10 tips om alles uit Google Drive te halen
Google Drive is de gratis MS Office-tegenhanger van Google. Het werkt op veel vlakken hetzelfde als Microsofts kantoorpakket, maar er zijn ook wezenlijke verschillen. Met deze tien handige tips haal je alles uit Google Drive.
Standaardmap instellen
Veel programma’s slaan documenten standaard op in de map (Mijn) Documenten. Je vindt het wellicht handiger als die standaardlocatie je Google Drive-map is. Dat kan! Open in Windows de Verkenner en rechtsklik in het linkerpaneel op je Documenten-map. Kies Eigenschappen, Een map opnemen. Ga naar (een submap van) je Google Drive-map en bevestig met Map opnemen. De map wordt aan de lijst toegevoegd. Selecteer deze map en klik vervolgens op Opslaglocatie instellen, Toepassen. De standaardlocatie specifiek voor Office-applicaties aanpassen is eveneens mogelijk. In Office 2007 klik je de Office-Orb aan; in Office 2010 open je het tabblad Bestand. In beide versies kies je vervolgens Opties, open je de rubriek Opslaan en verwijs je bij Standaardbestandslocatie naar je Google Drive.
Foto's delen op Google+
Gebruik je naast Google Drive ook Google+, dan is er een erg gemakkelijke manier om foto’s die op je Google Drive staan, te delen op Google+. Meld je aan bij Google+ en klik op het camerapictogram rechts van de sharebox (met de tekst Deel je laatste nieuws). Klik op het kleine pijltje in het uitklapmenu en klik op Vanaf Google Drive. Je krijgt nu de foto’s te zien die zich in (submappen van) je Google Drive bevinden. Klik op alle gewenste foto’s, bevestig met Selecteren, geef aan met welke kringen je de plaatjes wilt delen en klik op Delen.
©PXimport
Archiveren in Google Drive
Een volwaardige backupoplossing kun je Google Drive bezwaarlijk noemen. Nu zijn er wel tools (zoals Backupify) die je een backup laten maken van al je data op Google Drive, maar het kan ook prima vanuit een andere service van Google: Google Takeout. Surf naar https://www.google.com/takeout en meld je aan met je Google-account. Je krijgt nu een overzicht van alle Google-services waar je data hebt staan, waaronder ook Google Drive. Je hoeft nu maar op Archief maken in te klikken en Google gaat aan het werk om al je gegevens in één groot zip-bestand te zetten of meerdere zip-bestanden indien het archief groter dan 2 GB is. Dat archief blijft zeven dagen ter beschikking voor download. Als je wilt, ontvang je een mail zodra het archief klaar is. Heb je geen behoefte om ook data van andere services te archiveren, klik dan op Services kiezen, (alleen) Drive. Bevestig ook hier met Archief maken.
De Google Drive sneltoetsen
De webinterface van je Google Drive is best wel overzichtelijk, maar sommige handelingen vereisen wel een paar muisklikken. Ben je vingervaardig, dan kun je vaak sneller met het toetsenbord navigeren. Voorwaarde is natuurlijk wel dat je de belangrijkste toetscombinaties kent. Wij telden er een dertigtal, opgedeeld in verschillende rubrieken. Zo zijn er toetscombinaties om snel iets te kunnen selecteren, om documenten te creëren, om naar een bepaald onderdeel van Google Drive te navigeren, om een specifieke menu te tonen, enzovoort. Handig: er bestaat zelfs een toetscombinatie om een overzicht van alle speciale toetscombinatie op te roepen: Shift+/ (afhankelijk van het toetsenbord ook Ctrl+/ en ?). Klik vervolgens rechtsboven op In een nieuw venster openen om dit overzicht in een apart tabblad te zien dat je makkelijk ook afdrukt. Zie hier alle Google Drive sneltoetsen die je kunt gebruiken.
Offline werken
Ook als je niet de module met de lokale Google Drive-map hebt geïnstalleerd, is het mogelijk offline in Google Drive te werken, bijvoorbeeld tijdens een lange vlucht of bij een internetstoring. Je kunt dan onder meer mappen verplaatsen en documenten bekijken en bewerken. Voorwaarde is wel dat je met Google Chrome werkt en je de functie Google Documenten offline hebt ingeschakeld. Surf in Chrome naar Google Drive. In het linkerpaneel klik je op Meer, Google Documenten offline. Vervolgens klik je op de blauwe knop Google Documenten offline inschakelen. Neem de tip ter harte die je op deze webpagina leest en schakel offline toegang niet in als je een openbare of gedeelde computer gebruikt. Je loopt dan immers het risico dat anderen je gesynchroniseerde documenten kunnen bekijken. Daarna klik je op Installeren vanaf Chrome Web Store. Bevestig dat je de extensie Google Drive aan Chrome wilt toevoegen. Ten slotte klik je op het Google Drive-pictogram op de pagina van Chrome. Om de offlinemodus stop te zetten, klik je op het tandwielpictogram en kies je Het gebruik van Google Documenten offline beëindigen.
Mobiel werken
©PXimport
Het mooie aan diensten als Google Drive is dat al je gegevens overal beschikbaar zijn, althans wanneer je over een internetverbinding beschikt. Zelfs onderweg, want Google Drive voorziet ook in mobiele apps. Uiteraard voor Android, maar sedert enkele maanden ook voor iOS. De Android-app vind je in de Google Play Store en voor de iOS-app kun je terecht in de Apple App Store. Na installatie krijg je meteen een overzicht van alle mappen in je Google Drive, waarin je eenvoudigweg afdaalt tot bij de eigenlijke bestanden. Die documenten kun je dan op je smartphone of tablet in principe ook bekijken en bewerken. Handig is ook dat je bestanden én foto’s die je met je smartphone neemt, snel en eenvoudig naar je Google Drive uploadt.
Apps toevoegen
Vanuit je online opslagruimte bij Google Drive kun je bestanden in een aantal bestandstypes creëren. Klik op Maken en kies uit Document, Presentatie, Spreadsheet, Formulier en Tekening. Via de knop Meer komen daar nog het wat experimentele Fusion-tabel en Script bij. Maar daar hoeft het niet bij te blijven, althans niet wanneer je Chrome gebruikt. De Chrome Web Store bevat namelijk een collectie apps die speciaal bedoeld is voor gebruikers van Google Drive. Afhankelijk van de apps die je van hieruit installeert, komen in Google Drive extra bestandstypes ter beschikking die je kunt openen of zelfs bewerken en creëren. De installatie van zo’n app komt er gewoonlijk op neer dat je hem eerst aan Chrome toevoegt en vervolgens het nieuwe pictogram op de Chrome-pagina aanklikt. Nadat je de nodige toelatingen aan de app hebt gegeven en eventueel een account hebt gecreëerd, kun je met alweer een nieuwe app én bestandstype in Google Drive aan de slag. Probeer het maar eens uit met apps als MindMeister (mindmaps), Pixlr Editor (foto’s) AutoCad WS (technische tekeningen) en SlideRocket EDU (presentaties). Wil je een bepaald bestandstype standaard met één van de geïnstalleerde apps openen, klik dan op het tandwielpictogram, kies Apps beheren en plaats bij de gewenste app een vinkje naast Standaard gebruiken. Weet dat je van hieruit ook apps kunt verwijderen: klik op Opties, Deze app verwijderen.
Versturen naar Google Drive
Als je in de Windows Verkenner een bestand of een map snel wilt comprimeren of als bijlage in een e-mail wilt versturen, dan hoef je enkel op het item te rechtsklikken, Kopiëren naar te kiezen en – in onze voorbeelden – Gecomprimeerde (gezipte) map of E-mailgeadresseerde te selecteren. Aan dit snelmenu kun je ook Google Drive toevoegen. Gegevens vanuit de Verkenner naar Google Drive versturen kost je dan maar een paar muisklikken. Dat doe je als volgt: via de sneltoets Windowstoets+R open je het venster Uitvoeren. Bij Openen vul je dan de volgende opdracht in: %appdata%/microsoft/windows/sendto, waarna je met OK bevestigt. De sendto-map opent zich in de Verkenner. Versleep vervolgens het pictogram van je Google Drive met ingedrukte rechtermuisknop vanuit het linkerpaneel naar een lege plaats in de map in het rechterpaneel. Laat de muisknop los en kies Hier snelkoppeling maken. Uiteraard is het ook mogelijk op vergelijkbare manier een of meer submappen uit je Google Drive naar de sendto-map te verslepen. Zo stuur je bestanden rechtstreeks naar een submap in plaats van naar de root van je Google Drive.
Data Google Drive versleutelen
Google is een Amerikaans bedrijf en dat houdt eigenlijk automatisch in dat wat je in Google Drive opslaat, zonder meer kan worden ingekeken door de Amerikaanse overheid. Voel je je hierdoor aangetast in je privacy, dan zit er weinig anders op dan gegevens te versleutelen. Daar bestaan verschillende oplossingen voor. Eén ervan is je vertrouwelijke documenten in de vorm van een versleuteld archiefbestand in Google Drive op te slaan. Dat kan bijvoorbeeld met het gratis 7-zip, dat ook aes-256-encryptie ondersteunt. Iets minder omslachtig is de gratis tool BoxCryptor (voor Windows, Linux, Mac, iOS en Android), dat zich als een one-stopoplossing voor encryptie in de cloud opwerpt. De werking is eenvoudig: installeer de tool, herstart je pc, plaats de Boxcryptor-map in je Google Drive, kies een geschikte stationsletter voor die map en voorzie een stevig wachtwoord. Alle bestanden die je nu in dat station onderbrengt, worden automatisch versleuteld en zijn alleen in te lezen als je Boxcryptor hebt geïnstalleerd en het juiste wachtwoord kent.
Alles herstellen
Stel, jij of iets of iemand anders maakt per abuis je complete Google Drive leeg. Aangezien er een automatische synchronisatie tussen je lokale Google Drive-map en de online opslagruimte plaatsvindt, riskeer je op beide locaties alle gegevens kwijt te raken. Heb je echter nog een tweede pc waarop je Google Drive (met dat account) had geïnstalleerd, dan is er kans op volledig herstel. Voor je die tweede pc opstart, zorg je ervoor dat die zich niet met internet kan verbinden. Maak vervolgens een lokale kopie van de complete Google Drive-map op die pc. Daarna herstart je de pc en laat je hem met internet verbinden. Er zal opnieuw een synchronisatie plaatsvinden. Wellicht wordt je Google Drive-map ook op die pc leeggemaakt. Geen nood, want je hebt voor een lokale kopie gezorgd, die je vervolgens weer naar je Google Drive-map mag kopiëren. De inhoud wordt naar je online opslagruimte gesynchroniseerd en zo ook naar je eerste pc.
