Het is zo handig om je bankzaken vanaf je pc of smartphone te doen, dat je al snel niet meer zonder kunt. Er kleven echter risico's aan internetbankieren die je bovendien geld kunnen kosten. Waar moet je op letten bij internetbankieren en hoe wapen je je tegen de gevaren?

01 Bankieren via internet

Niet zo heel lang geleden was in elk dorp minstens één bank gevestigd en regelde je de bankzaken daar aan de balie. Die situatie is echter radicaal veranderd. De banken hebben hun dienstverlening verregaand gedigitaliseerd en de klant verwacht inmiddels ook gewoon altijd en overal zijn bankzaken te kunnen regelen. Deze nieuwe manier van bankieren heeft echter een prijs, want als internetklant ben je ineens mede verantwoordelijk voor het beveiligen van j eigen bankzaken.

©PXimport

Altijd en overal de bankzaken regelen is het motto van het moderne bankieren.

02 Phishing

Phishing is een van drie belangrijkste bedreigingen bij internetbankieren. Bij phishing probeert de crimineel je inloggegevens voor internetbankieren te bemachtigen. Je ontvangt bijvoorbeeld een e-mail waarin de bank je vraagt om in te loggen op de website omdat er iets mis dreigt te gaan. De link naar de site van de bank staat er al bij, even klikken en opgelost.

Niet doen! Die mail komt niet van je bank. En de website waar de link naartoe leidt, is ook niet de site van de bank, maar een gehaaide kopie. Let je niet op en log je in, dan vangt de crimineel je inloggegevens af en gebruikt die om je rekening te plunderen.

Phishing bestrijd je met antimalware-software, een spamfilter en door zelf goed op te letten. Neem bij twijfel zelf contact op met de bank. Een eenvoudige methode is ook nooit de link naar de bank uit een mailbericht te gebruiken, maar het goede adres te gebruiken dat je bij de bladwijzers van je browser hebt gezet.

©PXimport

Plaats de muis stil boven een link in een mogelijke phishing-mail om de onderliggende url zichtbaar te maken.

Phishing-mails herkennen en afhandelen

Een phishing-mail kan er heel echt uitzien, net als de bijbehorende website. Toch zijn phishing-mails door goed op te letten prima van echte berichten te ondersteunden. Een phishing-bericht is zelden aan jou persoonlijk gericht, maar heeft een algemene aanhef ('Geachte klant' of zelfs 'Lieve klant').

De tekst bevat vaak taal- en schrijffouten en in het bericht wordt je gevraagd een handeling uit te voeren waarvoor je moet inloggen op de website van de bank, terwijl banken een dergelijke actie nooit per e-mail aan je vragen.

En weliswaar wijst de snelkoppeling in het bericht ogenschijnlijk naar de website van je bank, de onderliggende url doet dat niet. Zet de muis stil boven de koppeling in het mailbericht om de url te controleren.

03 Financiële malware

Criminelen gebruiken steeds vaker malware voor fraude met internetbankieren. Het bekendste voorbeeld is Zeus. Staat Zeus op je computer dan wacht het tot je gaat internetbankieren en kaapt dan je sessie met de bank.

Er bestaan meerdere varianten van Zeus, sommige die je inloggegevens kopiëren en meer geavanceerde die in de browser de webpagina van je bank aanpassen ('man-in-the-browser') om de gegevens te bemachtigen.

04 Social engineering

Bij social engineering probeert de crimineel informatie van je los te krijgen door het je gewoon te vragen. Een voorbeeld dat de laatste tijd vaak voorkomt, is dat je gebeld wordt door 'Microsoft' met de melding dat je computer niet veilig is. Maar hulp is onderweg, er staat een 'update' voor je klaar. Die update is geen update maar malware.

Het belangrijkste wapen tegen social engineering is achterdocht, wees je bewust dat het altijd kan gebeuren. Daarnaast is het verstandig wanneer je gebeld wordt door iemand die claimt van de bank of van 'Microsoft' te zijn, om het nummer te vragen waarop je hen kunt terugbellen en daarna de verbinding te verbreken. Vaak zal men dat nummer niet willen geven of wanneer je het belt, klopt het niet. Je kunt natuurlijk ook altijd zelf contact opnemen met je bank en daarvoor zelf het juiste telefoonnummer opzoeken.

Minder schade door fraude internetbankieren?

Terwijl iedereen zich zorgen maakt over fraude met internetbankieren rapporteert de Nederlandse Vereniging van Banken ineens een 'scherpe daling'. Volgens de Nederlandse Vereniging van Banken is de fraude met internetbankieren in de tweede helft van 2012 met 60% gedaald ten opzichte van het eerste halfjaar van 2012. Het schadebedrag daalde van 24,8 miljoen naar 10 miljoen euro. Het is voor het eerst sinds de NVB fraudecijfers bekend maakt dat er sprake is van een daling, aldus de Nederlandse Vereniging van Banken.

Beveiligingsexpert Eddie Willems van G Data zet zijn vraagtekens bij de gerapporteerde daling. "De banken hebben hun rekenmethode aangepast. Men rapporteert nu alleen de schade na recuperatie, maar wordt dus gestolen geld gelokaliseerd en teruggehaald, dan telt die niet meer mee. Ook worden gevallen waarin de bank de klant nalatigheid verwijt en dus de schade niet vergoed, niet meer meegerekend. Omdat dit laatste steeds meer gebeurt, valt dus ook een steeds groter bedrag buiten de officieel gerapporteerde fraude. Terwijl voor consumenten juist de schade die men niet vergoed krijgt, de echte schade is!"

05 Software updaten

Een bijgewerkte pc is een belangrijk wapen in de strijd tegen fraude met internetbankieren. Start Windows Update via het Startmenu of via Start / Configuratiescherm / Systeem en beveiliging / Windows Update. Gebruik je Windows 8 dan vind je Windows Update als onderdeel van de PC-instellingen in het Charms-menu dat je opent via Windows-toets+C.

Klik op Kies belangrijk updates om te installeren of installeer optionele updates om het echte Windows Update-scherm te krijgen. Installeer alle updates. Herhaal het updaten tot er geen updates meer beschikbaar zijn. Controleer ook of updates automatisch worden geïnstalleerd. Klik op Instellingen wijzigen en controleer dat Updates automatisch installeren is ingeschakeld, evenals de optie Aanbevolen updates op dezelfde manier ontvangen als belangrijk updates.

©PXimport

Installeer alle beschikbare Windows Updates voor je pc en laat ze ook automatisch installeren.

Nieuwere versies van Windows hebben de meest geavanceerde beveiligingstechnieken aan boord. Met Windows XP (en eigenlijk ook wel Vista) is internetbankieren onverantwoord, zelfs al zijn alle updates geïnstalleerd. Upgraden naar Windows 7 (of liever nog 8) is aan te bevelen wanneer je met die pc wilt internetbankieren.

©PXimport

Nieuwere versies van Windows bevatten belangrijke beveiligingstechnieken die in oudere versies van het besturingssysteem ontbreken.

Windows is echter niet de meest misbruikte software, dat zijn applicaties zoals de browser en Adobe Reader. Ook die moet je dus up-to-date houden. Installeer de nieuwste versie en schakel automatisch updaten in als die mogelijkheid er is. Eventueel check je met een programma als FileHippo Update Checker (http://ct.link.ctw.nl/fhc) welke programma's nog een update nodig hebben.

Nalatig? Dan is de schade voor jou!

Wat gebeurt er als je slachtoffer wordt van fraude bij internetbankieren? Wij vroegen het de persvoorlichter Kees Nanninga van de Rabobank. Volgens hem wordt schade door fraude bij internetbankieren vergoed wanneer de klant zorgvuldig handelde. "Doet de klant dat echter niet, bijvoorbeeld doordat toegangs- of signeercodes zijn gedeeld, dan kan de bank ook besluiten de schade niet te vergoeden."

Belangrijk is dat de klant schade zo snel mogelijk meldt. Reageert de bank vervolgens niet adequaat dan kan bijvoorbeeld alsnog besloten worden tot geheel of gedeeltelijke vergoeding van de schade. Schade die klanten lijden als gevolg van malware wordt vergoed. "Deze regels heeft de Rabobank in 2010 opgesteld, maar de uiteindelijke afweging gebeurt door de lokale Rabobank. Zij kunnen het beste beoordelen of er sprake is van bijvoorbeeld een schrijnend geval of onzorgvuldig handelen door medewerkers van die bank. Ook is er een commissie waar de lokale Rabobank advies kan vragen."

Ben je geen klant van de Rabobank? Vraag dan jouw bank naar hun beleid inzake aansprakelijkheid voor schade door fraude bij internetbankieren.

06 De bezem door je systeem

Software die niet op de pc staat, kan niet misbruikt worden en dus is het aan te raden software die je niet of weinig gebruikt te verwijderen. Klik op Start / Configuratiescherm / Programma's / Een programma verwijderen. Selecteer in het overzicht van geïnstalleerde programma's de software die je niet meer gebruikt. Klik bij elk op Verwijderen.

Gebruik je Java: let er dan op dat er van Java meerdere versies tegelijk geïnstalleerd kunnen zijn. Laat alleen de nieuwste versie staan. Informatie en de nieuwste Java-versie vind je op www.java.com. Weet je helemaal niet waarom Java eventueel op de pc staat, verwijder het dan helemaal.

©PXimport

Verwijder in elk geval de programma's waarvan je je niet meer kunt herinneren dat je die voor het laatst gebruikt hebt.

07 Gebruik antivirus

Malware wordt vooral via geïnfecteerde websites verspreid zonder dat je daar iets van merkt. Opletten en alleen vertrouwde sites bezoeken is niet voldoende, ook die laatste kunnen misbruikt worden voor het verspreiden van malware.

Je hebt software nodig die continu de pc controleert op en met je meekijkt naar inkomende en uitgaande berichten. Antivirussoftware doet dat. Installeer daarom een antiviruspakket en laat deze zich automatisch updaten met de nieuwste antivirushandtekeningen zodat het malware zo snel mogelijk herkent en kan bestrijden.

©PXimport

Alleen goede antivirussoftware is niet voldoende, de software moet volledig bijgewerkt zijn om je pc echt te beveiligen.

08 Dubbelcheck met extra opruimers

Een extra controle kan bij malware nooit kwaad. Scan de pc regelmatig met een los opschoonprogramma zoals Hitman Pro, Malwarebytes, McAfee Stinger of Kaspersky Security Scan. Met Google zijn deze snel gevonden, maar let er bij het downloaden op dat je de originele site van het product gebruikt.

Start de scanner en laat deze de pc zo volledig mogelijk scannen. De meeste van deze tools hoef je niet te installeren. Je kunt ze dus ook op usb-geheugenstick zetten om een verdachte pc te controleren. Omdat veel gehackte sites malware verspreiden via het advertentienetwerk is het tevens aan te raden een ad-blocker in je browser te installeren.

©PXimport

Met een stand-alone-scanner als McAfee Stinger controleer je de pc op malware.

Antivirus met extraatje

Een toenemend aantal antivirusproducten biedt extra voorzieningen om internetbankieren veilig te maken. F-Secure Internet Security heeft extra beveiliging in de vorm van 'Banking Protection': dit sluit wanneer je begint met internetbankieren alle andere netwerkverbindingen. G Data biedt BankGuard, wat actief het Windows Register controleert, specifiek de delen die de versleuteling van het verkeer tussen pc en bank regelen. McAfee biedt bij al zijn producten SiteAdvisor, dat phishing-sites blokkeert. Tot slot biedt Kaspersky in alle producten Veilig Bankieren, dat start een extra veilige browsersessie zodra een site voor internetbankieren wordt geopend. Dit voorkomt misbruik door malware. Keyloggers kunnen worden omzeild door bij het inloggen het virtuele toetsenbord van Kaspersky te gebruiken in plaats van het echte.

©PXimport

Kaspersky biedt een aparte module voor veilig bankieren.

09 Meerdere gebruikersaccounts

Maak tenminste twee gebruikersaccounts aan op je pc, één met alle rechten en één met weinig. De laatste gebruik je zoveel mogelijk, de eerste juist zo min mogelijk. Omdat je vermoedelijk al een account met je eigen naam hebt dat dus ook alle rechten heeft, maak je eerst een extra beheerderaccount.

Open het Configuratiescherm en klik op Gebruikersaccounts toevoegen of verwijderen / Een nieuwe account maken. Geef het account een naam en selecteer Administrator. Klik op Account maken. Klik nu op het nieuwe account in het overzicht en kies Een wachtwoord instellen. Typ tweemaal het wachtwoord en klik op Wachtwoord instellen.

Klik nu op Start / Afmelden en log in met het nieuwe account. Open weer het Configuratiescherm en klik op Gebruikersaccounts en Ouderlijk toezicht, Gebruikersaccounts. Klik op Een ander account beheren en selecteer je oorspronkelijke account. Kies de optie Het accounttype wijzigen en verander het in Standaardgebruiker. Log nu weer uit en daarna in met het oorspronkelijke account.

©PXimport

Gebruik de computer altijd met een account zonder de rechten van een administrator.

10 Gebruik UAC

Gebruikersaccountbeheer (UAC) maakt het computeren met meerdere accounts gemakkelijker. Bovendien maakt het de pc veiliger doordat het een waarschuwing toont wanneer een wijziging op de pc wordt doorgevoerd. Dat venster vertelt je over de wijziging en vraagt of je daarmee akkoord gaat.

Doordat je nu de pc gebruikt zonder de rechten van een administrator moet je elke wijziging bewust toestaan, en vallen wijzigingen of acties van malware direct op. Controleer de instelling ervan via Start /Configuratiescherm / Systeem en beveiliging / Onderhoudscentrum / Instellingen voor Gebruikersaccountbeheer wijzigen. Kies voor Standaard en liefst voor het Altijd weergeven van meldingen.

©PXimport

Gebruikersaccountbeheer is een handig extra hulpmiddel dat de mogelijkheid van malware op het infecteren van de pc verkleint.

11 Vertrouwde wifi-netwerken

Wil je internetbankieren via een draadloos netwerk, zorg dan dat dit netwerk maximaal beveiligd is. Maak je eigen wifi-netwerk veilig door WPA- of WPA2-versleuteling in te schakelen en een lastige sleutel te gebruiken.

Log in op de router en kijk bij Draadloos / Beveiliging. Daar moet de Beveiligingsmodus of Versleuteling op WPA/WPA2 staan met een wachtwoord van liefst minimaal 15 tekens. Verander dit wachtwoord ook zeker eens per jaar om ongenode gasten weer buiten te sluiten.

Ben je buitenshuis of op vakantie, dan is het aanlokkelijk het dure en soms trage mobiele internet te wisselen voor een open wifi-verbinding. Beter doe je dat niet, want het netwerk kan er juist voor zijn opgezet om je inloggegevens af te vangen. Gebruik dus onderweg alleen 3G en wifi-netwerken waarvan je de eigenaar kent en die beveiligd zijn met WPA of WPA2.

©PXimport

Zowel uit als thuis alleen internetbankieren via goed beveiligde en bekende wifi-netwerken.

12 Controleer site en verbinding

Bij het internetbankieren is het belangrijk de verbinding en de website te controleren. Dat doe je in de adresbalk van de browser. De verbinding moet beginnen met 'https' en niet 'http', en daarbij moet een slotje staan. Klik op het slot om extra informatie over de website.

Belangrijk is dat het certificaat is geverifieerd. Klik in Chrome op het slot en dan op het tabblad Verbinding om informatie over het certificaat te zien. In Internet Explorer staat het slot achteraan de adresbalk. Ook daar kan je erop klikken om het te controleren, klik dan op Certificaten weergeven.

©PXimport

Controleer de verbinding en de website voordat je inlogt bij de bank.

13 Een mobiele veilige omgeving

Zonder eigen pc is het lastig veilig internetbankieren. Als oplossing kan je een onbekende pc booten met een zelfgemaakte en dus veilige opstartbare Linux usb-stick. Om Ubuntu op een usb-geheugenstick te zetten, download je eerst de usb-installer via http://ct.link.ctw.nl/pus. Download dan het iso-bestand van de Ubuntu-versie via www.ubuntu.com.

Start dan de Universal USB Installer en selecteer het iso-bestand en de usb-geheugenstick. Klik op Create en even later heb je een opstartbare usb-stick waarmee je een vreemde pc kunt opstarten voor internetbankieren.

©PXimport

Door een onbekende pc te booten met Linux vanaf een eigen opstartstick, omzeil je veel van de gevaren voor internetbankieren.

Bankieren vanaf de smartphone

De smartphone is de nieuwe pc en dus handig voor internetbankieren. Banken introduceren in hoog tempo apps waarmee je dat kunt. Maar is de smartphone wel veilig genoeg voor internetbankieren? De meningen daarover zijn verdeeld. Vooral Android wordt als onbetrouwbaar beschouwd: het is het mobiele platform waar verreweg de meeste malware voor verschijnt, terwijl beveiligingsmogelijkheden beperkt zijn.

Wat je wel kunt doen, is voor internetbankieren liever 3G dan onbekende wifi-netwerken gebruiken. En een antivirus-app of ander een beveiligingsprogramma installeren dat phishing-websites blokkeert. Installeer apps voor internetbankieren alleen uit de officiële app-store en laat de app je inloggegevens niet onthouden, maar voer ze telkens nieuw in.

Gebruikt je bank twee-factor-authenticatie door een sms met een code te sturen, gebruik dan niet dezelfde telefoon voor de authenticatie als voor internetbankieren. Zorg bovendien voor een app waarmee je je smartphone op afstand kunt wissen (bijvoorbeeld Cerberus) in geval van verlies of diefstal.

©PXimport

Phishing is ook op je mobiele apparaat een bedreiging. Gebruik zeker geen open wifi-netwerk.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).