Wanneer je een website (voor de eerste keer) bezoekt is de kans groot dat je een pop-up of een balkje ziet verschijnen met de vraag of je akkoord gaat met het cookiebeleid en met het aanvaarden van cookies. Maar wat zijn cookies eigenlijk? Zijn ze nuttig of zitten er ook schaduwkanten aan? Wat zegt de wet? En hoe beheer je al die cookies dan?

Wat gaan we doen?

Tip 01: Wall versus banner

Laten we beginnen met een klein experiment. Bezoek even www.emerce.nl en vervolgens ook www.cookierecht.nl. In beide gevallen stuit je op een melding rond het gebruik van cookies op de site. In het eerste geval krijg je af te rekenen met een zogenoemde cookiewall: pas wanneer je Ja, ik geef toestemming aanklikt kun je de site bezoeken. In het tweede geval krijg je een cookiebanner te zien: je kunt het pop-upvenstertje ook gewoon sluiten en je hebt zonder meer toegang tot de site. Hierbij geef je (impliciet) te kennen dat je akkoord gaat met het plaatsen van bepaalde cookies – net alsof je de knop Accepteren hebt ingedrukt. Overigens tref je in deze pop-up ook de knop Instellingen aan, waarna je specifiek kunt aangeven welk type cookies je toelaat. De sitebeheerder omschrijft deze drie types als: Striktnoodzakelijk, Statistiek en Extern (o.a. sociale media). Allemaal nogal verwarrend dus, zeker voor wie niet goed weet wat cookies precies zijn. Hoog tijd dus om daar wat helderheid in te scheppen.

©PXimport

Tip 02: ‘Stateful’ sessies

Cookies zijn in feite weinig meer dan heel kleine tekstbestandjes die door een webserver op je computer worden geplaatst. Dat kan zeker nuttig zijn. Wanneer je browser namelijk een verbinding opzet met een webserver gebeurt dat via het http-protocol. Dit protocol is echter ‘stateless’, wat betekent dat gebruikersgegevens over de verschillende webpagina’s of sitebezoeken heen niet onthouden worden door de webserver. Dat houdt meteen in dat je bij elk nieuw bezoek opnieuw je voorkeuren (zoals taal of land) moet ingeven en dat is niet bepaald handig. Om nou die surfsessies toch ‘stateful’ te maken, zetten websites cookies in. Die kunnen namelijk allerlei gebruikersgegevens vasthouden, zoals je taalvoorkeur, je login-ID of de inhoud van je winkelmandje. Wanneer je later opnieuw die site bezoekt, wordt het bijhorende cookiebestand ingelezen en hoef je die gegevens niet opnieuw in te vullen op de site.

In Chrome bijvoorbeeld maakt je de (inhoud van de) cookies als volgt zichtbaar. Klik het knopje met de drie puntjes aan en kies Instellingen. Kies onderaan Geavanceerde instellingen weergeven, druk bij Privacy op de knop Instellingenvoorinhoud en vervolgens op Alle cookies en sitegegevens. Dubbelklik op een cookie om de inhoud te zien. In Edge gaat dat als volgt: druk op F12 en ga naar het tabblad Foutopsporing. In het linkervenster vouw je vervolgens Cookies open.

Of je zet hiervoor een externe tool in als IECookiesView, MozillaCookiesView of ChromeCookiesView, allemaal hier te vinden. Zo’n tool opstarten volstaat om alle opgeslagen cookies van de bijhorende browser te zien.

©PXimport

Tip 03: Functionele cookies

Het lijkt er dus op dat cookies alleen maar goed nieuws zijn voor de gebruiker, maar alle ophef, mede naar aanleiding van de opeenvolgende besluiten in de Europese wetgeving (zie kader ‘De wet’), doet wellicht al anders vermoeden. Zoals reeds aangegeven bestaan er namelijk verschillende types cookies. In tip 2 hadden we het eigenlijk alleen over functionele cookies, die nodig zijn om de gebruiker efficiënt een website te laten bezoeken, zoals dus het onthouden van taalvoorkeuren, login-ID of de inhoud van je winkelmandje. Vaak zitten hier trouwens zogenoemde sessiecookies bij, die automatisch verdwijnen zodra je de surfsessie beëindigt (in tegenstelling tot meer permanente cookies die in principe op je schijf blijven staan tot een ingestelde vervaldatum is bereikt). Voor functionele cookies hoeft volgens de (nieuwste) cookiewet geen expliciete toestemming aan de gebruiker gevraagd te worden.

©PXimport

Tip 04: Analysecookies

Er bestaan echter ook analysecookies. Die zetten websitebeheerders in om inzicht te krijgen in het gebruik van hun site. Een bekend voorbeeld zijn de cookies afkomstig van het erg populaire Google Analytics, waarmee beheerders onder meer een goed beeld krijgen van hoe de gebruiker zich door de webpagina’s beweegt. Wat deze Google Analytics-cookies betreft: wil de sitebeheerder aan een verplichte expliciete toestemming van de gebruiker ontsnappen, dan moet hij onder meer voorkomen dat het volledige IP-adres van de gebruiker richting Google wordt gestuurd.

©PXimport

De wet

©PXimport

Tip 05: Marketingcookies

Tot slot zijn er nog de marketingcookies en het is vooral dit type dat cookies een wat wrange nasmaak geeft. Deze cookies zijn er namelijk op gericht een bezoeker te volgen op internet en/of om die zoveel mogelijk persoonsgerichte reclame te kunnen tonen – denk aan cookies van Facebook of Twitter. Voor dit type cookies is het wettelijk verplicht de expliciete toestemming van de gebruiker te vragen.

In veel gevallen heb je hier bovendien met zogenoemde third party-cookies te maken, cookies van een derde partij dus. In de regel is het namelijk alleen mogelijk dat een webserver cookies inleest die van hetzelfde domein afkomstig zijn als de website die je op dat moment bezoekt. Zo’n restrictie is echter snel omzeild. Het volstaat dat bijvoorbeeld een of ander online marketingbedrijf, zoals Google DoubleClick, een banner of een (al dan niet zichtbaar) plaatje op een webpagina van een andere website plaatst – met instemming van de beheerders van die site – om zelf ook cookies uit hun eigen domein op je computer te kunnen plaatsen zodra je die webpagina bezoekt. Wanneer je dan naderhand een andere site bezoekt, waar datzelfde marketingbedrijf ook content heeft geplaatst, dan weet dit bedrijf dat het om dezelfde gebruiker gaat – of in ieder geval om dezelfde computer of browser. Op deze manier kan een surfprofiel van jou worden samengesteld en krijg je bijvoorbeeld reclame te zien die op je vermeende interesses is afgestemd. Zulke cookies worden daarom ook wel indirecte cookies of traceercookies genoemd.

©PXimport

Tip 06: Traceercookies

Afhankelijk van de site die je bezoekt kun je (bepaalde) cookies al dan niet accepteren, maar sites als www.cookierecht.nl, waar je als bezoeker zelf kunt bepalen welke cookietypes je wilt toelaten, zijn zeldzaam. In de meeste browsers kun je tot op zekere hoogte cookies beheren. We kunnen ons wel voorstellen dat je niet meteen happig bent op traceercookies en die kun je eenvoudigweg blokkeren. In Chrome doe je dat via Instellingen / Geavanceerde instellingen weergeven / Instellingen voor inhoud, waarna je een vinkje plaatst bij Indirecte cookies en sitegegevens blokkeren. In Edge loopt dat eveneens over Instellingen / Geavanceerde instellingen weergeven, waarna je bij Cookies de optie Alleen cookies van derden blokkeren selecteert (andere opties zijn hier nog: Geen cookies blokkeren en Alle cookies blokkeren, maar met deze laatste blokkeer je dus ook functionele cookies waardoor sommige sites niet goed meer zullen werken).

Overigens tref je in beide browsers ook een ‘do not track’-functie aan, waarbij je browser de bezochte website zal verzoeken om geen traceercookies (en aanverwante technieken) te gebruiken. In Chrome vind je deze functie in de rubriek Privacy (Een verzoek voor niet bijhouden met je browseverkeer verzenden); in Edge in de rubriek Privacy en services (Do Not Track-aanvragen verzenden). Let wel, het gaat slechts om een verzoek; je hebt dus geen enkele garantie dat een site je verzoek inwilligt.

©PXimport

Tip 07: Verwijderen

Je kunt wel op elk moment cookies uit je browser verwijderen. In Chrome doe je dat als volgt. Klik de knop met de drie puntjes aan en kies Geschiedenis / Geschiedenis / Browsegegevens wissen. Zorg dat er een vinkje staat bij Cookies en andere site en plug-ingegevens, stel de gewenste periode in – om alle cookies te verwijderen stel je De volgende items verwijderen van in op het eerste gebruik. Bevestig met Browsegegevens wissen. Merk trouwens de opmerking boven aan het dialoogvenster op: “De volgende keer kan het handig zijn de incognitomodus (Ctrl+Shift+N) te gebruiken”. Inderdaad, wanneer je in deze modus surft worden alle cookies automatisch verwijderd zodra je de sessie afsluit – dat geldt bijvoorbeeld ook voor de ‘InPrivate navigatie-modus’ van IE of Edge.

Wil je dat Chrome altijd alle cookies automatisch wist zodra je de browsersessie stopzet, ga dan naar Instellingen / Geavanceerde instellingen weergeven / Instellingen voor inhoud en vink de optie aan: Lokale gegevens alleen bewaren totdat je je browser sluit.

Cookies wissen in Edge kan als volgt: ga naar Instellingen en klik op Kies wat u wilt wissen, waarna je hier Cookies en opgeslagen websitegegevens aanvinkt. Wil je dat Edge dat automatisch doet wanneer je de browser afsluit, zet dan de schakelknop bij Dit altijd wissen bij sluiten van browser op Aan.

©PXimport

Tip 08: Selectief beheer

Natuurlijk, wanneer je alle cookies in één klap wist, raak je ook de (vaak nuttige) functionele cookies kwijt. Nu kun je in principe wel vanuit een browser als IE, Firefox of Chrome aangeven van welke sites je cookies al dan niet wilt toelaten, maar dat werkt behoorlijk omslachtig. Voor selectief cookiebeheer zet je daarom beter een externe tool in. Een van de betere is de browser plug-in Ghostery, beschikbaar voor zowat alle bekende browsers. Het komt er in essentie op neer dat deze plug-in aangeeft welke trackers een bezochte website bevat, opgedeeld in Reclame, Site-analyse en Essentieel (lees: functioneel), waarna je met een paar muisklikken aangeeft welke trackers (cookies) je al dan niet accepteert, hetzij specifiek voor deze site, hetzij voor alle sites.

Er zijn ook nog andere goede cookiebeheerders, waaronder opensource-tool EditThisCookie (voor Chrome en Opera) en Firefox plug-in Advanced Cookie Manager. Beide tools zijn echter vooral bedoeld voor (wat gevorderde) gebruikers die het hele cookieverhaal in hun browsers nauwgezet willen volgen.

©PXimport

Tip 09: Nog meer cookies

Zonder het met zoveel woorden te zeggen hebben we ons in dit artikel vooral gefocust op klassieke http-cookies, die dus via het http-protocol worden uitgewisseld. Er bestaan echter ook nog een paar andere cookies of cookie-verwante technieken, die vaak nog hardnekkiger en heimelijker zijn. Zo zijn er bijvoorbeeld de Flash-cookies, ook wel LSO’s (Local Shared Objects) genoemd. In tegenstelling tot de klassieke http-cookies is hier geen vervaldatum ingebouwd en kunnen ze bovendien veel meer data bevatten: standaard 100 kB, in tegenstelling tot de bescheiden 4 kB van een klassiek cookie. Deze cookies belanden op je schijf via de Flash Player plug-in van je browser.

Verder zijn er nog cookies die gebruikmaken van ‘web storage’ oftwel DOM-storage (Document Object Model), afkomstig uit html5, en ook externe plug-ins als java en Silverlight laten lokale opslag toe. En wat dacht je bijvoorbeeld van ‘browser fingerprinting’: iedere browser bevat een hele reeks eigenschappen (zoals plug-ins, schermresolutie, systeemfonts, headers, user agent, enz.) en gecombineerd blijken die eigenschappen een browser een tamelijk unieke ‘fingerprint’ te geven. Ook op basis hiervan zou een webserver dus jouw browser kunnen identificeren. Voer zelf maar eens de test uit door hiernaartoe te surfen en de knop Test me in te drukken. Op het einde van de rit klik je dan op Show full results for fingerprinting. Slechts één op de 153.000 browsers bleek dezelfde fingerprint als de onze te hebben … Niet meteen een geruststellende gedachte.

©PXimport

Tip 10: Supercookie-aanval

Wil je ook op ‘supercookies’ als Flash en DOM-storage jagen, dan kun je eventueel een gratis tool als PrivaZer inzetten. Toegegeven, de interface oogt wat warrig, maar je kunt het als volgt aanpakken. Surf hiernaartoe en klik op Downloaden / Downloaden van de draagbare versie. Voer het programma uit en vink Ga naar hoofdmenu aan. Bevestig met Volgende. In het uitklapvenster kies je Internetactiviteiten, waarna je (alleen) een vinkje plaatst bij Cookies. Klik eventueel ook even Om te behouden aan: dan toont PrivaZer je van welke sites of domeinen cookies niet zullen verwijderd worden.

Vervolgens druk je op de knop Scan. Na afloop klik je Cookies – [x-aantal] aan. Klik de kolomtitel Type aan, zodat de cookies gesorteerd worden volgens type. PrivaZer herkent onder meer http-cookies en die van Flash, html5 en Silverlight. Je zet de opruimactie in gang met Schoonop.

©PXimport

Cookies bakken

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).