Veel freewaremakers zijn enthousiaste computergebruikers die niet programmeren uit winstbejag, maar hun vaardigheden inzetten om iets te verbeteren. Dankzij hun gratis programma’s wordt computeren leuker en handiger! We bespreken de beste programma’s van dit moment en nieuwe versies van ‘evergreens’.

Tip 01: Netjes sorteren

Geschikt voor: Windows 7, 8(.1), 10

Als je veel tijd kwijt bent met het netjes sorteren van muziek, filmpjes en andere bestanden in mappen, biedt DropIt het ultieme sorteergereedschap. DropIt toont een blauwe knop met een pijl. Als je bijvoorbeeld een mp3-bestand vanuit Windows Verkenner sleept en op deze pijl laat ‘vallen’, vraagt het programma wat je met dit type bestand wilt doen. Kies Verplaatsen en geef een map op. Alle toekomstige mp3’s die je op de pijl laat vallen, worden automatisch verplaatst naar deze map. Het kost de eerste keer een beetje tijd om DropIt goed in te stellen, bijvoorbeeld als je je download-map wilt laten sorteren waarin veel verschillende bestandstypes staan, maar daarna gaat het snel! Met één sleepbeweging staat alles netjes in de juiste map waar je het hebben wilt. DropIt kan ook mappen in de gaten houden. Nieuwe bestanden die in deze map binnenkomen en aan een bepaald criterium voldoen, worden automatisch verplaatst. Lees ook: Gratis software: De beste freeware-tips van 2016.

©PXimport

Tip 02: HDR zonder HDR

Geschikt voor: Windows 7, 8(.1), 10

Als je een Photoshop-expert bent, kun je deze tip overslaan. Voor iedereen die een foto mooi wil oppoetsen is er AutoHDR. Het programma bekijkt je afbeelding en past een techniek toe die een beetje doet denken aan HDR (high dynamic range). Bij echte HDR wordt met een reeks foto’s met verschillende belichtingstijden één HDR-afbeelding gemaakt waarbij zowel de lichte als de donkere stukken goed weergegeven worden. AutoHDR analyseert je afbeelding en kan door slimme instellingen onder andere de kleuren, contrast en detail aanpassen. Met een beetje experimenteren maakt AutoHDR prachtige afbeeldingen die meer van het scherm spatten dan het origineel. Kijk bij More options als je ook nog een watermerk wilt instellen of snel het formaat wilt wijzigen voor bijvoorbeeld Facebook of Flickr.

©PXimport

Tip 03: Windows-installatie

Geschikt voor: Windows 7, 8(.1), 10

Microsoft biedt van veel producten een iso-bestand aan. Hiermee kun je een ‘origineel’ installatie-medium op cd/dvd of usb-stick maken van een Windows- of Office-versie. Het nadeel van de standaardprocedure is dat het omslachtig werkt. Het programmaatje Windows and Office Downloader is een eenvoudig hulpprogramma van een derde partij om het gewenste iso-bestand snel binnen te halen. In het rechtermenu geef je aan wat je wilt hebben, bijvoorbeeld Windows 10, Office 2013/2016 of ander programma. De juiste links worden ingeladen waarna je het iso-bestand kunt downloaden naar je computer.

©PXimport

Tip 04: WhatsApp voor je pc

Geschikt voor: Windows 8(.1), 10

WhatsApp is nog steeds de meestgebruikte chat-app voor je smartphone, de uitdrukking ‘een appje sturen’ is bijna synoniem geworden voor een mobiel berichtje. Sinds enige tijd kun je met WhatsApp Desktop nog makkelijker chatten. De app werkt op je computer, maar je smartphone moet wel binnen bereik zijn. Volg de instructie om WhatsApp Desktop en WhatsApp op je smartphone aan elkaar te koppelen via een QR-code. Vervolgens kun je berichtjes en foto’s sturen/ontvangen zoals je gewend bent, maar dan vanaf je Windows-pc.

©PXimport

Tip 05: Energiebeheer

Geschikt voor: Windows 7, 8(.1), 10

Windows Energiebeheer zorgt ervoor dat je systeem minder (of geen) stroom gebruikt als dat niet nodig is, bijvoorbeeld door de slaapstand te activeren of je scherm uit te schakelen. Deze maatregelen zijn zeer onwenselijk als je langere tijd achter je systeem wilt doorwerken, een film kijkt of een presentatie geeft. Steeds aan je instellingen rommelen is omslachtig, maar daar is iets op gevonden! Zodra je het tooltje Caffeine opstart, wordt je energiebeheer tijdelijk uitgeschakeld. Caffeine toont een icoontje van een koffiepot in je systeemvak. Dubbelklik hierop om Caffeine aan of uit te zetten. Met de rechtermuisknop kun je een time-out instellen. Hiermee geef je Caffeine een tijd mee, zodat je bijvoorbeeld het aankomende uur werkt zonder tussenkomst van energiebeheer. Vervolgens wordt Caffeine automatisch gedeactiveerd en hervat Windows Energiebeheer zijn werk.

©PXimport

Tip 06: Ander filmbestand

Geschikt voor: Windows 7, 8(.1), 10

Er zijn 101 manieren om video’s om te zetten naar een ander formaat. Helaas is dit nog steeds nodig omdat apparatuur niet met alle video-indelingen om kan gaan. Zo kan iOS-apparatuur bijvoorbeeld geen mkv-bestanden afspelen. We moeten er overigens ook niet aan denken om reusachtige mkv-bestanden in het beperkte geheugen te bewaren, zonde van de opslagruimte!

Gelukkig kun je video’s met een hulpprogramma omzetten naar een andere indeling. Hiervoor zijn allerlei programma’s beschikbaar, veelal commercieel of met adware aan boord. Met XMedia Recode krijg je het gratis, snel en probleemloos voor elkaar. Sleep één of meerdere videobestanden naar het XMedia Recode-venster. Kies bij Profile het apparaat waarvoor je de video wilt optimaliseren, bijvoorbeeld een smartphone of tablet. Onder in beeld kun je bij Doel bepalen waar je de nieuwe video wilt opslaan. Klik op Coderen om je film om te zetten. Dit proces kost veel rekenkracht.

©PXimport

Tip 07: Voorkom besmetting

Geschikt voor: Windows 7, 8(.1), 10

Als je het idee hebt dat je computer besmet is of als je iets van plan bent waarbij je denkt dat het een besmetting tot gevolg kan hebben, dan is Winja je vriend! Het programma toont een overzicht van processen die actief zijn of automatisch starten. Je kunt de onderdelen laten onderzoeken met de rechtermuisknop. Ook kan Winja verdachte bestanden laten controleren door VirusTotal, zelfs als je ze nog niet hebt gedownload. De resultaten van je scans vind je in het tabblad Scantaken resultaat.

©PXimport

Tip 08: Systeeminformatie

Geschikt voor: Windows 7, 8(.1), 10

Als je alles over je computer te weten wilt komen wat er te weten is, heb je HWiNFO nodig. Het programma toont uitgebreide hardware-informatie en kan ook sensors uitlezen, bijvoorbeeld je temperatuursensors en kloksnelheid.

Er is een 32bit- en 64bit-versie van HWiNFO. Druk op Windows-toets+Pause om erachter te komen welke versie je nodig hebt. Sta je op het punt om een tweedehands pc of laptop aan te schaffen? Neem de portabele versie van HWiNFO mee op een usb-stick. Zo kun je zonder de computer te openen een kijkje nemen onder de motorkap en bijvoorbeeld de specificaties van de processor, grafische kaart en opslag controleren. HWiNFO is ook handig om achter de hand te hebben als je je werkgeheugen wilt uitbreiden. Het programma vertelt je hoeveel bankjes aanwezig en vrij zijn en welk geheugentype je op dit moment gebruikt.

Tip 09: Prachtige screensaver

Geschikt voor: Windows 10

Vandaag de dag hebben screensavers geen enkel nut meer om je scherm te behoeden voor ‘inbranden’. Maar waar ze wél leuk voor zijn, is gewoon als mooie diashow. Zo heeft Apple TV heeft een zeer fraaie screensaver met animaties van een aantal grote steden. Dat klinkt misschien saai, maar je moet het zien om ervan te genieten! Met Aerial Screen Saver krijg je deze mooie diashow op je Windows-computer. Download het zip-bestand en pak het uit. Dubbelklik op het bestand AerialScreenSaver.scr voor een voorbeeldweergave. Sluit deze af en doe het nog een paar keer. Je ziet steeds een andere plek op aarde. Klik met je rechtermuisknop op het bestand AerialScreenSaver.scr en kies Installeren om de schermbeveiliging in Windows te installeren.

©PXimport

Tip 10: Internet aan/uit

Geschikt voor: Windows 7, 8(.1), 10

Als je even ongestoord wilt tikken, kan het ontbreken van je internetverbinding een handige stimulans zijn om je niet steeds door Facebook of je e-mail te laten afleiden. Met InternetOff schakel je je verbinding tijdelijk uit. InternetOff toont een wereldbol-icoontje in je systeemvak. Klik hierop om je verbinding in- of uit te schakelen.

InternetOff deactiveert je netwerkadapter (of schakelt deze weer in). Klik op Settings voor extra instellingen. Je kunt hier een wachtwoord opgeven voor het gebruik van InternetOff of een tijdplan instellen. Dit is handig om het computergebruik van kinderen enigszins aan banden te leggen. Echte slimmeriken met technische kennis zijn overigens in staat om de blokkade van InternetOff omzeilen. Bij het opnieuw inschakelen van de verbinding kun je ook meteen kiezen voor een tijd, bijvoorbeeld een half uurtje. Vervolgens zal de verbinding weer offline gaan. Het schakelen van de (tijdgebonden) internetstatus is te beveiligen met een extra wachtwoord.

Gebruik je een mobiele internetverbinding op je laptop met een beperkte databundel? Dan is InternetOff handig om er zeker van te zijn dat je verbinding niet wordt gebruikt en voorkom je onnodig datagebruik in de achtergrond.

©PXimport

Tip 11: Veilig voor malware

Geschikt voor: Windows 7, 8(.1), 10

Als het goed is, draai je al antivirussoftware en misschien ook wel een realtime antimalwareprogramma. Als dit laatste niet het geval is, is ProtectU zeker een aanrader. ProtectU voert een snelle controle uit en toont de status hiervan. Met de knop New diagnose wordt een grondige test uitgevoerd. Aangetroffen problemen met malware zijn vervolgens direct op te lossen. ProtectU is ook handig als second-opinion als je het idee hebt dat je beveiligingssoftware een steekje heeft laten vallen.

©PXimport

Tip 12: Privacyinstellingen

Geschikt voor: Windows 10

Windows 10 is berucht om allerlei privacyinstellingen die niet door iedereen gewaardeerd worden. Het probleem is vooral dat sommige instellingen standaard actief zijn en je lang moet zoeken om de instellingen te wijzigen. Windows 10 Dominator springt hier slim op in en verzamelt alle ‘dubieuze opties’ in één scherm. De instellingen zijn duidelijk omschreven en met een simpel ja/nee-antwoord aan te passen. Hierbij is nee de groene optie, dus controleer vooral alle roodgemarkeerde ja-opties. De wijzigingen die je aanbrengt met Windows 10 Dominator zijn niet permanent en kun je altijd weer ongedaan maken door het programma opnieuw te starten.

©PXimport

Tip 13: Alles up-to-date

Geschikt voor: Windows 7, 8(.1), 10

Verouderde software is een veiligheidsrisico voor je computer. Hackers richten hun pijlen vooral op veelgebruikte programma’s van Adobe, Java en browsers. De meeste programma’s kunnen zichzelf inmiddels bijwerken, maar de meldingen klikken we zelf ook vaak weg omdat we er even geen zin in hebben. Dankzij Kaspersky Software Updater hoef je niet meer handmatig te updaten. Kaspersky Software Updater kijkt wat je geïnstalleerd hebt en of je bij de tijd bent. Is er een nieuwe versie beschikbaar, bijvoorbeeld van Google Chrome, Adobe Reader of Java? Dan haalt Kaspersky Software Updater deze voor je op en beschik je weer over de meest recente versie.

Tip 14: Edge-favorieten

Geschikt voor: Windows 10

Gebruik je Windows 10 al een tijdje en heb je Edge een kans gegeven? Als je ontevreden bent over deze browser kun je probleemloos Google Chrome of Mozilla Firefox installeren naast Edge. Er is helaas geen standaardfunctie in Windows aanwezig waarmee je ‘cross-browser’ kunt werken met dezelfde bladwijzers/favorieten. Je favoriete websites uit Edge halen, is dankzij EdgeExport wel eenvoudig. Sluit Edge en start EdgeExport. Je favorieten worden automatisch gevonden. Klik op View voor een voorbeeldweergave. Pas eventueel de locatie aan waar je je favorieten wilt bewaren. Standaard gebruikt EdgeExport hiervoor de map Documenten. Klik op Export om EdgeExport aan het werk te zetten. Het resultaat is een html-bestand dat je vervolgens kunt importeren in een andere browser.

Tip 15: Alleen lezen

Geschikt voor: Windows 7, 8(.1), 10

Floppy’s hadden vroeger een klein schakelaartje om het opslagmedium te beschermen tegen schrijfacties. Met het tooltje Ntfs Drive Protection kun je elke usb-stick beveiligen tegen schrijven. Je usb-stick moet wel, zoals de naam van het programma doet vermoeden, geformatteerd zijn met NTFS-indeling. Klik met de rechtermuisknop op de schijfletter van je usb-stick in Windows Verkenner en vraag de eigenschappen op. De indeling van je stick staat bij Bestandssysteem. Geen NTFS? Formatteer de stick met deze indeling via de rechtermuisknop. Let op: hiermee worden alle gegevens verwijderd. Start Ntfs Drive Protection en kies bij Target de schijfletter van je stick. Klik op Start protection om de ‘alleen lezen’ te activeren. Met Stop protection maak je de aanpassing weer ongedaan. Bij Unprotected file and folder list kun je optioneel een map opgeven waarin wel wijzigingen mogen plaatsvinden.

©PXimport

Help, een waarschuwing!

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).