Als je veel foto's wilt bewerken, dan kan dit nog altijd met een goed programma voor je pc of laptop. We stellen je vijf prima gratis programma's voor. Hoef je maar een paar foto's te bewerken en wil je geen software downloaden, dan kun je prima uit de voeten met online tools. Tot slot enkele apps.

Computer

01 Adobe Photoshop

Beginnen we echt met dat dure fotobewerkingspakket van Adobe? Ja en nee. Hoewel de nieuwere versies van Adobes software inderdaad nogal hoog geprijsd zijn - zeker voor consumenten die niet dagelijks foto's bewerken - is er een lichtpuntje aan de horizon. Je kunt namelijk Adobe CS2 gratis downloaden. Dit pakket met onder andere Photoshop erin stamt al uit 2005 en mist dus wel een hoop functionaliteiten die je wel in de nieuwste versies en in andere gratis fotobewerkers vindt.

Adobe publiceerde begin 2013 de downloadbestanden en serienummers online omdat er een technisch probleem bij activering van eerder gekochte CS2-exemplaren was. Op de downloadsite raadt Adobe af CS2 nog langer te gebruiken omdat de software verouderd is en niet meer ondersteund wordt. Wil je toch aan de slag met deze echte (Engelstalige) Photoshop-versie, dan moet je je even aanmelden met je Adobe ID via onderstaande link.

©PXimport

Photoshop CS2 kun je gratis gebruiken, maar het is wel flink verouderd.

02 GIMP

GIMP wordt vaak gezien als hét gratis en opensource alternatief voor Photoshop. Hoewel de interface deels dezelfde opzet heeft, is het toch erg wennen omdat de pictogrammen nogal afwijken. Als je even doorzet, heb je aan GIMP zeker een zeer volledige fotobewerker. Je kunt onder andere werken met lagen, laagmaskers, paden en diverse (slimme) selectietools.

Weet je aardig wat van foto's bewerken en heb je niet zo'n behoefte aan vooraf ingestelde effecten maar sleutel je liever zelf aan je foto's, dan heb je aan GIMP een hele goede.

©PXimport

GIMP is vooral geschikt als je echt handmatig met je beelden aan de slag wilt.

03 RawTherapee

Fotografeer jij in raw-formaat, dan moet je iedere foto nog nabewerken om het optimale uit je foto's te halen, net als dat je dat vroeger in de doka deed. Dit kan gratis met de opensource-software RawTherapee. Dit is echt een digitale doka, dus je kunt uitgebreid werken met licht en kleur. Je bewerkingen kun je opslaan in een profiel, dat je gemakkelijk op een hele serie bestanden toepast.

©PXimport

'Ontwikkel' je raw-beelden met RawTherapee

04 Picasa

Picasa 3 is het fotoprogramma van Google. Je kunt hiermee eenvoudig alle foto's op je computer bekijken en ze ook bewerken en daarna online delen. Picasa verzamelt al je beelden in een database. Het toont ze vervolgens op datum in een mappenstructuur. Je kunt een collage maken door meerdere beelden te selecteren en rechtsonder te kiezen voor Collage. Wil je een foto bewerken, dan dubbelklik je erop waarna je in een andere weergave komt. Links in beeld zie je gelijk wat tools voor (automatische) basisbewerkingen. Met de tabblaadjes links kun je nog meer bewerkingen en ook filters bereiken. Mede door de toegankelijke interface is Picasa zeer geschikt voor beginners.

©PXimport

Picasa biedt zeer eenvoudige bewerkingstools en is daardoor zeer geschikt voor beginners.

05 Photoscape

Het gratis programma PhotoScape pakt het bewerken van foto's wat anders aan dan menig concurrent. Het wil de gebruikers niet laten verzanden in talloze opties, maar tracht je bij de hand te nemen om datgene met je foto's te doen dat jij wilt. En dat lukt aardig. Bij het starten kun je kiezen voor bijvoorbeeld het bewerken van je foto's, het samenvoegen of splitsen ervan, een gif-animatie maken of bijvoorbeeld een blad voor in een album (collage). Bij het bewerken van je foto heb je redelijk wat opties, maar omdat de interface zo anders is dan gewoonlijk, moest ik wat langer zoeken naar bepaalde opties.

©PXimport

Photoscape biedt een andere manier van bewerken, maar met een beetje zoeken is er wel veel mogelijk.

Online

06 Pixlr

Net als bij de meeste andere online fotobewerkers heb je Flash nodig om je foto's te kunnen bewerken met Pixlr. Je hebt de keuze uit twee online apps, namelijk Express en Editor. Met de Express-versie kun je even snel een uitsnede maken, kleuren corrigeren of wat andere veelgebruikte bewerkingen toepassen. Opslaan kan dan in jpg- of png-formaat. Wil je meer, gebruik dan vooral de Pixlr Editor. Deze is zeer uitgebreid, werkt erg snel en lijkt wel wat op Photoshop. Je kunt zelfs in lagen werken. Opslaan kan in jpg, png, bmp, tiff of pxd (pixlr-formaat voor gelaagde afbeeldingen). Wil je allerlei stickers en effecten, dan kun je beter voor een ander programma kiezen. Dit is onze favoriet!

©PXimport

Zowel qua uiterlijk als qua werking lijkt Pixlr op Photoshop, je kunt zelfs werken met lagen.

07 Ribbet

Wellicht ken je de naam Picnik nog wel van online bewerkingssoftware. Google trok de stekker uit deze dienst, maar Ribbet maakt gebruik van hetzelfde platform en werkt dus nagenoeg gelijk. De interface is inmiddels wat ouderwets, maar daardoor niet minder duidelijk. In het tabblad Basic Edits ga je aan de slag met de foto, waarna je met bijvoorbeeld Stickers en Frames je beeld nog verder verfraaid. Het bestand kun je downloaden als jpg- of png-bestand. Wanneer je je gratis registreert, kun je tot 100 foto's tegelijk uploaden en vervolgens bewerken. Voor een deel van de functies heb je een betaald account nodig voor zo'n 5 dollar per maand of 30 dollar per jaar.

©PXimport

De interface is wat ouderwets, maar je kunt prima even snel wat bewerkingen doen met Ribbet.

08 Adobe Photoshop Express Editor

Ook Adobe heeft een online tool ontwikkeld! En daar verwachten we dan natuurlijk veel van. Je hebt veel mogelijkheden voor de basisbewerking van je beeld. Zo kun je tot in detail de kleuren en belichtingen aanpassen, en de foto bijvoorbeeld op meerdere manieren omzetten naar zwart-wit. De dienst werkt snel en intuïtief, je ziet direct als voorbeeld wat je aanpast. Maar werken in lagen, zoals bij Pixlr, is niet mogelijk. Dat hadden we van deze grote naam eigenlijk wel verwacht. Ben je tevreden, dan kun je via Decorate eventueel nog wat teksten of stickers toevoegen. Sla tot slot je beeld op, dit kan alleen in jpg.

©PXimport

Foto's bewerken gaat met deze Adobe-app snel en makkelijk, maar we missen wat uitgebreidere functionaliteiten.

09 BeFunky

Wil je liever gemakkelijk wat effecten aan je foto toevoegen? Dan ben je bij BeFunky zeker aan het goede adres. Dit is een zeer mooi vormgegeven online editor: minimalistisch maar toch nog overzichtelijk en zonder storende advertenties. Links in beeld vind je de werkbalk, vanuit waar je basisbewerkingen kunt doen en beelden kunt retoucheren. Maar de kracht van deze bewerker ligt in alle effecten en grafische elementjes die je aan je beelden kunt toevoegen. Er is een uitgebreide collectie van mooie effecten. Voor een deel van de grafische elementen moet je 5 dollar per maand of 25 dollar per jaar betalen. BeFunky heeft ook apps voor Android en iOS.

10 Photobucket

Photobucket nemen we vooral in deze lijst op omdat hij wat uitgebreider is dan de meeste onlinediensten. Het is namelijk niet alleen een bewerker, maar je krijgt ook opslagruimte en je kunt je foto's laten afdrukken, bijvoorbeeld op canvas). Voor je aan de slag kunt, moet je eerst een account aanmaken. Bekijk na het inloggen wel even je privacy-instellingen en stel in dat je albums standaard privé zijn. Upload de foto's die je wilt bewerken naar de dienst. Alle basisfuncties voor bewerking zijn aanwezig en je kunt ook teksten, stickers en kant-en-klare effecten toevoegen. Nadeel: deze dienst is langzaam/zwaar en heeft erg veel reclame in beeld (voor 0,99 dollar kun je de dienst wel advertentievrij gebruiken).

©PXimport

De reclames nemen bij Photobucket veel schermruimte in, maar het bewerken gaat prima.

Mobiel/tablet

11 Pixlr-o-Matic

Pixlr-o-Matic (iOS en Android) is van dezelfde makers als de online tool Pixlr, maar heeft wel een totaal andere insteek. Geen uitgebreide bewerkingsmogelijkheden, maar wel héél, heel veel filters, texturen en lijstjes. Waar je vroeger voor een uitbreiding van het aantal filters en dergelijke moest betalen, is dit sinds ongeveer een jaar gratis. Kies een foto van je toestel of maak er vanuit de app eentje. Selecteer daarna een filter, textuur en/of omlijsting, en je kunt je foto opslaan en/of delen. Erg makkelijk en het geeft leuke resultaten.

12 Google Foto's

Google Foto's (ook voor Android) is een wat vreemde eend in de bijt. Het bewerken van je foto's is niet het hoofddoel van deze app, dat is namelijk het online opslaan van al je beelden. Dit wil niet zeggen dat je je beelden niet kunt bewerken (anders hadden we hem niet in deze lijst opgenomen). De app heeft wat filters aan boord die de sfeer van je foto bepalen, en je kunt het belichting en kleur aanpassen. De bewerkingsmogelijkheden stellen nog wat teleur, maar omdat deze app redelijk nieuw is (mei 2015) kan het zijn dat er later meer mogelijkheden worden toegevoegd. Vanuit de app kun je ook een gif-animatie, filmpje, collage of een fotoverhaal maken.

©PXimport

Google Foto's biedt nog erg weinig mogelijkheden voor fotobewerking.

13 PicsArt

PicsArt is zowel een bewerkingsapp voor iOS, Android en Windows Phone, als een fotocommunity. Je kunt er dan ook een account aanmaken om vrienden en artiesten op dit netwerk te volgen. Via het potloodje rechtsonder ga je naar de bewerkingsmodus. Hier werd ik even overweldigd door de mogelijkheden, ik moest even zoeken naar de effecten die ik wilde gebruiken. Een leuke mogelijkheid is om foto's toe te voegen in een soort eigen laag. Die beelden kun je apart bewerken en ook een rand geven. Zo kun je bijvoorbeeld een tweede foto voor een deel over je eerste foto heen leggen. Het toepassen van de effecten kan overigens soms even duren.

©PXimport

Met PicsArt kun je een tweede foto als inzetje over je eerste beeld heen plaatsen.

14 Fotor Photo Editor

Deze app voor iOS en Android is behoorlijk uitgebreid. Naast bewerkingsfuncties vind je er ook een hoop inspirerende beelden vanuit de community, en kun je eventueel meedoen aan fotowedstrijden. In de bewerker kun je alle basisbewerkingen op je foto's loslaten, filters gebruiken en ook extra elementen als teksten en stickers toevoegen. Een leuke mogelijkheid is nog om te focussen op een bepaald deel van de foto door alleen dat scherp te maken, en de rest onscherp. Via www.fotor.com kun je je beelden overigens ook online bewerken.

15 Adobe Photoshop Express

Wil je geen gekkigheid, dan is deze app (ook voor Android) van Adobe ideaal. De bediening is gebruiksvriendelijk. Je kunt prima simpele bewerkingen loslaten op je foto's, zoals bijsnijden, rechtzetten, belichting corrigeren enzovoort. Ook voeg je mooie filters of randen/kaders toe. Wil je meer filters, dan kun je die via in-app-aankopen aanschaffen. Een erg goede functie is dat je ook je eigen 'presets' kunt opslaan binnen de app, zodat je die gemakkelijk op andere foto's toepast.

©PXimport

De interface van Adobe Photoshop Express is zeer prettig op een smartphone.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).