 5G als 4G LTE via een nano-SIM en kan daarnaast overschakelen naar een bekabelde 2,5 Gbps Ethernet WAN-verbinding als back-up. Daarmee is het apparaat bedoeld als centrale netwerkoplossing voor vaste én mobiele internetverbindingen binnen één huishouden.

©Acer

Mesh-routers voor woningen en kleine kantoren

Voor vaste netwerken introduceert Acer de Connect Ovia T360 en T520, twee wifi 7 mesh-routers met verschillende configuraties. De T360 is een dual-band model dat gebruikmaakt van 2,4 GHz en 5 GHz en per knooppunt een dekking tot circa 90 vierkante meter biedt. Deze uitvoering richt zich vooral op appartementen en kleinere woningen waar een stabiele basisdekking volstaat. De T520 voegt daar een extra 6GHz-band aan toe en vergroot de dekking per knooppunt tot ongeveer 110 vierkante meter, wat deze router geschikter maakt voor grotere woningen of omgevingen met veel gelijktijdige verbindingen.

Beide mesh-systemen zijn ontworpen om dode zones in huis of kantoor te verminderen door meerdere knooppunten te laten samenwerken. Ondersteuning voor wifi 7-functies zoals Multi-Link Operation maakt het mogelijk om meerdere frequentiebanden tegelijk te gebruiken, wat kan bijdragen aan lagere latentie en een hogere doorvoersnelheid. Extra knooppunten kunnen eenvoudig worden toegevoegd, waarbij apparaten automatisch overschakelen naar het sterkste signaal wanneer gebruikers zich door de ruimte bewegen. Naast draadloze verbindingen bieden de routers ook snelle LAN- en WAN-poorten voor apparaten die je liever bekabeld gebruikt.

©Acer

Mobiele hotspot voor onderweg

Met de Connect M4D 5G Mobile WiFi richt Acer zich op gebruikers die ook buiten huis of kantoor een fatsoenlijke internetverbinding willen. Deze compacte hotspot kan een 5G-verbinding delen met maximaal zestien apparaten tegelijk via dual-band wifi 6. Dat maakt het apparaat geschikt voor zakelijk reizen, woon-werkverkeer of situaties waarin tijdelijk een eigen netwerk nodig is. De ingebouwde batterij heeft volgens Acer een gebruiksduur tot 15 uur, wat genoeg moet zijn voor een volledige werkdag zonder opladen.

De M4D ondersteunt verschillende SIM-opties, waaronder nano-SIM, eSIM en virtuele SIM, waardoor gebruikers tussen providers en regio's kunnen wisselen zonder van hardware te veranderen. Je kunt het apparaat ook inzetten als wifi-extender of via usb-tethering koppelen aan laptops met verschillende besturingssystemen. Met het optionele dockingstation verander je de hotspot in een compacte vaste router met een bekabelde LAN-aansluiting. Op het gebied van beveiliging zijn onder meer WPA2- en WPA3-codering, firewallfuncties en vpn-ondersteuning aanwezig, terwijl software-updates automatisch via het netwerk worden uitgevoerd.

Centraal beheer en beveiliging

Alle nieuwe Predator- en Acer Connect Ovia-producten maken gebruik van dezelfde Acer Connect-app voor installatie en beheer. Via deze app kun je mesh-knooppunten configureren, verbonden apparaten beheren en gastnetwerken instellen via een smartphone. Daarnaast biedt Acer een uniforme set beveiligingsopties, waaronder WPA3-versleuteling, ouderlijk toezicht en firewall-instellingen.

Alle hierboven genoemde apparaten worden in juni in de Benelux verwacht. Exacte prijzen en definitieve specificaties volgen. Volgens Acer wordt aanvullende informatie over lokale beschikbaarheid en configuraties later via de regionale verkoopkanalen bekendgemaakt.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom speurt de redactie een aantal keer per week naar zulke deals. Na de kerstvakantie gaat iedereen weer naar school en werk en is het misschien wel tijd voor eenieuwe laptop. Wij vonden voor de start van 2026 vijf uiteenlopende laptops voor niet meer dan 600 euro.

Op zoek naar een nieuwe laptop, bijvoorbeeld voor school of studie? Er is ruime keuze, maar welke laptop moet je nu hebben zonder teveel geld uit te geven? Wij vonden een vijftal betaalbare laptops met uitstekende prestaties.

MSI Modern 15 F13MG-473NL 

Met zijn comfortabele 15,6‑inch scherm biedt de MSI Modern 15 een fijne werkruimte voor wie graag overzicht houdt. Perfect voor multitasken, tekstverwerken of genieten van een film zonder in te leveren op draagbaarheid. De Intel Core i3-processor is van de recente 13e generatie, waardoor deze laptop in tegenstelling tot oudere modellen helemaal bij de tijd is qua efficiëntie. Dit maakt het voor dagelijks gebruik en studie een heel aantrekkelijke laptop. Wat wel iets is om rekening mee te houden: het werkgeheugen is standaard 8 GB; dit kan bij veel open tabbladen of zwaardere programma's al snel aan de krappe kant zijn, maar gelukkig kun je het geheugen uitbreiden tot 16 GB.

Processor: Intel Core i3-1315U (13e generatie)
Werkgeheugen: 8 GB (uitbreidbaar)
Opslag: 512 GB SSD
Beeldscherm: 15,6 inch

HP  15‑fd0951nd

De HP 15‑fd0951nd combineert moderne prestaties met een strak ontwerp. Binnenin draait een Intel Core i5‑processor van de 13e generatie, aangevuld met 8 GB RAM en een snelle 512 GB SSD. Ideaal voor werken met documenten, browsen en videobellen in hoge kwaliteit. Het 15,6‑inch Full HD‑beeldscherm biedt voldoende scherpte en ruimte voor comfortabel gebruik, en extra’s zoals een webcam met privacy-schuifje, ruisonderdrukking en een vingerafdrukscanner maken deze laptop net iets slimmer dan de gemiddelde allrounder. Wil je meer werkgeheugen, dan kun je de interne geheugenmodule vervangen door een 16 GB SO-DIMM-module, er is één enkel slot aanwezig. De SSD-opslag is tot 1 TB uit te breiden.

Processor: Intel Core i5-1334U
Werkgeheugen: 8 GB (uitbreidbaar tot 16 GB)
Opslag: 512 GB SSD (uitbreidbaar tot 1 TB)
Beeldscherm: 15,6 inch

ASUS Vivobook Go 14 E1404FA

De ASUS Vivobook Go 14 is een handige, compacte laptop die opvallend makkelijk mee te nemen is. Met zijn lichte behuizing en 14‑inch scherm is hij gemaakt voor onderweg of flexibel thuiswerken. De prestaties zijn prima afgestemd op dagelijkse taken zoals tekstverwerking, internetten en streamen, en dankzij het efficiënte ontwerp werk je stil en zonder afleiding. De vormgeving is modern en praktisch, zonder overbodige franje – gewoon een betrouwbare laptop die doet wat je ervan verwacht. Geheugen uitbreiden is niet mogelijk, wel kun je de interne M.2-ssd vervangen door een exemplaar van maximaal 2 TB.

Processor: AMD Ryzen 5 7520U
Werkgeheugen: 8 GB (niet uitbreidbaar)
Opslag: 512 GB SSD (uitbreidbaar tot max 2 TB)
Beeldscherm: 14 inch

HP 15-fd0651nd

De HP 15-fd0651nd is een budgetvriendelijke, betrouwbare keuze voor dagelijks gebruik, zoals administratie, studie en het streamen van media. Het apparaat beschikt over een 15,6 inch Full HD-scherm, wat zorgt voor scherp beeld bij het werken of video's kijken. Dankzij het matte scherm heb je minder last van reflecties, en de helderheid van 300 nits is netjes voor deze prijsklasse. De laptop wordt aangedreven door een Intel Core i5-1334U processor uit de 13e generatie. Samen met 8 GB werkgeheugen en een 512 GB SSD biedt dit vlotte prestaties voor multitasken en snelle opstarttijden. Voor zware grafische taken of zware games is hij minder geschikt vanwege de geïntegreerde videokaart, maar voor huis-tuin-en-keukengebruik is hij krachtig genoeg. Een pluspunt is de focus op duurzaamheid: de behuizing bevat gerecycled plastic en de laptop is Energy Star-gecertificeerd. Ook handig zijn de ondersteuning voor snelladen (HP Fast Charge: 50% in ca. 45 min) en de aanwezigheid van een numeriek toetsenblok.

Processor: Intel Core i5-1334U
Werkgeheugen: 8 GB (niet uitbreidbaar)
Opslag: 512 GB PCIe NVMe M.2 SSD
Beeldscherm: 15,6 inch

Asus Vivobook 17

De Asus Vivobook 17 is een solide laptop voor thuisgebruik en alledaagse kantoortaken, met als meest opvallende eigenschap het grote 17,3 inch Full HD-scherm. Dankzij het IPS-paneel heb je goede kijkhoeken en kleurweergave, wat prettig is voor het kijken van films of werken in spreadsheets. Onder de motorkap zit een Intel Core i5-1235U processor van de 12e generatie. In combinatie met de 512 GB SSD zorgt dit ervoor dat de laptop vlot opstart en programma's snel reageren. Het werkgeheugen van 8 GB is voldoende voor standaard multitasking, maar kan voor zwaardere gebruikers wat krap aanvoelen (gelukkig is dit uitbreidbaar tot 16 GB).

Het design is afgewerkt in de kleur 'Quiet Blue' en beschikt over praktische functies zoals een fysiek schuifje voor de webcam (privacy), een scharnier dat 180 graden open kan, en een verlicht toetsenbord.

Processor: Intel Core i5-1235U
Werkgeheugen: 8 GB (uitbreidbaar tot 16 GB)
Opslag: 512 GB SSD
Beeldscherm: 17,3 inch